Payroll là gì? Hướng dẫn cách tính Payroll hiệu quả và chính xác nhất

Payroll là một thuật ngữ quen thuộc trong giới kinh doanh, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về khái niệm và tầm quan trọng của nó. Khi nghe đến “Payroll”, nhiều người chỉ nghĩ đến việc trả lương cho nhân viên, nhưng thực tế thì đây là một hệ thống bao gồm nhiều quy trình nhằm đảm bảo trả lương đúng hạn, đúng số tiền cho tất cả mọi người trong công ty dựa trên tuân thủ các quy định pháp luật. Để hiểu chi tiết, đầy đủ hơn về Payroll, hãy theo dõi nội dung có trong bài viết dưới đây.

Payroll chỉ bảng tính lương - một phần không thể thiếu trong doanh nghiệp

1. Định nghĩa Payroll là gì?

Payroll trong tiếng Việt là một thuật ngữ được sử dụng để chỉ bảng lương hoặc tổng số tiền mà một doanh nghiệp phải chi trả cho tất cả nhân viên theo đúng cam kết dựa trên hợp đồng lao động đã thỏa thuận.

Như vậy, bạn đã nắm được payroll là gì, khi nhìn vào bảng tính lương hàng tháng của doanh nghiệp bạn sẽ biết được danh sách nhân viên nhận lương bao gồm những ai và những khoản thu nhập, chi phí liên quan tới tiền lương của mỗi nhân viên.

2. Một Payroll đầy đủ thường gồm những gì?

Một bảng Payroll đầy đủ, chính xác và theo đúng quy định cần cung cấp đầy đủ những thông tin quan trọng sau đây:

- Danh sách toàn bộ nhân viên làm việc của doanh nghiệp và các thông tin liên quan.

- Thông tin về tổng số ngày làm việc, số ngày nghỉ có phép, không phép, số giờ tăng ca, số giờ đi làm đêm…

- Mức lương cơ bản theo tháng, theo ngày, lương làm thêm giờ và các khoản thu nhập khác như trợ cấp, phụ cấp, chuyên cần, thưởng doanh KPI, thưởng lễ, Tết của nhân viên,…

- Khoản khấu trừ vào lương như bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, lương tạm ứng, các khoản phạt, bồi thường,…

3. Chức năng của Payroll trong doanh nghiệp?

Payroll là bảng tính lương nhân viên được sử dụng ở hầu hết mọi doanh nghiệp tại Việt Nam nói riêng và ở toàn thế giới nói chung. Payroll được đánh giá là một công cụ có ý nghĩa vô cùng quan trọng góp phần trong sự phát triển của doanh nghiệp. Cụ thể hơn, chức năng Payroll trong một doanh nghiệp như sau:

Tính toán lương và khấu trừ

Công ty sẽ tiến hành tính lương dựa trên hợp đồng lao động và những chính sách của công ty căn cứ vào định biên nhân sự. Sau đó, các khoản khấu trừ như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và những khoản vay hoặc ứng trước sẽ được áp dụng.

Quản lý dữ liệu nhân viên

Một phần quan trọng trong hệ thống Payroll của doanh nghiệp cũng chính là quản lý dữ liệu nhân viên. Điều này bao gồm lưu trữ thông tin cá nhân như tên, tuổi, địa chỉ, số điện thoại, email, tình trạng hôn nhân và số căn cước công dân. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải theo dõi lịch sử làm việc của nhân viên, bao gồm vị trí công việc, thời gian làm việc và nghỉ phép của nhân viên.

Quản lý phúc lợi và chế độ đãi ngộ

Quản lý các phúc lợi và chế độ đãi ngộ cũng là một chức năng quan trọng của hệ thống Payroll. Điều này bao gồm cung cấp các gói bảo hiểm sức khỏe và các phúc lợi khác như thưởng lễ, quà tặng,... Đồng thời, dựa trên hiệu suất kết quả làm việc, xem xét thưởng thành tích, thưởng sáng kiến, tăng lương,... Các chương trình phúc lợi này không chỉ giúp cải thiện đời sống và sức khỏe của nhân viên mà còn tạo động lực làm việc và giữ chân nhân viên lâu dài, giảm tỷ lệ nghỉ việc.

Tuân thủ pháp luật và quy định

Một trong những chức năng quan trọng của một hệ thống Payroll chính là đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về thuế, bảo hiểm xã hội và các quy định lao động khác. Tuân thủ các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những vấn đề pháp lý mà còn tạo điều kiện làm việc tốt hơn, đảm bảo sự hài lòng của nhân viên.

Lập báo cáo chi phí của doanh nghiệp

Chức năng Payroll là cơ sở để tạo ra các báo cáo tài chính về lương, bao gồm các báo cáo được tổng hợp hàng tháng, hàng quý và hàng năm. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý được chi phí lương hiệu quả nhất. Báo cáo giúp doanh nghiệp chuẩn bị và nộp các báo cáo thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội và các khoản khấu trừ khác đúng hạn.

Phân tích những dữ liệu để đưa ra quyết định

Payroll cung cấp dữ liệu quan trọng cho việc phân tích và đưa ra quyết định trong doanh nghiệp. Phân tích chi phí nhân sự này giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác được chi phí lương và phúc lợi để tối ưu hóa ngân sách. Đồng thời cũng dựa vào Payroll để lập kế hoạch tài chính và dự báo ngân sách, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính hiệu quả.

Kết luận: Các chức năng của Payroll trong doanh nghiệp không chỉ giúp quản lý lương và phúc lợi hiệu quả mà còn đóng góp quan trọng vào sự phát triển và duy trì nguồn nhân lực chất lượng. Việc thực hiện tốt các chức năng này sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tuân thủ theo đúng pháp luật và tạo điều kiện làm việc tốt hơn cho nhân viên.

4. Các căn cứ để có cách tính Payroll hiệu quả cho doanh nghiệp

Sau khi đã nắm rõ Payroll là gì cũng như những chức năng của Payroll trong doanh nghiệp, để xây dựng được một bảng lương hoàn thiện cần dựa trên những yếu tố sau đây:

Lương tối thiểu vùng

Kể từ 1.7.2022 mức lương tối thiểu vùng chính thức được thay đổi

Mức lương tối thiểu vùng là dữ liệu cần thiết để hình thành nên bảng lương chuẩn xác tại bất kỳ một doanh nghiệp nào. Theo Nghị định 38/2022/NĐ-CP từ ngày 01/01/2024 đến 30/6/2024, mức lương tối thiểu vùng được áp dụng là:

• Lương tối thiểu vùng 1 là 4.680.000 đồng/tháng; 22.500 đồng/giờ.
• Lương tối thiểu vùng 2 là 4.160.000 đồng/tháng; 20.000 đồng/giờ.
• Lương tối thiểu vùng 3 là 3.640.000 đồng/tháng; 17.500 đồng/giờ.
• Lương tối thiểu vùng 4 là 3.250.000 đồng/tháng. 15.600 đồng/giờ.

Các doanh nghiệp sẽ căn cứ dựa vào mức lương tối thiểu vùng để điều chỉnh mức lương phù hợp với từng vị trí công việc dựa trên tình hình tài chính của công ty và đảm bảo tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật.

Lương bình quân trên thị trường

Hầu hết mọi doanh nghiệp đều xây dựng mức lương thực tế chi trả cho người lao động cao hơn mức lương tối thiểu vùng. Thông thường, mức lương này được thỏa thuận giữa hai bên là người lao động và người sử dụng lao động. Dựa vào kinh nghiệm, năng lực và yêu cầu của từng vị trí tuyển dụng và mặt bằng mức lương trung bình của vị trí này trên thị trường lao động.

Quy định các khoản trích theo lương

Các khoản trích theo lương bắt buộc đảm bảo mọi quyền lợi cho người lao động 

Theo quy định, các khoản trích theo lương bắt buộc gồm có BHXH, BHYT, BHTN và kinh phí công đoàn với số tiền là 34% của tổng lương. Trong đó, người lao động phải chịu 10,5% số lương và doanh nghiệp hay còn gọi là người sử dụng lao động phải chi 23,5% số lương.

Ngoài những khoản nêu trên thì doanh nghiệp phải đảm bảo cung cấp đầy đủ các quyền lợi khác theo từng vị trí công tác như: Tiền lương, trợ cấp, phụ cấp phù hợp từng cấp bậc, vị trí và ngành nghề. Điều này đảm bảo mọi quyền lợi cho người lao động và giúp doanh nghiệp trong việc thu hút và giữ chân nhân tài.

Quy chế lương

Quy chế lương trong doanh nghiệp được quy định dưới dạng văn bản, bao gồm những vấn đề liên quan đến lương và các khoản chi trả cho người lao động. Mục tiêu là để giảm thiểu các tranh chấp có thể phát sinh trong nội bộ của doanh nghiệp.

Nội quy về quy chế lương được hình thành và hoàn thiện song song với quá trình phát triển của doanh nghiệp. Dù có sự khác biệt thì tất cả các quy chế lương đều bao gồm những nội dung cơ bản sau:

• Tên chức danh
• Quy định về tiền lương, thưởng cho từng cấp bậc và vị trí
• Thưởng doanh số KPI
• Công thức tính lương
• Mục khấu trừ như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp...
• Các vấn đề khác liên quan tới phúc lợi và đãi ngộ của nhân viên.

Bảng chấm công

Bảng chấm công là một dữ liệu vô cùng quan trọng khi lên bảng tính lương. Nó cung cấp đầy đủ các thông tin về số ngày làm việc thực tế của nhân viên, số giờ làm, số ngày nghỉ có phép, không phép, số ngày đi công tác (nếu có),… Bảng chấm công giúp cho quá trình tính lương được chính xác hơn.

Bảng chấm công là căn cứ để tính bảng lương hàng tháng

5. Các bước tính Payroll cụ thể và hiệu quả

Quản lý Payroll là một quy trình đầy phức tạp và đòi hỏi sự chính xác cao, không chỉ đảm bảo nhân viên được trả lương đúng hạn và đúng mức, mà còn để phải tuân thủ các quy định pháp luật và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. Để thực hiện điều này một cách hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần tuân thủ một loạt các bước cụ thể và chặt chẽ sau: 

Bước 1: Thu thập dữ liệu

Quá trình thu thập dữ liệu là bước đầu tiên và quan trọng nhất để tính Payroll hiệu quả. Dữ liệu cần thu thập bao gồm thông tin sau:

- Giờ làm việc: Ghi nhận giờ vào, giờ ra, số giờ làm thêm việc và thời gian nghỉ.

- Phụ cấp và thưởng: Bao gồm những khoản phụ cấp như phụ cấp ăn trưa, xăng xe, nhà ở và các khoản thưởng theo hiệu suất và doanh số.

- Nghỉ phép: Theo dõi số ngày nghỉ phép có lương, nghỉ thai sản và các loại nghỉ khác.

- Khấu trừ: Thu thập thông tin về những khoản cần khấu trừ như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các khoản ứng trước.

Mục tiêu: Đảm bảo rằng tất cả thông tin dữ liệu cần thiết được thu thập phải đầy đủ và chính xác để quá trình tính toán lương diễn ra một cách chính xác.

Bước 2: Tính toán phần lương và các khoản bị khấu trừ

Sau khi dữ liệu được thu thập, bước tiếp theo chính là tính toán lương và những khoản bị khấu trừ. Đây là giai đoạn quan trọng để đảm bảo nhân viên nhận được đúng mức lương và tuân thủ các quy định về khấu trừ. Cụ thể:

- Tính lương cơ bản: Căn cứ dựa trên hợp đồng lao động và chính sách của công ty.

- Phụ cấp và thưởng: Cộng các khoản phụ cấp và thưởng vào cùng mức lương cơ bản.

- Khấu trừ: Áp dụng những khoản khấu trừ như thuế bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thu nhập cá nhân và các khoản ứng trước.

- Lương thực nhận: Tổng lương cơ bản + khoản phụ cấp + thưởng - (các khoản bị khấu trừ).

Mục tiêu: Đảm bảo việc tính toán lương chính xác, phản ánh đúng năng lực của nhân viên và tuân thủ các quy định của pháp luật về tiền lương.

Bước 3: Kiểm tra và xác nhận

Sau khi tính toán lương và khấu trừ, cần kiểm tra lại toàn bộ quá trình này để đảm bảo không có vấn đề sai sót, tránh những sai lầm có thể gây ra tranh chấp giữa hai bên là người lao động và người sử dụng lao động. Cụ thể, quy trình kiểm tra và xác nhận bao gồm những bước sau:

- Kiểm tra lại dữ liệu: Đảm bảo rằng mọi các số liệu trong bảng tính lương như thời gian làm việc, mức lương cơ bản, khoản phụ cấp,... đều là chính xác.

- Xác nhận với quản lý: Trình bày các kết quả tính toán lương cho bộ phận quản lý hoặc phòng nhân sự để xác nhận, nhằm đảm bảo rằng mọi tính toán đều đúng và nhận được sự đồng ý của các cấp quản lý liên quan.

- Sửa chữa sai sót: Nếu trong quá trình kiểm tra phát hiện sai sót, cần tiến hành chỉnh sửa ngay. Những sai sót này có thể là lỗi nhập liệu, sai lệch khi tính thời gian làm việc hoặc khoản thưởng và khấu trừ chưa được chính xác.

Mục tiêu: Bước kiểm tra và xác nhận đảm bảo không để xảy ra bất cứ sai sót nào trong quá trình tính lương, thông tin chính xác và đáng tin cậy, xây dựng niềm tin của nhân viên đối với doanh nghiệp và tránh xảy ra các tranh chấp không đáng có.

Bước 4: Lập báo cáo và lưu trữ

Trong quy trình tính Payroll, bước cuối cùng là lập báo cáo và lưu trữ thông tin. Báo cáo lương này giúp cho doanh nghiệp nắm được tổng quan về chi phí lương cho nhân viên và tuân thủ những yêu cầu pháp lý. Cụ thể:

- Lập báo cáo lương: Báo cáo tổng hợp về lương, chi phí bảo hiểm, thuế thu nhập và các khoản khấu trừ.

- Báo cáo thuế: Chuẩn bị những báo cáo thuế liên quan để nộp cho cơ quan chức năng.

- Lưu trữ thông tin: Lưu trữ tất cả các dữ liệu và báo cáo lương theo đúng quy định của công ty và pháp luật để có thể truy xuất khi cần.

Mục tiêu: Tạo ra các báo cáo chính xác và lưu trữ thông tin an toàn, giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp lý và có dữ liệu để phân tích và cải thiện quy trình tính toán lương.

Kết luận: Quy trình tính Payroll hiệu quả sẽ bao gồm bốn bước chính: Thu thập dữ liệu, tính toán phần lương và khấu trừ, kiểm tra và xác nhận và lập báo cáo - lưu trữ. Mỗi một bước trong quy trình tính Payroll đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ theo đúng pháp luật trong quy trình trả lương của doanh nghiệp.

6. Giải pháp giúp doanh nghiệp tạo ra một Payroll chuẩn xác

Để đảm bảo việc tạo ra một hệ thống Payroll chuẩn xác và hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra, doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng một số giải pháp cụ thể được gợi ý dưới đây nhằm nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong quy trình tính lương:

Giải pháp payroll (quản lý tiền lương) hiệu quả cho doanh nghiệp

Đào tạo nhân viên phụ trách tính Payroll

Để tính Payroll được chính xác thì nhân viên phụ trách cần được đào tạo bài bản và chuyên sâu về các quy định pháp luật liên quan đến thuế thu nhập, bảo hiểm xã hội và những khoản khấu trừ khác. Sự hiểu biết và kỹ năng chuyên môn sẽ giúp họ xử lý các tình huống phức tạp và đảm bảo tính chính xác.

Thiết lập quy trình kiểm tra và đối chiếu

Để đảm bảo tính chính xác trong một Payroll thì doanh nghiệp cần có một quy trình kiểm tra và đối chiếu dữ liệu một cách định kỳ. Việc này giúp phát hiện và khắc phục kịp thời những sai sót trong quá trình tính lương.

Cập nhật các quy định pháp luật liên tục

Các quy định về thuế và bảo hiểm có thể thay đổi theo thời gian. Doanh nghiệp cần cập nhật kịp thời những thay đổi này để đảm bảo việc tính Payroll tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

Tạo ra quy trình trả lương cố định

Việc thiết lập quy trình cố định cho tất cả các khâu trong một quy trình Payroll rõ ràng, chuyên nghiệp như thời gian nhập liệu, kiểm tra và thời điểm phát lương sẽ giúp đảm bảo mọi việc được diễn ra theo đúng tiến độ và hạn chế tình trạng bị lộn xộn.

Tìm kiếm tự tư vấn từ chuyên gia

Nếu cơ chế trả lương của doanh nghiệp còn nhiều điểm chưa khả quan và hiệu quả thì bạn nên tham khảo sự tư vấn từ các chuyên gia. Những chuyên gia về Payroll là người có trình độ kiến thức chuyên môn sâu nên họ sẽ đưa cho bạn những lời khuyên hữu hiệu để xây dựng thành công chính sách tiền lương hữu hiệu. Giúp bạn quản lý Payroll của doanh nghiệp đúng đắn nhất.

Sử dụng dịch vụ bên ngoài

Nếu trường hợp doanh nghiệp không có đủ nguồn lực hoặc chuyên môn nội bộ, việc thuê dịch vụ Payroll từ các công ty chuyên nghiệp là một lựa chọn hợp lý. Các dịch vụ này thường có hệ thống và quy trình tiêu chuẩn, giúp đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật.

Doanh nghiệp của bạn nếu kết hợp những giải pháp được tư vấn trên sẽ xây dựng được một hệ thống Payroll vô cùng hiệu quả và chính xác. Điều này góp phần quan trọng vào việc quản lý tài chính được tốt hơn, cũng như tạo ra môi trường làm việc đáng tin cậy cho toàn bộ nhân viên.

Payroll không chỉ là một công cụ quản lý lương bổng hiệu quả mà còn là một yếu tố quan trọng để duy trì sự hài lòng và gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp. Một hệ thống Payroll chính xác giúp tối ưu hóa được quy trình quản lý nhân sự, giảm thiểu những rủi ro. Hy vọng rằng, qua bài viết này Đức Tín Group đã giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về tầm quan trọng của Payroll và cách thức để triển khai một hệ thống tính lương hiệu quả trong tổ chức của mình.