Six Sigma là gì? Quy trình áp dụng Six Sigma đầy đủ trong doanh nghiệp

Six Sigma là một hệ thống quản lý chất lượng được nhiều doanh nghiệp đang áp dụng rộng rãi hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ nguyên lý cơ bản của phương pháp này và quy trình áp dụng nó trong thực tế doanh nghiệp. Bài viết sau đây, Đức Tín Group sẽ cung cấp đầy đủ thông tin hữu ích và chi tiết nhất về Six Sigma, giúp bạn nắm vững và áp dụng hiệu quả phương pháp này trong tổ chức doanh nghiệp.

1. Six Sigma là gì?

Khái niệm về Six Sigma

Six Sigma là một phương pháp quản lý chất lượng nhằm cải thiện quy trình sản xuất và hoạt động kinh doanh bằng cách giảm thiểu sự biến động, loại bỏ sai sót và khuyết tật. Six Sigma là gì, nó hướng đến việc đạt được chất lượng cao bằng cách sử dụng những công cụ thống kê để phân tích và cải tiến quy trình hoạt động của các tổ chức doanh nghiệp.

Six Sigma là gì - phương pháp đo đường và quản lý hiệu suất trong quy trình sản xuất

Lịch sử hình thành và sự phát triển của Six Sigma

Six Sigma có nguồn gốc bắt đầu từ một khái niệm về tiêu chuẩn đo lường của một nhà toán học người Đức Carl Friedrich Gauss (1777-1855). Đến sau này khi một kỹ sư cơ khí của tập đoàn Motorola - Bill Smith áp dụng và tổng hợp những chỉ tiêu đo lường, đó là “Six Sigma”. Sau này phương pháp Six Sigma đăng ký thương hiệu cấp liên bang của Motorola. Cụ thể, lịch sử hình thành của phương pháp Six Sigma như sau:

Vào những năm 1980, Motorola cũng giống như nhiều tập đoàn của Mỹ và châu Âu khác, đối mặt với sự cạnh tranh mạnh mẽ từ các đối thủ Nhật Bản, đặc biệt về chất lượng sản phẩm. Lúc này, hầu hết các công ty Mỹ, bao gồm cả Motorola, thường cho rằng sản phẩm chất lượng cao đòi hỏi chi phí lớn, nên họ chỉ thực hiện được một vài hoạt động mang tính đơn lẻ mà không có chương trình nào chất lượng toàn diện.

Bill Smith là nhà kỹ sư của Motorola đã nghiên cứu vòng đời sản phẩm và số lần cần phải sửa chữa lại trong suốt quá trình sản xuất. Và đến năm 1985, ông đưa ra kết luận, nếu khuyết tật được phát hiện và sửa chữa ngay trong quá trình sản xuất, nó có thể xuất hiện lại trong quá trình sử dụng. Ngược lại, một sản phẩm không mắc khuyết tật trong sản xuất thì cũng hiếm bị lỗi khi sử dụng.

Từ đó, nhà kỹ sư Bill Smith đã đưa ra quan điểm rằng, nên phòng ngừa sai lỗi ngay từ ban đầu thông qua việc thiết kế sản phẩm và kiểm soát quy trình sản xuất và hơn nữa có sự liên hệ giữa chất lượng sản phẩm cao và chi phí thấp hơn. Đây chính là nền tảng cho sự ra đời và phát triển của Six Sigma.

Ban đầu, Six Sigma được sử dụng trong ngành sản xuất, nhưng sau đó đã áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau như dịch vụ và tài chính ngân hàng. Six Sigma đã được nhiều công ty hàng đầu thế giới như General Electric (GE), Honeywell, Citigroup, Starwood Hotels áp dụng thành công, góp phần giảm chi phí sản xuất, quản lý, nâng cao chất lượng và hiệu quả kinh doanh, gia tăng sự hài lòng của khách hàng.

2. Những lợi ích của Six Sigma trong một doanh nghiệp

Ứng dụng Six Sigma là gì mang đến nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, bao gồm chất lượng sản phẩm và dịch vụ được cải thiện tốt để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp và cả sự hài lòng của khách hàng. Dưới đây là một phân tích đầy đủ và chi tiết hơn về các lợi ích của phương pháp Six Sigma:

Cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ:

Six Sigma tập trung vào việc giảm thiểu những sai sót và biến động trong quy trình sản xuất và cung cấp dịch vụ, điều này góp phần nâng cao đáng kể chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Bằng cách sử dụng các công cụ thống kê, doanh nghiệp xác định nguyên nhân của các vấn đề về chất lượng và thực hiện các biện pháp khắc phục hiệu quả. Kết quả là sản phẩm và dịch vụ không chỉ đáp ứng tiêu chuẩn mà còn vượt qua sự kỳ vọng, mong đợi của khách hàng, doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ trên thị trường. 

Nâng cao sự hài lòng của mọi khách hàng

Áp dụng Six Sigma hiệu quả giúp gia tăng sự hài lòng của khách hàng 

Quy tắc của phương pháp Six Sigma giúp đảm bảo mọi dịch vụ hay sản phẩm được cung cấp ra luôn đạt được chất lượng cao. Điều này tăng sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng. Khi khách hàng được cung cấp sản phẩm và dịch vụ đáng tin cậy, họ có xu hướng quay lại và tiếp tục mua hàng, đồng thời giới thiệu cho bạn bè và người thân của họ. Sự hài lòng của khách hàng không chỉ làm tăng trưởng doanh thu mà còn tạo ra một lượng khách hàng trung thành, giúp cho doanh nghiệp phát triển bền vững.

Giảm thiểu chi phí và sự lãng phí

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của Six Sigma là giảm thiểu tối đa chi phí và lãng phí trong quy trình sản xuất cũng như vận hàng. Chính vì vậy, xác định và loại bỏ nguyên nhân gây sai sót và lãng phí ngay từ ban đầu giúp cho doanh nghiệp có thể giảm thiểu những chi phí liên quan đến việc sửa chữa, thay thế và bảo hành sản phẩm.

Tăng cường hiệu quả hoạt động

Ứng dụng phương pháp Six Sigma giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó hiệu quả hơn. Việc chuẩn hóa quy trình này giảm thiểu sự sai sót, đồng thời làm tăng tốc độ sản xuất và cung cấp dịch vụ. Đồng thời cũng dẫn đến tăng năng suất lao động và giảm thiểu thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc.

Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác

Six Sigma khuyến khích sử dụng dữ liệu dựa trên phân tích thống kê để đưa ra mọi quyết định kinh doanh. Điều này đảm bảo rằng, những quyết định được đưa ra căn cứ vào những bằng chứng thực tế, không dựa vào giả định hay cảm tính. Chính vì thế, giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và sai sót, cũng như tối ưu hóa quy trình sản xuất và cung ứng.

Nâng cao năng lực cạnh tranh

Việc áp dụng phương pháp Six Sigma giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Từ đó, nâng cao sự uy tín và năng lực khả năng cạnh tranh trên thị trường. Doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn và đối mặt với sự cạnh tranh từ các đối thủ khác trong ngành. Cải thiện liên tục trong quy trình sản xuất giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi với thị trường biến động và duy trì vị thế cạnh tranh.

Phát triển kỹ năng và năng lực nhân viên

Six Sigma đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên, từ đó nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng giải quyết vấn đề. Điều này không chỉ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn mà còn đóng góp tích cực vào sự phát triển bền vững chung của doanh nghiệp.

Tạo ra văn hóa được cải tiến liên tục

Six Sigma thúc đẩy môi trường văn hóa trong doanh nghiệp, khuyến khích nhân viên không ngừng tìm kiếm những cách để cải thiện quy trình và chất lượng. Như vậy, văn hóa này giúp doanh nghiệp duy trì tính linh hoạt và sẵn sàng thích nghi với mọi thay đổi, trở nên sáng tạo và hiệu quả hơn, từ đó hiệu suất làm việc của nhân viên được nâng cao.

Tăng cường sự hợp tác và giao tiếp nội bộ

Các dự án Six Sigma thường yêu cầu sự phối hợp giữa những bộ phận làm việc khác nhau. Điều này tăng cường sự hợp tác và giao tiếp nội bộ, giúp các nhân viên hiểu rõ hơn về công việc của nhau và cùng nhau đạt được mục tiêu chung. Sự hợp tác và giao tiếp hiệu quả giúp giảm thiểu xung đột, tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau và cùng tạo ra một môi trường làm việc tích cực và đoàn kết.

Đáp ứng yêu cầu và tuân thủ pháp luật

Six Sigma giúp doanh nghiệp tuân thủ những tiêu chuẩn chất lượng và quy định pháp luật. Từ đó giảm thiểu rủi ro pháp lý và tăng cường sự tin cậy từ phía khách hàng và cả đối tác. Ngoài ra, việc tuân thủ các quy định pháp luật cũng giúp đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụ luôn đạt chất lượng cao và an toàn với người sử dụng.

Tổng kết: Six Sigma không chỉ giúp cho doanh nghiệp cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ mà còn mang đến nhiều lợi ích khác như tăng hiệu quả hoạt động, giảm thiểu chi phí, phát triển kỹ năng nhân viên và tạo ra môi trường văn hóa được cải tiến liên tục. Những lợi ích này góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trên thị trường.

3. Nguyên tắc của phương pháp Six Sigma

Áp dụng phương pháp Six Sigma trong kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu nhất định. Tuy nhiên, để có được kết quả như mong đợi thì doanh nghiệp cần áp dụng theo các nguyên tắc sau đây của Six Sigma:

Những nguyên tắc quan trọng khi áp dụng Six Sigma

Thứ nhất: Lấy khách hàng làm trọng tâm

Trong Six Sigma, định hướng khách hàng là nguyên tắc cốt lõi và ưu tiên hàng đầu của tiến trình kinh doanh. Phương pháp này đặt khách hàng ở trung tâm của mọi hoạt động cải tiến, nhằm đảm bảo rằng mọi quy trình và sản phẩm đều hướng đến việc thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.

Bằng cách hiểu rõ những yêu cầu của khách hàng, cải tiến quy trình dựa trên những yêu cầu, đánh giá và phản hồi từ khách hàng và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng. Six Sigma giúp doanh nghiệp xây dựng được sự hài lòng và trung thành của khách hàng.

Thứ 2: Đề cao yếu tố dữ liệu

Six Sigma khuyến khích sử dụng dữ liệu thực tế để đưa ra các quyết định thay vì dựa vào cảm tính hoặc giả định. Chính vì vậy, các doanh nghiệp thường sử dụng công cụ thống kê và phân tích để thu thập, xử lý dữ liệu. Điều này cho thấy sử dụng nhiều nguồn khác nhau để thu thập dữ liệu để xác định chính xác nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Việc đề cao yếu tố dữ liệu đảm bảo rằng các quyết định được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và sai sót.

Thứ 3: Quản trị một cách chủ động

Hệ phương pháp Six Sigma này sẽ chú trọng vào việc chủ động tìm kiếm và xử lý những khiếm khuyết. Mục đích là hướng đến độ chính xác cao của quy trình. Doanh nghiệp cần phải chủ động ngăn ngừa và giải quyết nguyên nhân gốc rễ những vấn đề gây lãng phí, sai hỏng, không đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng. 

Thứ 4: Sự cộng tác không giới hạn

Six Sigma khuyến khích sự tham gia từ tất cả các cấp độ trong doanh nghiệp, từ lãnh đạo đến mọi nhân viên. Khuyến khích tất cả mọi người trong tổ chức đều có thể tham gia đóng góp ý tưởng vào các hoạt động cải tiến. Điều này cung cấp cho nhân viên được đào tạo và phát triển những kỹ năng, từ đó nâng cao năng suất lao động và hoàn thành tốt những mục tiêu.

Thứ 5: Hướng đến mức độ hoàn thiện nhưng vẫn cho phép mắc sai lầm

Six Sigma không ngừng hướng đến sự hoàn thiện, tuy nhiên mức độ lệch chuẩn cho phép của Six Sigma là 3 - 4 lỗi trên một triệu cơ hội, tức nó không bắt buộc tính tuyệt đối. Vì thế, doanh nghiệp ban đầu cũng không nên hướng đến sự hoàn hảo tuyệt đối 100%. Miễn phải giới hạn được hậu quả vấn đề cũng như rút ra bài học để có hướng cải thiện trong tương lai.

Bằng cách áp dụng và tuân thủ 5 nguyên tắc Six Sigma này sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện được hiệu suất làm việc, giảm thiểu chi phí và tăng cường sự hài lòng của khách hàng. Từ đó nhanh chóng đạt được mục tiêu đề ra và cả lợi thế cạnh tranh bền vững.

4. Phân biệt Lean Sigma vs Six Sigma thông qua những yếu tố nào?

Lean Sigma và Six Sigma đều là phương pháp quản lý chất lượng và cải tiến quy trình sản xuất, cung ứng nhưng chúng có những điểm khác biệt quan trọng về mục tiêu, sử dụng công cụ và phương pháp. Dưới đây là những yếu tố giúp bạn phân biệt được hai phương pháp này:

Những nguyên tắc quan trọng khi áp dụng Six Sigma là gì?

Khởi nguồn

Six Sigma: Được phát triển bởi tập đoàn Motorola vào những năm 1980.

Lean Sigma: Được phát triển bởi Toyota vào những năm 1990.

Mục tiêu chính

Six Sigma: Tập trung vào việc giảm thiểu sai sót và biến động trong quy trình sản xuất để cải thiện chất lượng. Mục tiêu của Six Sigma chính là đạt được mức chất lượng cao, nghĩa là số lượng sai sót phải rất thấp (dưới 3 - 4 lỗi trên một triệu cơ hội).

Lean Sigma: Kết hợp mục tiêu Six Sigma. Lean Sigma tập trung vào việc loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa quy trình sản xuất để tăng tốc độ và hiệu quả, trong khi Six Sigma tập trung vào giảm thiểu những sai sót. Lean Sigma nhằm đạt được sự cải tiến tổng thể hơn bằng cách sử dụng kết hợp cả hai phương pháp.

Phương pháp và công cụ

Six Sigma: Sử dụng công cụ thống kê và phương pháp DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control), các biểu đồ kiểm soát, phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề để phân tích và đo lường chất lượng.

Lean Sigma: Kết hợp các công cụ đa dạng và phương pháp của Lean (như Kaizen, 5S, Value Stream Mapping, Just-In-Time) với cả 5 công cụ của Six Sigma (DMAIC- Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Lean Sigma thường bắt đầu bằng việc áp dụng Lean để loại bỏ sự lãng phí và sau đó sử dụng Six Sigma để kiểm soát và cải tiến chất lượng.

Tập trung vào quy trình

Six Sigma: Tập trung vào việc cải tiến các quy trình hiện đang có bằng cách giảm thiểu sự biến động và sai sót. Nó thường liên quan đến việc phân tích sâu về số liệu và dữ liệu để tìm ra chính xác nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

Lean Sigma: Tập trung vào cải thiện dòng chảy của quy trình, loại đi các bước không cần thiết để tăng tốc độ sản xuất. Phương pháp Lean Sigma không chỉ chú trọng vào việc giảm thiểu đi những sai sót mà còn tối ưu hóa được toàn bộ quy trình để đạt được hiệu quả tốt hơn.

Ứng dụng và phạm vi

Six Sigma: Thường áp dụng vào ngành nghề đòi hỏi mức độ chính xác cao như sản xuất, hàng không, y tế và tài chính. Nó đòi hỏi sự phân tích kỹ lưỡng, chính xác và có thể áp dụng cho cả các quy trình sản xuất và cả dịch vụ.

Lean Sigma: Được áp dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề khác nhau, từ sản xuất, dịch vụ đến y tế, giáo dục và chính phủ. Phương pháp Lean Sigma linh hoạt hơn trong việc cải tiến cả quy trình, loại bỏ sự lãng phí và phù hợp với môi trường kinh doanh đa dạng.

Tóm lại, Lean Sigma và Six Sigma đều nhằm mục đích hướng tới sự cải tiến quy trình và chất lượng, nhưng cách chúng tiếp cận vấn đề từ các góc độ khác nhau. Six Sigma tập trung vào giảm thiểu những sai sót và biến động, trong khi Lean Sigma kết hợp việc loại bỏ sự lãng phí để đạt được hiệu quả tối ưu.

Vậy giữa Lean Sigma vs Six Sigma, nên chọn phương pháp nào?

Việc lựa chọn giữa Six Sigma và Lean Sigma, doanh nghiệp đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu, mục tiêu cụ thể và những hạn chế của tổ chức/ doanh nghiệp.

Chọn phương pháp Six Sigma nếu:

• Tổ chức hay doanh nghiệp của bạn đặt ưu tiên cao vào việc cải thiện nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Quy trình của tổ chức có nhiều khiếm khuyết cần được khắc phục.
• Tổ chức đã triển khai và áp dụng nguyên tắc Lean nhưng không hiệu quả.

Chọn phương pháp Lean Sigma nếu:

• Tổ chức muốn cải thiện cả chất lượng và hiệu quả của quy trình.
• Tổ chức đang gặp phải các vấn đề về sự lãng phí, chậm trễ và kém hiệu quả trong quy trình tổ chức sản xuất.
• Tổ chức mong muốn xây dựng một nền văn hóa liên tục cải tiến trong toàn bộ doanh nghiệp.

5. Quy trình áp dụng Six Sigma trong doanh nghiệp

5 bước áp dụng Six Sigma vào doanh nghiệp bằng quy trình DMAIC truyền thống

Để áp dụng phương pháp Six Sigma được hiệu quả, doanh nghiệp nên thông qua một quy trình cơ bản nhất, được gọi tắt là DMAIC. Cụ thể, quy trình này gồm 5 bước được tóm tắt theo trình tự như sau:

Bước 1: D - Define (Xác định):

Trong giai đoạn khởi đầu của quy trình cải tiến, doanh nghiệp sẽ nhận định đối tượng khách hàng mục tiêu của của mình là ai và các yêu cầu chất lượng cần có ở sản phẩm, dịch vụ (chỉ số năng suất). Tiếp đó, doanh nghiệp cần xác định phạm vi của dự án muốn triển khai hệ phương pháp Six Sigma. 

Bước 2: M - Measure (Đo lường):

Đây là bước thu thập và phân tích các dữ liệu hoạt động, giúp đánh giá được chính xác năng lực của quá trình hay nói một cách khác, biết được quá trình hoạt động đang ở mức độ nào. Đồng thời, tính toán các giá trị trung bình của từng chỉ tiêu chất lượng và những biến động có thể tác động vào quá trình hoạt động này.

Bước 3: A - Analyze (Phân tích):

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu kế hoạch kinh doanh với tình hình kết quả công việc hiện tại. Các giải pháp lúc này cũng được đưa ra cùng với biện pháp dự phòng đầy đủ. Quá trình này bao gồm việc phân tích tất cả các dữ liệu đã thu thập, xác định nguyên nhân nguồn gốc của biến động quá trình và tổng kết lại các kết quả.

Bước 4: I - Improve (Cải tiến)

Giai đoạn này tập trung vào việc thực hiện những phương án cải tiến đã được đề ra trong bước phân tích. Doanh nghiệp cần phải theo dõi sát sao tiến độ công việc để kịp thời đưa ra quyết định phù hợp hoặc có giải pháp thay thế nếu cần thiết.

Bước 5: C - Control (Kiểm soát)

Bước này tập trung vào việc đảm bảo những giải pháp đã triển khai có phải đạt được mục tiêu hiệu quả và giữ được tính ổn định trong quá trình sản xuất. Điều này có thể căn cứ vào các chỉ số hiệu suất, giám sát và kiểm soát mục tiêu, đảm bảo không mắc lại sai lầm cũ hay đi sai định hướng ban đầu.

Six Sigma là một phương pháp quản lý chất lượng mạnh mẽ, mang những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp trong việc nâng cao chất lượng của sản phẩm và dịch vụ. Hy vọng rằng qua nội dung chia sẻ trên của Đức Tín Group đã giúp doanh nghiệp bạn áp dụng mô hình Six Sigma hiệu quả, giảm thiểu những sai sót và nâng cao sự hài lòng cho khách hàng, cũng như tăng cường lợi thế cạnh tranh trên thị trường.