Hóa đơn điện tử là gì? Tổng hợp 6 thông tin doanh nghiệp phải biết khi sử dụng HĐĐT

Trước kia hóa đơn thường xuất hiện dưới dạng giấy. Tuy nhiên, kể từ ngày 01/07/2022 nhà nước nước yêu cầu bắt buộc chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Vậy hóa đơn điện tử là gì, các quy định của pháp luật liên quan đến HĐĐT như thế nào? Cùng Đức Tín Group cập nhật những thông tin mới nhất về HĐĐT trong bài viết dưới đây.

Hóa đơn điện tử là gì?

Khái niệm hóa đơn điện tử là gì đã được quy định rõ ràng trong Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính. Theo đó, hóa đơn điện tử được hiểu là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý dựa trên các phương tiện điện tử. Thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống, HĐĐT được lưu trữ và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức, đảm bảo an toàn, bảo mật và tính pháp lý theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử là gì - Công cụ hỗ trợ tiện lợi, an toàn và bảo mật hơn

Các loại hóa đơn điện tử đang được lưu hành hiện nay

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bạn có thể hiểu được hóa đơn điện tử là gì và các loại HĐĐT hiện nay. Cụ thể, nhà nước đang phát hành 2 dạng HĐĐT là loại không có mã và có mã của cơ quan thuế nhà nước.

• Hóa đơn điện tử có mã: Là dạng hóa đơn được cơ quan nhà nước cấp mã số và được quản lý trực tiếp bởi cơ quan thuế. Mã số hóa đơn do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra, đảm bảo tính duy nhất và xác thực của nội dung trong hóa đơn 
• Hóa đơn điện tử không có mã: Đây là dạng hóa đơn mà doanh nghiệp từ tạo lập, quản lý mà không cần xin cấp mã số từ cơ quan thuế.

Cách sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định

Để sử dụng hóa đơn điện tử đúng theo quy định của nhà nước, người bán cần hiểu rõ hóa đơn điện tử là gì và hoàn thiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử và gửi cho cơ quan thuế (Gồm các giấy tờ sau: Quyết định áp dụng HĐĐT, mẫu khởi tạo HĐĐT, lập thông báo phát hành HĐ dự theo TT số 32/2011/TT-BTC). Người bán có thể gửi bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử qua cổng thông tin của cơ quan thuế.

Sau khi hoàn thiện thủ tục đăng ký, người bán có thể sử dụng hóa đơn điện tử với ba bước đơn giản sau:

Bước 1: Lập thông tin hóa đơn điện tử

Người bán hàng có thể khởi tạo hóa đơn điện tử. Cách lập hóa đơn điện tử là gì? Dưới đây là 2 cách chính:

• Lập hóa đơn thông qua hệ thống phần mềm lập hoá đơn có sẵn của người bán (Các doanh nghiệp mạnh, lớn có hệ thống phần mềm kế toán).
• Lập hóa đơn thông qua hệ thống lập hoá đơn điện tử của các tổ chức trung gian cung cấp các giải pháp hóa đơn điện tử (Thường gặp tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ).

Bước 2: Gửi hóa đơn điện tử cho người mua hàng hóa/ dịch vụ

Sau khi đã tạo lập và hoàn thiện hóa đơn điện tử, người bán sẽ gửi hóa đơn điện tử cho người mua thông qua phần mềm có sẵn hoặc thông qua các hệ thống trung gian.

Mẫu hóa đơn điện tử sau khi xuất

Xem thêm:

• Truyền thông nội bộ là gì? Quy trình truyền thông nội bộ hiệu quả
• Đánh giá ưu nhược điểm khi thành lập công ty với số vốn nhỏ

Bước 3: Xử lý đối với các trường hợp hóa đơn sai sót

Việc sử dụng hóa đơn điện tử vẫn sẽ có xảy ra các sai sót trong quá trình làm việc, vậy các sai sót khi dùng hóa đơn điện tử là gì? Hiện nay thường có hai trường hợp chính như sau:

Trường hợp 1: Người bán đã gửi hóa đơn cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, dịch vụ mà phát hiện ra sai sót trong hóa đơn điện tử sẽ được xử lý như sau:

Hai bên cùng ngồi lại, thỏa thuận hủy hóa đơn sai và hóa đơn chỉ được hủy khi có sự đồng ý của cả hai bên và được công nhận hủy khi hóa đơn được người  bán hủy công thông tin điện tử hoặc trên phần mềm kế  toán. Hệ thống sẽ lưu trữ thông tin về hóa đơn đã hủy và người bán có thể tra cứu lại khi cần thiết.

Trường hợp 2: Người bán đã gửi hóa đơn cho người mua, hàng hóa, dịch vụ đều đã được giao và cung ứng đủ. Cả người bán và người mua đều đã thực hiện kê khai thuế sau đó phát hiện sai sót. Vậy cách xử lý trường hợp hóa đơn điện tử là gì? Cụ thể:

• Hai bên cùng tiến hành lập văn bản ghi rõ thông tin sai sót trên hóa đơn điện tử (số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng,…) và nội dung sẽ điều chỉnh trong hóa đơn . Lưu ý, văn bản cần đó đủ chữ ký điện tử của cả hai bên.
• Người bán sẽ tạo một hóa đơn mới dựa trên thỏa thuận của cả hai  bên. 
• Sau khi đã xuất hóa đơn, người bán và người mua thực hiện kê khai thuế điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

Hóa đơn điện tử sai và được điều chỉnh theo quy định của pháp luật 

Ưu nhược điểm của hóa đơn điện tử là gì so với hóa đơn giấy truyền thống

Cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử đều có mục đích sử dụng là ghi nhận thông tin bán hàng và cung cấp dịch vụ của các tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên sự ra đời và thay thế của hóa đơn điện tử đã đem đến nhiều ưu điểm vượt trội. Vậy ưu điểm của hóa đơn điện tử là gì?

Ưu nhược điểm với người bán

Trong thời đại số hóa ngày nay, hóa đơn điện tử đang dần thay thế hóa đơn giấy truyền thống, mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp, những ưu điểm từ hóa đơn điện tử là gì, cụ thể:

• Tiết kiệm tối đa thời gian và công sức: Với hóa đơn điện tử, bạn có thể tiết kiệm tới 70% thời gian trong quá trình phát hành. Không còn cảnh ghi chép thủ công, đánh máy, ký tên và đóng dấu tốn kém thời gian.
• Loại bỏ chi phí vận chuyển: Tiết kiệm tới 80% chi phí cho mỗi hóa đơn nhờ việc gửi trực tiếp qua hệ thống, thay vì phải vận chuyển bản giấy đến tay khách hàng.
• Thích hợp cho những doanh nghiệp nhiều chi nhánh: Hóa đơn điện tử trên hệ thống trung tâm  cho phép quản lý tập trung toàn bộ hoạt động hóa đơn của các chi nhánh trực thuộc, giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát và điều hành.
• Bảo mật thông tin tốt, dễ dàng truy xuất: HĐĐT được lưu trữ trên hệ thống quá các phương tiện điện từ nên giảm nguy cơ nhàu nát, thất lạc như hóa đơn giấy. Bên cạnh đó, nếu sau này cần kiểm tra đối chiếu hóa đơn cũng dễ dàng tìm kiếm, truy xuất hơn, tiết kiệm thời gian, công sức hơn. 
• Hạn chế sai sót và giảm nguy  cơ giả mạo: Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giảm thiểu rủi ro sai lệch thông tin do nhập liệu thủ công. Ngoài ra, qua hệ thống quản lý trực tuyến, cũng sẽ hạn chế tình trạng làm giả hóa đơn hay in ấn trùng lặp, đảm bảo tính xác thực của tài liệu.
• Tăng tính chuyên nghiệp, linh hoạt của doanh nghiệp: Việc sử dụng hóa đơn điện tử cho thấy doanh nghiệp đang bắt kịp xu hướng công nghệ hiện đại. Khách hàng và đối tác sẽ cảm thấy an tâm hơn khi làm việc với doanh nghiệp có hệ thống quản lý tài chính minh bạch và bảo mật.

Vậy ngoài những ưu điểm trên, HĐĐT còn có những hạn chế, Vậy nhược điểm của hóa đơn điện tử là gì?

• Doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống cơ sở hạ tầng như máy tính, mạng, máy tính để triển khai hệ thống.
• Đội ngũ kế toán, nhân viên bán hàng cần có hiểu biết về công nghệ
• Thời gian đầu doanh nghiệp cần bỏ ra một khoản chi phí lớn để đầu từ phần mềm, các thiết bị, máy tính. 

Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tiền bạc 

Ưu nhược điểm với người mua/ người tiêu dùng

Đối với người  tiêu dùng việc hiểu và biết cách sử dụng của hóa đơn điện tử là gì sẽ giúp mang lại nhiều ưu điểm như:

• Dễ dàng tra cứu, đối chiếu thông tin: Hóa đơn được công khai trên hệ thống tra cứu của cơ quan thuế, vì vậy người mua hoàn toàn có thể tự tra cứu thông qua mã số xác định hóa đơn hoặc QR.
• An toàn và bảo mật hơn: Hóa đơn điện tử được ký tên điện tử bằng Chứng thư số, đảm bảo tính an toàn và bảo mật cho thông tin. Việc lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống điện tử của cơ quan thuế giúp giảm thiểu nguy cơ mất mát, hỏng hóc hay bị làm giả mạo.

Ưu nhược điểm đối với cơ quan thuế

Ưu điểm cho cơ quan thuế khi sử dụng hóa đơn điện tử là gì?

• Nâng cao hiệu quả quản lý thuế: Hóa đơn điện tử giúp tự động hóa việc thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu hóa đơn, giúp cơ quan thuế tiết kiệm thời gian và nhân lực. Việc kiểm tra tính chính xác và hợp lệ của hóa đơn điện tử được thực hiện tự động, giúp giảm thiểu nguy cơ gian lận thuế.
• Giảm thiểu chi phí: Hóa đơn điện tử giúp giảm chi phí cho việc in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn giấy.
• Đảm bảo tính minh bạch của thông tin: Các HĐĐT đều được lưu trữ trên hệ thống lưu trữ của cơ quan thuế và cả người mua, người bán đều có thể tra cứu, theo dõi nên giúp gia  tăng hiệu quả giảm sát, tránh việc gian lận thuế.

Các quy định của pháp luật về việc sử dụng hóa đơn điện tử

Hiểu hóa đơn điện tử là gì là điều quan trong nhưng sử dụng HĐĐT như thế nào theo đúng quy định pháp luật thì không phải ai cũng biết. Dưới đây  là những thông tin người đọc cần nắm vững để hạn chế những sai sót trong quá trình áp dụng.

Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022

Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là gì? Theo nghị định 123/2020/NĐ-CP được ban hành ngày 19-10-2021 và Thông tư hướng dẫn 78-2021-TT-BTC ban hành ngày 17-9-2021 đã nêu rõ quy định về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện từ trên toàn quốc. 

Theo đó,  trước ngày 1/7/2022 các hóa đơn điện tử chỉ áp dụng với những cơ sở kinh doanh được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi. Còn sau ngày 1/7/2022, bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc. Trừ một số trường hợp của các đơn vị (doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân) đang kinh doanh trên địa bàn khu vực có điều kiện kinh tế khó khăn, đặc biệt khó khăn, khó thực hiện các giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có phần mềm kế toán hỗ trợ,...

Hóa đơn điện tử là gì? - HĐ ĐT thay thế hóa đơn giấy từ ngày 01/07/2022

Hình thức của hóa đơn điện tử là gì theo quy định pháp luật 

Hình thức của hóa đơn điện tử là gì? Theo quy định của pháp luật hóa đơn điện tử đúng là hóa đơn đáp ứng được tất cả các yêu cầu về tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Quyết định 1450/QĐ-TCT. Ngoài ra, một hóa đơn được tính là hợp pháp và có thể ban hành thì phải đáp ứng được yêu cầu hình thức, nội dung sau (theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

1. Thông tin chung về hóa đơn:

• Tên hóa đơn: Hóa đơn điện tử (HĐĐT)
• Ký hiệu hóa đơn: Theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính
• Ký hiệu mẫu: Theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính
• Số thứ tự hóa đơn: Số thứ tự liên tục, đảm bảo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian

2. Thông tin về người bán trong hóa đơn điện tử là gì?

• Tên: Tên đầy đủ của tổ chức, doanh nghiệp theo đăng ký kinh doanh
• Địa chỉ: Địa chỉ trụ sở chính của tổ chức, doanh nghiệp theo đăng ký kinh doanh
• Mã số thuế: Mã số thuế do cơ quan thuế cấp cho tổ chức, doanh nghiệp

3. Thông tin về người mua:

• Tên: Tên đầy đủ của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ
• Địa chỉ: Địa chỉ của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ
• Mã số thuế: Mã số thuế của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (nếu có)

4. Thông tin về hàng hóa, dịch vụ:

• Tên hàng hóa, dịch vụ: Mô tả chi tiết tên hàng hóa, dịch vụ được mua bán
• Đơn vị tính: Đơn vị tính sử dụng để đo lường số lượng hàng hóa, dịch vụ
• Số lượng: Số lượng hàng hóa, dịch vụ được mua bán
• Đơn giá: Giá bán của một đơn vị hàng hóa, dịch vụ (chưa bao gồm thuế GTGT)
• Thành tiền: Tổng số tiền thanh toán của đơn hàng

5. Thông tin về thuế giá trị gia tăng (GTGT):

• Thuế suất thuế GTGT: Mức thuế GTGT áp dụng cho hàng hóa, dịch vụ (ví dụ: 10%, 5%)
• Tiền thuế GTGT: Số tiền thuế GTGT cần thanh toán (tính theo thành tiền nhân thuế suất thuế GTGT)

6. Thông tin thanh toán:

• Tổng số tiền thanh toán: Tổng số tiền cần thanh toán cho toàn bộ hàng hóa, dịch vụ (bao gồm thành tiền và tiền thuế GTGT)
• Hình thức thanh toán: Hình thức thanh toán được sử dụng (ví dụ: tiền mặt, chuyển khoản, thẻ ATM...)

7. Thông tin khác:

• Chữ ký số điện tử của người bán: Chữ ký số hợp lệ của người bán theo quy định của pháp luật
• Ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn: Ngày tháng năm lập hóa đơn và ngày tháng năm gửi hóa đơn cho người mua
• Chữ ký số điện tử của người mua (nếu có): Chữ ký số hợp lệ của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán theo quy định của pháp luật

Lưu ý:

• HĐĐT được viết bằng tiếng Việt.
• Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài, chữ nước ngoài phải được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
• Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên từ 0 đến 9.
• Dấu chấm (.) được đặt sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ: dấu phẩy (,) được đặt sau chữ số hàng đơn vị. 

Mẫu hóa đơn điện tử đúng theo quy định của pháp luật 

Điều kiện để các tổ chức/ doanh nghiệp lập HĐĐT 

Điều kiện để các tổ chức/ doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử là gì? Người bán cần đáp ứng các điều kiện sau để được lập HĐĐT  (Theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC):

• Tư cách pháp lý: Là tổ chức kinh tế có giao dịch điện tử với cơ quan thuế hoặc ngân hàng.
• Hạ tầng kỹ thuật: Có địa điểm, mạng và thiết bị đáp ứng yêu cầu xử lý hóa đơn điện tử.
• Nhân sự: Đội ngũ có trình độ phù hợp để thực hiện các quy trình liên quan.
• Chữ ký điện tử: Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật
• Phần mềm tích hợp: Có hệ thống phần mềm kế toán, bán hàng tự đồng chuyển đổi dữ liệu đơn hàng.
• Quản lý dữ liệu: Có quy trình, hệ thống sao lưu, khôi phục và lưu trữ đạt chuẩn, đảm bảo an toàn thông tin

Hướng dẫn đăng ký chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử

Những thắc mắc thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là loại hóa đơn nào?

Như khái niệm hóa đơn điện tử là gì phía trên, có thể hiểu hóa đơn điện tử có mã xác thực là loại hóa đơn do cơ quan thuế cấp mã xác thực và có số hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC). Số hóa đơn xác  thực là chuỗi ký tự được mã hóa, do Tổng cục Thuế cung cấp.

Đối với hóa đơn có mã xác thực, khi xuất hóa đơn người bán cần phải có chữ ký điện từ trên hóa đơn khi cơ quan cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Với HĐĐT này  người bán sẽ giảm được công đoạn lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế.

Người mua có thể nhận HĐĐT bằng cách nào?

Hiểu hóa đơn điện tử là gì, bạn sẽ hiểu rằng người mua khi muốn nhận HĐĐT, có thể yêu cầu người bán gửi hóa đơn điện tử trực tiếp qua Email hoặc SMS. 

Trường hợp hóa đơn không cần chữ ký số trên HĐĐT

Dựa trên Khoản 7, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP hóa đơn điện tử không cần chữ ký số nếu là ,một trong các trường hợp sau:

• Các hóa đơn phát theo từng lần của cơ quan thuế.
• Các hóa đơn bán hàng thường được cấp tại các cửa hàng, các trung tâm thương mại, siêu thị,...
• Hóa đơn điện tử cho các loại vé xe, tàu, máy bay, thẻ, tem. Phiếu.
• Các chứng từ, hóa đơn được xuất qua Website, hệ thống thương mại về dịch vụ vận tải hàng không

Làm thế nào để kiểm tra hóa đơn điện tử đã hợp lệ chưa?

Để xác định xem hóa đơn điện tử của bạn đã hợp lệ chưa bạn có thể tra cứu cứu trên website của hệ thống hóa đơn điện điện tử của tổng cục thuế TCT. Để kiểm tra, bạn thực hiện ba bước sau:

• Bước 1: Nhấp theo đường link của Hệ thống Hóa Đơn Điện Tử Quốc Gia.
• Bước 2: Nhập các thông tin liên quan đến mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu, số lượng hóa đơn, tổng tổng tiền thuế, tổng tiền cần thanh toán, nhập mã captcha rồi nhấn vào mục “ tìm kiếm”

Sự khác nhau giữa kế khai giấy và kế khai hóa đơn điện tử là gì?

Việc kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử không có sự khác biệt so với hóa đơn giấy. Thậm chí sử dụng hóa đơn điện từ còn tiện lời, hiệu quả và nhanh chóng hơn.

Hóa đơn điện tử có sai sót khi đơn hàng chưa hoàn thành/dịch vụ chưa được thực hiện, và người mua, người bán chưa kê khai thuế thì có thể xử lý như thế nào?

Trong trường hợp này, người bán và người mua sẽ thỏa thuận xóa bỏ hóa đơn sai. Sau đó người bán sẽ thực hiện lập một HĐĐT mới thay thế thế cho hóa đơn sai.

Lưu ý, hóa đơn thay thế phải được ghi kèm dòng chữ “ hóa đơn thay thế hóa đơn số… ký hiệu, gửi ngày/tháng/năm) và hóa đơn đã xóa bỏ sẽ vẫn được lưu trữ để đối chứng sau này.

Hóa đơn điện tử đã phát hành, hàng hóa đã được giao thành công, dịch vụ đã hoàn tất, cả hai bên đều kê khai thuế, nhưng sau đó phát hiện sai sót thì xử lý như thế nào?

Với trường hợp này, người bán và người mua sẽ cùng nhau viết thỏa thuận ghi rõ sai sót và thông tin điều chỉnh có chữ ký của hai bên. Sau đó bên bán sẽ lập HĐĐT điều chỉnh sai sót đó, ghi rõ các điều chỉnh trong thỏa thuận.

Dựa vào hóa đơn đã điều chỉnh, hai bên sẽ thực hiện kê khai theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn điện tử.

Với hóa đơn điện tử, nếu hàng hóa trong quá trình giao hàng cần chứng minh nguồn gốc với lực lượng chức năng thì làm như thế nào?

Để đảm bảo quá trình vận chuyển, lưu thông hàng hóa, người bán cần chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để bên vận chuyển cầm trên đường. Các lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì?

• Đảm bảo nội dung hóa đơn giấy trùng khớp với hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn giấy cần có chữ “ Hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”
• Hóa đơn có đầy đủ chữ ký, con dấu, họ tên của người bán và người chuyển đổi hóa đơn

Bài viết trên Đức Tín Group đã giải đáp toàn bộ những vấn đề xoay quanh câu hỏi “Hóa đơn điện tử là gì?”. Hy vọng rằng với những thông tin mới nhất về các quy định của HĐĐT, bạn đọc giải đáp được những vấn đề xoay  quanh loại giấy tờ này và biết cách sử dụng thông minh, hiệu quả.