Outsource là gì? Hướng dẫn toàn diện từ A-Z về dịch vụ thuê ngoài

Outsource hay thuê ngoài là một giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả, giảm chi phí và tận dụng chuyên môn bên ngoài. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về khái niệm outsource, ưu điểm, thách thức và lưu ý để áp dụng hiệu quả trong doanh nghiệp. Dù bạn đang quản lý một startup nhỏ hay một tập đoàn lớn, hiểu rõ cách outsourcing có thể giúp bạn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

1. Outsource là gì?

Outsource hay outsourcing được dịch từ tiếng Anh có nghĩa là thuê ngoài. Cụ thể, outsource nghĩa là gì đây là hoạt động thuê công ty bên ngoài hoặc đối tác thứ 3 để thực hiện các công việc cụ thể và cần thiết của doanh nghiệp thay cho nhân viên nội bộ.

Khi doanh nghiệp đã có định hướng và chiến lược rõ ràng nhưng nguồn nhân lực nội bộ không đáp ứng đủ, người quản lý hoặc chủ doanh nghiệp thường tìm đến các đơn vị hoặc công ty outsource bên ngoài để hỗ trợ.

Định nghĩa outsource là gì, được hiểu là thuê dịch vụ bên ngoài về làm dự án hay một động trong một khoảng thời gian

Ví dụ: Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, nếu công ty bạn đang quá tải công việc, có thể thuê đối tác bên ngoài đảm nhận các nhiệm vụ như kiểm tra QA, xử lý sự cố kỹ thuật, phát triển phần mềm,... Điều này giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào các mục tiêu chiến lược mà vẫn hoàn thành các công việc khác hiệu quả.

2. Công ty outsource là gì?

Khi bạn đã hiểu làm outsource là gì thì định nghĩa công ty outsource cũng không còn khó hiểu. Công ty outsource là công ty được một đơn vị tổ chức hay cá nhân khác thuê để thực hiện công việc của họ.

Công ty outsource làm gì sẽ phụ thuộc vào yêu cầu và nhu cầu mà doanh nghiệp đưa ra. Họ có thể thực hiện các hoạt động quản trị như nhập liệu, chứng từ hay các dự án như thiết kế website, sản xuất nội dung,...

Giống như các công ty Agency cũng chính là một loại hình outsource. Xem thêm: Agency là gì? 10 loại hình phổ biến nhất hiện nay

3. Các loại hình outsource phổ biến hiện nay

Outsource không giới hạn trong một ngành nghề cụ thể mà bao gồm nhiều loại hình dịch vụ mà doanh nghiệp có thể giao phó cho đối tác, công ty outsource bên ngoài. Dưới đây là một số loại hình outsource phổ biến hiện nay:

Các hình thức outsource thường gặp hiện nay

IT Outsourcing

IT outsourcing là một trong những hình thức phổ biến nhất, bao gồm phát triển phần mềm, quản lý hạ tầng công nghệ và hỗ trợ kỹ thuật. Việc thuê ngoài IT giúp doanh nghiệp tiếp cận công nghệ hiện đại và đội ngũ chuyên gia giỏi mà không cần xây dựng đội ngũ nội bộ.

Outsourcing sản xuất

Đây là hình thức thuê nhân sự bên ngoài để thực hiện các công việc liên quan tới sản xuất như: chế tạo, lắp ráp, hoàn thiện công đoạn sản xuất. Hình thức thuê outsource này thường gặp trong các lĩnh vực ngành ô tô, điện tử, thực phẩm và đồ uống, ngành may mặc,..

Outsourcing dự án

Hình thức thuê ngoài này được sử dụng với những dự án cần triển khai gấp trong thời gian ngắn hoặc doanh nghiệp thiếu nhân lực có chuyên môn về dự án. Outsourcing dự án thường liên quan đến các lĩnh vực như công nghệ công tin, kế toán, tiếp thị, quảng cáo, giáo dục và đào tạo,...

Outsourcing quy trình

Đây là hình thức thuê ngoài để thực hiện một phần hoặc toàn bộ quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể thường là quy trình tài chính và kế toán, quy trình chuỗi cung ứng và vận hành, quy trình tuyển dụng,...

4. Đánh giá ưu và nhược điểm của dịch vụ thuê ngoài outsource

Dịch vụ thuê ngoài outsource được đánh giá là một trong những chiến lược kinh doanh của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, bên cạnh dịch vụ này mang lại những lợi ích cũng tồn tại một số điểm hạn chế. Dưới đây là những ưu và nhược điểm của dịch vụ thuê outsource:

Ưu điểm của Outsourcing

Thuê ngoài mang lại nhiều lợi ích đáng kể, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và đạt được mục tiêu nhanh chóng.

Lựa chọn sử dụng dịch vụ outsource giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, đạt hiệu quả cao

• Tiết kiệm chi phí: Lý do hàng đầu khiến doanh nghiệp outsource là để giảm chi phí như chi phí đầu tư vào cơ sở hạ tầng, nhân sự hoặc công nghệ để thực hiện và hoàn thành công việc.
• Tiếp cận chuyên môn: Outsourcing cho phép doanh nghiệp tiếp cận nguồn nhân lực và chuyên môn từ khắp nơi trên thế giới. Ví dụ, thuê ngoài phát triển phần mềm cho một đội ngũ chuyên gia đảm bảo kết quả chất lượng cao mà không cần đào tạo nội bộ.
• Tập trung vào hoạt động cốt lõi: Nhờ thuê ngoài các công việc không trọng yếu, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực và thời gian cho những hoạt động cốt lõi như đổi mới sản phẩm, mở rộng thị trường hoặc phát triển thương hiệu.
• Tăng khả năng linh hoạt: Thuê ngoài mang lại sự linh hoạt, cho phép doanh nghiệp mở rộng hoặc thu hẹp quy mô hoạt động dựa trên nhu cầu thị trường mà không phải gánh nặng chi phí dài hạn.

Thách thức khi thuê Outsource

Mặc dù có nhiều lợi ích, outsource cũng đi kèm với một số rủi ro và thách thức cần được giải quyết để đảm bảo hiệu quả.

Doanh nghiệp thuê outsource bên ngoài rất khó kiểm soát về chất lượng và vấn đề bảo mật 

• Mất kiểm soát: Việc giao công việc cho bên ngoài có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc giám sát và kiểm soát chất lượng. Điều này đặc biệt nghiêm trọng nếu không chọn đúng đối tác thuê ngoài.
• Vấn đề bảo mật dữ liệu: Khi thuê ngoài, doanh nghiệp thường phải chia sẻ thông tin nhạy cảm với đối tác. Do đó, rủi ro bảo mật thông tin là một vấn đề lớn cần được lưu ý.
• Phụ thuộc vào đối tác: Doanh nghiệp có thể trở nên quá phụ thuộc vào các đối tác thuê ngoài, dẫn đến rủi ro nếu đối tác không thể tiếp tục cung cấp dịch vụ.

5. Những lưu ý để sử dụng dịch vụ outsource hiệu quả

Outsource là giải pháp lý tưởng giúp doanh nghiệp giải quyết khối lượng công việc làm không cần mở rộng nhân sự nội bộ. Tuy nhiên, để đạt hiệu quả, cần lưu ý một số điểm.

• Chọn đối tác đáng tin cậy: Hãy ưu tiên các đơn vị có chuyên môn cao và uy tín, đặc biệt khi thuê ngoài cho các dự án quan trọng.
• Hỗ trợ và trao đổi thông tin: Cung cấp đầy đủ thông tin, chia sẻ mục tiêu công việc và luôn theo sát tiến độ để tránh nhầm lẫn. Không nên phó mặc toàn bộ công việc mà cần duy trì sự giám sát và hỗ trợ kịp  thời.
• Hợp đồng minh bạch: Đảm bảo hợp đồng làm việc được thiết lập chi tiết, bao gồm các thỏa thuận về trách nhiệm, cam kết và đặc biệt là bảo mật thông tin.
• Xác định loại hình Outsourcing phù hợp: Rõ ràng trong việc chọn loại hình dịch vụ để tối ưu hóa hiệu quả công việc và kiểm soát chi phí tốt hơn.

Như vậy qua bài viết của Đức Tín Group có thể thất outsource một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Hãy đảm bảo chọn đúng đối tác uy tín, lập kế hoạch cẩn thận và xây dựng hợp đồng minh bạc để thuê ngoài thành công. Với chiến lược đúng đắn, outsource sẽ là đòn bẩy giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ.