Chức năng quản trị là gì? 4 Chức năng quản trị doanh nghiệp hiệu quả

Chức năng quản trị đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động suôn sẻ và thành công của một tổ chức. Vậy chức năng quản trị là gì, đâu là những chức năng quản trị quan trọng trong doanh nghiệp? Vậy nội dung bài viết dưới đây sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về chức năng quản trị - điều mang tính cốt lõi của mỗi doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh.

1. Chức năng quản trị là gì?

Chức năng quản trị là tập hợp các hoạt động quản lý cơ bản và quan trọng trong tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu và nhiệm vụ được đề ra. Chức năng này bao gồm nhiều khía cạnh quan trọng như hoạch định (planning), tổ chức (organizing), lãnh đạo (leading), và kiểm soát (controlling). Mỗi chức năng quản trị này đóng góp một vai trò quan trọng không thể thiếu để đảm bảo sự hoạt động hiệu quả và bền vững của doanh nghiệp.

Chức năng quản trị là gì trong doanh nghiệp?

2. Tìm hiểu 04 chức năng quản trị doanh nghiệp hiệu quả

Chức năng quản trị trong doanh nghiệp không chỉ là một bộ máy hoạt động mà là hệ thống hỗ trợ quan trọng giúp các bộ phận và nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ cốt lõi của họ, góp phần quan trọng vào sự hiệu quả, năng suất và thành công tổng thể của tổ chức.

Dưới đây là 04 chức năng quản trị quan trọng mà mọi tổ chức cần phải hiểu rõ:

2.1. Chức năng hoạch định

Hoạch định là chức năng đề cập đến quá trình thiết lập mục tiêu và chiến lược dài hạn của tổ chức. Nó bao gồm việc phân tích môi trường nội và ngoại bộ, dự đoán các xu hướng và thách thức, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Quá trình này cũng bao gồm việc phân tích SWOT để đánh giá các yếu tố mạnh yếu, cơ hội và mối đe dọa của tổ chức.

Chức năng hoạch định đòi hỏi nhà quản trị phải có cái nhìn tổng thể về các mục tiêu

Các yếu tố chính của chức năng hoạch định:

Thiết lập mục tiêu chung: Việc đặt ra các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường và phù hợp với sứ mệnh và chiến lược tổng thể của công ty là bước đầu tiên trong quá trình hoạch định.

Phân tích môi trường: Đánh giá các yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến doanh nghiệp, bao gồm các yếu tố thị trường, mức độ cạnh tranh có thể làm thay đổi chính sách, chủ trương của doanh nghiệp.

Phân tích SWOT: Phân tích SWOT giúp tổ chức đánh giá được các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa, từ đó đưa ra chiến lược phát triển phù hợp.

Phát triển chiến lược: Dựa trên việc phân tích và đánh giá, các chiến lược được phát triển nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra, bao gồm cách tiếp cận thị trường, phát triển sản phẩm và dịch vụ, cũng như mở rộng quy mô hoạt động.

Phân bổ nguồn lực: Xác định và phân bổ các nguồn lực cần thiết như tài chính, nhân sự, công nghệ và thiết bị để đảm bảo thực hiện thành công chiến lược đã đề ra.

Vai trò của chức năng hoạch định:

Trong chức năng quản trị thì chức năng hoạch định đóng vai trò then chốt trong việc định hướng cho hoạt động kinh doanh của tổ chức. Lập các kế hoạch xử lý hiệu quả các nguồn lực thực tại trong doanh nghiệp như tài chính, nhân sự,... Bên cạnh đó, chức năng này cũng quan trọng trong việc lập kế hoạch kinh doanh để phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường và tăng trưởng doanh thu lợi nhuận.

Như vậy, trong chức năng quản trị thì hoạch định là trọng tâm trong việc quản lý hiệu quả và hướng dẫn quyết định ở mọi cấp bậc trong tổ chức. Nó giúp xác định rõ ràng đích đến và mục tiêu dài hạn, từ đó tăng cường hiệu quả phân bổ nguồn lực phù hợp với những biến động trong môi trường kinh doanh.

2.2. Chức năng tổ chức

Chức năng tổ chức trong chức năng quản trị doanh nghiệp là trụ cột quan trọng đối với việc tổ chức và vận hành doanh nghiệp để đáp ứng các mục tiêu chung của doanh nghiệp. Tổ chức doanh nghiệp là việc trang bị đầy đủ các nguồn tài nguyên như máy móc, nguồn vốn, nhân lực và vật liệu để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động suôn sẻ.

Chức năng tổ chức thường được thực hiện bởi các cấp quản lý, chức năng này đòi hỏi các cấp lãnh đạo phân phối quyền và trách nhiệm cho từng bộ phận và cá nhân theo từng nhu cầu công việc.

Chức năng tổ chức khuyến khích nhân viên tham gia

Các yếu tố quan trọng của chức năng tổ chức:

Cơ cấu tổ chức: Bao gồm việc phân cấp và lập các kênh liên lạc. Phân loại cơ cấu trúc phổ biến doanh nghiệp bao gồm cấu trúc chức năng, cấu trúc bộ phận, cấu trúc ma trận và cấu trúc phẳng.

Phân công lao động: Xác định rõ vai trò công việc, mô tả công việc và ủy quyền nhiệm vụ cụ thể để tối ưu hóa sử dụng nguồn lực và chuyên môn.

Văn hóa tổ chức: Bao gồm những chuẩn mực, giá trị và niềm tin được chia sẻ, ảnh hưởng đến hành vi, mối quan hệ và môi trường làm việc tổng thể.

Phát triển tổ chức: Đề cập đến việc phát triển khả năng lãnh đạo, đào tạo nhân viên, quản lý tài năng và lập kế hoạch kế nhiệm.

Vai trò của chức năng tổ chức:

Chức năng tổ chức trong chức năng quản trị cung cấp khung hoạt động hiệu quả, giúp doanh nghiệp xác định cấu trúc tổ chức, phân phối quyền hạn, trách nhiệm và nhiệm vụ. Nó cũng thúc đẩy chia sẻ thông tin, tạo môi trường nội bộ gắn kết và tạo điều kiện cho việc tích hợp các nỗ lực nhằm đạt được mục tiêu chung.

Theo quy luật Pareto, khoảng 20% nhân sự có thể tạo ra đến 80% kết quả, trong khi 20% sự cố lại có thể xuất phát từ 80% nhân sự còn lại. Điều này cho thấy, nếu nhà quản trị không thực hiện tốt chức năng tổ chức và mắc nhiều sai sót khi phân công công việc, thì sẽ không thể tối ưu hóa được toàn bộ hoạt động.

Hơn nữa, chức năng tổ chức còn khuyến khích giao tiếp cởi mở, cộng tác, đổi mới và sự tham gia của nhân viên, từ đó nâng cao năng suất, thu hút và giữ chân nhân tài, tăng cường sự bền vững của doanh nghiệp.

2.3. Chức năng lãnh đạo

Chức năng lãnh đạo trong 4 chức năng quản trị là gì, đây không chỉ đơn thuần là việc chỉ huy và động viên nhân sự, mà còn là quá trình phối hợp và thúc đẩy các tài nguyên trong tổ chức để đạt được các mục tiêu chiến lược đã đề ra. Nhà quản trị ở đây phải sử dụng các phẩm chất lãnh đạo như tầm nhìn chiến lược, cảm hứng và khả năng đặt ra mục tiêu để hướng dẫn nhân viên và động viên họ vượt qua các thử thách và đạt được hiệu suất tối đa.

Chức năng lãnh đạo với sự phối hợp công việc nhanh hơn trong doanh nghiệp

Chức năng lãnh đạo bao gồm nhiều yếu tố cần được kết hợp:

Truyền cảm hứng và động viên: Người quản trị không chỉ đơn thuần truyền đạt yêu cầu mà còn phải tạo ra một ý thức chung về giá trị của công việc. Bằng cách đặt kỳ vọng cao và cung cấp hỗ trợ và công nhận, họ khuyến khích sự tham gia tích cực và nâng cao năng suất của nhân viên.

Quản lý hiệu suất: Người quản trị cần đặt ra các chỉ tiêu về hiệu suất rõ ràng, cung cấp thông tin phản hồi, hỗ trợ để nhân viên có thể cải thiện hiệu suất cá nhân và tập thể. Ngoài ra, việc tham gia vào các hoạt động phát triển chuyên nghiệp cũng là một phần không thể thiếu để duy trì và nâng cao năng lực tổ chức.

Vai trò của chức năng lãnh đạo:

Người quản trị cần có chức năng quản trị là lãnh đạo để có tầm nhìn rõ ràng cho doanh nghiệp, đảm bảo rằng tầm nhìn này kích thích sự phát triển trong hoạt động kinh doanh. Điều này giúp tổ chức không ngừng tiến bước và duy trì sự cạnh tranh trên thị trường.

Bằng cách thúc đẩy sự hợp tác một cách mượt mà và hiệu quả giữa các bộ phận, nhà quản trị giúp tăng cường khả năng đạt được các kết quả tốt nhất cho tổ chức. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban là chìa khóa để tối ưu hóa hiệu suất và đạt được mục tiêu chung.

Nhà quản trị không chỉ đặt ra các chuẩn mực và giá trị mà còn xây dựng những kỳ vọng đúng mực về hành vi, phản ánh tầm nhìn và mục tiêu chiến lược của tổ chức. Từ đó, một môi trường làm việc tích cực và có đạo đức được thúc đẩy, tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững và thành công lâu dài.

2.4. Chức năng kiểm soát

Chức năng kiểm soát tập trung vào việc giám sát, đánh giá và điều chỉnh các hoạt động của tổ chức để đảm bảo chúng hoạt động hiệu quả và phù hợp với các kế hoạch, tiêu chuẩn và mục tiêu đã đề ra trước đó.

Khi thực hiện chức năng này, nhà quản trị phải xác định và thiết lập các tiêu chuẩn và chỉ tiêu hiệu suất, sau đó đo lường và so sánh hiệu suất thực tế với các tiêu chuẩn này. Những sai khác nếu có sẽ được phân tích và các biện pháp điều chỉnh sẽ được áp dụng để đảm bảo hoạt động hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, chức năng kiểm soát không chỉ nằm ở khối quản lý mà còn yêu cầu nhân viên tự giám sát và đánh giá lại công việc của họ để đảm bảo chất lượng và hoàn thành đúng thời hạn.

Chức năng kiểm soát theo dõi và tối ưu hóa quy trình hoạt động

Chức năng kiểm soát bao gồm các yếu tố chính sau:

Thiết lập tiêu chuẩn hoạt động: Đây là bước quan trọng nhằm xác định các tiêu chuẩn và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của tổ chức.

Đo lường hiệu suất: Thực hiện thu thập dữ liệu, quan sát trực tiếp, sử dụng các chỉ số báo cáo để đánh giá hiệu suất thực tế, đo lường hiệu suất công việc cụ thể.

So sánh hiệu suất thực tế với tiêu chuẩn: Bước này giúp phát hiện và phân tích sự khác biệt giữa hiệu suất thực tế và các tiêu chuẩn đề ra, từ đó đưa ra các giải pháp cải tiến hiệu quả.

Quản lý rủi ro: Bảo đảm rằng tổ chức tuân thủ các luật, quy định và chính sách, cũng như xác định và quản lý các rủi ro để giảm thiểu các tác động tiêu cực.

Vai trò của chức năng kiểm soát trong quản trị:

Chức năng kiểm soát giúp tổ chức duy trì sự liên kết giữa các hoạt động và mục tiêu chiến lược. Nó giúp các nhà quản lý theo dõi và tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp, đảm bảo rằng mọi hoạt động đều hướng đến việc đạt được các kế hoạch và tiêu chuẩn đã đề ra.

Tóm lại, chức năng kiểm soát không chỉ đơn giản là quản lý mà còn là một công cụ quan trọng giúp tổ chức thích nghi và phát triển trong môi trường kinh doanh ngày nay đầy biến động và thay đổi.

3. Mối quan hệ giữa 4 chức năng quản trị trong doanh nghiệp

Những chức năng quản trị không chỉ đơn thuần là những công việc được thực hiện mà chúng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng nên một cơ cấu hoạt động toàn diện và có hệ thống.

Bằng cách phối hợp chặt chẽ và tương tác mật thiết với nhau, các chức năng này không chỉ hỗ trợ mà còn bổ sung lẫn nhau, từ việc hoạch định chiến lược đến tổ chức bộ máy và lãnh đạo, đến việc kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động.

4 chức năng quản trị có mối liên hệ mật thiết với nhau

Quy trình quản trị luôn phải bao gồm đầy đủ 4 bước chức năng để đạt được hiệu quả. Mỗi chức năng trong quản trị đều có sự liên kết mật thiết đến các chức năng còn lại.

• Đầu tiên, hoạch định là bước đầu tiên của quá trình. Tất cả các quy trình trong doanh nghiệp đều cần có hoạch định chiến lược, mục tiêu cụ thể và rõ ràng để công việc đi theo đúng hướng.
• Tiếp theo là chức năng tổ chức trong chức năng quản trị thường diễn ra ngay sau bước hoạch định. Bước này cho thấy cách tổ chức hoạt động doanh nghiệp để đạt được các mục tiêu, chiến lược đã được hoạch định từ trước.
• Chức năng lãnh đạo đóng vai trò quan trọng bằng cách chỉ huy, phối hợp và động viên để thực hiện được những mục tiêu đã hoạch định từ trước.
• Cuối cùng là chức năng kiểm soát, là bước cuối cùng trong quản trị, giúp giám sát và đánh giá các hoạt động đã diễn ra để đảm bảo chúng đang diễn ra theo hướng đã hoạch định.

Nhờ vào vòng lặp của quá trình thực hiện 4 chức năng quản trị là gì này, tổ chức có thể linh hoạt và nhanh chóng thích nghi với môi trường kinh doanh đầy biến động. Đồng thời đảm bảo rằng các mục tiêu chiến lược được thực hiện một cách hiệu quả nhất, đáp ứng được nhu cầu của thị trường và giữ vững sự phát triển và thành công bền vững.

4. Đâu là chức năng quản trị quan trọng nhất?

Mỗi chức năng quản trị đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả của tổ chức. Chức năng hoạch định (Planning) đặt ra kế hoạch và mục tiêu, cung cấp hướng dẫn cho các hoạt động tương lai của tổ chức. Nó giúp xác định đường đi chiến lược và phòng ngừa rủi ro, đảm bảo sự nhất quán và tiến độ trong công việc.

Tuy nhiên, tổ chức (Organizing) cũng vô cùng quan trọng trong chức năng quản trị. Tổ chức là quá trình phân bổ nguồn lực, tài nguyên và thiết lập cấu trúc tổ chức để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Nó bao gồm sắp xếp công việc, phân chia trách nhiệm và thiết lập quan hệ giữa các phòng ban và cá nhân trong tổ chức.

Ngoài ra, thúc đẩy tinh thần và hiệu quả làm việc của nhân viên thì chức năng lãnh đạo (Leading) cũng đóng vai trò quan trọng. Trong chức năng quản trị, lãnh đạo không chỉ đơn thuần là chỉ huy mà còn động viên, định hướng cho nhân viên. Sự lãnh đạo hiệu quả, tài tình của nhà quản trị giúp đảm bảo công việc đúng tiến độ, cũng như tạo một môi trường làm việc tích cực hơn.

Cuối cùng, chức năng kiểm soát cung cấp thông tin phản hồi về hiệu suất thực tế so với các mục tiêu đã đề ra, giúp ban lãnh đạo điều chỉnh kế hoạch và chiến lược kịp thời, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu hiệu quả và bền vững.

Trong tổng thể, quan trọng nhất là sự tương tác và cân bằng giữa các chức năng quản trị. Mỗi chức năng đều có ảnh hưởng và đóng góp riêng biệt vào sự thành công chung của tổ chức. Sự phối hợp hài hòa giữa 4 chức năng quản trị hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát giúp tối ưu hóa nguồn lực, đảm bảo doanh nghiệp luôn hoạt động hướng về mục tiêu chung.

5. Những lưu ý khi áp dụng 04 chức năng quản trị trong doanh nghiệp

Khi áp dụng 4 chức năng quản trị vào trong doanh nghiệp, có một số điều cần lưu ý quan trọng để đảm bảo hiệu quả và thành công trong hoạt động kinh doanh. Dưới đây là các lưu ý cần chú ý:

Hoạch định (Planning):

• Chọn mục tiêu rõ ràng: Xác định và thiết lập mục tiêu cụ thể, rõ ràng và khả thi để định hướng hoạt động của doanh nghiệp.
• Lập kế hoạch chi tiết: Phát triển các kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã đề ra, bao gồm tài nguyên cần thiết, thời gian và bước đi cụ thể.

Tổ chức (Organizing):

• Phân bổ tài nguyên hợp lý: Trong chức năng quản trị, tổ chức đảm bảo sự phân phối hiệu quả của nhân lực, vật chất và tài chính để các hoạt động được thực hiện một cách suôn sẻ.
• Xây dựng cấu trúc tổ chức chặt chẽ: Thiết lập các quy trình, nhiệm vụ và trách nhiệm rõ ràng cho từng phòng ban, bộ phận và cá nhân để có sự phối hợp hiệu quả khi làm việc.

Lãnh đạo (Leading):

• Động viên và truyền cảm hứng: Lãnh đạo bằng sự gương mẫu, động viên nhân viên và khuyến khích họ đạt được mục tiêu cá nhân và tổ chức.
• Thúc đẩy sự phát triển chuyên nghiệp: Hỗ trợ nhân viên phát triển kỹ năng và nâng cao năng lực để đáp ứng các thách thức và cơ hội mới.

Kiểm soát (Controlling):

• Giám sát và đánh giá: Thực hiện theo dõi và đánh giá các hoạt động để đảm bảo chúng đang diễn ra theo kế hoạch và đáp ứng được các tiêu chuẩn đã đặt ra.
• Điều chỉnh và cải tiến: Nếu cần thiết, thực hiện điều chỉnh kế hoạch và hoạt động để giải quyết các vấn đề phát sinh và tối ưu hóa hiệu quả công việc.

Việc sử dụng đồng thời và có kế hoạch các chức năng quản trị giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh khắc nghiệt. Hoạch định cung cấp nền tảng chiến lược, tổ chức tối ưu hóa nguồn lực và lãnh đạo truyền cảm hứng cho nhân viên. Chức năng kiểm soát giúp giám sát và đánh giá hiệu quả công việc, kịp thời phát hiện và có hướng khắc phục vấn đề.

Chức năng quản trị là trụ cột của một tổ chức, đảm bảo sự hài hòa và hiệu quả trong các hoạt động kinh doanh. Với vai trò toàn diện và quan trọng của mình, Đức Tín Group hy vọng bạn áp dụng hiệu quả 4 chức năng quản trị, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh đầy thử thách và cạnh tranh hiện nay.