Onboarding là gì? Quy trình Onboarding hiệu quả cho doanh nghiệp

Onboarding là một khái niệm quan trọng trong các doanh nghiệp hiện đại, đánh dấu sự bắt đầu của một hành trình quan trọng - sự hội nhập nhân sự mới vào tổ chức. Để thực hiện Onboarding thành công, các doanh nghiệp cần có một chiến lược rõ ràng và chặt chẽ, kết hợp sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Vậy để hiểu rõ Onboarding là gì và làm thế nào để triển khai một chương trình Onboarding hiệu quả, hãy cùng theo dõi nội dung bài viết sau đây.

Onboarding là quy trình hội nhập nhân sự mới vào doanh nghiệp

1. Onboarding là gì?

Onboarding là quá trình giúp nhân sự mới hòa nhập vào một tổ chức, doanh nghiệp. Nhân viên mới sẽ được giới thiệu vào công ty, gặp gỡ, làm quen với doanh nghiệp, các thành viên trong nhóm, người hướng dẫn để nhanh chóng bắt kịp công việc. Đây là quá trình đầu tiên mà doanh nghiệp có thể xây dựng lòng tin với nhân viên mới, giúp giữ chân nhân sự tốt hơn.

Sau khi hoàn thành quá trình Onboarding, nhân viên mới sẽ có thêm hiểu biết về công ty, công việc và trách nhiệm của họ. Điều này giúp họ sẽ nhanh chóng hòa nhập, hiệu quả công việc cũng càng được nâng cao, góp phần tích cực vào sự phát triển của doanh nghiệp. 

2. Onboarding process là gì?

Onboarding process là một quá trình bao gồm: Nhân viên hoàn thành quy trình tuyển dụng nhân sự ban đầu; tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, văn hóa, sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp; bước đầu làm quen với các thành viên nhóm, người quản lý; được bàn giao trang thiết bị làm việc, tài khoản đăng nhập vào hệ thống doanh nghiệp.

Onboarding Process sẽ khác nhau từng doanh nghiệp, chủ yếu do không có sự tương đồng về quy mô tuyển dụng và thủ tục làm việc. Đối với một số tổ chức, Onboarding process bao gồm một hoặc hai ngày hoạt động hoặc có thể kéo dài một hoặc nhiều tháng.

Một trong những lý do để nhân sự quyết định có tiếp tục đồng hành và gắn bó với doanh nghiệp đó hay không chính là ấn tượng ngày đầu làm việc. Do đó, Onboarding process được coi là nền móng cho sự gắn kết nhân sự và doanh nghiệp.

3. Điểm khác biệt giữa HR Onboarding và Customer Onboarding

HR Onboarding và Customer Onboarding đều là những quá trình quan trọng trong việc tích hợp người mới vào một tổ chức hay mối quan hệ kinh doanh. Tuy nhiên, mục tiêu, quy trình và phương pháp của chúng có nhiều điểm khác biệt. Cụ thể, dưới đây là sự khác nhau giữa HR Onboarding và Customer Onboarding:

HR Onboarding:

Định nghĩa: HR Onboarding là quá trình giúp nhân viên mới hòa nhập vào tổ chức, hiểu rõ về văn hóa công ty, nhiệm vụ công việc và các quy định cần thiết để bắt đầu làm việc hiệu quả.

Mục tiêu: HR Onboarding giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón và thoải mái, cung cấp các thông tin cần thiết để họ hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ và kỳ vọng. Quy trình này đảm bảo nhân viên mới có đủ thiết bị và tài nguyên để có thể làm việc hiệu quả, đồng thời giúp họ hiểu và đồng ý với văn hóa của công ty.

Customer Onboarding:

Định nghĩa: Customer Onboarding là quá trình hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng mới để họ hiểu rõ cách sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty, tạo niềm tin và mối quan hệ bền vững với khách hàng.

Mục tiêu: Customer Onboarding giúp khách hàng mới hiểu và sử dụng sản phẩm/dịch vụ một cách hiệu quả, tạo ra trải nghiệm tích cực ngay từ đầu để giữ chân khách hàng. Quy trình này đảm bảo khách hàng cảm thấy được hỗ trợ và hài lòng với quyết định của mình, đồng thời tăng cường mối quan hệ giữa khách hàng và công ty, thúc đẩy sự trung thành.

HR Onboarding và Customer Onboarding đều có vai trò quan trọng trong việc tạo dựng mối quan hệ tích cực và bền vững, dù là với nhân viên hay khách hàng. Mặc dù có nhiều điểm khác biệt nhưng cả hai quá trình này đều đảm bảo sự thành công và hài lòng của các bên liên quan.

Về cơ bản, HR Onboarding được coi là quy trình trước của Customer Onboarding. Nghĩa là doanh nghiệp sẽ làm mẫu trước để nhân viên có được trải nghiệm và kiến thức tốt nhất truyền đạt đến khách hàng. Điều này giúp việc chăm sóc khách hàng trở nên tốt hơn, đảm bảo khách hàng không chuyển sang bên đối thủ trong quá trình trải nghiệm dịch vụ.

4. Quy trình Onboarding hiệu quả cho doanh nghiệp

Để triển khai một quy trình Onboarding hiệu quả cho doanh nghiệp, cần phải xây dựng một kế hoạch chi tiết và toàn diện, đảm bảo rằng nhân viên mới được hướng dẫn và hỗ trợ một cách tối ưu từ khi bắt đầu công việc. Dưới đây là các bước cụ thể để tạo ra một quy trình Onboarding hiệu quả:

Giai đoạn đầu tiên của quy trình Onboarding vào doanh nghiệp

Chuẩn bị trước khi nhân viên mới gia nhập

Quy trình Onboarding bắt đầu từ khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc. Mục tiêu của giai đoạn này là giúp ứng viên hiểu rõ hơn về công ty, văn hóa doanh nghiệp và vai trò của họ trong tổ chức, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho một mối quan hệ lao động hiệu quả và bền vững.

Các hoạt động mà doanh nghiệp nên chuẩn bị trong giai đoạn trước khi nhân viên mới nhận việc là bao gồm:

Gửi email chào mừng:

Bước đầu tiên quan trọng là gửi email chào mừng cùng thông tin chi tiết về công ty. Email tạo ấn tượng đầu tiên, cung cấp một cái nhìn tổng quan về công ty, giúp ứng viên chuẩn bị tâm lý và vật chất cho những ngày làm việc đầu tiên.

Chuẩn bị các thủ tục hành chính:

Hợp đồng lao động, thẻ nhân viên và các giấy tờ liên quan khác là các thủ tục hành chính cần thiết cho nhân viên mới. Phòng nhân sự cần chuẩn bị và hoàn tất các thủ tục này trước ngày làm việc đầu tiên của nhân viên mới để đảm bảo sự suôn sẻ khi nhân viên làm việc.

Cung cấp thông tin về công việc:

Nhân viên mới cần được cung cấp thông tin chi tiết về công việc, bao gồm nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu cụ thể. Thông tin này có thể được trình bày dưới dạng tài liệu hoặc qua các buổi giới thiệu trực tiếp. Hiểu rõ những gì được mong đợi từ mình, nhân viên mới sẽ tự tin hơn và có sự chuẩn bị tốt hơn cho ngày làm việc đầu tiên.

Nhân viên mới thường có một số vấn đề thực tế hàng ngày như vị trí gửi xe và quy định trang phục. Hãy giải đáp đầy đủ những vấn đề này có thể giúp họ cảm thấy yên tâm và chuẩn bị tốt hơn. Sự chú trọng vào chi tiết nhỏ này cũng giúp nhân viên mới cảm nhận được sự quan tâm và hỗ trợ từ phía công ty.

Bằng cách chuẩn bị giai đoạn trước ngày đầu tiên nhân viên mới đi làm này giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón, nhận thấy bản thân thật sự có giá trị. Điều này tạo thiện cảm lớn ngay từ những ngày đầu tiên.

Ngày đầu tiên nhân viên làm việc

Trong quy trình chào đón nhân viên mới vào ngày làm việc đầu tiên là giai đoạn thứ hai. Trong giai đoạn này, nhân viên mới vẫn còn xa lạ với môi trường làm việc, các đồng nghiệp và cách thức thực hiện công việc hàng ngày. Do đó, việc cung cấp định hướng là cực kỳ quan trọng để giúp họ nhanh chóng thích nghi và bắt đầu làm việc một cách hiệu quả.

Các hoạt động cần thực hiện trong ngày đầu tiên nhân viên làm việc:

Phòng nhân sự:

Phòng nhân sự có trách nhiệm đón tiếp và giới thiệu nhân viên mới đến các phòng ban khác. Họ sẽ cung cấp thông tin về lịch sử và quá trình phát triển của công ty, sơ đồ tổ chức và giới thiệu nội quy công ty. Ngoài ra, phòng nhân sự cũng phải thu thập đầy đủ các giấy tờ hồ sơ theo quy định của công ty để đảm bảo quy trình tuyển dụng được thực hiện chính xác.

Giới thiệu, chào đón nhân viên ngày đầu đến nhận việc

Người quản lý:

Người quản lý trực tiếp giới thiệu nhân viên mới với thành viên trong nhóm, cùng chia sẻ các tiêu chuẩn công việc và kỳ vọng. Đây là cơ hội để nhân viên mới làm quen và xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp, đồng thời nhận được sự hỗ trợ ban đầu để họ cảm thấy thoải mái và tự tin hơn.

Bạn đồng hành:

Một nhân viên kỳ cựu trong nhóm sẽ được chỉ định làm bạn đồng hành của nhân viên mới. Người này sẽ giúp đỡ nhân viên mới trong những ngày đầu tiên, trả lời các câu hỏi hàng ngày và giúp họ hiểu rõ hơn về cách thức làm việc tại công ty. Điều này tạo cảm giác an toàn và tự tin cho nhân viên mới.

Ngày đầu tiên làm việc là cơ hội vàng để doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp, quan tâm và hỗ trợ dành cho nhân viên mới. Bằng cách thực hiện đầy đủ và chu đáo các hoạt động định hướng, công ty giúp nhân viên mới sớm thích nghi, tạo mối quan hệ lao động bền vững.

Thực hiện đào tạo nhân viên trong thời gian thử việc

Giai đoạn đào tạo chính là yếu tố then chốt trong quy trình Onboarding, đảm bảo nhân viên mới có thể nắm vững được kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt công việc.

Các hoạt động cần thực hiện trong chương trình đào tạo giai đoạn này là:

Kiến thức về sản phẩm doanh nghiệp:

Nhân viên mới cần được trang bị đầy đủ kiến thức về sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty, bao gồm các tính năng, lợi ích và đối tượng khách hàng mục tiêu. Điều này giúp họ hiểu rõ cách thức để phục vụ khách hàng được tốt nhất.

Hiểu về quy trình vận hành của doanh nghiệp:

Nhân viên mới phải nắm vững được quy trình vận hành của doanh nghiệp, ví dụ như quy trình bán hàng, chăm sóc khách hàng hay quy trình sản xuất. Sự hiểu biết này giúp nhân viên tiếp quản và thực hiện công việc mới một cách nhất quán.

Cách sử dụng công cụ và phần mềm trong công việc:

Đào tạo về cách sử dụng các công cụ và phần mềm cần thiết là rất quan trọng. Nhân viên mới cần được hướng dẫn chi tiết về cách thao tác trên các hệ thống công nghệ mà họ sẽ sử dụng hàng ngày để hoàn thành nhiệm vụ.

Bổ sung các kỹ năng mềm cần thiết cho công việc:

Bên cạnh kiến thức chuyên môn, các kỹ năng mềm như giao tiếp, làm việc nhóm, và giải quyết vấn đề cũng cần được rèn luyện. Những kỹ năng này giúp nhân viên mới thích nghi nhanh chóng với môi trường làm việc và làm việc hiệu quả hơn.

Giai đoạn đào tạo quan trọng, giúp nhân viên mới sớm có thể phát huy tối đa năng lực của mình. Doanh nghiệp cần đầu tư thời gian và nguồn lực cho giai đoạn này để đảm bảo rằng nhân viên mới có thể bắt đầu công việc một cách tự tin và hiệu quả.

Chuyển sang nhân viên chính thức

Giai đoạn cuối cùng của quy trình Onboarding là bước chuyển đổi từ vai trò nhân viên thử việc sang nhân viên chính thức. Thông thường, giai đoạn này kéo dài từ 2 đến 6 tháng, tùy thuộc vào vị trí và yêu cầu của từng doanh nghiệp.

Nhân sự mới cần được hỗ trợ để đạt được mục tiêu

Trong giai đoạn chuyển sang nhân viên chính thức, các hoạt động nên thực hiện bao gồm:

Cung cấp các cơ hội học hỏi và phát triển

Đây là thời điểm quan trọng để nhân viên mới phát triển thêm các kỹ năng và kiến thức cần thiết. Doanh nghiệp nên tạo điều kiện cho nhân viên tham gia vào các khóa đào tạo, hội thảo và dự án mới. Những cơ hội học hỏi này giúp họ không chỉ nâng cao năng lực cá nhân mà còn mở rộng mạng lưới chuyên môn, tăng cường sự tự tin và khả năng đóng góp cho tổ chức.

Hỗ trợ nhân viên mới

Trong giai đoạn này, nhân viên mới có thể vẫn gặp phải một số khó khăn trong công việc hàng ngày. Vì vậy, nhà quản lý cần hỗ trợ nhân viên mới, giúp họ tư vấn và định hướng cách giải quyết các vấn đề phát sinh để hoàn thành công việc hiệu quả.

Đánh giá hiệu suất công việc

Những đánh giá hiệu suất trong giai đoạn thử việc giúp xác định điểm mạnh, điểm yếu, từ đó đưa ra các kế hoạch phát triển phù hợp. Việc phản hồi kịp thời và xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng sẽ giúp nhân viên hiểu rõ những kỳ vọng của công ty và biết được mình cần cải thiện những gì để tiến xa hơn trong sự nghiệp.

Giai đoạn kết thúc của quy trình Onboarding là một cột mốc quan trọng trong sự nghiệp của nhân viên mới, đánh dấu bước chuyển từ vai trò thử việc sang vai trò nhân viên chính thức. Bằng cách cung cấp các cơ hội học hỏi và phát triển, giúp nhân viên mới phát huy năng lực, giảm tỷ lệ nghỉ việc nên sẽ đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp

5. Lợi ích khi triển khai Onboarding là gì?

Onboarding là một hoạt động quan trọng mang lại nhiều lợi ích cho cả nhân viên mới và công ty. Dưới đây là phân tích chi tiết các lợi ích khi triển khai Onboarding:

Lợi ích thực hiện Onboarding với nhân viên mới:

Cảm giác được chào đón:

Một quy trình Onboarding tốt giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón và thoải mái ngay từ ngày đầu tiên. Điều này giúp họ giảm bớt lo lắng và dễ dàng hòa nhập vào môi trường làm việc mới.

Hiểu rõ vai trò bản thân và kỳ vọng:

Onboarding cung cấp các thông tin cần thiết về vai trò, nhiệm vụ và kỳ vọng từ công ty. Nhân viên mới sẽ hiểu rõ những gì họ cần làm và mục tiêu họ cần đạt được, giúp họ định hướng công việc một cách hiệu quả.

Cung cấp thiết bị và tư liệu làm việc:

Nhân viên mới được cung cấp các công cụ và tài nguyên cần thiết để làm việc hiệu quả, bao gồm phần mềm, tài liệu hướng dẫn và thiết bị làm việc. Điều này giúp họ nhanh chóng bắt nhịp với công việc mới.

Hiểu và đồng thuận với văn hóa công ty:

Onboarding giúp nhân viên mới hiểu và đồng thuận với văn hóa và giá trị của công ty. Khi nhân viên mới cảm thấy mình là một phần của tổ chức, họ sẽ dễ dàng hòa nhập và làm việc theo những chuẩn mực chung.

Lợi ích thực hiện Onboarding cho doanh nghiệp:

Giữ chân nhân viên:

Một quy trình Onboarding hiệu quả giúp xây dựng mối quan hệ tốt giữa nhân viên mới và doanh nghiệp, tạo ra sự gắn kết lâu dài và lòng trung thành. Nhân viên cảm thấy bản thân mình có giá trị và được đánh giá cao sẽ có xu hướng gắn bó với công ty lâu dài.

Onboarding hiệu quả giúp giữ chân nhân tài cho doanh nghiệp

Cải thiện hiệu suất làm việc:

Onboarding giúp nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt được các quy trình và nhiệm vụ công việc, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc. Khi mức độ công việc đạt hiệu quả ngay từ đầu thì doanh nghiệp sẽ đạt được mục tiêu kinh doanh nhanh hơn.

Giảm tỷ lệ nghỉ việc:

Một chương trình chào đón nhân viên tốt giúp giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên mới. Khi công ty bày tỏ được sự coi trọng với nhân viên thì khả năng nghỉ việc của họ sẽ ít đi, giúp công ty tiết kiệm được thời gian và cả chi phí cho việc tuyển dụng lại.

Đảm bảo quy trình làm việc đồng nhất:

Hoạt động Onboarding giúp nhân viên mới nắm rõ quy trình và tiêu chuẩn làm việc của công ty. Điều này, đảm bảo sự đồng nhất và nhất quán trong cách thức làm việc. Từ đó, giúp công ty duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả và chất lượng.

Lợi ích thực hiện Onboarding trong dài hạn:

Phát triển nhân tài nội bộ:

Onboarding hiệu quả giúp phát hiện và phát triển nhân tài nội bộ, tạo điều kiện cho nhân viên mới phát triển sự nghiệp lâu dài tại công ty. Khi nhân viên có cơ hội phát triển và thăng tiến, họ sẽ gắn bó hơn với tổ chức.

Duy trì một văn hóa doanh nghiệp:

Onboarding giúp củng cố văn hóa doanh nghiệp bằng cách giới thiệu và nhấn mạnh các giá trị cốt lõi của công ty ngay từ đầu. Một văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ sẽ thu hút và giữ chân nhân tài, đồng thời thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.

Tăng cường khả năng cạnh tranh:

Một quy trình Onboarding chuyên nghiệp và hiệu quả giúp công ty xây dựng hình ảnh thương hiệu tốt trong mắt nhân viên và ứng viên tiềm năng. Điều này tăng cường khả năng cạnh tranh của công ty trong việc thu hút và giữ chân nhân tài.

Tóm lại, triển khai chương trình Onboarding giúp cho cả nhân viên mới và công ty đạt nhiều lợi ích quan trọng. Bao gồm tạo ra môi trường làm việc tích cực, nâng cao hiệu suất, đến việc xây dựng đội ngũ nhân viên gắn kết và trung thành. Đầu tư vào một chương trình Onboarding chất lượng sẽ giúp công ty phát triển bền vững và đạt được thành công lâu dài trong việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực.

6. Bí quyết giúp doanh nghiệp Onboarding hiệu quả

Như vậy qua những nội dung trên có thể nắm rõ Onboarding là gì, đây chính là cả một quá trình, không chỉ dừng lại ở việc giới thiệu nhân viên hay những đầu công việc phải làm. Vì thế, các chuyên gia về nhân sự sẽ gợi ý một số cách để giúp doanh nghiệp bạn thực hiện Onboarding hiệu quả hơn:

Dùng nhiều hình thức để đón nhân viên mới

Để có thể giúp tạo ra một ấn tượng tốt ban đầu với nhân viên mới, cần phương pháp Onboarding độc đáo và sáng tạo. Ví dụ như tặng quà, chuẩn bị chút đồ ăn vặt, chơi trò chơi hay tạo cơ hội để nhân viên mới thể hiện bản thân như ca hát,... cũng là một số cách thức gây ấn tượng mạnh mẽ.

Đa dạng hình thức Onboarding chào đón nhân viên ngày đầu nhận việc

Tạo trải nghiệm Onboarding cá nhân hóa

Thay vì tất cả nhân viên cùng áp dụng chung một quy trình Onboarding thì doanh nghiệp nên tạo ra những trải nghiệm Onboarding cá nhân hóa, phù hợp với vị trí công việc và nhu cầu của từng nhân viên mới. Điều này sẽ giúp nhân viên mới cảm nhận được quan tâm và hỗ trợ tốt hơn.

Có kế hoạch đào tạo bài bản

Trong quá trình Onboarding, đào tạo nhân viên là một phần rất quan trọng. Vì thế, doanh nghiệp nên cung cấp các khóa đào tạo bài bản cho nhân viên mới, giúp họ hiểu rõ về công việc và kỹ năng cần thiết để làm việc được tốt nhất. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tạo cơ hội để nhân viên mới thực hành các kiến thức và kỹ năng đã học.

Xây dựng kế hoạch, lộ trình phát triển rõ ràng

Một lộ trình tương lai rõ ràng có thể cung cấp một cái nhìn tổng quan về bước phát triển và cơ hội thăng tiến trong công việc. Điều này giúp cho nhân viên mới có thể biết được những kiến thức và kỹ năng mà họ cần phát triển để đạt được mục tiêu nghề nghiệp. Một hướng đi rõ ràng, có cơ hội phát triển tại doanh nghiệp thì nhân viên sẽ có động lực và cam kết gắn bó với doanh nghiệp hơn.

Lưu ý rằng, lộ trình tương lai cần được xây dựng các mốc thời gian và mục tiêu cụ thể và chi tiết. Doanh nghiệp cũng cần thường xuyên cập nhật lộ trình này để phù hợp với sự thay đổi của công ty và nhu cầu của nhân viên.

Khuyến khích nhân viên mới chủ động tham gia

Không chỉ là việc doanh nghiệp cung cấp những thông tin và đào tạo cho nhân viên mới, doanh nghiệp cũng nên khuyến khích sự chủ động tham gia của nhân viên mới vào quá trình Onboarding, giúp nhân viên đưa ra ý kiến thắc mắc để hiểu rõ hơn về công ty và vị trí công việc của mình.

Như vậy qua những thông tin Đức Tín Group chia sẻ trên, Onboarding không chỉ đơn giản là một loạt các hoạt động chào đón nhân viên mới mà còn là nền tảng để xây dựng mối quan hệ, đào tạo và phát triển nhân viên. Đầu tư chính xác và kỹ lưỡng vào quy trình Onboarding giúp doanh nghiệp đạt được sự phát triển ổn định và thu hút nhân tài tiềm năng cho sự nghiệp trong tương lai.