Kỹ năng mềm là gì? Các kỹ năng cần thiết và cách rèn luyện bạn nên biết

Trong thế giới ngày càng phát triển và thay đổi nhanh chóng ngày nay, kỹ năng mềm đã trở thành một yếu tố thiết yếu không chỉ trong môi trường làm việc mà còn trong cuộc sống hàng ngày. Vậy, kỹ năng mềm là gì? Trong bài viết này, Đức Tín Group sẽ cùng bạn tìm hiểu định nghĩa, tầm quan trọng và cách rèn luyện kỹ năng mềm để tạo ra lợi thế cạnh tranh trong cuộc sống và sự nghiệp.

1. Kỹ năng mềm là gì?

Khái niệm kỹ năng mềm là gì, nó được định nghĩa là những kỹ năng liên quan đến khả năng tương tác, giao tiếp và làm việc với người khác. Chúng không phải là các kỹ năng chuyên môn hay kỹ thuật cụ thể mà chúng là những phẩm chất và đặc điểm cá nhân giúp một người tương tác hiệu quả và hòa nhập tốt trong môi trường làm việc hoặc xã hội. Đây là những kỹ năng không thể đo lường bằng bằng cấp hay chứng chỉ, mà thường được đánh giá qua quá trình làm việc và giao tiếp. 

Kỹ năng mềm (soft skills) và kỹ năng cứng (hard skills) là hai loại kỹ năng cần thiết trong môi trường làm việc, nhưng chúng có những đặc điểm và ứng dụng hoàn toàn khác nhau. Dưới đây là bảng so sánh ngắn gọn giúp bạn hiểu rõ được sự khác biệt giữa hai kỹ năng này:

Kỹ năng mềm tiếng anh là gì? Nó được hiểu là Soft skills, một kỹ năng có được từ kinh nghiệm, trải nghiệm tự nhiên

2. Sự cần thiết của kỹ năng mềm trong cuộc sống

Nhiều nghiên cứu thực tế cho thấy rằng, những người thành công chỉ sở hữu khoảng 25% kỹ năng chuyên môn, phần còn lại là các kỹ năng mềm. Điều này cho thấy rằng, kỹ năng sống là một yếu tố có tác động rất lớn đến sự thành công của một người. Vậy vai trò thực sự của kỹ năng mềm là gì?

• Nâng cao khả năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp là nền tảng của mọi tương tác xã hội. Một người biết cách diễn đạt ý tưởng rõ ràng và thuyết phục sẽ dễ dàng tạo được sự chú ý và niềm tin từ người khác. Hơn nữa, khả năng lắng nghe và cảm nhận cảm xúc của người khác cũng rất quan trọng, giúp xây dựng mối quan hệ vững chắc và tạo sự gắn bó trong cộng đồng.
• Tăng khả năng làm việc nhóm hiệu quả: Trong môi trường làm việc hiện đại, khả năng làm việc nhóm là điều thiết yếu. Kỹ năng mềm giúp bạn làm việc với mọi người một cách hiệu quả hơn, dễ dàng vượt qua xung đột và tìm ra giải pháp chung, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
• Khả năng giải quyết vấn đề: Kỹ năng mềm giúp bạn tiếp cận các vấn đề một cách sáng tạo và chủ động. Thay vì cảm thấy chán nản khi đối diện với thách thức, bạn có thể xác định nguyên nhân cốt lõi và phát triển các giải pháp khả thi. 
• Xây dựng và duy trì các mối quan hệ: Một người biết cách xây dựng mối quan hệ tốt sẽ dễ dàng tạo ra mạng lưới hỗ trợ từ gia đình, bạn bè, đồng nghiệp, và cộng đồng. Những mối quan hệ này không chỉ mang lại sự hỗ trợ mà còn mở ra nhiều cơ hội trong sự nghiệp và cuộc sống.
• Phát triển sự tự tin và tự nhận thức: Kỹ năng mềm giúp nâng cao sự tự tin trong các tình huống giao tiếp và công việc. Khi bạn có khả năng giao tiếp tốt và biết cách tương tác với người khác, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn trong bản thân. 

Kỹ năng mềm là một trong yếu tố tác động lớn đến khả năng thành công của một người

Xem thêm:

• Mentor là gì? Tại sao bạn cần có 1 mentor trong công việc
• Hướng dẫn cách làm Content Marketing cho người mới bắt đầu

3. Bộ kỹ năng mềm gồm những gì?

Nắm được bản chất kỹ năng mềm là gì và tầm quan trọng của nó cho cuộc sống, chắc hẳn bạn sẽ rất tỏ mò kỹ năng mềm là những kỹ năng nào. Dưới đây là bộ kỹ năng mềm mà bạn nên trang bị cho chính mình để đảm bảo bản thân luôn khác biệt và vượt trội:

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là một trong số những kỹ năng quan trọng nhất mà bạn nên biết khi tìm hiểu kỹ năng mềm là gì? Kỹ năng này không chỉ bao gồm việc nói, trao đổi mà nó còn là việc bạn nghe, viết, truyền đạt nó với người khác. Một người được đánh giá là có kỹ năng tốt cần đảm bảo một số yếu tố sau:

• Giao tiếp bằng lời: Khả năng diễn đạt ý tưởng một cách rõ ràng, mạch lạc trong các cuộc hội thoại, thuyết trình, và họp nhóm.
• Giao tiếp không lời: Sử dụng ngôn ngữ cơ thể, ánh mắt và cử chỉ để truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả.
• Viết: Kỹ năng viết báo cáo, email, và tài liệu một cách chính xác và dễ hiểu.

Kỹ năng làm việc nhóm

Khả năng làm việc cùng với các thành viên trong nhóm để đạt được mục tiêu chung là một kỹ năng mềm mà bạn cần phải trang bị và rèn luyện từ sớm vì bạn sẽ phải thường xuyên làm việc trong môi trường tập thể. Kỹ năng làm việc nhóm ở đây không chỉ là việc hợp tác với các thành viên mà nó còn bao gồm việc bạn hiểu rõ điểm mạnh của từng thành viên trong nhóm để phân công công việc phù hợp. 

Kỹ năng làm việc nhóm cũng giúp mỗi cá nhân có cơ hội để phát triển bản thân. Bằng cách học hỏi, giao tiếp và chia sẻ ý kiến với nhau, mỗi người có thể nâng cao khả năng giao tiếp, lãnh đạo, giải quyết xung đột và làm việc trong môi trường đa dạng. 

Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng cần phải rèn luyện từ sớm

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Cuộc sống của chúng ta luôn tồn tại nhiều lựa chọn song song nhau. Chính vì thế, bạn cần có khả năng xác định và giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả. Sở hữu kỹ năng giải quyết vấn đề xuất sắc sẽ giúp có một lỗ trình nhìn nhận và giải quyết vấn đề một cách chi tiết và bài bản như: 

• Phân tích: Khả năng xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đánh giá các yếu tố liên quan.
• Lập kế hoạch: Xây dựng các bước cần thiết để giải quyết vấn đề, từ việc tìm kiếm giải pháp đến việc thực hiện.
• Đánh giá và điều chỉnh: Kiểm tra hiệu quả của giải pháp đã thực hiện và sẵn sàng điều chỉnh nếu cần thiết.

Kỹ năng quản lý thời gian

Thời gian không bao giờ chờ đợi bất cứ ai, do đó, bạn cần trang bị cho mình kỹ năng quản lý thời gian, công việc một cách hiệu quả. Kỹ năng này sẽ bao gồm việc bạn sắp xếp, phân bố thời gian cho các công việc một cách phù hợp, đồng thời vẫn đảm bảo cân bằng giữa công việc và cuộc sống hàng ngày. 

Bên cạnh đó, kỹ năng này còn được thể hiện qua việc bạn khai thác các ứng dụng và phần mềm quản lý thời gian như lịch điện tử và nhắc nhở để tối ưu hóa thời gian của mình.

Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn không lãng phí bất kỳ giây phút nào

Kỹ năng tư duy phản biện

Kỹ năng tư duy phản biện là một trong những kỹ năng mà bất cứ ai cũng nên tự trang bị cho mình. Rèn luyện kỹ năng này cho phép bạn khả năng phân tích, đánh giá và suy nghĩ một cách logic về thông tin, luận điểm và giả thuyết. Tầm quan trọng của tư duy phản biện nằm ở việc nó giúp chúng ta đưa ra quyết định sáng suốt hơn, giải quyết vấn đề hiệu quả và phát hiện những thông tin sai lệch hoặc thiếu sót. 

Kỹ năng quản lý cảm xúc

Hiểu rõ kỹ năng mềm là gì, bạn sẽ nhận ra kỹ năng quản lý cảm xúc là một trong những yếu tố bạn nên tự rèn luyện từ sớm. Kỹ năng này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cách bạn tương tác với người khác và ra quyết định trong cuộc sống. 

Khi bạn quản lý cảm xúc tốt, bạn có thể tạo ra môi trường làm việc tích cực hơn, cải thiện mối quan hệ cá nhân và chuyên nghiệp, đồng thời tăng cường khả năng thích ứng với những thay đổi. Kỹ năng này giúp bạn không chỉ vượt qua các thách thức một cách hiệu quả mà còn phát triển sự tự tin và khả năng lãnh đạo.

Kỹ năng mềm khác

Ngoài những kỹ năng chính đã đề cập, bạn cũng nên trang bị cho mình một số kỹ năng khác quan trọng không kém như:

• Kỹ năng lãnh đạo
• Kỹ năng thuyết phục
• Kỹ năng thích ứng
• Kỹ năng xây dựng mối quan hệ
• Kỹ năng lập kế hoạch

Có rất nhiều kỹ năng mềm tác động đến cuộc sống của bạn

4. Cách rèn luyện kỹ năng mềm cho từng người

Kỹ năng mềm không phải là kỹ năng tự sinh ra đã có mà nó yêu cầu quá trình rèn luyện, học hỏi của mỗi người. Vậy cách rèn luyện kỹ năng mềm là gì?

• Tham gia hoạt động xã hội: Tích cực tham gia vào các câu lạc bộ, nhóm tình nguyện hoặc sự kiện cộng đồng để cải thiện kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm.
• Tham gia khóa học: Đăng ký các khóa học về kỹ năng mềm như giao tiếp, lãnh đạo hoặc quản lý thời gian để học hỏi từ chuyên gia.
• Đọc và phân tích: Đọc sách hoặc bài viết, sau đó phân tích nội dung và đánh giá quan điểm của tác giả.
• Thảo luận: Tham gia vào các buổi thảo luận hoặc tranh luận để rèn luyện khả năng đưa ra luận điểm và phản biện.
• Ghi nhật ký cảm xúc: Viết ra cảm xúc hàng ngày để nhận diện và hiểu rõ hơn về chúng, từ đó cải thiện khả năng quản lý cảm xúc.
• Tìm kiếm phản hồi: Luôn cởi mở với phản hồi từ người khác về kỹ năng của mình và học hỏi từ những sai lầm.
• Đặt mục tiêu cụ thể: Thiết lập các mục tiêu rõ ràng cho việc rèn luyện kỹ năng mềm và theo dõi tiến độ của bản thân.
• Thực hành lắng nghe: Dành thời gian lắng nghe người khác để hiểu họ tốt hơn và xây dựng mối quan hệ tích cực.
• Khám phá các tình huống mới: Tham gia vào các tình huống hoặc môi trường không quen thuộc để rèn luyện khả năng thích ứng và linh hoạt.
• Tập thiền hoặc yoga: Những hoạt động này giúp bạn kiểm soát cảm xúc và giữ bình tĩnh trong các tình huống căng thẳng.
• Tự đánh giá: Thường xuyên đánh giá lại bản thân để nhận diện điểm mạnh và điểm yếu, từ đó có kế hoạch cải thiện.

Để phát triển mạnh mẽ và thăng tiến xa hơn trong công việc và cuộc sống, bạn không chỉ cần trang bị kiến thức chuyên môn sâu rộng mà còn phải bổ sung các kỹ năng mềm cần thiết. Hy vọng rằng, với những thông tin chi tiết trong bài viết trên, bạn đã hiểu rõ kỹ năng mềm là gì và nắm được những kỹ năng quan trọng cũng như các phương pháp tự rèn luyện để áp dụng vào cuộc sống hàng ngày.