Tìm hiểu định biên nhân sự là gì và những thông tin cần biết

Tìm hiểu định biên nhân sự là gì sẽ giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc và đảm bảo nguồn lực nhân sự được sử dụng hiệu quả. Bằng cách xác định đúng số lượng nhân sự, doanh nghiệp có thể xây dựng một đội ngũ phù hợp, đáp ứng tốt yêu cầu công việc và chiến lược phát triển. Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, định biên nhân sự chính yếu tố then chốt để duy trì và nâng cao năng lực cạnh tranh của tổ chức.

1. Tìm hiểu định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự là gì, đây là quá trình xác định và phân bổ số lượng nhân viên để thực hiện các nhiệm vụ, công việc trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm việc phân tích khối lượng công việc, xác định nhu cầu nhân sự và điều chỉnh số lượng nhân viên sao cho phù hợp với các yêu cầu công việc và mục tiêu của tổ chức.

Khái niệm định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự là gì, quá trình này cần có sự phối hợp giữa phòng kế toán và phòng nhân sự. Phòng kế toán chịu trách nhiệm thông báo chi phí nhân sự của toàn doanh nghiệp, từ đó đề xuất các điều chỉnh về lương thưởng và tối ưu hóa chi tiêu để đạt được lợi nhuận cao nhất. Phòng nhân sự theo dõi sát sao các nhiệm vụ mà nhân sự trong toàn doanh nghiệp đang thực hiện, đảm bảo rằng năng lực của từng nhân viên đáp ứng yêu cầu doanh nghiệp.

Sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kế toán và phòng nhân sự trong định biên nhân sự giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và điều chỉnh kịp thời, góp phần nâng cao hiệu quả và hiệu suất làm việc của toàn bộ tổ chức.

2. Vai trò quan trọng của định biên nhân sự

Tầm quan trọng của định biên nhân sự là gì - yếu tố quan trọng trong quản lý nguồn nhân lực, giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hiệu quả. Nó đảm bảo các bộ phận hoạt động hài hòa, tăng năng suất và xây dựng kế hoạch kinh doanh phát triển dài hạn. Đồng thời, vai trò của định biên nhân sự là gì mang lại sự rõ ràng trong vai trò và trách nhiệm, tạo điều kiện cho sự phát triển nghề nghiệp của từng cá nhân.

2.1. Đối với các tổ chức, doanh nghiệp

Tối ưu hóa nguồn lực

Định biên nhân sự giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực, đảm bảo rằng không có quá nhiều hoặc quá ít nhân viên so với nhu cầu công việc. Điều này giúp tối ưu hóa chi phí, nâng cao năng suất lao động và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Đảm bảo hoạt động liên tục

Với định biên nhân sự hợp lý, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng tất cả các bộ phận và phòng ban có đủ nhân lực để duy trì hoạt động một cách liên tục và hiệu quả. Điều này cũng giúp giảm thiểu rủi ro gián đoạn do thiếu hụt nhân lực.

Cải thiện quản lý nhân sự

Quá trình định biên nhân sự cung cấp cơ sở dữ liệu quan trọng giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác về tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên. Điều này cũng giúp doanh nghiệp có kế hoạch nhân sự dài hạn, đáp ứng tốt hơn nhu cầu kinh doanh trong tương lai.

Nâng cao chất lượng dịch vụ

Khi có đủ nhân lực và nhân viên được phân bổ hợp lý, doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ chất lượng cao hơn, đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách hàng và đối tác, từ đó cải thiện uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp.

2.2. Đối với người lao động

Đảm bảo công việc ổn định

Vai trò quan trọng của định biên nhân sự là gì giúp nhân viên có công việc ổn định, không phải lo lắng về việc bị sa thải do thừa nhân lực hoặc làm việc quá tải do thiếu nhân lực. Điều này tạo ra môi trường làm việc an toàn và ổn định hơn.

Tăng cơ hội phát triển

Với một kế hoạch định biên rõ ràng, nhân viên có thể dễ dàng nhìn thấy cơ hội phát triển nghề nghiệp của mình. Họ có thể được đề bạt, thăng tiến hoặc chuyển đổi vị trí công việc phù hợp với năng lực và sở thích cá nhân.

Nâng cao hiệu quả làm việc

Khi số lượng nhân viên được phân bổ hợp lý, mỗi người sẽ có khối lượng công việc vừa phải, giúp họ làm việc hiệu quả hơn và giảm stress. Điều này cũng góp phần nâng cao sự hài lòng và động lực làm việc của nhân viên.

Phát triển kỹ năng và năng lực

Định biên nhân sự là gì thường đi kèm với các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên. Nhờ đó, người lao động có cơ hội phát triển kỹ năng, nghiệp vụ, mở rộng thêm kiến thức và cải thiện năng lực làm việc của mình, từ đó đóng góp nhiều hơn cho sự phát triển doanh nghiệp.

3. Cách tính định biên nhân sự

Hướng dẫn cách tính định biên nhân sự là gì để đảm bảo hiệu quả

Để tính định biên nhân sự là gì cần công thức nào? Doanh nghiệp có thể áp dụng theo một vài nguyên tắc chung để ước tính được số lượng nhân viên cần thiết cho mỗi ca/ngày làm việc. Dưới đây là một ví dụ cụ thể hướng dẫn cách tính định biên nhân sự cho một cửa hàng:

Trước tiên, nên xác định thời gian làm việc hàng ngày: Giả sử cửa hàng mở cửa 7 tiếng mỗi ngày, kể cả ngày Chủ nhật và các ngày lễ tết. Thời gian mở cửa này được tính là một ca làm việc.

Tiếp theo, tính toán số ngày nghỉ của nhân viên: Theo Luật Lao động, mỗi nhân viên được nghỉ tổng cộng 88 ngày một năm, bao gồm 52 ngày chủ nhật, có 12 ngày phép năm và nhân sự được nghỉ bù cho các ngày lễ Tết tổng cộng là 24 ngày. Do đó, trong một năm thì số ngày làm việc của một nhân viên là: 365 ngày - 88 ngày = 277 ngày.

Sau đó, tính toán hệ số bù trừ nhân sự: Để đảm bảo có đủ nhân viên cho mỗi ca làm việc thường ngày trong suốt cả một năm thì để biết số lượng nhân viên cần thiết bằng cách lấy tổng số ngày trong năm chia cho tổng số ngày làm việc thực tế của một nhân viên. Ví dụ, 365 ngày chia 277 ngày làm việc = 1.32 (thường được gọi là hệ số).

Cách tính định biên nhân sự là gì: Để tính số nhân viên cần tuyển áp dụng công thức sau đây: N x C x 1.32

Trong đó:

• N: Số lượng nhân viên cho một ca làm việc.
• C: Số ca làm việc của cửa hàng mỗi ngày.
• 1.32: Hệ số bù trừ nhân sự.

4. Các bước xây dựng kế hoạch định biên nhân sự là gì?

Xây dựng định biên nhân sự là gì hiệu quả với 5 bước

4.1. Dự báo các nhu cầu về nguồn nhân lực

Trong bước này, doanh nghiệp cần dự đoán nhu cầu về nhân lực trong tương lai dựa trên các yếu tố như mục tiêu, chiến lược và quy mô kinh doanh của công ty. Điều này bao gồm việc xem xét sự thay đổi trong môi trường kinh doanh và công nghệ, dự báo về tăng trưởng hoặc suy giảm của thị trường, cùng với các dự án mới hoặc mở rộng kinh doanh. Việc dự báo này giúp doanh nghiệp xác định được số lượng và chất lượng nhân sự cần thiết.

Ngoài ra, việc dự báo còn phải cân nhắc đến các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, như xu hướng phát triển của ngành, các chính sách lao động và tình hình kinh tế vĩ mô. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp chuẩn bị nguồn lực phù hợp mà còn giúp họ phản ứng kịp thời với những biến động của thị trường, duy trì sự phát triển bền vững.

4.2. Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Ở bước tính định biên nhân sự là gì này, doanh nghiệp cần đánh giá nguồn nhân lực hiện tại để xác định số lượng và chất lượng của nhân sự hiện có, những kỹ năng, năng lực và trình độ của nhân viên. Phân tích này cũng bao gồm việc xem xét cơ cấu tuổi tác, giới tính và thâm niên công tác của nhân viên, nhằm hiểu rõ hơn về đặc điểm và tiềm năng của lực lượng lao động hiện tại.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần đánh giá định biên nhân sự là gì thông qua tình trạng nghỉ việc và thay thế nhân viên, để nhận diện các vấn đề tiềm ẩn và lên kế hoạch xử lý kịp thời. Việc phân tích thực trạng nguồn nhân lực hiện tại của doanh nghiệp một cách chi tiết và toàn diện để có cái nhìn rõ ràng về nguồn nhân lực hiện tại, từ đó làm cơ sở cho các quyết định chiến lược tiếp theo.

4.3. Quyết định xét tăng hoặc giảm nhân sự

Dựa trên kết quả từ 2 bước trên, doanh nghiệp xem xét và đưa ra quyết định có cần tuyển dụng nhân sự mới hay không, nếu có thì số lượng cần tuyển là bao nhiêu và cụ thể ở vị trí nào. Quyết định này phải được cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo sự cân đối giữa nhu cầu kinh doanh và khả năng nguồn lực hiện có, tránh tình trạng thiếu hoặc thừa nhân sự.

Nếu cần giảm bớt nhân sự, doanh nghiệp cũng phải xác định cách thức thực hiện sao cho không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Điều này có thể bao gồm việc tái cơ cấu tổ chức, đào tạo lại hoặc điều chuyển nhân sự. Quyết định này không chỉ dựa vào các con số mà còn phải xem xét đến yếu tố con người, đảm bảo sự hài hòa và hiệu quả trong tổ chức.

4.4. Lập kế hoạch thực hiện chi tiết

Sau khi có quyết định về việc tăng hoặc giảm nhân sự, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch chi tiết và khả quan, xác định thời gian, lộ trình và nguồn lực cần thiết để thực hiện kế hoạch. Kế hoạch này bao gồm các hoạt động cụ thể như tuyển dụng, đào tạo, tái cơ cấu nhân sự và phân công trách nhiệm cho các bộ phận và cá nhân liên quan.

Việc lập kế hoạch định biên nhân sự là gì chi tiết đảm bảo các bước được diễn ra mạch lạc và hiệu quả, tránh những sai sót và lãng phí không cần thiết. Đồng thời, kế hoạch cần có sự linh hoạt để điều chỉnh kịp thời khi gặp phải các tình huống phát sinh, đảm bảo thành thành các mục tiêu đã vạch ra đúng hạn và đạt được kết quả như mong đợi.

4.5. Đánh giá việc thực hiện kế hoạch cụ thể

Cuối cùng, doanh nghiệp cần theo dõi và đánh giá việc thực hiện kế hoạch, đo lường hiệu quả của các biện pháp đã thực hiện. Điều này bao gồm việc sử dụng các chỉ số và tiêu chí đánh giá cụ thể, nhằm phát hiện các vấn đề phát sinh và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết. 

Việc đánh giá này cũng xác định tác động của kế hoạch định biên nhân sự là gì đến hoạt động kinh doanh và sự phát triển chung của doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có thể rút ra những bài học kinh nghiệm, điều chỉnh chiến lược nhân sự phù hợp trong tương lai, và đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả.

5. Nguyên tắc khi định biên nhân viên

Tuân thủ 3 nguyên tắc định biên nhân sự là gì giúp bạn quản lý nhân sự hiệu quả 

Để quá trình định biên nhân sự được chính xác và hiệu quả, doanh nghiệp nên áp dụng theo đúng những nguyên tắc sau đây:

5. 1. Nguyên tắc 1: Về tỷ lệ tương quan

Nguyên tắc về sự tương quan này nhấn mạnh cần căn cứ vào doanh doanh của công ty để định biên nhân sự.. Điều này đảm bảo nhiệm vụ được thực hiện hiệu quả mà không gây quá tải hoặc lãng phí nguồn lực. Xác định đúng tương quan giúp duy trì sự cân bằng chi phí. Nhấn mạnh rằng các yếu tố dưới đây:
Tỷ lệ tăng/ giảm nhân sự so với năm trước tương ứng với tỷ lệ tăng giảm mức doanh thu của năm trước. Ví dụ như nếu doanh thu của doanh nghiệp tăng 30% thì định biên nhân sự có thể tăng thêm 20%.

• Tương quan giữa nhóm nhân sự quản lý và nhóm nhân viên, giữa nhóm nhân sự trực tiếp và nhóm nhân sự gián tiếp .
• Tỷ lệ tương quan về mức chi phí để chi trả cho các nhóm nhân sự: Nhóm quản lý và nhóm nhân viên, nhóm trực tiếp và nhóm gián tiếp.

5.2. Nguyên tắc 2: Về định mức lao động

Nguyên tắc 2 trong định biên nhân sự là gì chính là định mức lao động. Có thể hiểu đây chính là một khoảng thời gian nhất định hoặc quy định thời gian cần để hoàn thành một công việc hay sản phẩm thì một người lao động có thể hoàn thành được bao nhiêu công việc hoặc có thể làm ra được bao nhiêu sản phẩm. Cụ thể, định mức lao động chính là một quy chuẩn về chất lượng và số lượng công việc mà một nhân sự cần hoàn thành.

Mục đích của việc xây dựng định mức lao động là bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên là người lao động và người sử dụng lao động. Đây là căn cứ để nhân sự hoàn thành công việc hay các chỉ tiêu để đánh giá năng lực và xem xét liên quan đến chế độ lương thưởng.

Định mức lao động được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau tùy thuộc vào từng ngành nghề khác nhau:

• Định mức lao động theo khối lượng thường áp dụng cho khối nhân viên kinh doanh. Ví dụ: 40 sản phẩm/ca/người, phục vụ 15 khách hàng/ngày/nhân viên.
• Định mức lao động theo chi tiêu hiệu suất, thường được áp dụng cho bộ phận kinh doanh, căn cứ vào doanh thu với số lượng khách hàng. Ví dụ như 100 triệu tương ứng với 10 khách hàng.
• Định mức lao động theo thao tác nghiệp vụ hoặc khối lượng công việc. Ví dụ như cần thiết lập 30 giao dịch/ngày.

5.3. Nguyên tắc 3: Về tần suất và thời lượng công việc

Nguyên tắc về tần suất và thời lượng công việc nhấn mạnh việc xác định rõ ràng thời gian và tần suất thực hiện các nhiệm vụ công việc. Điều này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch làm việc hiệu quả, tránh tình trạng làm việc quá tải hoặc không đủ công việc cho nhân viên. Việc quản lý tốt tần suất và thời lượng công việc cũng góp phần nâng cao năng suất lao động.

Các căn cứ định biên nhân sự là gì, phụ thuộc vào nguyên tắc về tần suất và thời lượng cũng là căn cứ để doanh nghiệp đưa ra điều chỉnh thích hợp để cân bằng những nhóm nhân viên đồng cấp, đề mức payroll, KPI và những phúc lợi hợp lý.

Bên cạnh đó, tần suất và thời lượng công việc hợp lý đảm bảo rằng nhân viên có đủ thời gian nghỉ ngơi và phục hồi, giảm nguy cơ bị căng thẳng và mệt mỏi. Điều này không chỉ cải thiện sức khỏe và tinh thần của nhân viên mà còn tăng cường sự cam kết và hài lòng trong công việc. Qua đó, doanh nghiệp duy trì được đội ngũ nhân sự khỏe mạnh và năng động, góp phần vào sự phát triển bền vững chung của doanh nghiệp.

Ví dụ một nhân viên tại vị trí kế toán chi phí, cần tuân thủ nguyên tắc về tần suất và thời lượng như sau:

• Kiểm tra 100 hóa đơn chứng từ /ngày.
• Lập các báo cáo thu chi cuối mỗi tháng, mỗi quý, mỗi năm.

6. Những lưu ý quan trọng khi tính định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự là căn cứ quan trọng để trong hoạch định nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Do vậy, những lưu ý tính định biên nhân sự là gì để đảm bảo chính xác thì doanh nghiệp nên quan tâm đến những điểm sau đây:

Định biên nhân sự cần xác định thực trạng nhân sự cụ thể 

6.1. Định biên nhân sự là gì căn cứ theo số liệu cụ thể

Doanh nghiệp cần xác định các thông số thực tế như số lượng nhân viên cần tuyển mới, tỷ lệ nghỉ việc, số nhân viên còn thiếu ở các bộ phận, và mức tăng trưởng doanh thu. Những yếu tố này giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về nhu cầu nhân sự cụ thể và đưa ra quyết định tuyển dụng hợp lý.

6.2. Xem xét các yếu tố tác động

Các yếu tố như thị trường lao động, thị trường ngành nghề, chiến lược nhân sự và chiến lược kinh doanh có thể ảnh hưởng đến kế hoạch định biên nhân sự là gì. Nhà quản trị cần chú ý và phân tích kỹ lưỡng những tác động từ mọi yếu tố này để đảm bảo việc định biên nhân sự được hiệu quả và chính xác.

6.3. Thực hiện thường xuyên

Quá trình hoạt động của doanh nghiệp luôn phát sinh những nhu cầu mới và có thể thay đổi mô hình hoạt động. Do đó, định biên nhân sự phải được cập nhật và điều chỉnh kịp thời để đáp ứng các nhu cầu thay đổi và duy trì sự linh hoạt trong quản lý nhân sự.

Định biên nhân sự là gì, qua bài viết trên của Đức Tín Group đã cho thấy đây là một công cụ hữu ích và quan trọng giúp doanh nghiệp xác định và sử dụng nguồn lực nhân sự một cách hiệu quả. Việc thực hiện quy trình này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc mà còn đảm bảo rằng doanh nghiệp có một đội ngũ nhân viên phù hợp đáp ứng được mục tiêu chiến lược.