Proposal là gì? Bí quyết viết proposal ấn tượng và thành công

Trong bất cứ lĩnh vực nào thì kỹ năng viết proposal đóng vai trò vô cùng quan trọng. Bởi đây là yếu tố gây ấn tượng và thuyết phục đối tác trong những dự án tiếp thị và kinh doanh. Vậy cụ thể proposal là gì? Hãy cùng Đức Tín Group tìm hiểu cách viết proposal chuyên nghiệp và đúng chuẩn nhé.

1. Proposal là gì? 

Proposal (đề xuất) chỉ tài liệu trình bày nội dung, ý tưởng, giải pháp hoặc chiến lược ngân sách trong một dự án nào đó nhằm thuyết phục người nhận chấp thuận, tài trợ hoặc hợp tác.

Proposal được đánh giá là công cụ quan trọng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh doanh, phát triển dự án. Từ bản proposal, bạn có thể truyền đạt ý tưởng của mình một cách rõ ràng, có tổ chức nhằm đạt được sự đồng thuận của đối tác.

Proposal tiếng Việt là gì chỉ tài liệu phác thảo giải pháp cho một vấn đề cụ thể

2. Những vai trò quan trọng của bản proposal

Qua khái niệm proposal là gì được chia sẻ phần trên, bạn đã hiểu được phần nào được vai trò của nó. Nhưng thực tế thì bản ý tưởng proposal có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Cụ thể như sau:

Truyền đạt ý tưởng

Bản proposal giúp người viết trình bày ý tưởng của mình về dự án một cách cụ thể để người đọc có thể hiểu được nội dung, mục tiêu và phương thức thực hiện. Bản proposal được trình bày chi tiết cũng đảm bảo loại bỏ đi tính mơ hồ, đảm bảo tất cả các bên đều hiểu rõ định hướng của dự án.

Xác định mục tiêu và kế hoạch hoạt động

Từ bản proposal, người đọc cũng có thể thấy được mục tiêu của dự án và kế hoạch cụ thể về thời gian, nguồn lực và các đối tượng tham gia. Cụ thể, người đọc thấy được tổng quan về lộ trình thực hiện dự án.

Lợi ích quan trọng của bản proposal là gì?

Thuyết phục người đọc

Từ những thông tin trong proposal, người viết có thể thuyết phục người đọc ủng hộ ủng hộ hoặc đồng ý với kế hoạch được đề xuất. Khả năng thuyết phục này đóng vai trò quan trọng trong việc phê duyệt, chấp thuận hay tài trợ từ các bên liên quan.

3. Các loại proposal phổ biến hiện nay

Bản proposal được tạo ra với nhiều mục đích. Do vậy, các loại proposal khác nhau tùy thuộc vào mục đích. Dưới đây là 3 loại proposal bổ biến nhất bạn nên biết:

Proposal phát hành sách

Thường chúng ta sẽ bắt gặp loại proposal này khi các nhà văn, nhà thơ sử dụng để kêu gọi và thuyết phục nhà xuất bản phát hành cuốn sách của họ. Tính thuyết phục của proposal này dựa trên nội dung độc đáo, hấp dẫn độc giả và phù hợp với xu hướng của thị trường hiện tại.

Proposal kinh doanh (Business proposal)

Business proposal là gì? Đây chính là một bản thỏa thuận của công ty nhằm thuyết phục nhà đầu tư hoặc đối tác tin tưởng vào khả năng sinh lời của dự án. Loại proposal kinh doanh thường bao gồm phân tích thị trường, đối thủ cạnh tranh, chiến lược Marketing, kế hoạch thực hiện và các dự báo tài chính.

Business proposal

Proposal nghiên cứu (Research Proposal)

Khi tìm hiểu proposal là gì, bạn cũng sẽ thấy loại Research Proposal được sử dụng nhiều trong lĩnh vực giáo dục và khoa học. Loại proposal này sẽ đưa ra câu hỏi cần giải quyết, cơ sở nghiên cứu, phương pháp tiếp cận và phân tích dữ liệu nghiên cứu.

Proposal nghiên cứu thể được được tính mới mẻ và ý nghĩa khoa học của vấn đề nghiên cứu. Đồng thời chỉ ra phương pháp tiếp cận mang tính khả khi và rõ ràng. 

4. Những nội dung cần có trong một bản proposal

Một bản proposal ấn tượng và hiệu quả cần phải truyền tải đúng mục đích. Muốn vậy bên cạnh việc nắm được proposal là gì, bạn cũng cần hiểu rõ những nội dung cần có trong một bản proposal:

WHAT - Trình bày về vấn đề gì?

Phần này mô tả chi tiết về dự án mà bạn đề xuất, bao gồm mục tiêu, các bước thực hiện, và kết quả mong đợi. Bạn cần làm rõ giải pháp, cách nó giải quyết vấn đề và đáp ứng nhu cầu khách hàng. Phần “WHAT” phải chi tiết và dễ hiểu để người đọc nắm bắt rõ ý tưởng và kế hoạch của bạn.

Proposal cần có những nội dung nào?

WHY - Mục đích của proposal là gì?

Phần này giải thích lý do và mục đích của project proposal là gì, đồng thời chỉ ra vấn đề mà dự án giải quyết và lý do giải pháp của bạn là lựa chọn tốt nhất. Bạn cũng cần chứng minh khả năng thực hiện dự án, nêu rõ lợi ích, sự cần thiết của giải pháp...

WHO - Ai là người thực hiện?

Phần WHO sẽ cung cấp thông tin về các cá nhân hoặc tổ chức thực hiện dự án, vai trò của từng người và khả năng của họ để chứng minh dự án có thể được triển khai thành công.

WHEN - Thời gian thực hiện khi nào?

Xác định thời gian thực hiện dự án với một lịch trình cụ thể, ba gồm các mốc quan trọng và các giai đoạn của dự án. Điều này giúp người đọc hiểu rõ về thời gian dự kiến cho từng bước triển khai và kết quả cuối cùng.

WHERE - Thực hiện ở đâu?

Phần này bạn cần mô tả địa điểm thực hiện dự án, lý do chọn địa điểm đó và các yếu tố liên quan như cơ sở vật chất, yếu tố địa lý và môi trường.

HOW - Thực hiện như thế nào?

Trình bày chi tiết cách thực hiện dự án, bao gồm phương pháp, quy trình, công cụ, kỹ thuật và biện pháp kiểm soát chất lượng. Từ đó có thể giúp người đọc thấy được kế hoạch được triển khai hiệu quả.

Đọc thêm: ISO là gì? 06 tiêu chuẩn ISO phổ biến nhất hiện nay

5. Bí quyết giúp bạn viết proposal chuyên nghiệp và ấn tượng

Proposal là gì đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc truyền tải thông tin của kế hoạch, dự án. Do vậy, để tạo được ấn tượng mạnh mẽ, tăng cơ hội thành công và thuyết phục đối tượng mục tiêu:

Hiểu những điều đối tác cần để đề ra giải pháp thích hợp

• Chú ý hình thức: Bản cần phải có bố cục rõ ràng, đảm bảo các tiêu đề, mục lục, phân đoạn hợp lý. Sử dụng phông chữ chuyên nghiệp, kích thước chữ phù hợp kết hợp cùng các yếu tố thị giác như biểu đồ, bảng biểu, hình ảnh minh họa,...
• Ngắn gọn, dễ hiểu: Nội dung ngắn gọn, dễ hiểu với thông điệp rõ ràng, đảm bảo người đọc có thể hiểu được ngay ý tưởng của bản proposal.
• Tập trung vào khách hàng: Proposal tập trung vào lợi ích mà khách hàng nhận được để thấy rõ được giá trị mà bạn đem lại cho khách hàng.
• Nghiên cứu đối thủ: Xem đối thủ đã làm gì, những hạn chế của họ để từ đó bạn cải thiện và làm tốt hơn họ. Lúc này bạn cần đề xuất một giải pháp có tính độc đáo hơn, vượt trội hơn để tạo ra sự khác biệt.
• Deadline: Nên chia dự án thành các giai đoạn và thời hạn hoàn thành cho hạng mục để người đọc dễ dàng theo dõi tiến độ của dự án và kết quả đạt được.

Xem thêm: Infographic là gì? Hướng dẫn thiết kế infographic ấn tượng

Qua bài viết này của Đức Tín Group, chúng ta đã tìm hiểu proposal là gì, tầm quan trọng của proposal và bí quyết viết một proposal hiệu quả. Dù ở lĩnh vực kinh doanh nào thì một bản proposal chất lượng cũng sẽ giúp bạn truyền tải ý tưởng một cách thuyết phục và chuyên nghiệp hơn.