KPI là gì? 04 nguyên tắc cần biết khi lập chỉ số KPI

KPI, KPI và KPI. Đây chắc chắn là cụm từ tạo ra nỗi “ám ảnh” lớn nhất trong mọi thời đại, không chỉ với nhân viên văn phòng còn với cả đội ngũ lãnh đạo khi áp dụng KPI cho nhân viên của mình. Vậy bạn đã thực sự hiểu KPI là gì? Bài viết này của Đức Tín Group sẽ cung cấp định nghĩa đầy đủ về KPI, cùng hướng dẫn giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống KPI phù hợp.

1. KPI là gì?

Đầu tiên, KPI là viết tắt của từ gì? KPI, từ tiếng Anh là Key Performance Indicators, là các chỉ số đo lường hiệu suất công việc, hay còn được gọi đơn giản là chỉ số KPI. Các chỉ số KPI là hệ thống các tiêu chí giúp đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu của công ty, phòng ban hoặc cá nhân.

Nói một cách đơn giản KPI là gì chính là những con số cụ thể giúp trả lời câu hỏi “Chúng ta đang làm tốt đến mức nào?

Các doanh nghiệp sử dụng KPI cho nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ thành công và hiệu quả. KPI ở cấp độ cao thường cập trung vào những chỉ số chung của doanh nghiệp. Trong khim KPI ở level thấp được sử dụng trong các hệ thống quy trình, chỉ số nhân viên và phòng ban như khối kinh doanh sale, marketing,...

KPI là gì? KPI - Chỉ số đo lường hiệu suất công việc

2. Tầm quan trọng của KPI trong doanh nghiệp

Bất kỳ doanh nghiệp nào, dù là doanh nghiệp nhỏ hay tập đoàn lớn, KPI đóng vai trò cốt yếu trong việc định hướng và đo lường hiệu quả hoạt động. Việc hiểu KPI là gì trong kinh doanh giúp doanh nghiệp đề ra những chiến lược hiệu quả hơn:

KPI giúp xác định mục tiêu rõ ràng

KPI không chỉ giúp doanh nghiệp đề ra mục tiêu mà còn đảm bảo mục tiêu được theo dõi và đánh giá chính xác. Một hệ thống KPI tốt sẽ giúp các bộ phận hiểu rõ nhiệm vụ của mình và tập trung vào các mục tiêu chính yếu.

Giúp tăng hiệu suất làm việc

Hiểu KPI nghĩa là gì và bằng cách theo dõi KPI, doanh nghiệp có thể đề ra những biện pháp cải thiện hiệu suất làm việc. Khi nhân viên biết được mục tiêu cần đạt được, họ sẽ có động lực hơn trong công việc.

Doanh nghiệp đề ra KPI để nâng cao hiệu suất làm việc và nâng cao sự chú tâm trong công việc của nhân viên

Hỗ trợ ra quyết định chiến lược

KPI cung cấp dữ liệu quan trọng giúp các nhà quản trị của doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và kịp thời, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa kết quả của các chiến lược kế hoạch kinh doanh.

3. Hướng dẫn cách xây dựng KPI hiệu quả cho doanh nghiệp

Sau khi đã hiểu KPI là gì, doanh nghiệp cần thiết lập KPI theo quy trình cụ thể để đạt hiệu quả cao nhất. Một hệ thống KPI tốt sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi và cải thiện hiệu suất làm việc một cách liên tục.

Xác định mục tiêu kinh doanh

Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu rõ ràng trước khi thiết lập KPI. Mục tiêu cần cụ thể, đo lường được và phù hợp với chiến lược kinh doanh chung và mục tiêu cốt lõi của doanh nghiệp.

Thiết lập chỉ số KPI theo nguyên tắc SMART

Khi xây dựng chỉ số KPI, doanh nghiệp nên căn cứ vào nguyên tắc SMART với tuần tự các tiêu chí sau để đạt được hiệu quả cao:

Đặt ra các chỉ số KPI theo nguyên tắc SMART

S - Specific - Xây dựng KPI cụ thể

Đặt ra KPI cần cụ thể và rõ ràng, không nên đặt ra KPI mơ hồ theo dạng nỗ lực cao nhất để đạt được kết quả tốt nhất. Ví dụ, nếu bạn muốn nhân viên kinh doanh của mình đạt tổng doanh thu 10 tỷ đồng.

M - Measurable - KPI gắn với yếu tố đo lường

KPI phải có khả năng đo lường. Doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý sẵn như ERP, CRM,... Nếu chỉ số chưa có phương thức đo lường thì doanh nghiệp cần bổ sung như tỷ lệ khách hài lòng,....

A - Achievable - KPI có tính khả thi

KPI chỉ có thể hoàn thành khi mục tiêu đó là khả thi. Do vậy, khi tìm hiểu KPI là gì và thiết lập KPI, bạn cần xem xét nguồn lực của công ty, kinh nghiệm chuyên môn của nhân viên có đáp ứng và hoàn thành được KPI hay không.

Ví dụ, nếu năm 2024 bộ phận kinh doanh của bạn đạt được doanh số 10 tỷ đồng. Vậy năm 2025, doanh nghiệp của bạn có thể đặt ra KPI là tổng doanh số tăng thêm 5%, tức lên mức 10,5 tỷ đồng.

Đọc thêm: Onboarding là gì? Tại sao doanh nghiệp cần có giai đoạn Onboarding

R - Relevant - KPI có tính liên quan

KPI của từng nhân viên cần liên quan với nhau để hoàn thành KPI của của phòng ban. KPI của từng phòng ban cần liên quan và cộng hưởng với KPI toàn công ty.

Ví dụ, nếu năm 2024, phòng kinh doanh đạt tổng doanh số 10 tỷ đồng. Tuy nhiên, có ⅖ nhân viên kinh doanh có kế hoạch nghỉ việc. Do vậy, với nguồn lực này thì rất khó đạt được chỉ tiêu KPI này. Do vậy, cần xem xét và thiết lập KPI từ phòng tuyển dụng là tuyển thêm 2 nhân viên kinh doanh.

T - Time-Bound - KPI gắn với giới hạn thời gian

Nếu bạn không đặt ra mốc thời gian thì nhân viên của bạn sẽ chậm trễ thời gian hoàn thành KPI, gây ảnh hưởng đến mục tiêu của phòng. Nhân viên cũng sẽ không hiểu được mức độ cấp thiết của KPI để phân bổ nguồn lực và thời gian hợp lý.

Trong ví dụ trên thì phòng tuyển dụng cần phải hoàn thành tuyển dụng xong trước ngày 1/12/2024. Bởi cần phải 1 tháng để nhân viên kinh doanh mới được đào tạo và hiểu biết về sản phẩm trước khi bắt đầu đóng góp vào hoàn thành KPI của cả phòng kinh doanh.

Theo dõi và điều chỉnh KPI thường xuyên

Sau khi thiết lập KPI, doanh nghiệp cần theo dõi thường xuyên và điều chỉnh nếu cần thiết. Việc này giúp đảm bảo KPI luôn phù hợp với tình hình thực tế và mục tiêu kinh doanh.

Xem thêm: Truyền thông nội bộ là gì? Quy trình truyền thông nội bộ hiệu quả

4. KPI và một số thuật ngữ thường gặp

Chạy KPI nghĩa là gì?

Chạy KPI là việc thực hiện các công việc, nhiệm vụ để đạt được các chỉ tiêu hoặc mục tiêu được xác định trong KPI. Đây là quá trình nỗ lực hoàn thành công việc theo đúng yêu cầu để đạt kết quả tối ưu.

Đạt KPI là gì?

Đạt KPI nghĩa là hoàn thành hoặc vượt qua các chỉ tiêu, mục tiêu được thiết lập khi đề ra KPI. Đây là dấu hiệu của việc đạt được thành công trong công việc hoặc dự án triển khai.

Đạt KPI là gì chỉ việc hoàn thành hoặc vượt mức các chỉ số hiệu suất chính (KPI)

Lương KPI là gì? Thưởng KPI là gì?

Lương KPI là mức lương được trả cho nhân viên dựa trên chỉ số đánh giá kết quả đạt được từ các chỉ số KPI. Đây là một cách thưởng dựa theo hiệu suất làm việc của cá nhân hoặc đội nhóm.

Thưởng KPI là phần thưởng hoặc tiền thưởng dành cho nhân viên khi họ đạt hoặc vượt qua mục tiêu KPI. Thưởng này giúp khuyến khích và tạo động lực làm việc cho nhân viên.

KRI là gì?

KRI (Key risk indicator) là một chỉ số dùng để đo lường về mức độ rủi ro trong những hoạt động triển khai. Chỉ số này thường được sử dụng để cảnh báo về mức độ rủi ro trong nhiều cấp độ khác nhau trong doanh nghiệp.

Như vậy, KPI là gì? Đây chính là một công cụ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc và tối ưu mức độ hoàn thành mục tiêu chung. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần xây dựng và thiết lập chỉ số KPI theo 4 quy tắc quan trọng mà Đức Tín Group đã chia sẻ trong bài viết trên.