Quy tắc 5S là gì? Cách áp dụng quy tắc 5S vào doanh nghiệp hiệu quả

Quy tắc 5S được nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng tại nơi làm việc và cũng đang rất phổ biến tại Việt Nam. Bởi khả năng giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất làm việc cũng như giảm lãng phí đối chi phí. Vậy, quy tắc 5S là gì, trong bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin chi tiết hơn về mô hình này cũng như cách thực hiện quy trình 5S hiệu quả trong doanh nghiệp.

1. Giới thiệu về quy tắc 5S là gì?

Quy tắc 5S là một hệ thống các quy chuẩn, quy tắc tổ chức không gian làm việc sạch sẽ, an toàn, để đảm bảo công việc được thực hiện cách hiệu quả và an toàn. Trọng tâm của hệ thống 5S là đảm bảo mọi đồ dùng, tư liệu đều được đặt vào đúng vị trí, giữ cho nơi làm việc luôn sạch sẽ. Điều này giúp mọi người làm việc dễ dàng, nhanh chóng và an toàn hơn.

Cụ thể, thuật ngữ 5S trong xây dựng môi trường làm việc xuất phát từ năm từ tiếng Nhật:

• Seiri - 整理 nghĩa là Sàng lọc
• Seiton - 整頓 nghĩa là Sắp xếp
• Seiso - 清掃 nghĩa là Sạch sẽ
• Seiketsu - 清潔 nghĩa là Săn sóc
• Shitsuke - 躾 nghĩa là Sẵn sàng

Quy tắc 5S là gì - nền tảng cho các hoạt động tăng năng suất

Khi mở rộng và du nhập sang các quốc gia khác thuật ngữ này vẫn giữ tên gọi 5S. Trong tiếng Anh, quy tắc 5S bao gồm:

• Sort: Sàng lọc
• Straighten/ Set in Order: Sắp xếp
• Shine: Sạch sẽ
• Standardize: Săn sóc
• Sustain: Sẵn sàng

Mỗi chữ S này đại diện cho một phần của quy trình năm bước không thể tách rời. Tất cả cùng hướng tới mục tiêu cuối cùng là nâng cao hiệu quả công việc dựa trên cải tiến môi trường làm việc.

Điều này có thể đạt được bằng cách tổ chức, sắp xếp các công cụ và vật liệu được đặt ở vị trí thuận tiện nhất. Không gian nơi làm sẽ được vệ sinh sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp để quá trình làm việc trở nên hiệu quả và an toàn hơn.

2. Tìm hiểu quy tắc 5S có nguồn gốc từ đâu?

Quy tắc 5S được áp dụng lần đầu tiên tại hãng Toyota Nhật Bản. Với mục tiêu ban đầu là tìm ra câu trả lời cho thắc mắc “Để đảm bảo chất lượng của sửa chữa ô tô, cần phải làm như thế nào?”. Từ đó, quy tắc 5S từ công ty Toyota được ra đời và ứng dụng để tạo ra một môi truờng làm việc với 2 tiêu chí cơ bản:

• Giữ cho vị trí không gian làm việc sạch đẹp và ngăn nắp.
• Thay vì cố gắng dọn dẹp nơi làm việc thì trước tiên hãy cố gắng không làm bẩn nó.

Không chỉ dừng lại ở không gian làm việc, nguyên tắc 5S của Toyota này còn giúp nhân viên của hãng xây dựng được thói quen làm việc có kỷ luật và có nguyên tắc. Hai yếu tố cũng được coi là nền tảng căn bản đề tăng hiệu suất lao động, đồng thời giảm thiểu đến các tai nạn lao động về mức thấp nhất mà ban lãnh đạo Toyota đề ra.

Quy tắc 5S phát triển rất nhanh chóng ra nhiều công ty tại đất nước mặt trời mọc - Nhật Bản. Bởi truyền thống chung của Nhật Bản ở mọi nơi, trong mọi công việc thì người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm cao, tinh thần tự giác, tự nguyện để hoàn thành được tốt công việc được giao.

Sau đó, quy tắc 5S được phổ biến sang nhiều quốc gia khác như Trung Quốc, Singapore, Ba Lan,... Ở Việt Nam thì lần đầu tiên quy tắc 5S được áp dụng vào năm 1993 tại một công ty Vyniko đến từ Nhật Bản.

3. Giải thích đầy đủ về quy tắc 5S là gì?

Như đã phân tích trên thì tiêu chuẩn 5S là gì? Đây là một quy trình quản lý, sắp xếp môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp để công việc được thực hiện đạt được kết quả cao và hiệu quả nhất. Mỗi một chữ S sẽ đại diện cho một bước của quy trình 5S sau đây:

Sàng lọc (Seiri)

Trong quy trình 5S, bước đầu tiên chính là sàng lọc. Điều này bao gồm việc xem xét lại tất cả các công cụ, đồ đạc, vật liệu, trang thiết bị,… trong môi trường làm việc. Điều này, xác định được những gì là cần thiết và những gì có thể được loại bỏ. Để thực hiện hiệu quả bước này, doanh nghiệp này có thể tự đặt ra những câu hỏi như sau:

Seiri - Sàng lọc là bước đầu tiên để tiến hành quy tắc 5S

• Mục đích của vật dụng này là gì?
• Lần cuối cùng sử dụng đến vật dụng này là khi nào?
• Tần suất sử dụng vật dụng, đồ dùng này bao nhiêu?
• Đối tượng nào sử dụng?
• Đồ dùng này có thực sự cần đặt ở vị trí này hay không?

Trả lời cho tất cả những câu hỏi này sẽ là căn cứ quan trọng để xác định giá trị của từng vật dụng. Không gian làm việc sẽ trở nên tốt hơn khi loại đi các vật dụng không cần thiết, hoặc các vật dụng thường xuyên không sử dụng. Những thứ này sẽ chỉ làm chật chội không gian và làm cản trở hiệu quả làm việc.

Cần lưu ý rằng, những nhân viên trực tiếp làm việc trong không gian này chính là người trực tiếp đánh giá vị trí cũng như giá trị của vật dụng. Khi đã xác định danh sách những đồ dùng, vật dụng không thực sự cần thiết, bước tiếp theo là đánh giá và xem xét các giải pháp:

• Chuyển các vật dụng này sang vị trí hoặc bộ phận khác.
• Tái chế/ vứt bỏ/ bán những vật dụng này.
• Di chuyển kho lưu lại.

Đối với các trường hợp vật dụng không thể xác định chắc chắn giá trị. Ví dụ một dụng cụ không được sử dụng thời gian gần đây nhưng khả năng cao là cần đến trong tương lai thì có thể áp dụng phương pháp gắn thẻ đỏ (red tagging). Trên đồ dùng này, người dùng sẽ điền một số thông tin cụ thể như: Vị trí - Mô tả chức năng - Tên người sử dụng - Ngày dán thẻ.

Sau đó, đồ dùng hay dụng cụ này sẽ được đặt trong “khu vực thẻ đỏ” (red tag area). Nếu sau khoảng thời gian (có thể là 1-2 tháng) mà món đồ này vẫn không cần sử dụng đến thì bạn có thể an tâm loại bỏ nó khỏi không gian làm việc.

Sắp xếp (Seiton)

Sau khi đã sàng lọc những thứ không cần thiết từ bước 1 thì doanh nghiệp cần sắp xếp lại các vật dụng còn lại sao cho dễ tìm, dễ thấy và thuận tiện khi cần sử dụng. Để làm được điều này thì doanh nghiệp bạn cần giải quyết những câu hỏi sau:

Seiton - Sắp xếp giúp cho đồ dùng gọn gàng, dễ tìm thấy

• Khi nào cần sử dụng đến những đồ dùng hay vật dụng này?
• Dụng cụ nào thường được sử dụng nhiều nhất?
• Có cần thiết phải phân loại vật dụng theo nhóm không?
• Đồ dùng này nên đặt vị trí nào là thích hợp nhất?
• Với những đồ dùng này, ai (khu vực nào) thường sử dụng nhiều?
• Để giữ đồ đạc ngăn nắp có cần sử dụng thêm vật dụng chứa không?

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp nên xác định những đồ dùng nên sắp xếp, đặt ở vị trí nào là hợp lý nhất. Để thực hiện hiệu quả việc này, doanh nghiệp cần tính đến những công việc cần làm, số lần thực hiện, không gian cần thiết để di chuyển,…

Sạch sẽ (Seiso)

Bước “Sạch sẽ - Seiso” của mô hình 5S tập trung vào việc thường xuyên vệ sinh khu vực làm việc như lau dọn, quét bụi, dọn dẹp, làm sạch bề mặt, bỏ bớt vật dụng,... để giữ gìn nơi làm việc được sạch sẽ, thoải mái khi làm việc.

Seiso - Vệ sinh giúp môi trường làm việc được sạch sẽ

Ngoài việc vệ sinh cơ bản khu làm việc thì bước này của quy tắc 5S còn liên quan đến việc thường xuyên bảo trì các thiết bị và máy móc. Điều này giúp doanh nghiệp phát hiện các những rủi ro, ngăn ngừa sự cố và giúp cho máy móc được vận hành trơn tru hơn, tăng năng suất, hiệu quả công việc.

Bước “Sạch sẽ - Seiso” vô cùng quan trọng của quy trình 5S và không chỉ thuộc về trách nhiệm của riêng nhân viên vệ sinh. Tức tất cả nhân viên của doanh nghiệp đều phải làm sạch không gian làm việc của mình mỗi ngày. Bằng cách này, nhân viên phát huy tinh thần tự giác, trách nhiệm trong công việc.

Săn sóc (Seiketsu)

Khi áp dụng quy tắc 5S trong doanh nghiệp thì một vấn đề ban đầu thường gặp đó là mọi người tham gia rất hào hứng, nhưng rồi sau đó lại chảnh mảng và “đâu lại vào đó”. Do đó, bước Săn sóc (Seiketsu) trong quy tắc 5S này cần phải thực hiện để đảm bảo 3 bước trên là “Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch sẽ” được thực hiện hiệu quả.

Chính vì vậy, doanh nghiệp nên hệ thống hóa các hoạt động này thành thói quen chung, bằng cách thường lên thời gian biểu, đăng thông tin hướng dẫn và giao cho thành viên chịu trách nhiệm cụ thể làm những gì.

Seiketsu - Đưa ra thời gian biểu và nhiệm vụ cho từng thành viên

Ban đầu, doanh nghiệp nên nhắc nhở nhân viên thường xuyên về quy trình 5S. Theo thời gian, mô hình này sẽ trở thành quy chuẩn chung mà toàn bộ nhân viên cùng tự giác thực hiện, không cần doanh nghiệp phải nhắc nhở.

Một số mẹo hữu ích giúp doanh nghiệp có thể hướng dẫn nhân viên thực hiện quy tắc 5S mà không cần phải nhắc nhở như sử dụng bảng hiệu, áp phích, băng đánh dấu sàn… Nhân viên luôn thấy thông báo về quy tắc 5S này và tự giác thực hiện làm theo.

Sẵn sàng (Shitsuke)

Bước Sẵn sàng (Shitsuke) trong quy tắc 5S tức là doanh nghiệp phải liên tục duy trì các mô hình này và tiến hành cập nhật khi cần thiết. Thực hiện quy trình 5S như một thói quen tự giác, duy trì nề nếp, tác phong và tuân thủ theo đúng quy định tại môi trường làm việc ở mức tốt nhất.

Shitsuke - Biến quy tắc 5S trở thành một văn hóa chung trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên áp dụng quy tắc 5S trở thành một chương trình dài hạn, thành một phần của văn hóa doanh nghiệp. Bởi theo thời gian, doanh nghiệp sẽ bắt đầu nhận thấy những kết quả tích cực neus áp dụng thành công quy trình này.

4. Những đối tượng nào trong doanh nghiệp nên áp dụng quy tắc 5S?

Khi một bộ phận doanh nghiệp bắt đầu thực hiện quy tắc 5S, cấp nhà quản trị và tất cả nhân viên đều cần tham gia. Bằng không, điều này có thể dẫn đến tình trạng lộn xộn mà không ai muốn phải chịu trách nhiệm. Tức thực hiện mô hình 5S không phải việc riêng của một phòng ban hay cá nhân nào, mà tất cả nhân viên của doanh nghiệp đều phải tham gia thực hiện.

Khi thực hiện quy trình 5S, một số cá nhân sẽ đóng vai trò quan trọng hơn so với những người khác. Cụ thể, các điều phối viên sẽ phụ trách cài đặt và duy trì dán nhãn 5S, theo dõi các nhiệm vụ cấp trên được giao, hoặc giới thiệu nhân viên mới vào hệ thống này. Điều quan trọng chính là tất cả mọi người nên thực hiện quy trình này, áp dụng vào tổ chức công việc hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng.

Một lưu ý cần lưu ý là ban lãnh đạo công ty nên tích cực tham gia vào xây dựng quy trình 5S, đặc biệt khi áp dụng trên quy mô toàn bộ doanh nghiệp. Khi nhân viên thấy cấp trên sẵn sàng tham gia nghiêm túc, họ cũng sẽ có động lực và coi đó là tấm gương để hành động tương tự hơn.

5. Lợi ích khi áp dụng quy tắc 5S vào doanh nghiệp

Áp dụng mô hình 5S vào trong tổ chức, doanh nghiệp đem lại nhiều lợi ích quan trọng. Điều này không chỉ giúp cải thiện môi trường làm việc mà còn góp phần nâng cao tinh thần khi làm việc, điều này sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc. Cụ thể dưới đây là những lý do mà doanh nghiệp nên áp dụng và triển khai sớm quy tắc 5S:

Tăng hiệu suất làm việc

Việc tổ chức và sắp xếp lại không gian làm việc thông qua quy tắc 5S giúp tăng hiệu suất làm việc, tăng khả năng hoàn thành công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng. Cùng với đó, các máy móc, thiết bị sẽ được kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ cũng góp phần quan trọng vào việc vận hành trơn tru, nâng cao hiệu suất sử dụng của máy móc.

Tăng năng suất công việc khi nhân viên áp dụng hiệu quả quy tắc 5S 

Giảm đi sự lãng phí

Một lợi ích tiếp theo của quy tắc 5S chính là giảm sự lãng phí cho doanh nghiệp. Phương pháp 5S tập trung loại bỏ những thứ không cần thiết và không gian làm việc được duy trì ngăn nắp. Điều này giúp nhân viên tiết kiệm được thời gian tìm kiếm và giúp doanh nghiệp tránh lãng phí nguồn tài nguyên và nguồn lực.

Tạo môi trường làm việc an toàn

Sắp xếp, tạo sự ngăn nắp và gọn gàng trong môi trường làm việc giúp giảm đi nguy cơ tai nạn và thương tích. Việc duy trì sạch sẽ cũng đóng góp vào việc tạo ra môi trường làm việc an toàn hơn cho tất cả nhân viên của doanh nghiệp.

Nâng cao tinh thần làm việc

Khi môi trường, khu vực làm việc được dọn dẹp sạch sẽ, gọn gàng và ngăn nắp thúc đẩy mọi nhân viên tích cực làm việc hơn. Họ cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc, điều này cũng góp phần quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất công việc.

Tăng cường sự tổ chức

Việc áp dụng quy tắc 5S sẽ tạo ra môi trường làm việc có trật tự, nề nếp để dễ dàng quản lý. Các công cụ, thiết bị, tài liệu được đặt đúng vị trí khoa học, giúp tăng cường sự tổ chức hiệu quả.

Gắn kết nhân viên lại với nhau

Khi thực hiện quy tắc 5S cũng tạo sự gắn bó tất cả nhân viên trong phòng ban hay cả doanh nghiệp. Một không khí làm việc tập thể cởi mở cùng tinh thần làm việc hăng say, đó là những gì mà tiêu chuẩn 5S đem lại cho doanh nghiệp.

Nâng cao tinh thần trách nhiệm

Việc áp dụng phương pháp 5S thường xuyên vào tổ chức doanh nghiệp giúp nhân viên nâng cao tính tự giác, làm việc có kỷ luật, trách nhiệm. Từ đó, nhân viên tập trung hơn vào công việc và năng suất được tăng lên đáng kể trong doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm:

• Checklist cần thiết: Đừng bỏ lỡ bước nào!
• Chìa khóa thành công: Hướng dẫn onboarding hiệu quả cho nhân viên mới

6. 04 yếu tố để thực hiện thành công nguyên tắc 5S

Khi doanh nghiệp muốn thực hiện bất kỳ một mô hình nào, để đạt được thành công và hiệu quả cần dựa vào những yếu tố và nguyên tắc nhất định. Đối với mô hình 5S, khi áp dụng vào doanh nghiệp của mình, bạn nên lưu ý một số yếu tố sau đây để đưa ra các quyết định phù hợp:

Ban lãnh đạo đồng tình, hỗ trợ

Sự đồng ý và hỗ trợ của ban lãnh đạo của doanh nghiệp là rất quan trọng khi áp dụng mô hình 5S. Sự cam kết của ban lãnh đạo được coi là kim chỉ nam giúp phương pháp 5S thành công.

Thực hiện chương trình đào tạo

Người tham gia cần phải hiểu rõ quy tắc 5S là gì mới có thể thực hiện đúng. Việc doanh nghiệp tiến hành đào tạo cho nhân viên của mình sẽ giúp tiến trình áp dụng quy tắc này đi vào quỹ đạo. Lúc này, mỗi cá nhân, mỗi phòng ban sẽ tự nhận thức và đóng góp những sáng kiến hay cho doanh nghiệp ngày càng hoàn thiện và tốt hơn.

Tự nguyện tham gia

Khi thực hiện quy tắc 5S, doanh nghiệp không nên bắt ép nhân viên nếu như họ không tự nguyện. Thay vào đó, nên khuyến khích và kích thích nhân viên cùng thực hiện. Khi mọi người có suy nghĩ tích cực về quy tắc 5S là gì thì cũng sẽ có sự tự giác thông qua hành động và lâu dần điều này trở thành một thói quen không cần phải nhắc nhở.

Gắn kết các phòng ban

Mô hình 5S yêu cầu sự tham gia đồng bộ của tất cả các cá nhân và bộ phận, tạo ra mối liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban. Sự hợp tác này giúp giảm thiểu xung đột và nâng cao hiệu quả khi cùng thực hiện, triển khai mô hình này.

Hướng dẫn cách áp dụng quy tắc 5S vào doanh nghiệp

Mô hình 5S cần được triển khai ở bất kỳ doanh nghiệp nào để để hình thành nề nếp sạch sẽ, gọn gàng, tránh lãng phí thời gian và tiềm lực cho doanh nghiệp. Quy trình thực hiện quy tắc 5S sẽ được áp dụng thực hiện gồm những bước sau:

Hướng dẫn cách áp dụng quy tắc 5S vào doanh nghiệp

Bước 1 - Chuẩn bị

Đầu tiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị và lên kế hoạch chi tiết để triển khai mô hình 5S hiệu quả. Trong bước này cần xác định rõ nhân sự chịu trách nhiệm về triển khai là ai, Trưởng ban, phó ban, thư ký hay phụ trách ảnh? Bộ phận nào sẽ có nhiệm vụ truyền đạt, giám sát, đào tạo, đánh giá quy trình? Lịch trình thực hiện mô hình 5S khi nào?...

Bước 2 - Phát động mô hình 5S

Phát động chương trình 5S để tất cả mọi nhân viên trong tổ chức nắm được rõ và tham gia thực hiện đúng. Hãy tuyên truyền chính sách 5S đến nhân viên thông qua hình ảnh, băng rôn, biểu ngữ để họ dễ dàng có khả năng tiếp cận.

Bước 3 - Vệ sinh khu vực làm việc

Ấn định ngày thực hiện tổng vệ sinh; Phân chia vùng, phân công nhóm phụ trách; Cung cấp dụng cụ và các thiết bị sử dụng cần thiết; Sàng lọc những vật dụng không cần thiết; Thực hiện tổng vệ sinh khu vực phụ trách. Quy tắc 5S cần sự đồng nhất và phối hợp với nhau nên mọi người thống nhất về cách thức sắp xếp, vị trí đặt đồ vật để mọi người có thể tìm kiếm dễ dàng.

Bước 4 - Đánh giá định kỳ

Những thành viên chịu trách nhiệm mô hình 5S sau khi triển khai và thực hiện sẽ đánh giá và ghi nhận lại các vấn đề trong quy trình. Từ đó sẽ nắm được những điểm làm được, những điểm chưa làm được để đưa ra giải pháp khắc phục hiệu quả trong giai đoạn tới.

Quy tắc 5S không chỉ là một phương pháp quản lý không gian làm việc sạch đẹp mà còn cải thiện tinh thần làm việc và sự phối hợp trong doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết trên, Đức Tín Group đã giúp doanh nghiệp của bạn áp dụng  đúng cách quy tắc 5S. Từ đó tối ưu hóa quy trình, giảm lãng phí và nâng cao hiệu suất công việc của nhân viên, điều này góp phần vào sự phát triển chung của doanh nghiệp.