Proposal là gì? Cấu trúc, tips và các lỗi cần biết khi thiết kế

Proposal là tài liệu giúp bạn truyền tải mục tiêu, lợi ích, và phương thức thực hiện dự án một cách rõ ràng và hấp dẫn. Hiểu rõ “proposal là gì” và cách xây dựng một proposal hiệu quả sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt mà còn tăng khả năng đạt được sự đồng ý từ đối tác. Hãy cùng Đức Tín Group tìm hiểu chi tiết về khái niệm này cũng như những yếu tố cần có để tạo nên một proposal thành công trong bài viết dưới đây.

1. Proposal là gì?

Khái niệm proposal là gì được định nghĩa là tài liệu trình bày chi tiết một kế hoạch, ý tưởng, hay chiến lược nhằm thuyết phục người khác đồng ý với dự án, sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đề xuất. Để một proposal thực sự hiệu quả, nó cần không chỉ là lời mô tả mà còn phải cung cấp các dẫn chứng hợp lý, có độ xác thực cao và khả năng thuyết phục mạnh mẽ.

Một proposal khả thi và mang lại lợi ích tối đa khi nó trả lời được các câu hỏi sau:

• What: Proposal này đề cập đến nội dung gì?
• Why: Tại sao cần phải sử dụng proposal cho nội dung này?
• Who: Ai sẽ thực hiện và ai là người tiếp nhận proposal?
• When: Thời gian triển khai proposal diễn ra khi nào?
• Where: Địa điểm thực hiện proposal ở đâu?
• How: Các vấn đề được giải quyết trong proposal như thế nào?

Hiện nay, proposal có thể được trình bày dưới nhiều định dạng, từ Word, PowerPoint đến Excel, tùy theo mục tiêu và yêu cầu sử dụng.

Hiểu proposal tiếng việt là gì sẽ giúp bạn dễ dàng thiết kế và triển khai proposal 

2. Cấu trúc proposal gồm những gì?

Để hiểu rõ hơn Proposal là gì bạn cần hiểu rõ cấu trúc hoàn chỉnh để hình thành một Proposal. Cấu trúc Proposal không quá dài dòng và được gói gọn trong 4 phần chính sau:

Phần 1: Thông tin tổng quan (Overview)

Phần mở đầu của một proposal cần cung cấp cái nhìn tổng quan về dự án. Vậy phần nội dung giới thiệu trong proposal là gì? Phần này chủ yếu bao gồm các nội dung sau: 

• Tên dự án và loại hình: Mô tả ngắn gọn về tên gọi và bản chất của dự án như một sự kiện, hội thảo, chiến dịch quảng bá, hay chương trình khuyến mãi.
• Giới thiệu & lý do gửi proposal: Thông tin về người gửi kèm theo lý do và ý nghĩa của đề xuất này để làm nổi bật sự phù hợp của dự án.
• Thành phần tham gia và vai trò chính: Đề cập đến các bên liên quan và vai trò cụ thể của từng người tham gia, nhấn mạnh vào trách nhiệm của người đứng đầu.
• Nội dung chính và các công việc cần thực hiện: Liệt kê ngắn gọn các nhiệm vụ hoặc mục tiêu mà proposal hướng đến, giúp người đọc hiểu rõ kế hoạch ban đầu.
• Khung nội dung: Tóm tắt các chủ đề chính hoặc các phần quan trọng trong chương trình, giúp người đọc dễ nắm bắt ý chính.
• Thông tin liên hệ: Đảm bảo đầy đủ thông tin liên lạc để đối tác dễ dàng kết nối khi cần.

Proposal cần có phần overview để người xem nắm được những thông tin cơ bản

Xem thêm:

• Kỹ năng giao tiếp - Yếu tố quyết định 50% sự thành công cuộc đời bạn
• Portfolio là gì? Cách thiết kế portfolio thu hút, mang bản sắc riêng

Phần 2: Tập trung vào lợi ích cho đối tác, khách hàng (Goals)

Trong phần này, proposal sẽ nhấn mạnh vào nhu cầu và mong đợi của đối tác, đảm bảo đề xuất đáp ứng đúng yêu cầu của họ. Cụ thể:

• Lý do triển khai dự án: Trình bày rõ lý do chọn dự án này và những lợi ích mà nó sẽ mang lại cho đối tác.
• Thời gian và địa điểm: Thông tin về khi nào và ở đâu dự án sẽ được triển khai, giúp đối tác có cái nhìn tổng quan về kế hoạch.
• Timeline các hoạt động: Liệt kê các bước tiến hành, thời gian hoàn thành từng giai đoạn của dự án để giúp khách hàng theo dõi tiến độ dễ dàng.

Phần 3: Nội dung chi tiết và giá trị của dự án (Specifications)

Nội dung chính của dự án cần được trình bày một cách chi tiết và mạch lạc để giúp khách hàng nắm rõ mục tiêu. Phần này bao gồm:

• Ý tưởng và mục tiêu: Trình bày ý tưởng độc đáo của dự án, mục tiêu mà dự án hướng tới và lý do lựa chọn ý tưởng này.
• Lợi ích mang lại: Làm rõ giá trị gia tăng mà dự án sẽ mang lại cho đối tác hay khách hàng, qua đó khẳng định tính hiệu quả của đề xuất.
• Chi phí dự kiến: Trình bày minh bạch về chi phí để đối tác dễ dàng cân nhắc và đánh giá.

Proposal cần nêu bật được những nội dung và giá trị của dự án

Phần 4: Xác thực năng lực và kinh nghiệm của doanh nghiệp (Milestones)

Phần này nhằm xây dựng niềm tin cho khách hàng về khả năng triển khai dự án thành công thông qua việc giới thiệu chi tiết về doanh nghiệp:

• Giới thiệu về doanh nghiệp: Thông tin chung về doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động và mục tiêu phát triển.
• Đội ngũ thực hiện và thành tựu: Nhấn mạnh các cá nhân hoặc bộ phận chính, đồng thời cung cấp thông tin về những thành công, giải thưởng mà doanh nghiệp đã đạt được.
• Các đối tác và dự án đã hoàn thành: Cung cấp danh sách những đối tác mà doanh nghiệp đã hợp tác thành công trước đây, giúp tăng tính tin cậy của proposal.

3. Kinh nghiệm viết Proposal chuyên nghiệp

Hiểu cấu trúc proposal là gì bạn sẽ thấy việc viết Proposal không quá khó nhưng nó yêu cầu sự tỉ mỉ và thấu hiểu về chính ý tưởng, sản phẩm/ dự án mà mình sẽ thể hiện trong Proposal. Để giúp bạn dễ dàng hơn khi triển khai Proposal, dưới đây chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn một vài tips giúp nội dung trong Proposal được hấp dẫn và thu hút hơn.

Chăm chút hình thức 

Proposal có hình thức rõ ràng, chuyên nghiệp là bước đầu gây ấn tượng cho người xem. Hãy chọn thiết kế proposal phù hợp với thương hiệu của bạn, đồng thời sử dụng font chữ và màu sắc hài hòa, dễ nhìn. Các tiêu đề nên được phân chia mạch lạc để người đọc dễ theo dõi.

Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng hình ảnh, biểu đồ, hoặc bảng biểu khi cần thiết để minh họa các số liệu hoặc quy trình. Điều này sẽ giúp người đọc hình dung rõ hơn về dự án và tạo sự sinh động cho proposal.

Chi tiết nhưng không quá dài dòng

Proposal nên được trình bày chi tiết để có thể giải thích được mọi khía cạnh của dự án, nhưng tránh sa đà vào các chi tiết không cần thiết. Hãy ưu tiên nội dung cô đọng, ngắn gọn, chỉ nêu những điểm chính quan trọng, giúp người đọc dễ hiểu và nhanh chóng nắm bắt thông tin cần thiết. Một proposal được đánh giá chất lượng tốt là có nội dung nằm trong khoảng từ 2.000 đến 3.500 từ.

Đồng thời, nên chú trọng sử dụng ngôn từ rõ ràng, súc tích và dễ hiểu. Tránh các thuật ngữ phức tạp nếu không thực sự cần thiết, hoặc giải thích đơn giản để người đọc dễ theo dõi.

Hiểu Marketing proposal là gì, bạn sẽ thấy viết proposal khá đơn giản những đòi hỏi sự tỉ mỉ

Luôn đặt khách hàng là trung tâm

Luôn để khách hàng lên hàng đầu là một tips mà bạn cần biết khi bắt đầu tìm hiểu proposal là gì để triển khai cho doanh nghiệp. Bạn hãy đảm bảo luôn nắm bắt được nhu cầu, mong muốn và khó khăn của khách hàng hoặc đối tác để điều chỉnh nội dung phù hợp. Từ đó đưa ra các thông tin nhấn mạnh các lợi ích mà dự án sẽ mang lại cho họ, đồng thời làm rõ cách đề xuất của bạn có thể giải quyết các vấn đề mà họ đang quan tâm.

Lập kế hoạch phác thảo trước khi viết

Trước khi viết, hãy phác thảo một kế hoạch tổng thể cho proposal. Việc này sẽ giúp bạn có cái nhìn bao quát, sắp xếp các ý tưởng một cách logic và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào.

Hiểu rõ đối thủ cạnh tranh

Nghiên cứu đối thủ để hiểu rõ những gì họ cung cấp, điểm mạnh, điểm yếu trong proposal để từ đó học hỏi và thay đổi sao cho phù hợp với thương hiệu của bạn. Từ đó, bạn học hỏi và xây dựng một proposal có những điểm mạnh khác biệt của bạn và hạn chế đưa những thông tin khiến người xem không hứng thú.

Chứng minh năng lực, chuyên môn bằng dẫn chứng thiết thực

Hiểu bản chất việc thiết kế proposal là gì, bạn sẽ thấy việc chứng minh năng lực, khả năng và kinh nghiệm chuyên môn trong proposal là vô cùng cần thiết. Bạn hãy đưa các ví dụ về các dự án thành công trước đây, thành tựu hoặc giải thưởng mà bạn đã đạt được để xây dựng lòng tin với đối tác.

Proposal cần thể hiện được năng lực, chuyên môn của doanh nghiệp

4. Các lỗi thường gặp khi viết Proposal

Hiểu bản chất proposal là gì bạn sẽ thấy được sự cần thiết của nó trong việc thuyết phục người khác trong việc quan tâm đến các dự án, ý tưởng của bạn. Do đó, khi viết proposal việc hạn chế các lỗi là vô cùng cần thiết. Dưới đây là các lỗi mà bạn cần tránh khi viết Proposal:

Proposal kém thu hút, không ấn tượng

Một proposal nhạt nhòa, thiếu điểm nhấn sẽ khó giữ chân người đọc. Đảm bảo rằng phần mở đầu hấp dẫn và nêu bật lợi ích hoặc giá trị mà đề xuất mang lại. Tránh trình bày quá khô khan, nên sử dụng các điểm nổi bật để làm rõ sự khác biệt của dự án.

Nói quá nhiều về kinh nghiệm, năng lực chuyên môn

Hiểu bản chất proposal là gì bạn sẽ nhận ra rằng việc thể hiện năng lực, chuyên môn trong proposal là vô cùng cần thiết nhưng nếu nói quá nhiều về kinh nghiệm sẽ dễ làm người đọc mất tập trung vào lợi ích của dự án. Hãy giới thiệu năng lực một cách súc tích, ưu tiên các lợi ích mà dự án sẽ mang lại cho khách hàng.

Bố cục rối mắt, khó theo dõi

Bố cục không rõ ràng sẽ khiến người đọc dễ nản lòng. Hãy chia proposal thành các phần mạch lạc, sử dụng tiêu đề, bullet points, và khoảng trắng hợp lý. Một bố cục gọn gàng, dễ nhìn sẽ giúp khách hàng dễ dàng nắm bắt nội dung.

Proposal cần được thiết kế gọn gàng, sạch sẽ, dễ nhìn

Quá dài dòng và lan man

Proposal nên ngắn gọn, đi thẳng vào trọng tâm. Tránh lặp lại thông tin không cần thiết hoặc dùng quá nhiều từ ngữ phức tạp. Nội dung xúc tích và trọng tâm sẽ giúp bạn truyền tải thông điệp hiệu quả hơn.

Không điều chỉnh theo đối tượng mục tiêu

Khi tìm hiểu proposal là gì, có lẽ bạn sẽ nhận ra một lỗi mà nhiều người thương gặp đó là viết proposal chung chung mà không điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Bạn hãy khéo léo tùy chỉnh nội dung để đáp ứng đúng mong muốn của đối tác và nêu bật các giải pháp cụ thể cho vấn đề của họ.

5. Các công cụ hỗ trợ viết Proposal hiệu quả

Việc sử dụng các công cụ hỗ trợ sẽ giúp bạn tạo ra những proposal chuyên nghiệp và ấn tượng hơn. Vậy công cụ hỗ trợ thiết kế Proposal là gì? Dưới đây là 5 phần mềm bạn nên biết khi bắt đầu viết Proposal.

Canva

Canva cung cấp các mẫu thiết kế đẹp mắt, phù hợp cho proposal chuyên nghiệp. Bạn có thể tùy chỉnh bố cục, màu sắc, và thêm các yếu tố trực quan như biểu đồ và hình ảnh, giúp proposal của bạn nổi bật và thu hút.

Canva là công cụ thiết kế đa năng bạn không nên bỏ qua

Google Docs

Google Docs là công cụ tiện lợi để cộng tác và chỉnh sửa trực tuyến với nhóm. Nó cho phép bạn chia sẻ proposal, nhận phản hồi, và theo dõi các chỉnh sửa theo thời gian thực, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo sự thống nhất trong nội dung.

Microsoft Word và PowerPoint

Microsoft Word cung cấp các tính năng định dạng văn bản mạnh mẽ, phù hợp cho các proposal chi tiết. Nếu bạn muốn tạo proposal dưới dạng thuyết trình, PowerPoint là công cụ hữu ích để trình bày các ý chính theo dạng slide dễ theo dõi và ấn tượng.

PandaDoc

PandaDoc là nền tảng chuyên biệt cho việc tạo và quản lý proposal. Nó cho phép bạn sử dụng các mẫu có sẵn, dễ dàng thêm chữ ký điện tử và theo dõi tình trạng của proposal. Công cụ này rất phù hợp cho các đề xuất kinh doanh chuyên nghiệp.

PandaDoc là công cụ bạn nên sử dụng 

Proposify

Proposify cung cấp các mẫu proposal đa dạng cho các ngành khác nhau, cùng tính năng theo dõi xem ai đã mở, xem hoặc phản hồi bản proposal. Bạn cũng có thể tích hợp với các phần mềm quản lý khách hàng như CRM để tối ưu quy trình.

Trên đây là tổng hợp những thông tin chi tiết giúp bạn giải đáp được câu hỏi Proposal là gì. Mong rằng với những chia sẻ của Đức Tín Group bạn đã hiểu được tại sao cần proposal và biết cách viết nó hiệu quả để tăng khả năng thành công của một dự án, chiến lược.