Bật mí 5 chức năng của quản trị quan trọng khi điều hành doanh nghiệp

Việc quản trị là một trong những việc quan trọng ảnh hưởng đến khả năng hoạt động, phát triển của một doanh nghiệp. Chính vì thế những người lãnh cần nắm rõ 5 chức năng của quản trị để có thể đưa tổ chức đi lên. Cùng Đức Tín Group tìm hiểu thông tin chi tiết về 5 chức năng quan trọng này trong bài viết dưới đây.

1. Chức năng của quản trị là gì?

Quản trị là quá trình mà những người lãnh đạo, người quản lý đứng đầu điều hành, tổ chức các hoạt động bình thường của doanh nghiệp nhằm đảo bảo hoạt động phát triển của tổ chức. Chức năng của quản trị là tập hợp toàn bộ hoạt động mà người quản trị cần thực hiện, cần làm trong suất quá trình quản lý doanh nghiệp, giúp quản trị dễ dàng và hiệu quả hơn, hạn chế thiếu sót trong quá trình làm việc.

Theo đó, chức năng quản trị hiện nay có 5 chức năng chính là hoạch định (planning), tổ chức (organizing), lãnh đạo (leading), kiểm soát (controlling) và điều phối (coordinating).

Chức năng của quản trị là vô cùng quan trọng với việc vận hành doanh nghiệp

2. 5 chức năng của quản trị quan trọng nhất trong doanh nghiệp

Để giúp các nhà quản trị hiểu rõ hơn chức năng của quản trị cho quá trình điều hành doanh nghiệp, Đức Tín Group sẽ phân tích chi tiết vai trò, chức năng, cách vận hành của từng chức năng dưới đây.

2.1. Chức năng hoạch định

Doanh nghiệp muốn phát triển vững mạnh, lâu dài thì cần phải có kế hoạch, mục tiêu rõ ràng. Chức năng của quản trị về hoạch định (planning) chính là một trong số những kỹ năng mà các người lãnh đạo cần phải hiểu rõ. Chức năng này giúp các nhà lãnh đạo xác định rõ ràng mục tiêu cần đạt được, từ đó tập trung nguồn lực và nỗ lực vào những hoạt động cốt lõi. Nhờ có chức năng này, tổ chức có thể xây dựng một tầm nhìn chung, thống nhất và hướng mọi hoạt động về phía mục tiêu đã đề ra.

Với doanh nghiệp khi vận dụng chức năng của quản trị hiệu quả sẽ mang lại 3 vai trò lớn sau:

Có khả năng xác định, đánh giá đúng được các vấn đề, thực trạng hiện tại của doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, tình hình kinh doanh,...)
Xác định được các mục tiêu lâu dài cần hướng đến để giải quyết các vấn đề trên và tăng hiệu quả phát triển mạnh mẽ hơn về doanh thu, sản phẩm, nhân viên,...
Xây dựng chiến lược phù hợp cho từng giai đoạn, đảm bảo sự tăng trưởng mục tiêu trong dài hạn

Chính vì thế, để quản trị tổ chức, doanh nghiệp hiệu quả, người quản trị cần nắm rõ cách thức vận hành, triển khai chức năng của quản trị để đưa ra được mục tiêu và dẫn dắt tổ chức đi đúng mục tiêu phát triển đề ra.

Ví dụ, một doanh nghiệp nhỏ về sản phẩm thời trang mới tiến vào thị trường có độ cạnh tranh cao. Người đứng đầu cần đưa ra các kế hoạch liên quan đến việc phủ sóng thị trường, quảng bá thương hiệu trong giai đoạn đầu, để khách hàng nhớ và có ấn tượng với doanh nghiệp; thay vì cố gắng cạnh tranh với các thương hiệu lớn đã có danh tiếng. Với định hướng bước đầu như này thì doanh nghiệp sẽ có kế hoạch mạnh về truyền thông với các chương trình quảng bá thương hiệu (giảm giá, quà tặng, book KOL, KOC,...) thay vì tập trung cho ra mắt nhiều sản phẩm nhưng ko có độ phủ sóng tới khách hàng.

Chức năng hoạch định cho phép người quản lý định hướng được mục tiêu của doanh nghiệp

Xem thêm:

2.2. Chức năng tổ chức

Nếu như chức năng hoạch định sẽ là sự kết hợp giữa các bộ não đứng đầu và đội ngũ nhân viên ưu tú, thì chức năng tổ chức (organizing) chủ yếu sẽ dành cho những người quản lý. Chức năng của quản trị tổ chức yêu cầu người quản lý cần có cái nhìn tổng quan, xác định được những việc cần làm, phải làm và phân bổ đơn vị, nhân sự làm việc phù hợp. Từ đó phân chia rõ về các vị trí, vai trò của các nhân sự trong tổ chức.

Chức năng tổ chức muốn làm việc, triển khai hiệu quả cần đảm bảo đáp ứng được các yếu tố sau”

Tạo dựng một môi trường làm việc đoàn kết, nơi mọi người cùng nhau chung tay hoàn thành mục tiêu chung.
Tạo dụng một bộ máy cơ cấu phân quyền cho từng bộ phận, cá nhân đảm bảo nhiệm vụ công việc được hoàn thành đúng mục tiêu, mong muốn.
Đảm bảo các thông tin, văn bản, yêu cầu được đưa ra phải chi tiết, dễ hiểu để người nhận dễ tiếp nhận và phản hồi hiệu quả.

Chức năng của quản trị về tổ chức giúp duy trì và hình thành hệ thống làm việc phù hợp cho doanh nghiệp

2.3. Chức năng quản lý, lãnh đạo

Chức năng quản lý, lãnh đạo là một trong số những chức năng của quản trị quan trọng đòi hỏi người lãnh đạo cần có cả cái tâm, cái tầm mới có thực hiện thành công được. Quản lý, lãnh đạo là tổng hợp các hoạt động như định hướng, hướng dẫn, nhận xét, đánh giá, đốc thúc,... nhân viên trong quá trình thực hiện các mục tiêu đã được đưa ra.

Việc quản lý, lãnh đạo đội ngũ là công việc khó và hiện nay không có bất cứ hướng dẫn, quy chuẩn chính thức nào để thực hiện chức năng này. Nó hoàn toàn phụ thuộc vào những kinh nghiệm sống, những kỹ năng mềm và cách áo dụng các công cụ quản lý mà CFO có được trong suốt quá trình làm việc.

Với chức năng của quản trị, người quản lý hoàn toàn gây áp lực cho nhân viên bằng các mệnh lệnh, yêu cầu, ép buộc để đảm bảo thực hiện được các mục tiêu đã đề ra. Tuy nhiên, nếu là một người lãnh đạo có tầm nhìn thì việc trở thành một người hướng dẫn, có sức ảnh hưởng, truyền cảm hứng sẽ đem đến kết quả tích cực hơn.

Chức năng quản lý yêu cầu người lãnh đạo cần có kinh nghiệm và trải nghiệm sống

2.4. Chức năng kiểm soát

Doanh nghiệp đặt ra mục tiêu và đem lại kết quả nhưng kết quả có thực sự đem lại hiệu quả, tác động đến quá trình hoạt động của công ty hay không thì cần đến chức năng kiểm soát, đánh giá, đo lường của người quản lý.

Với chức năng của quản trị kiểm soát, yêu cầu người quản lý sẽ cần theo dõi các hoạt động của doanh nghiệp, cập nhật các thông tin, dữ liệu liên quan về kết quả thực tế để so sánh với mục tieu ban đầu đã đề ra. Từ đó, điều chỉnh được những sai lệch, đưa ra những biện pháp khắc phục phù hợp đảm bảo rằng mọi kế hoạch đều đi đúng hướng, đúng đích.

Việc thực hiện chức năng kiểm soát tại mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau do nó còn tùy thuộc vào yêu cầu, mục đích phát triển của doanh nghiệp cũng như yêu cầu của từng đề mục. Dưới đây là 3 hình thức kiểm soát thường gặp nhất:

Kiểm soát lường trước: Là hình thức kiểm soát mà người quản lý sẽ đưa ra những dự đoán trước về các sự cố, vấn đề có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và lập kế hoạch dự phòng trước (nếu có). Ví dụ, khi ra mắt sản phẩm mới, doanh nghiệp dự đoán phản ứng của khách hàng và đưa ra các phương pháp, xử lý các tình huống có thể diễn ra về phản ứng của khách hàng với sản phẩm.
Kiểm soát đồng thời: Với chức năng của quản trị này, người quản lý sẽ thường xuyên theo dõi sát xao các vấn đề, các trở ngại, các khó khăn đang xảy ra để có những sự điều chỉnh phù hợp nhất, tránh các lỗi sai liên tiếp ảnh hưởng đến cả hệ thống vận hành.
Kiểm soát phản hồi: Đây là cách kiểm soát mà khi đã có kết quả, người quản lý sẽ đánh giá, so sánh với mục tiêu ban đầu. Từ đó, doanh nghiệp có thể rút ra những bài học, kinh nghiệm cho những kế hoạch tiếp theo.

Tuy nhiên, một hệ thống kiểm soát hiệu quả đòi hỏi sự tham gia tích cực của cả người quản lý và nhân viên. Người quản lý cần kết hợp linh hoạt cả ba hình thức kiểm soát để đảm bảo dự án diễn ra trơn tru, còn nhân viên cần chủ động tự đánh giá và điều chỉnh công việc để phát huy tối đa khả năng của mình.

Nhà quản trị cần có kỹ năng kiểm soát, đánh giá tổng quan hoạt động của doanh nghiệp

2.5 Chức năng điều phối

Chức năng của quản trị điều phối bao gồm: Phối hợp theo chiều dọc, nghĩa là phối hợp giữa các cấp quản trị và phối hợp theo chiều ngang nghĩa là phối hợp giữa các chức năng, các lĩnh vực quản trị.

Chức năng điều phối là một trong những chức năng cốt lõi của quản trị doanh nghiệp. Chức năng này tạo ra liên kết giữa các phòng ban, đơn vị trong doanh nghiệp để đảm bảo thông tin được chia sẻ, công việc được phân công hợp lý và tiến độ được theo dõi chặt chẽ. Ngoài ra, người làm quản trị cung cần đóng vai là người khách hàng, có thể hỗ trợ, xử lý các mâu thuẫn, bất đồng giữa các cá nhân, nhóm để duy trì sự thống nhất và hợp tác. Đồng thời, điều chỉnh đưa ra những kế hoạch thay đổi phù hợp để giải quyết các vấn đề khi làm việc,

Ví dụ, nếu doanh nghiệp chuẩn bị cho ra mắt sản phẩm mới, nhà quản trị cần đưa ra kế hoạch cho các bộ phận Marketing, Sales,... có kế hoạch chi tiết thực hiện theo. Chức năng của quản trị về điều phối sẽ giúp đôn đốc, hỗ trợ các nhân sự phối hợp cùng nhau, đưa ra những ý tưởng sáng tạo tốt nhất cho mục tiêu sau cùng.

Điều phối hoạt động của một doanh nghiệp là chức năng quan trọng của quản trị

3. Mối liên hệ giữa 5 chức năng quản trị

Các chức năng của quản trị như hoạch định, tổ chức, điều phối và kiểm soát không đơn thuần là những hoạt động độc lập mà chúng có mối liên kết chặt chẽ, tác động qua lại và bổ trợ lẫn nhau. Chúng tạo thành một bộ khung cứng cáp cho việc quản trị, điều hành doanh nghiệp của tất cả các bộ phận, doanh nghiệp.

Một chức năng khó có thể hoạt động một cách độc lập mà không có sự bổ trợ của các chức năng khác. Hoạch định là bước khởi đầu, xác định rõ mục tiêu, phương hướng và các nguồn lực cần thiết. Từ bản thiết kế này, chức năng của quản trị về tổ chức sẽ phân chia công việc, sắp xếp nhân sự và phân bổ tài nguyên một cách hợp lý. Từ đó người quản trị có thể vận hành các chức năng tổ chức, điều phố để triển khai một cách hiệu quả. Sau đó người quản trị sẽ dùng các kỹ năng quản lý, đánh giá, kiểm soát để điều chỉnh kế hoạch sao cho phù hợp nhất.

4. Đâu là chức năng của quản trị quan trọng nhất?

Như nội dung phía trên Đức Tín Group đã đề cập, tất cả các chức năng của quản trị đều có sự liên kết, bổ trợ. Các chức năng quản trị: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát, điều phối đều có vai trò thiết yếu và liên kết chặt chẽ với nhau. Nếu thiếu một chức năng nào, hoạt động của doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn và không đạt được hiệu quả cao nhất.

Chính vì thế, thay vì cố gắng tìm ra chức năng của quản trị quan trọng nhất, các nhà quản trị nên tập trung vào việc cân bằng và phối hợp hiệu quả các chức năng quản trị. Một doanh nghiệp thành công là doanh nghiệp có thể linh hoạt điều chỉnh các chức năng này để phù hợp với từng giai đoạn phát triển và hoàn cảnh kinh doanh.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp đang xây dựng sản phẩm mới tại thị trường mới thì sẽ tập trung chức năng hoạch định, tổ chức, điều phối, nhưng khi đã có kết quả và ổn định hơn thì nên cân đối tập trung tới các kỹ năng quản lý, kiểm soát, đánh giá.

Bài viết trên, Đức Tín Group đã giúp bạn tổng hợp tất cả các thông tin liên quan đến chức năng của quản trị đối với doanh nghiệp trong việc quản lý, quản trị, tổ chức cơ cấu doanh nghiệp. Đức Tín mong rằng với những thông tin này, quý độc giả đã có những kiến thức, kỹ năng phù hợp để có thể xây dựng, tổ chức doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả hơn.