Onboarding là gì? Tại sao doanh nghiệp cần có giai đoạn Onboarding

Onboarding ra đời là bước đệm để đội ngũ nhân sự mới hòa nhập với văn hóa công ty, quy trình làm việc, cũng như tạo dựng mối quan hệ gắn kết giữa đội ngũ nhân viên. Vậy thực chất Onboarding là gì và cách triển khai giai đoạn này như thế nào? Đức Tín sẽ cung cấp trả lời tốt nhất ngay trong bài viết dưới đây.

1. Onboarding là gì?

Onboarding là gì? Onboarding theo nghĩa tiếng Việt được hiểu là giai đoạn công ty giúp đội ngũ nhân sự của mình có thể làm quen, hòa nhập với môi trường làm việc, các đầu công việc mà vị trí của mình cần đảm nhận. Trong quá trình này, người mới sẽ được hỗ trợ, đào tạo các kiến thức, kỹ năng, thông tin cần thiết cho quá trình tác nghiệp sau này. 

Quá trình này sẽ bắt đầu từ ngày đầu tiên nhân việc đến vài ngày hoặc 1-2 tuần sau tùy thuộc vào đặc thù công việc và kế hoạch của công ty. Trong thời gian này, công ty sẽ hỗ trợ nhân sự mới có thể nhanh chóng và thích nghi với công việc và xây dựng các mối quan hệ làm việc tích cực, thân thiện, hiệu quả cho quá trình làm việc sau này. 

Ngoài ra, quy trình chào đón và đào tạo nhân sự mới ở mỗi tổ chức, doanh nghiệp sẽ khác nhau do quy mô cũng như văn hóa công ty. Có nhiều doanh nghiệp sẽ ưa thích quy trình làm việc chuyên nghiệp, chặt chẽ với hệ thống đầu việc rõ ràng, bài bản. Song cũng có doanh nghiệp lại không có quy chuẩn cụ thể mà sẽ giao việc để nhân viên tự nỗ lực, khám phá tiềm năng của mình. 

Dù theo cách nào, việc hiểu onboarding là gì và xây dựng một quy trình hiệu quả là điều cần thiết. Bởi không ai có thể tự mình khám phá ra tất cả các quy tắc và kỳ vọng của công ty mà nên có người hướng dẫn bài bản để đi đúng lộ trình.

Onboarding là gì - Giai đoạn hội nhập giữa nhân viên mới và doanh nghiệp

2. Lợi ích của Onboarding trong công ty

Lợi ích của Onboarding là gì trong việc để nhân sự làm quen với công ty, cùng tìm hiểu dưới đây:

2.1. Rút ngắn khoảng cách nhân viên mới và nhân viên cũ

Quá trình onboarding là cơ hội để nhận sự mới làm quen với công việc và văn hóa doanh nghiệp, mà còn là thời điểm quan trọng để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp. Một chương trình onboarding được thiết kế tốt sẽ tạo cho nhân sự cảm giác được chào đón, quan tâm cho nhân viên mới, từ đó khơi dậy động lực làm việc và tinh thần cống hiến. Điều này không chỉ có lợi cho cá nhân nhân sự mà còn góp phần vào thành công chung của tổ chức.

Bên cạnh đó, chương trình đào tạo dành cho nhân viên mới còn giúp tăng cường sự tự tin, giảm bớt lo lắng và áp lực khi bắt đầu công việc mới. Thông qua việc cung cấp kiến thức, kỹ năng cần thiết và tạo môi trường làm việc thoải mái, nhân viên mới có thể nhanh chóng thích nghi với vai trò, hiểu rõ trách nhiệm của mình và phát huy tối đa tiềm năng. 

Rút ngắn khoảng cách nhân viên mới và nhân viên cũ

2.2. Tạo quy trình tuyển dụng đồng bộ 

Hiểu Onboarding là gì và áp dụng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đồng bộ là một chuỗi liên kết chặt chẽ từ khâu tuyển chọn ứng viên đến đào tạo nhân sự, trong đó onboarding đóng vai trò then chốt như một cầu nối. Onboarding không chỉ đơn thuần là việc giới thiệu công việc và môi trường làm việc cho nhân viên mới, mà còn là quá xây dựng mối quan hệ với công ty, giúp họ nắm bắt rõ vai trò, trách nhiệm và kỳ vọng của tổ chức. 

Để tạo ra một quy trình tuyển dụng đồng bộ, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược onboarding chi tiết, bao gồm các hoạt động như định hướng công việc, giới thiệu về văn hóa công ty, đào tạo kỹ năng cần thiết, và thiết lập các mục tiêu ngắn hạn. Điều này giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và phát huy năng lực, đồng thời tạo nền tảng vững chắc cho giai đoạn đào tạo chuyên sâu tiếp theo. 

2.3. Xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng cho nhân viên

Xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng cho nhân viên qua Onboarding là gì. Đây là quá trình onboarding là cơ hội để người quản lý, ban lãnh đạo có thể hiểu hơn về nhân sự của mình. Thông qua các hoạt động đào tạo và tương tác, doanh nghiệp có thể nắm bắt được nguyện vọng, mục tiêu cá nhân và định hướng phát triển của từng nhân viên, từ đó xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp phù hợp cho họ.

Bên cạnh đó, quá trình onboarding còn giúp doanh nghiệp đánh giá sơ bộ năng lực thực tế của nhân viên mới. Qua đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân viên, đồng thời tạo động lực và cơ hội phát triển cho họ trong suốt quá trình làm việc tại công ty. Việc xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng không chỉ giúp nhân viên thấy được triển vọng tương lai của mình, mà còn tăng cường sự gắn kết và lòng tin, độ trung thành của nhân sự với doanh nghiệp.

Xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng cho nhân viên đảm bảo sự gắn bó lâu dài

2.4. Giảm tỷ lệ nghỉ việc giữa chừng

Theo một vài nghiên cứu gần đây, công ty có quy trình nắm được khái niệm  Onboarding là gì và chuẩn hóa, bài bản quy trình sẽ giúp nhân viên tăng năng suất lao động lên 54% và cũng tăng tỉ lệ giữ chân nhân sự mới cao hơn 50%.

Tỷ lệ nghỉ việc cũng một phần dựa  dựa trên Onboarding là gì? Quá trình tuyển dụng sẽ tập trung vào việc thu hút và chọn lọc ứng viên tiềm năng, onboarding đóng vai trò như bước "chốt sales" cuối cùng, biến nhân viên thử việc thành nhân viên chính thức gắn bó lâu dài. Đây là giai đoạn quyết định, nơi nhân viên mới đánh giá sự phù hợp của họ với văn hóa và công việc của doanh nghiệp. 

Một giai đoạn onboarding có kế hoạch tốt sẽ tạo điều kiện hòa nhập tốt nhân cho nhân sự, giúp họ hiểu rõ được công việc, vai trò và các cơ hội phát triển trong công ty. Ngược lại, nếu onboarding không hiệu quả, nhân viên có thể cảm thấy bị bỏ rơi, thiếu định hướng, và dễ dàng quyết định rời đi trong giai đoạn đầu này.

2.5. Giảm chi chi phí và thời gian training thông qua Onboarding là gì?

Quy trình onboarding sẽ bao gồm việc hướng dẫn về văn hóa công ty, giới thiệu đồng nghiệp, cung cấp tài liệu cần thiết và đào tạo các kỹ năng cốt lõi. Khi được hướng dẫn đầy đủ và có hệ thống, nhân viên mới sẽ tự tin hơn, hiểu rõ trách nhiệm của mình và có thể đóng góp hiệu quả cho tổ chức ngay từ những ngày đầu.

Bên cạnh đó, nhân viên được đào tạo bài bản sẽ ít mắc lỗi hơn, giảm nhu cầu đào tạo bổ sung và có khả năng làm việc độc lập nhanh hơn, tăng năng suất chung của tổ chức, tạo ra môi trường làm việc tích cực và giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên mới.

 Giảm chi chi phí và thời gian training cho doanh nghiệp

Xem thêm: 

• Các phương pháp phỏng vấn trong doanh nghiệp
• Các chức năng của quản trị doanh nghiệp

3. Quy trình Onboarding là gì, gồm mấy bước

Quy trình Onboarding là gì. Đây được coi là quá trình giúp người lao động mới hòa nhập với môi trường làm việc, văn hóa công ty và công việc cần làm nên cần có quy trình rõ ràng, rành mạch.

Tùy theo quy mô và đặc thù của từng doanh nghiệp, quy trình Onboarding có thể khác nhau về độ phức tạp và thời gian thực hiện. Đối với các công ty lớn, thường có bộ phận chuyên trách về đào tạo và phát triển nhân sự để đảm bảo quá trình này diễn ra hiệu quả.

3.1. Chuẩn bị trước khi Onboarding

Giai đoạn chuẩn bị Onboarding là gì? Giai đoạn này sẽ đảm bảo hiệu quả của quá trình này cũng như hạn chế những sai sót có thể xảy ra. Dưới đây là một số việc nhân sự cần làm trước khi bắt đầu onboard cho nhân viên mới:

• Gửi thư chào mừng/ email nhân việc: Viết một bức thư chào mừng chân thành, thể hiện sự nhiệt tình chào đón của công ty và đội ngũ nhân sự.
• Sắp xếp vị trí làm việc: Đảm bảo bàn làm việc, ghế ngồi, và các thiết bị văn phòng phẩm đã được sắp xếp gọn gàng, sẵn sàng sử dụng.
• Chuẩn bị các giấy tờ: Chuẩn bị đầy đủ các mẫu hợp đồng, biểu mẫu, và hướng dẫn điền thông tin rõ ràng, dễ hiểu.
• Thu thập thông tin: Liên hệ với nhân viên để thu thập thông tin cá nhân, thông tin ngân hàng, và các thông tin cần thiết khác để hoàn thiện hồ sơ.
• Gửi tài liệu về văn hóa công ty, quy trình làm việc trước: Gửi cho nhân viên mới các tài liệu giới thiệu về công ty, văn hóa công ty, các chính sách, quy định, và các thông tin liên quan đến công việc.
• Phân công người hướng dẫn: Phân công một người có kinh nghiệm trong đội ngũ để hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên mới trong những ngày đầu.
• Lịch trình chi tiết: Lập một lịch trình chi tiết cho ngày đầu tiên và những ngày tiếp theo, bao gồm các hoạt động, người tham gia, và mục tiêu cụ thể.
• Buổi giới thiệu chi tiết: Nên có một cuộc họp ngắn để giới thiệu nhân sự với các nhân viên khác trong bộ phận để mọi người làm quen nhau.

Ngoài ra, để đảm bảo quá trình làm việc không bị gián đoạn, hãy thông báo cho toàn bộ đội ngũ về việc sắp có thêm thành viên mới. Việc này cũng sẽ tạo được sự phối hợp nhịp nhàng trong việc hỗ trợ, phân bố công việc cho người mới. 

3.2. Ngày đầu tiên nhận việc

Ngày đầu tiên làm việc là thời điểm quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình onboarding. Đây là một bước vô cùng quan trọng để giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc mới, hiểu rõ hơn về công ty và tự tin bắt đầu công việc.

Đối với mỗi phòng ban Onboarding là gì và cần làm những việc gì?

• Phòng Nhân sự: Phòng Nhân sự sẽ giới thiệu nhân viên mới đến các phòng ban khác, cung cấp thông tin chi tiết về lịch sử, văn hóa, cơ cấu tổ chức và các quy định của công ty. Đồng thời, phòng Nhân sự cũng chịu trách nhiệm thu thập đầy đủ hồ sơ cá nhân và các giấy tờ liên quan để hoàn tất thủ tục nhập việc.
• Bộ phận Đào tạo: Xây dựng và triển khai chương trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới. Chương trình này bao gồm các nội dung như giới thiệu về sản phẩm/dịch vụ, quy trình làm việc, các công cụ hỗ trợ và kỹ năng cần thiết cho vị trí công việc. Bộ phận Đào tạo cũng sẽ tổ chức các bài kiểm tra để đánh giá mức độ hiểu biết của nhân viên mới.
• Người Quản lý trực tiếp: Là người có trách nhiệm gắn kết giữa nhân viên mới và đội ngũ. Người quản lý sẽ giới thiệu nhân viên mới với các thành viên trong nhóm, chia sẻ kỳ vọng về công việc, hỗ trợ nhân viên mới trong việc làm quen với công việc hàng ngày và giải đáp các thắc mắc.
• Đồng nghiệp: Sắp xếp nhân sự mới ngồi cạnh nhân viên đã có kinh nghiệm để hỗ trợ nhân viên mới trong thời gian đầu. Đồng nghiệp sẽ giúp nhân viên mới làm quen với môi trường làm việc, giới thiệu các nhân viên khác trong đội, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh và chia sẻ những kinh nghiệm làm việc.

Xây dựng môi trường làm việc thân thiện, hòa đồng để nhân sự gắn bó lâu dài hơn

3.3. Sau khi nhân sự bắt đầu làm việc 

Onboarding là gì - Đây không chỉ là một giai đoạn ngắn hạn mà nó có thể theo suốt quá trình thử việc của nhân sự.  Sau một vài ngày nhận việc ban đầu, doanh nghiệp nên theo dõi, đánh giá quá trình, thái độ, hiệu quả công việc của nhân sự mới. Việc cung cấp những phản hồi kịp thời sẽ giúp họ nhận biết được điểm mạnh, điểm yếu và có cơ hội cải thiện bản thân.

Khi trải qua giai đoạn làm quen với môi trường làm việc mới, việc duy trì sự gắn kết và tạo điều kiện để nhân viên phát triển là vô cùng quan trọng. Trong khoảng 3 tháng đầu, việc cập nhật nhưng khó khăn, những khúc mắc trong quá trình làm việc của nhân sự mới là vô cùng cần thiết.. Việc cung cấp những đánh giá thường xuyên về hiệu quả công việc sẽ giúp nhân viên tự tin hơn và có động lực để hoàn thiện bản thân.

Như vậy Onboarding là gì - nó là một quá trình trước, trong và sau giai đoạn nhận việc của nhân sự. Quá trình này giúp doanh nghiệp sẽ có một bức tranh rõ nét hơn về sự phù hợp của nhân viên với công việc và văn hóa công ty. Đối với những nhân viên tiềm năng, hãy cùng nhau xây dựng lộ trình phát triển sự nghiệp để họ có thể đóng góp nhiều hơn cho doanh nghiệp. Ngược lại, nếu có sự bất đồng, hãy thẳng thắn trao đổi để tìm ra giải pháp tốt nhất.

Nên theo dõi, đánh giá, hỗ trợ nhân sự các kỹ năng, KPI để nhân sự nhanh chóng làm việc hiệu quả hơn

4. Áp dụng Onboarding như thế nào để đạt hiệu quả tốt nhất

Vậy bí quyết áp dụng hiệu quả Onboarding là gì. Quy trình này đòi hỏi doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng mới có thể đảm bảo được hiệu quả và truyền tải hết được những mong muốn mà doanh nghiệp muốn cung cấp cho nhân sự.  Vậy làm cách nào để Onboarding hiệu quả hơn, dưới đây là một số kinh nghiệm khi làm Onboarding mà nhân sự nên biết:

Xác định giá trị cốt lõi trước khi làm onboarding

Xác định giá trị cốt lõi trước khi làm onboarding là gì, đây được coi là nền tảng để xây dựng một chương trình hiệu quả và tạo ra ấn tượng sâu sắc cho nhân viên mới. Bằng cách trả lời các câu hỏi dưới đây, doanh nghiệp sẽ có một bức tranh rõ nét về những gì cần làm để đạt được mục tiêu của mình.

• Doanh nghiệp muốn truyền đạt nội dung gì cho nhân sự. Thông tin liên quan đến văn hóa làm việc, quy trình thực hiện hay các kỹ năng cần thiết,...
• Đâu là những thông tin cần đặt trong tâm và tạo hứng thú cho nhân sự
• Các thông tin mà doanh nghiệp sẽ cung cấp cho nhân sự là gì? Các thông tin nào sẽ khiến họ hứng thú.
• Cần tạo ấn tượng như thế nào cho nhân sự ngày đầu nhận việc
• Nhân sự mới sẽ cảm nhận được những giá trị gì khi được chia sẻ kinh nghiệm làm việc.
• Người hướng dẫn, quản lý mới cho nhân viên là ai?

Tổ chức chào đón với nhiều chương trình hấp dẫn

Thay vì những hình thức truyền thống, bạn có thể tổ chức các hoạt động thú vị như tặng quà ý nghĩa, trò chơi team building, cơ hội chia sẻ bản thân, nhằm tạo ra một không khí cởi mở, thân thiện và giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón và trân trọng ngay từ những ngày đầu tiên.

Chương trình đào tạo bài bản, chi tiết dành cho nhân sự mới

Chương trình đào tạo bài bản, chi tiết dành cho nhân sự mới qua Onboarding là gì. Đây là quá trình đào tạo là một phần không thể thiếu trong việc chào đón và làm quen nhân viên mới với công ty. Để đảm bảo nhân viên nhanh chóng hòa nhập và đạt được hiệu quả công việc cao, doanh nghiệp cần đầu tư vào các buổi đào tạo sản phẩm/ dịch vụ, kỹ năng, nghiệp vụ,... cần thiết để nhân sự tự tin hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả nhất.  

Có thể xây dựng một quy trình Onboarding cá nhân hóa

Thay vì áp dụng một quy trình onboarding chung cho tất cả nhân viên, doanh nghiệp nên thiết kế những trải nghiệm onboarding riêng biệt, được điều chỉnh phù hợp với từng cá nhân, từng vị trí công việc và những mục tiêu cụ thể của họ.

Khuyến khích nhân sự chủ động tham gia

Quá trình onboarding không chỉ là việc doanh nghiệp truyền đạt thông tin một chiều, mà còn là cơ hội để nhân viên mới chủ động tham gia, đặt câu hỏi, chia sẻ quan điểm và đóng góp ý kiến để giải đáp các khúc mắc trong lòng về công việc, công ty.

Doanh nghiệp nên có các chương trình đào tạo bài bản, chi tiết dành cho nhân sự mới

5.  Lưu ý gì khi Onboarding trong doanh nghiệp

Nhưng lưu ý khi Onboarding là gì. Đâu là những lưu ý cần quan tâm để giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, thiếu sự trơn tru khi Onboarding, cùng tìm hiểu chi tiết dưới đây:

• Chuẩn bị kỹ lưỡng từ những chi tiết nhỏ nhất: Trước ngày nhân viên nhận việc, cần đảm bảo chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, thiết bị cần thiết, phù hợp cho buổi đào tạo.
• Thời gian onboard không nên quá dài: Tùy thuộc vào phòng ban và chức vụ, tổ chức cần điều chỉnh thời gian Onboarding sao cho phù hợp và đảm bảo sự hiệu quả.
• Theo dõi và hỗ trợ sau Onboarding: Hãy đảm bảo rằng nhân viên mới tiếp tục được hỗ trợ và giúp đỡ trong quá trình thích nghi với công việc và môi trường làm việc mới sau khi hoàn thành quá trình Onboarding.
• Cung cấp nội dung đầy đủ, chính xác: Đưa ra thông tin, nội dung cụ thể, chính xác, tránh  những hiểu lầm không đáng có về doanh nghiệp, làm mất cơ hội hợp tác giữa đôi bền.
• Đưa ra mục tiêu, kế hoạch phát triển cho từng nhân sự: Thay vì đặt ra những mục tiêu chung chung, hãy cùng với mỗi nhân viên mới xác định những mục tiêu cụ thể mà họ muốn đạt được trong thời gian ngắn hạn và dài hạn.  Dựa trên mục tiêu cá nhân, xây dựng một kế hoạch phát triển chi tiết, bao gồm các hoạt động đào tạo, các dự án cần tham gia và các tiêu chí đánh giá.
• Xác định rõ nhưng ấn tượng mà doanh nghiệp muốn để lại cho nhân viên: Truyền đạt một cách rõ ràng về văn hóa công ty, bao gồm các giá trị cốt lõi, phong cách làm việc, và cách đối xử với đồng nghiệp của doanh nghiệp để nhân viên có thể dễ dàng thích ứng

Bài viết trên Đức Tín Group đã giúp bạn hiểu Onboarding là gì và quy trình cũng như lợi ích khi doanh nghiệp thực hiện công việc này để chào đón nhân sự mới. Mong rằng với những chia sẻ trên, các bạn nhân sự, hành chính đã định hướng được và lên kế hoạch Onboarding phù hợp nhất với văn hóa công ty của mình.