FTE là gì? Cách doanh nghiệp sử dụng FTE vào quản trị nhân lực

FTE là thuật ngữ được nhiều nhà quản trị nhân sự trên thế giới sử dụng để theo dõi, lên kế hoạch cho quá trình tuyển dụng, quản lý hiệu quả công việc, con người trong doanh nghiệp. Vậy thực chất FTE là gì và cách tính như thế nào là chính xác nhất. Cùng Đức Tín Group tìm hiểu định nghĩa về FTE ngay trong bài viết dưới đây.

1. FTE là gì?

FTE là gì? FTE là từ viết tắt của cụm từ Full time equivalent - Đại lượng tương đương toàn thời gian cố định. Nghĩa là FTE là một thước đo dùng để ước tính số lượng công việc tương đương với một nhân viên làm việc toàn thời gian, dựa trên khối lượng công việc trung bình của toàn bộ công ty.

Hiểu đơn giản hơn, FTE là cách mà doanh nghiệp tính toán số lượng nhân sự/ số giờ làm việc cần thiết để hoàn thành số lượng công việc, nhiệm vụ cụ thể. Hoặc người quản lý dùng để phân tích, tính toán, ước chừng số ngân sách cần phải bỏ ra để có thể hoàn thành công việc đó.

FTE là gì?

2. Hướng dẫn cách tính FTE đảm bảo khả năng quản trị nhân lực của doanh nghiệp

Phần trên, Đức Tín Group đã giúp bạn hiểu được khái niệm FTE là gì và chỉ số này có liên quan gì đến việc quản trị nhân lực của doanh nghiệp. Vì thế, trong phần dưới này FTE sẽ hướng dẫn bạn 2 cách tính FTE chi tiết, dễ hiểu nhất để có thể đánh giá chính xác nhất về nguồn nhân lực của doanh nghiệp

2.1. Tính FTE dựa trên công thức đã quy ước từ trước

Hiện nay có một quy ước cụ thể về cách tính FTE cho doanh nghiệp dựa trên công thức chung là:

FTE = Workload/ Working Time Norm

Trong đó:

• Workload: Là khối lượng công việc trong khoảng một giờ làm việc.
• Working Time Norm: Là khối lượng công việc được định mức trong thời gian làm việc của nhân sự.

Với công thức tính quy ước này, FTE thường mang tính ước đinh, không sát với thực tế nên thường được doanh nghiệp dựa vào để lên kế hoạch hoạch định về chiến lược tuyển dụng, bổ sung nhân sự trong tương lai. 

Để giúp bạn dễ hình dung về cách tính FTE là gì theo công thức này, bạn có thể theo dõi ví dụ cụ thể sau:

• Một nhân viên hành chính nhân sự để hoàn thành số lượng công việc được đề ra sẽ cần khoảng 500 giờ làm việc (Workload).
• Trong khi đó, chính sách về thời gian làm việc của công ty A (Working Time Norm) được quy định như sau: Làm việc 7.5 giờ/ ngày, 6 ngày/ tuần và đồng thời 4 tuần/ tháng, điều này tương đương với 180 giờ làm việc.

Theo công thức: FTE = Workload/ Working Time Norm thì FTE của công ty A trên là FTE = 500/180= 2.7 FTE.

Như vậy, theo kết quả trên doanh nghiệp sẽ cần khoảng 3 nhân sự toàn thời gian hoặc có thể kết hợp 2 nhân viên toàn thời gian với 1 nhân viên bán thời gian để có thể hoàn thành toàn bộ khối lượng công việc.

Tính FTE dựa trên công thức đã quy ước sẽ giúp doanh nghiệp nên kế hoạch nhân sự hiệu quả hơn

2.2. Tính FTE dựa trên nguồn nhân lực có sẵn trong doanh nghiệp

Cách tính thứ hai để tính FTE là gì sẽ phù hợp để doanh nghiệp đánh giá khả năng làm việc, mức độ hiệu quả của nguồn nhân sự hiện tại trong doanh nghiệp. Để tính theo phương pháp này bạn cần thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Lên danh sách chi tiết số lượng nhân sự (cả full time, parttime), thời gian làm việc của toàn bộ nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp. Khi nên danh sách bạn cần loại số giờ, số ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ lễ, Tết.
• Bước 2: Xác định khối lượng công việc định mức trong thời gian làm việc tại công ty theo giờ, năm làm việc. Lưu ý: Hiện nay tại Việt Nam, số giờ định mức cho nhân viên toàn thời gian theo Luật Lao Động 2019 thường nằm trong khoảng 40 - 48 giờ/ tuần, tương đương khoảng 2.080 -  2.496 giờ/ năm, còn với nhân sự parttime số thời gian này không được quy định cụ thể làm còn tùy vào quy định của mỗi công ty.
• Bước 3: Tổng hợp toàn bộ thời gian làm việc trong vòng 1 năm của tất cả đội ngũ nhân sự trong công ty (Working time)
• Bước 4: Sử dụng công thức FTE = Working Time/ Working Time Norm để tính ra số lượng FTE cho cả doanh nghiệp.

Ví dụ cụ thể: Thời gian Working Time của cả doanh nghiệp trong 1 năm là 126.900 giờ và Working Time Norm là khoảng 2080 giờ/ năm. Do đó, FTE của doanh nghiệp sẽ là khoảng 61 FTEs.

3. Ý nghĩa của việc sử dụng phương pháp tính FTE

FTE là gì - là chỉ số định lượng về toàn thời gian doanh nghiệp quản trị nhân sự được hiệu quả. Tuy nhiên, để hiểu sâu hơn về ý nghĩa và tác động của FTE đối với hiệu quả làm việc của tổ chức, chúng ta sẽ cùng phân tích kỹ hơn.

Định lượng được số nhân sự phù hợp, cần thiết

FTE đưa ra những con số nhận định để các nhà quản trị nhân lực có những đánh giá chính xác nhất về tình hình nhân sự của doanh nghiệp cũng như những hiệu quả công việc mà đội ngũ nhân sự đem lại. Để từ đó, người quản lý có thể đưa ra được những chiến lược, phương pháp tuyển dụng nhân sự và sử dụng phù hợp nhất với nhu cầu tình hình phát triển, nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, hiện nay tại Việt Nam, cách tính FTE ít được sử dụng do có sự phân biệt khác nhau về chế độ nhân viên fulltime, parttime trong doanh nghiệp. Thực tế, chế độ lương thưởng, phúc lợi của nhân sự fulltime, parttime có sự chênh lệch khá lớn, thể hiện rõ sự phân biệt nguồn nhân lực trong quản trị doanh nghiệp.

FTE giúp doanh nghiệp định lượng được số nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp

Lên kế hoạch ngân sách, quỹ lương phù hợp

Hiểu chỉ số FTE là gì, doanh nghiệp có thể dựa vào đại lượng này để đưa ra những dự trù ngân sách về quỹ lượng, quỹ thưởng phù hợp cho việc xây dựng nguồn nhân lực cũng như tình hình phát triển công ty. Thông qua việc lên kế hoạch tài chính chi tiết, rành mạch, các nhà quản trị có thể xem xét, đánh giá cân nhắc, tính toán mức độ hiệu quả, sự cần thiết của nguồn nhân lực này. Từ đó, hạn chế thất thoát nguồn vốn của doanh nghiệp.

Xem thêm:

• SMART là gì? Làm cách nào để lên kế hoạch mục tiêu hiệu quả?
• Cách tính tỉ lệ Turnover rate trong quản trị nhân sự

Đánh giá công bằng hiệu suất làm việc của nguồn nhân lực

Thông qua FTE doanh nghiệp có thể đánh giá được mức độ làm việc, khả năng hoàn thành KPI trong thời gian nhất định của nhân sự thông qua những con số cụ thể.  Từ đó, doanh nghiệp có những điều chỉnh để phù hợp hơn, tăng hiệu quả công việc và tiết kiệm chi phí nhân sự cho công ty.

Ví dụ, khi doanh nghiệp tính được FTE để hoàn thành toàn bộ công việc là 60, và hiện tại doanh nghiệp đã có số nhân sự tương đương với 60 FTE. Tuy nhiên, khi đánh giá số lượng nhân với số phần trăm hoàn thành công việc thì không đạt mục tiêu ban đầu đề ra. Lúc này doanh nghiệp cần xem xét lại hiệu quả làm việc của nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, với số FTE là 60, doanh nghiệp cần lên kế hoạch phân bổ nhân sự, kết hợp giữa bên toàn thời gian, bán thời gian, CTV để đảm bảo hiệu suất làm việc tối ưu nhất mà vẫn tối thiểu hóa được chi phí công ty cần bỏ ra. Đây chính là cách doanh nghiệp tận dụng tốt nhất FTE trong quản trị doanh nghiệp.

Là cơ sở để doanh nghiệp xác định các phúc lợi cho nhân viên

Đối với các nhân sự fulltime, parttime, Bộ Luật Lao động đều đã có những quy định chi tiết về thời gian làm việc, mức lương, phúc lợi, chế độ bảo hiểm cho từng loại. Do đó, việc xác định FTE chính xác sẽ giúp nhà quản trị xác định đúng đắn được những phúc lợi của công ty với nhân sự, vừa lợi ích của người lao động, vừa đem lại lợi ích tài chính tốt nhất cho công ty.

Hiểu FTE là gì doanh nghiệp có thể cân chỉnh quỹ lương, phúc lợi phù hợp cho đội ngũ nhân viên 

4. Việc sử dụng FTE có những thách thức nào?

Việc sử dụng FTE để đo lường và quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng đi kèm với một số thách thức nhất định. Vậy thách thức mà các doanh nghiệp cần đối mặt khi sử dụng FTE là gì?

• Khó khăn trong việc thu thập dữ liệu: Để tính toán được chỉ số FTE của doanh nghiệp bạn cần thu thập các dữ liệu về tổng số lượng nhân sự, thời gian làm việc, tuy nhiên việc này không dễ thực hiện, đặc biệt là đối với các công ty có quy mô lớn và nhiều loại hình hợp đồng lao động, là một công việc phức tạp. Bên cạnh đó, dữ liệu không có tính chính xác 100% vì nhiều nhận sự có thể  khai khống thời gian làm việc.
• Việc đánh giá hiệu suất chưa toàn diện: FTE chỉ là một con số đo lường công việc và nó không thể hiện được toàn bộ chất lượng công việc và các yếu tố tác động đến hiệu quả làm việc như sự sáng tạo, khả năng giải quyết vấn đề. Vì thế không nên chỉ dựa vào FTE để đánh giá hiệu suất, khả năng làm việc của nhân sự, mà nên kết hợp với các chỉ số khác KPI, MBO,…
• Tốn thời gian: Quá trình thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu FTE đòi hỏi đầu tư đáng kể về nhân lực và tài chính.
• Cần có hệ thống quản lý nhân sự bài bản: Để tính toán và quản lý FTE một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư vào một hệ thống quản lý nhân sự phù hợp, có chuyên môn. 

FTE chỉ là một thông số mang tính ước chừng nên không hoàn toàn chính xác 

5. So sánh chi tiết giữa Headcount và FTE là gì?

Cả hai thuật ngữ Headcount và FTE đều được sử dụng nhiều trong việc quản lý nhân sự, nhưng lại có nghĩa khác nhau. Dưới đây là bảng so sánh cho thấy sự khác biệt giữa Headcount và FTE: 

Ví dụ:

Một công ty có 120 nhân viên. Trong đó:

100 nhân viên làm việc toàn thời gian (40 giờ/tuần)

20 nhân viên làm việc bán thời gian (20 giờ/tuần)

• Headcount: 120
• FTE: Tổng số giờ làm việc/Số giờ tiêu chuẩn cho = FTE = 4400/ 40 = 110

Như vậy, có thể nhận thấy cả Headcount và FTE đều là những chỉ số quan trọng trong quản lý nhân sự. Tuy nhiên, chúng cung cấp những thông tin khác nhau và được sử dụng cho những mục đích khác nhau. Để có một cái nhìn toàn diện về lực lượng lao động, các nhà quản lý cần kết hợp cả hai chỉ số này.

Câu trả lời cho câu hỏi “ FTE là gì?” đã được Đức Tín Group tổng hợp câu trả lời chi tiết cùng các hướng dẫn cách tính và lợi ích của chỉ số  FTE trong quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Thông quá đại lượng FTE các nhà quản trị sẽ có thêm góc nhìn, đánh giá trực quan nhất về việc sử dụng nhân sự và có thêm một cơ sở để dễ dàng đưa ra chiến lược, hoạch định nhân sự của doanh nghiệp.