Tổng hợp các phương pháp phỏng vấn hiệu quả, phổ biến nhất hiện nay

Phỏng vấn là cách nhà tuyển dụng có thể nói chuyện, trao đổi với nhân sự để chọn ra những nhân sự phù hợp nhất với công việc. Vậy nên sử dụng những cách thức phỏng vấn nào để có thể khai thác, đánh giá nhân sự tiềm năng được chi tiết, hiệu quả nhất. Tham khảo ngay 9 phương pháp phỏng vấn tốt nhất hiện nay giúp nhà tuyển dụng chọn lọc được ứng viên phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp của mình.

1. Phương pháp phỏng vấn là gì?

Phương pháp phỏng vấn là các cách nhà tuyển dụng đưa ra các câu hỏi liên quan thông tin nhân sự, yêu cầu công việc để ứng viên trả lời. Qua những câu hỏi được chuẩn bị kỹ lưỡng, nhà tuyển dụng không chỉ tìm kiếm những ứng viên sở hữu kỹ năng chuyên môn phù hợp mà còn có sự tương đồng về suy nghĩ, tư duy phát triển với doanh nghiệp.

Phương pháp phỏng vấn là các cách nhà tuyển dụng đưa ra các câu hỏi liên quan thông tin nhân sự, yêu cầu công việc để ứng viên trả lời. Qua những câu hỏi được chuẩn bị kỹ lưỡng, nhà tuyển dụng không chỉ tìm kiếm những ứng viên sở hữu kỹ năng chuyên môn phù hợp mà còn có sự tương đồng về suy nghĩ, tư duy phát triển với doanh nghiệp.

Đồng thời, qua buổi phỏng vấn ứng viên cũng có cơ hội tìm hiểu rõ hơn về công việc, văn hóa công ty và đội ngũ, từ đó đưa ra quyết định có nên gắn bó lâu dài với doanh nghiệp hay không. 

Phỏng vấn là cách nhà tuyển dụng chọn lọc được những nhân sự phù hợp nhất

2. Phương pháp phỏng vấn theo nội dung cụ thể

Phỏng vấn theo nội dung cụ thể là phương pháp nhà tuyển dụng thiết kế các câu hỏi xoay quanh một chủ đề nhất định, liên quan trực tiếp đến công việc và văn hóa doanh nghiệp, nhằm đánh giá sâu sắc năng lực và sự phù hợp của ứng viên. Dưới đây là 4 cách phỏng vấn theo nội dung thường được các doanh nghiệp sử dụng:

2.1. Phương pháp phỏng vấn dựa theo hành vi ứng viên

Phương pháp phỏng vấn theo hành vi có tên tiếng anh là Behavior-based interview, là cách phỏng vấn dựa trên những phản ứng, hành động của ứng viên qua việc trả lời các câu hỏi của nhà ứng tuyển để đánh giá xem ứng viên có phù hợp hay không.

Phương pháp này nhà tuyển dụng sẽ áp dụng nguyên tắc đặt câu hỏi STAR để đưa ra các câu hỏi cho ứng viên (Situation - tình huống, Task - nhiệm vụ, Action - hành động, Result - Kết quả). Thông qua đáp án của ứng viên, HR sẽ đánh giá được các thông tin về nhận thức, tính cách, tư duy và cách họ xử lý các tình huống xoay quanh công việc, đời sống. Từ đó, nhà tuyển dụng có thể nhìn nhận rằng ứng viên có phù hợp với công việc không.

Phương pháp phỏng vấn này sẽ có các ưu nhược điểm sau:

• Ưu điểm: Phương pháp đơn giản, phổ biến, nhà tuyển dụng có thể tìm hiểu được nhiều thông tin về các kỹ năng chuyên môn, điểm mạnh, điểm yếu, mục tiêu, định hướng,...
• Nhược điểm: Cách phỏng vấn này tuy khai thác được nhiều thông tin từ ứng viên nhưng tính xác thực, chính xác không cao, vì có nhiều ứng viên không trung thực trong việc trả lời.

Do phương pháp này đơn giản, tính chính xác, khách quan chưa cao nên sẽ phù hợp cho những vị trí nhân viên, chuyên viên thông thường,... còn với những vị trí cao hơn như quản lý, trường phòng, giám đốc,... thì cần kết hợp với nhiều phương pháp để có đánh giá chính xác nhất.

Thông qua việc quan sát ứng viên, nhà tuyển dụng có những nhận định khách quan hơn

Xem thêm:

• Quản trị nhân sự qua phương pháp quản trị mục tiêu 

• FTE là gì? Cách doanh nghiệp sử dụng FTA vào quản trị nhân lực

2.2. Phương pháp phỏng vấn tình huống

Khác với hình thức phỏng vấn hành vi, nơi ứng viên có thể chuẩn bị trước những câu trả lời dựa trên kinh nghiệm quá khứ, phỏng vấn tình huống lại là cách phỏng vấn hoàn toàn khác. Phương pháp này, nhà tuyển dụng sẽ đưa ra các câu hỏi tình huống bất chợt, đòi hỏi ứng viên có kỹ năng nắm bắt thông tin, phán đoán để có thể đưa ra các quyết định hoặc giải quyết vấn đề ngay tức thì. 

Qua cách ứng viên xử lý tình huống, nhà tuyển dụng có thể đánh giá về khả năng tư duy logic, kỹ năng phân tích vấn đề, từ đó xác định các tiềm năng phát triển của ứng viên.

• Ưu điểm: Các câu hỏi tình huống sẽ được xây dựng dựa trên yêu cầu về công việc, trách nhiệm, quyền hạn, các sự việc có thể xảy ra trong thực tế để đánh giá kĩ năng giải quyết của ứng viên.Theo đó, các câu trả lời của ứng viên sẽ có độ chính xác, sát thực,, khách quan hơn giúp nhà tuyển dụng đưa ra các nhận định đúng về năng lực của ứng viên.
• Nhược điểm: Chỉ mới đánh giá được các kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ, chưa thực sự đánh giá được toàn diện ứng viên về tính cách, thái độ làm việc. 

Phương pháp phỏng vấn tình huống thường được sử dụng để đánh giá các kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm làm việc của ứng viên, nên thường được sử dụng khi tuyển dụng các vị trí công việc đặc thù như: nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên kế toán, nhân viên bán hàng,...

2.3. Phỏng vấn gây áp lực

Phỏng vấn gây áp lực là phương pháp nhà tuyển dụng tạo ra một môi trường căng thẳng, liên tục đặt ứng viên vào những tình huống khó khăn và đòi hỏi ứng viên đưa ra câu trả lời nhanh chóng, chính xác. Việc đưa ra các câu hỏi vặn, cắt ngang hoặc yêu cầu dẫn chứng, thông số cụ thể, dồn dập sẽ gây ra áp lực, khiến ứng viên không có quá nhiều thời gian suy nghĩ nên rất dễ đưa ra các câu trả lời đúng bản chất, khả năng của mình.

Từ đó, nhà tuyển dụng sẽ có thể phát triển được và tìm ra những ứng viên tiềm năng có khả năng quản lý cảm xúc, suy nghĩ tốt, có thể chịu áp lực cao, liên tục. 

• Ưu điểm: Phương pháp phỏng vấn tình huống là công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp khám phá đầy đủ tiềm năng và kỹ năng mềm của ứng viên, đặc biệt trong việc xử lý tình huống và chịu áp lực.
• Nhược điểm: Cách thức này sẽ khiến cho nhiều ứng viên cảm thấy doanh nghiệp có văn hóa thiếu chuyên nghiệp, toxic nên sẽ không đi làm dù có nhận được offer từ nhà tuyển dụng. 

Cách phỏng vấn gây áp lực sẽ phù hợp với những vị trí giữ chức vụ cao trong doanh nghiệp như quản lý, giám sát viên, quản lý hoặc những công việc có tính chất chịu áp lực cao như: kế toán, pháp lý,...

Phương pháp phỏng vấn gây áp lực có thể là con dao hai lưỡi 

2.4. Phương pháp phỏng vấn mẹo

Phương pháp phỏng vấn qua các câu hỏi mẹo là cách thức đưa ứng viên vào những tình huống không có lời giải cụ thể. Thông thường các câu hỏi mẹo sẽ không có đáp án chính xác mà nó phụ thuộc vào quan điểm và cách lập luận của môi người. 

Nhà tuyển dụng phỏng vấn theo cách này là muốn xem cách giải quyết linh hoạt của bạn và từ đó giúp họ đánh giá được khả năng ứng biến, tư duy phản biện của ứng viên.

• Ưu điểm: Nhà tuyển dụng có thể khám phá tìm hiểu kỹ về tư duy, quan điểm và khả năng ứng biến linh hoạt của ứng viên khi đối diện với những thử thách trong công việc.
• Nhược điểm: Vì các câu hỏi đều là câu hỏi mở, không có đáp án chính xác và đều trả lời dựa trên các quan điểm cá nhân nên việc đánh giá và cho điểm sẽ không được khách quan.

Phương pháp phỏng vấn mẹo sẽ phù hợp sử dụng để tuyển dụng, chọn lọc cho những ngành nghề yêu cầu độ nhạy bén, linh hoạt, nắm bắt thông tin tốt như Marketing, Content, truyền thông.

3. Phương pháp phỏng vấn theo hình thức

Không giống với ngày trước, việc phỏng vấn hiện nay có thể được thực hiện qua nhiều hình thức khác nhau như gặp mặt trực tiếp (Face to face Interview), qua điện thoại (Phone Interview) hoặc qua internet ( Online Interview).

3.1 Phỏng vấn trực tiếp

Đây là phương pháp phỏng vấn truyền thống, doanh nghiệp sau khi nhận hồ sơ/ CV của ứng viên sẽ hẹn ứng viên đến trụ sở hoặc chi nhánh để gặp mặt để trao đổi và giải đáp trực tiếp các vấn đề liên quan đến công việc, lương thưởng,...

Việc có cuộc gặp mặt trực tiếp giữa ứng viên sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn trực quan hơn về nhân sự tiềm năng, có thể đánh giá được trực tiếp thái độ, tính cách, khả năng giao tiếp, xử lý tình huống của ứng viên. Ngoài ra, ứng viên qua buổi gặp mặt trực tiếp với công ty cũng có thể xác nhận xem doanh nghiệp có phù hợp với mong muốn của bản thân hay không.

• Ưu điểm: Với cách này cho phép nhà tuyển dụng đánh giá trực tiếp nhân sự qua ánh mắt, lời nói, cử chỉ, hành động, cảm xúc,... từ đó có nhận định đúng đắn về ứng viên và xác nhận xem đây có phải là nhân viên tiềm năng mà doanh nghiệp đang tìm kiếm.

Phỏng vấn trực tiếp vẫn là phương thức được ưa chuộng hàng đầu trong tuyển dụng, bởi nó tạo điều kiện cho cả nhà tuyển dụng và ứng viên có cơ hội giao tiếp trực tiếp, hiểu rõ hơn về nhau và xây dựng mối quan hệ làm việc hiệu quả ngay từ đầu.

Việc gặp mặt trực tiếp sẽ giúp cả nhà tuyển dụng và ứng viên hiểu nhau hơn

3.2. Phỏng vấn ứng viên qua điện thoại

Phương pháp phỏng vấn qua điện thoại là cách thức khá nhanh chóng và tiện lợi không tốn nhiều thời gian, chi phí. Với cách thức này nhà tuyển dụng chỉ cần liên hệ với ứng viên qua điện thoại không yêu cầu ứng viên tới trụ sở văn phòng.

• Ưu điểm: Cuộc phỏng vấn nhanh chóng, tiện lợi, tiết kiệm cả thời gian, chi phí cho cả hai bên. Nhà tuyển dụng có thể lựa chọn ứng viên ở bất cứ nơi đâu mà không gặp các giới hạn về địa lý.
• Nhược điểm: Phương pháp này không đảm bảo ứng viên trung thực 100% trong việc trả lời các câu hỏi của nhà tuyển dụng. Ngoài ra, việc HR không thể trao đổi trực tiếp nên khó có thể nắm bắt được thái độ, tính cách của ứng viên. 

Phỏng vấn qua điện thoại thường là phương thức tuyển dụng phổ biến cho các vị trí làm việc linh hoạt như cộng tác viên hoặc freelancer. Ngoài ra, một số doanh nghiệp cũng dùng cách phỏng vấn qua điện thoại để sơ vấn các ứng viên trước khi mời họ đến văn phòng

3.3. Phỏng vấn qua internet - online

Phương pháp phỏng vấn online được khá nhiều công ty sử dụng, đặc biệt sau thời kỳ Covid 19. Với cách thức này, doanh nghiệp sẽ sử dụng một số nền tảng hỗ trợ như Zoom, Google Meet, Skype, Zalo,... để liên hệ trao đổi với ứng viên. 

• Ưu điểm: Phương pháp này nhanh chóng và tiện lợi, cho phép nhà tuyển dụng gặp mặt, trao đổi với ứng viên những không yêu cầu đến trực tiếp trụ sở chính.
• Nhược điểm: Tuy hai bên có thể nhìn thấy trực tiếp nhau nhưng độ hiệu quả chưa thực sự tốt bằng so với phương pháp họp mặt trực tuyến. 

Phỏng vấn online cũng sẽ thích hợp cho các công việc làm việc từ xa không cần đến văn phòng làm trực tiếp như cộng tác viên, freelance,...

Phỏng vấn online sẽ tiện lợi và tiết kiệm chi phí hơn

4. Phỏng vấn ứng viên theo số lượng cụ thể

Hình thức tuyển dụng, cá nhân hay nhóm, sẽ được doanh nghiệp cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên quy mô và nhu cầu cụ thể của từng bộ phận.

4.1. Phỏng vấn theo nhóm

Phương pháp phỏng vấn nhóm - Group Interview là việc mà nhà tuyển dụng sẽ cùng phỏng vấn 3 - 5 người dùng một lúc. Trong quá trình trao đổi, nhà tuyển dụng sẽ đưa ra câu hỏi và lần lượt từng ứng viên sẽ đưa ra câu trả lời trong khoảng một thời gian nhất đinh. Từ câu trả lời đó, HR sẽ đánh giá được thái độ, phong thái, tư duy, sự tự tin của từng người và chọn được nhận sự phù hợp cho doanh nghiệp. 

• Ưu điểm: Hình thức này cho phép nhà tuyển dụng đánh giá nhiều ứng viên cùng một lúc nên có sự so sánh, từ đó dễ chọn được ứng viên tiềm năng nhất. 
• Nhược điểm: Phương pháp này sẽ không có lợi cho những ứng viên có chuyên môn giỏi nhưng kém về mặt thuyết trình, giao tiếp.

Phỏng vấn nhóm sẽ phù hợp cho những vị trí yêu cầu ứng viên có tố chất lãnh đạo, dẫn dắt đội nhóm, thuyết phục người khác như quản lý, trường nhóm, giám đốc. Ngoài ra, với các vị trí lao động phổ thông, cần nguồn nhân lực đồng, không thể phỏng vấn từng cá nhân thì cũng có thể sử dụng cách phỏng vấn nhóm này.

Phỏng vấn nhóm giúp nhà tuyển dụng đánh giá, so sánh các ứng viên tốt hơn

4.2. Phỏng vấn cá nhân

Phương pháp phỏng vấn cá nhân là phương pháp mà hầu như công ty nào cũng áp dụng. Nhà tuyển dụng sẽ mời ứng viên đến văn phòng hoặc trao đổi online 1 - 1. Cách thức này sẽ giúp ứng viên giảm sự căng thẳng và có thể tự tin thể hiện khả năng của bản thân.

• Ưu điểm: Cuộc phỏng vấn 1-1 sẽ giúp nhà tuyển dụng có cuộc nói chuyện sâu với ứng viên hơn, hiểu rõ tính cách, mong muốn của họ, từ đó có những đánh giá khách quan về kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ của họ. 
• Nhược điểm: Hình thức phỏng vấn này sẽ tốn thời gian hơn, do doanh nghiệp sẽ trao đổi chi tiết với từng cá nhân, đồng thời việc so sánh giữa các ứng viên cũng khó hơn..

Phương pháp này hiện nay được sử dụng để tuyển dụng cho hầu hết mọi vị trí từ kế toán, thiết kế, hành chính nhân sự,...

5. Làm thế nào để chọn được phương pháp phỏng vấn phù hợp

Mỗi phương pháp đều sẽ có những ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với nhu cầu và mong muốn tuyển dụng khác nhau của doanh nghiệp. Để các nhà tuyển dụng chọn được hình thức phù hợp nhất với tổ chức của mình, bạn cần lưu ý một số yếu tố sau:

Quy mô, số lượng tuyển dụng của doanh nghiệp

Việc lựa chọn phương pháp phỏng vấn nào còn phụ thuộc khá nhiều vào số lượng nhân sự mà doanh nghiệp muốn tuyển dụng. Nếu số lương ít thì có thể áp dụng phương pháp phỏng vấn cá nhân trực tiếp theo nội dung hành vi hoặc tình huống. Nếu nhiều thì nên lựa chọn phỏng vấn nhóm, trực tiếp để tiết kiệm thời gian.

Yêu cầu công việc

Ngoài ra với mỗi vị trí sẽ có đặc thù và yêu cầu kinh nghiệm, kỹ năng của người phỏng vấn khác nhau. Nếu tại các vị trí không yêu cầu nhiều kinh nghiệm, kỹ năng thì phỏng vấn nhóm trực tiếp, kết hợp các nội dung phỏng vấn hành vi, tình huống hoặc mẹo sẽ là lựa chọn phù hợp.

Còn với các vị trí đặc thù, yêu cầu kinh nghiệm, kỹ năng cáo thì nên lựa chọn những có khả năng đào sâu, khám phá tiềm năng của ứng viên như phương pháp phỏng vấn trực tiếp gây áp lực, theo hành vi hoặc xử lý tình huống.

Tùy thuộc vào tính chất công việc, vị trí mà chọn hình thức phỏng vấn phù hợp

6. Một vài lời khuyên giúp cho cuộc phỏng vấn thành công

Một cuộc trao đổi phỏng vấn thành công phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là một số kinh nghiệm, lời khuyên mà Đức Tín Group tổng hợp giúp các nhà tuyển dụng và ứng viên có cuộc phỏng vấn thành công nhất

Đối với nhà tuyển dụng

Phỏng vấn là giai đoạn nhà tuyển dụng tìm kiếm, lựa chọn những ứng viên thực sự phù hợp với công việc và công ty và hạn chế tỷ lệ nhân sự nghỉ việc giữa chừng. Để chọn lọc được những nhân sự “đắt giá” nhất, nhà tuyển dụng cần quan tâm một số điểm sau:

• Trước buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng nên xem lại các hồ sơ ứng tuyển, từ CV sẽ đưa ra những đánh giá nhận định về kinh nghiệm, kỹ năng và lựa chọn câu hỏi và phương pháp phỏng vấn phù hợp.
• Xây dựng bộ câu hỏi về thông tin cơ bản, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, các câu hỏi tình huống, mẹo,... để có thể khác thác và tìm hiểu kỹ nhất về các ứng viên.
• Liên hệ xác nhận lịch phỏng vấn, cung cấp thông tin chi tiết về địa điểm, thời gian và hướng dẫn đường đi. Đồng thời, thông báo các loại giấy tờ cần mang theo.
• Bố trí nhân sự phù hợp, liên quan đến các vị trí cần tuyển dụng (quản lý, trưởng bộ phận,...) để tham gia phỏng vấn cùng HR. Họ sẽ là người đánh giá các kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm, thái độ cầu tiến của ứng viên trong công việc.
• Nên thể hiện thái độ chuyên nghiệp, thân thiện với ứng viên. Đồng thời nên xây dựng cuộc đối thoại hai chiều giữa nhà tuyển dụng và ứng viên

Đối với ứng viên:

Với người tham gia phỏng vấn, ngoài các kiến thức chuyên môn liên quan đến công việc bạn nên lưu ý một số điểm sau để có buổi phỏng vấn tốt đẹp nhất

• Chuẩn bị kỹ các thông tin, tài liệu liên quan đến công ty (tên công ty, địa chỉ, lịch sử, văn hóa, lĩnh vực kinh doanh chính,...) và các thông tin liên quan đến công việc của bạn
• Chuẩn bị trước một bản CV hoặc hồ sơ xin việc cơ bản để nêu nhà tuyển dụng có hỏi bạn cũng có sẵn để đưa ra
• Nếu trong email/ thư mời phỏng vấn yêu cầu các giấy tờ liên quan, bạn nhớ in ra từ trước để có sự chuẩn bị tốt nhất.
• Nên mang sổ và bút để ghi chép lại những thông tin quan trọng hoặc thú vị.
• Bạn có thể dự đoán trước các câu hỏi nhà tuyển dụng có thể hỏi để chuẩn bị trước các câu trả lời tốt nhất. Một số câu hỏi mà bạn chắc chắn sẽ gặp là (Bạn có thể giới thiệu sơ qua về bản thân em? Nếu 5 điểm mạnh, 5 điểm yếu của em. Nếu qua các dự án, kinh nghiệm liên quan đến công việc này…)
• Lên danh sách một số câu hỏi cho nhà tuyển dụng về liên quan đến công việc, chế độ chính sách lương thưởng...
• Khi đi phỏng vấn nên mặc trang phục lịch sự, chỉn chủ để nhà tuyển dụng có ấn tượng tốt nhất về bạn, an toàn nhất là một chiếc quần âu kết hợp với chiếc áo sơ mi sẽ là lựa chọn hoàn hảo cho trang phục của bạn.
• Đến sớm từ 15 đến 20 phút để có sự chuẩn bị tốt nhất về tinh thân, diện mạo cho buổi phỏng vấn.
• Trong quá trình phỏng vấn hãy luôn trả lời một cách tự tin và thể hiện lòng chân thành và sự nhiệt huyết với công việc mà bạn đang ứng tuyển.
• Sau khi kết thúc buổi phỏng vấn đừng quên gửi lời cảm ơn đến công ty và những người đã tham gia phỏng vấn, điều này sẽ để lại cho nhà tuyển dụng một ấn tượng tốt về bạn.

Bài viết trên Đức Tín Group đã tổng hợp 9 Phương pháp phỏng vấn  phổ biến nhất hiện nay cũng như một số lời khuyên hữu ích cho nhà tuyển dụng và các ứng viên giúp cho cuộc phỏng vấn thành công, hiệu quả hơn. Nhà tuyển dụng nên kết hợp xen kẽ các phương pháp để phát hủy hiệu quả và tuyển chọn được những nhân sự tốt nhất.