Hướng dẫn cách viết biên bản bàn giao công việc

Khi một nhân viên chuyển giao công việc cho đồng nghiệp, quá trình này không thể thiếu một tài liệu quan trọng: biên bản bàn giao công việc. Đây là một phần quan trọng trong quá trình điều hành doanh nghiệp nhằm đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ, trách nhiệm và tài sản được chuyển giao một cách minh bạch và có tổ chức. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu đầy đủ về biên bản bàn giao công việc và hướng dẫn cách viết chi tiết để đạt hiệu quả cao nhất.

1. Biên bản bàn giao công việc là gì?

Biên bản bàn giao công việc là một tài liệu chính thức được lập ra nhằm ghi nhận quá trình chuyển giao nhiệm vụ, trách nhiệm, tài liệu, công cụ làm việc và các thông tin quan trọng từ người thực hiện hiện tại sang người tiếp nhận.

Việc thiết lập biên bản bàn giao công việc là một phần quan trọng của quản lý công việc, giúp đảm bảo rằng không có sự hiểu lầm, nhầm lẫn hoặc thiếu sót nào xảy ra trong quá trình chuyển giao giữa các bên liên quan.

Biên bản bàn giao công việc

2. Biên bản bàn giao công việc được lập khi nào?

Các mẫu biên bản bàn giao công việc thường được dùng khi có sự biến động về nhân sự, cần có sự chuyển giao trách nghiệm. Cụ thể, biên bản bàn giao công việc được sử dụng cho những trường hợp sau:

Khi nhân viên rời khỏi công ty

Biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động thường là trường hợp được sử dụng nhiều nhất. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các công việc mà nhân viên đó phụ trách sẽ được bàn giao đầy đủ cho người kế nhiệm hoặc bộ phận liên quan.

Nhân viên nghỉ việc cần lập biên bản bàn giao công việc

Khi nhân viên chuyển sang vị trí khác trong công ty

Biên bản bàn giao công việc cũng rất cần thiết khi một nhân viên chuyển sang một vị trí khác trong công ty. Việc này giúp họ bàn giao các công việc hiện tại của mình cho người thay thế mà không làm gián đoạn quá trình làm việc của tổ chức.

Khi có sự thay đổi trong dự án

Biên bản này cũng hữu ích khi có sự thay đổi trong các dự án lớn. Ví dụ, nếu một nhân viên phụ trách một phần quan trọng của dự án nhưng phải rời khỏi, biên bản bàn giao công việc sẽ được thiết lập nhằm đảm bảo rằng tất cả các chi tiết quan trọng của dự án đều được bàn giao cho người tiếp theo một cách trọn vẹn và chính xác.

Khi nhân viên nghỉ dài hạn

Trong một số trường hợp, khi nhân viên phải nghỉ dài hạn như đi công tác, nghỉ thai sản, hoặc nghỉ phép dài ngày, biên bản bàn giao trong công việc cũng nên được sử dụng để đảm bảo rằng các nhiệm vụ của họ sẽ được tiếp tục thực hiện bởi người khác trong thời gian họ vắng mặt.

3. Tầm quan trọng của biên bản bàn giao công việc

Biên bản bàn giao công việc có vai trò rất quan trọng trong việc duy trì tính liên tục và ổn định trong công việc. Cụ thể:

Biên bản bàn giao giúp đảm bảo công việc được thực hiện liên tục 

Đảm bảo tính liên tục của công việc

Vai trò chính của biên bản bàn giao công việc là đảm bảo rằng tất cả các công việc đang thực hiện sẽ không bị gián đoạn. Việc bàn giao kỹ lưỡng giúp người tiếp nhận hiểu rõ trạng thái hiện tại của công việc, các bước cần thực hiện tiếp theo và những tài liệu quan trọng để hoàn thành nhiệm vụ.

Giảm thiểu rủi ro và lỗi lầm

Quá trình bàn giao không kỹ lưỡng có thể dẫn đến những sai sót và rủi ro trong quá trình hoàn thành nhiệm vụ. Biên bản bàn giao giúp ghi lại chi tiết các công việc còn dang dở, tránh những lỗi lầm không đáng có do thông tin không đầy đủ hoặc thiếu sót.

Bảo vệ quyền lợi và trách nhiệm của các bên liên quan

Ngoài việc hỗ trợ quá trình chuyển giao công việc một cách suôn sẻ, biên bản bàn giao công việc còn giúp bảo vệ quyền lợi và trách nhiệm của người bàn giao. Điều này đặc biệt quan trọng trong các trường hợp có tranh chấp về việc hoàn thành nhiệm vụ hoặc khi có sai sót phát sinh sau khi bàn giao.

Xem thêm:

• Turnover rate là gì - Tổng hợp những thông tin nhà quản trị cần biết
• Tìm hiểu định biên nhân sự là gì và những thông tin cần biết

4. Quy trình bàn giao công việc hiệu quả

Để quá trình bàn giao công việc diễn ra thuận lợi, có một quy trình cụ thể và rõ ràng mà người lập biên bản cần tuân thủ. Dưới đây là các bước chính để lập biên bản bàn giao công việc:

Quy trình chuẩn khi thực hiện bàn giao công việc

Bước 1: Xác định các nhiệm vụ cần bàn giao

Trước tiên, người bàn giao cần liệt kê toàn bộ các nhiệm vụ, công việc và tài liệu mà họ đang phụ trách. Điều này bao gồm:

• Các công việc chưa hoàn thành hoặc đang thực hiện.
• Các dự án quan trọng và tiến độ của từng dự án.
• Các tài liệu, file dữ liệu liên quan đến công việc.
• Các công cụ làm việc như máy tính, phần mềm, tài khoản truy cập, chìa khóa văn phòng,...

Bước 2: Thảo luận với người tiếp nhận

Tiếp theo, người bàn giao và người tiếp nhận cần có một buổi thảo luận để làm rõ những gì sẽ được chuyển giao. Trong buổi này, cả hai bên sẽ thảo luận về:

• Trách nhiệm của người tiếp nhận đối với các công việc cụ thể.
• Những khó khăn hoặc vấn đề mà người bàn giao gặp phải trong quá trình làm việc để người tiếp nhận biết cách xử lý.
• Các mốc thời gian quan trọng và các cam kết với khách hàng và đối tác.

Bước 3: Lập biên bản bàn giao công việc

Sau khi đã thảo luận và thống nhất, bước tiếp theo là lập biên bản bàn giao công việc. Biên bản này cần phải bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin của người bàn giao và người tiếp nhận.
• Danh sách các công việc, tài liệu, công cụ được bàn giao.
• Trạng thái của từng công việc (đã hoàn thành, đang tiến hành hoặc chưa bắt đầu).
• Thời gian và địa điểm bàn giao.
• Chữ ký của người bàn giao, người tiếp nhận và người quản lý (nếu có).

Bước 4: Kiểm tra và xác nhận

Sau khi hoàn thành biên bản, người bàn giao, người tiếp nhận và người quản lý cần xem xét lại biên bản để đảm bảo mọi thông tin đều chính xác. Sau khi xác nhận, các bên sẽ ký vào biên bản để chính thức hóa quá trình bàn giao.

Bước 5: Theo dõi sau khi bàn giao

Ngay sau khi bàn giao xong, người tiếp nhận sẽ tiếp tục theo dõi các công việc và nhiệm vụ đã được nhận bàn giao. Quá trình này có thể bao gồm việc trao đổi với người bàn giao nếu có thắc mắc hoặc cần hỗ trợ.

5. Hướng dẫn cách viết biên bản bàn giao công việc

Việc viết biên bản bàn giao công việc đòi hỏi sự cẩn thận và chi tiết để đảm bảo rằng mọi thông tin đều được ghi chép chính xác và đầy đủ. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể cách viết biên bản bàn giao công việc:

Cách viết biên bản bàn giao công việc hiệu quả

Thông tin cơ bản

Phần đầu tiên của biên bản bàn giao công việc cần bao gồm các thông tin cơ bản như:

• Tên của biên bản: Biên bản bàn giao công việc.
• Ngày tháng thực hiện bàn giao.
• Thông tin của người bàn giao (tên, chức vụ, bộ phận).
• Thông tin của người tiếp nhận (tên, chức vụ, bộ phận).
• Thông tin của người chứng kiến hoặc quản lý (nếu có).

Ví dụ:

Biên bản bàn giao công việc

• Ngày lập biên bản: 01/11/2023
• Người bàn giao: Nguyễn Văn A, Trưởng phòng Marketing
• Người tiếp nhận: Trần Thị B, Nhân viên Marketing
• Người chứng kiến: Hoàng Văn C, Giám đốc Marketing

Nội dung bàn giao

Phần này là phần quan trọng nhất trong biên bản bàn giao công việc, trong đó liệt kê chi tiết các công việc, tài liệu và công cụ được bàn giao. Mỗi mục nên có trạng thái rõ ràng và cụ thể.

Ví dụ:

Công việc bàn giao:

• Dự án A: Đang triển khai, đã hoàn thành 50%.
• Kế hoạch B: Đã hoàn thành và gửi khách hàng.
• Báo cáo kết quả chiến dịch tháng 10: Chưa bắt đầu.

Tài liệu bàn giao:

• File kế hoạch dự án A (trong thư mục chung).
• Báo cáo tài chính quý 3 (trong email).

Công cụ và thiết bị:

• Máy tính bàn DELL số serial 12345.
• Phần mềm quản lý dự án Asana (tài khoản: nguyenvana@abc.com).

Xác nhận và chữ ký

Cuối cùng, biên bản bàn giao công việc cần có sự xác nhận của các bên liên quan thông qua việc ký tên. Việc này đảm bảo rằng mọi bên đều đồng ý với nội dung đã ghi trong biên bản và chịu trách nhiệm về những gì đã được bàn giao.

Ví dụ:

Người bàn giao: ……………………………………….
Người tiếp nhận:……………………………………….
Người chứng kiến: …………………………………….

6. Những lưu ý khi lập biên bản bàn giao công việc

Việc lập biên bản bàn giao công việc không chỉ đơn giản là ghi chép lại các công việc và tài sản mà còn cần phải cẩn trọng trong việc xử lý thông tin. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ

Mọi thông tin trong biên bản bàn giao công việc cần được ghi nhận một cách chính xác và đầy đủ. Các công việc cần được mô tả rõ ràng, bao gồm cả trạng thái hiện tại và các tài liệu liên quan để tránh nhầm lẫn hoặc bỏ sót.

Đảm bảo thông tin trong biên bản bàn giao là chính xác

Tuân thủ quy định công ty

Mỗi công ty có thể có những quy định khác nhau về quá trình bàn giao công việc. Hãy chắc chắn rằng bạn tuân thủ đầy đủ các quy định này, bao gồm cả việc bàn giao tài liệu, thiết bị và trách nhiệm công việc.

Lưu trữ biên bản

Sau khi hoàn tất quá trình bàn giao, biên bản cần được lưu trữ một cách cẩn thận. Thông thường, biên bản này sẽ được lưu trong hồ sơ nhân sự của công ty hoặc được gửi cho các bên liên quan để đảm bảo tính minh bạch.

Theo dõi quá trình chuyển giao

Dù quá trình bàn giao đã kết thúc trên giấy tờ, nhưng quá trình làm việc thực tế vẫn có thể gặp phải một số vấn đề. Do đó, cả người bàn giao và người tiếp nhận cần theo dõi sát sao quá trình chuyển giao để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

7. Một số mẫu biên bản bàn giao công việc

Bạn có thể lựa chọn mẫu biên bản bản giao công việc phù hợp với nhu cầu của mình dưới đây:

>> Xem mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc

>> Xem mẫu biên bản bàn giao khi lưu chuyển công tác

>> Xem mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ thai sản

>> Xem mẫu biên bản bàn giao công việc của lãnh đạo

Qua bài viết trên của Đức Tín Group, hy vọng bạn đã hiểu rõ mọi thông tin về biên bản bàn giao công việc. Việc lập biên bản bàn giao không chỉ giúp đảm bảo tính liên tục của công việc mà còn giúp tạo ra sự minh bạch và tránh được những sai sót không đáng có. Nếu bạn đang chuẩn bị bàn giao công việc, hãy nhớ lập một cách chi tiết và kỹ lưỡng để đảm bảo mọi thứ diễn ra thuận lợi.