SOP là gì? 5 bước xây dựng quy trình chuẩn SOP

Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, việc chuẩn hóa quy trình là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu suất và đảm bảo chất lượng công việc. Đây chính là lý do SOP được sử dụng rộng rãi. Vậy SOP là gì? Cùng Đức Tín Group tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. SOP là gì?

Đầu tiên SOP là viết tắt của từ gì? SOP - Standard Operating Procedure là bộ quy trình thao tác tiêu chuẩn, giúp doanh nghiệp hoặc tổ chức định nghĩa rõ ràng từng bước thực hiện công việc. SOP đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính nhất quán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu suất làm việc.

SOP là gì được hiểu là quy trình thao tác chuẩn, các bước cần thực hiện trong công việc 

2. Một số định nghĩa khác liên quan đến SOP là gì?

Các quy trình thao tác chuẩn SOP được áp dụng trong rất nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau như y tế, khách sạn, nhà hàng, giáo dục, công nghiệp…  Trong từng ngữ cảnh khác nhau, bạn có thể hiểu cụ thể hơn tiêu chuẩn SOP là gì?

SOP là gì trong sản xuất?

Trong sản xuất, SOP được hiểu là hệ thống quy trình được thiết lập ra để đảm bảo mọi hoạt động trong sản xuất và cung ứng dịch vụ được diễn ra trơn tru và đúng chuẩn mực với những quy định đã đề ra. Cụ thể như thời gian làm việc diễn ra thời gian nào,...

Xem thêm: Checklist là gì? Tại sao lại quan trọng trong doanh nghiệp?

SOP là gì trong xuất nhập khẩu?

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thì SOP là quy trình các thao tác chuẩn như cách vận chuyển, đóng gói, lưu trữ, bảo quản hàng hóa. Nhờ vào quy trình SOP, doanh nghiệp có thể đảm bảo chất lượng tốt nhất trong sản xuất khi hàng hóa đến tay với người tiêu dùng.

SOP là gì trong ngành Dược?

SOP trong ngành Dược là văn bản trình bày các thao tác của một hoạt động bất kỳ nào của nhà thuốc. Các hoạt động đó có thể bao gồm như: Mua thuốc theo đơn, xử lý đơn thuốc bị khiếu nại hay kiểm tra chất lượng của thuốc trước khi bán cho người tiêu dùng,...

SOP là gì trong nhà hàng, khách sạn?

SOP trong lĩnh vực nhà hàng khách sạn được hiểu chính là quy trình chuẩn riêng cho từng bộ phận của khách sạn như: Lễ tân, nhà hàng, buồng phòng, … Mục đích của SOP này cũng chính là hướng dẫn nhân viên thực hiện và duy trì công việc được chất lượng cao nhất.

Quy trình SOP của vị trí lễ tân trong khách sạn

3. Lợi ích của SOP trong doanh nghiệp

Việc áp dụng SOP vào hoạt động kinh doanh mang lại nhiều lợi ích quan trọng. Dưới đây là một số lợi ích chính khi tìm hiểu SOP là gì.

SOP giúp đảm bảo công việc được thực hiện đúng quy chuẩn, giảm thiểu sai sót

• Đảm bảo tính nhất quán trong công việc: Khi nhân viên tuân theo SOP, họ thực hiện công việc theo một quy trình chuẩn, giúp đảm bảo kết quả đầu ra đồng đều và đạt chất lượng cao.
• Giảm thiểu sai sót và rủi ro: SOP giúp hạn chế sai sót trong quá trình làm việc, đặc biệt trong các lĩnh vực yêu cầu độ chính xác cao như sản xuất, y tế và dịch vụ khách hàng.
• Tăng hiệu suất làm việc: Tìm hiểu SOP là gì có thể thấy nhân viên không cần mất thời gian tìm hiểu cách thực hiện nhiệm vụ, giúp công việc diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Đào tạo nhân viên mới dễ dàng hơn: SOP là tài liệu hướng dẫn quan trọng giúp nhân viên mới hay fresher nhanh chóng làm quen với công việc mà không cần training đào tạo quá nhiều.

4. Hướng dẫn xây dựng quy trình thao tác chuẩn SOP

Để khai thác các lợi ích khi tìm hiểu SOP là gì thì doanh nghiệp nên lập danh sách tất cả quy trình trong hoạt động kinh doanh của họ. Trong đó, nhà quản trị nên thảo luận về trách nhiệm, công việc của nhân viên để tất cả đều đảm bảo nằm trong tầm kiểm soát.

Dưới đây là các bước thực hiện giúp bạn hiểu rõ hơn quy trình SOP là gì:

Hướng dẫn các bước thiết lập quy trình SOP

Bước 1: Xác định mục tiêu

Bước đầu tiên của quy trình SOP chính là xác định kết quả cuối cùng của mục tiêu nhiệm vụ SOP và nắm được lý do vì sao cần thực hiện quy trình SOP.

Bước 2: Chọn định dạng

Sử dụng định dạng để trình bày các quy trình thực hiện công việc được rõ ràng và dễ hiểu. Bạn có thể sử dụng các định dạng mẫu như:định dạng phân cấp, định dạng flowchart (sơ đồ luồng dữ liệu),...

Xem thêm: Infographic là gì? Hướng dẫn thiết kế infographic ấn tượng

Bước 3: Xác định phạm vi và đối tượng áp dụng

Xác định phạm vi của SOP để đảm bảo rằng quy trình SOP được áp dụng cho đối tượng cụ thể và những bộ phận liên quan. Ví dụ như một SOP được viết để đào tạo cho nhân viên mới sẽ khác với quy trình SOP được viết cho nhân viên cũ.

Bước 4: Viết SOP

Khi viết SOP, bạn cần lưu ý các tiêu chuẩn sau:

• Trang tiêu đề: Trang này bao gồm như tiêu đề của quy trình, số nhận dạng SOP, ngày công bố hoặc điều chỉnh, tên của đối tượng được áp dụng.
• Mục lục: Nếu quy trình tài liệu cần nhiều trang thì bạn nên bổ sung thêm mục lục. Điều này để đảm bảo ứng dụng dễ dàng truy cập vào các mục cụ thể.
• Các quy trình thao tác cụ thể: Đưa ra các tiêu chuẩn và quy trình định nghĩa cần thủ thủ cũng như trách nhiệm và vai trò của từng đối tượng. Liệt kê những yếu tố nguy cơ có thể xảy ra, những vấn đề bất ngờ có thể phát hiện,...

Đưa ra các công việc và nhiệm vụ cần hoàn thành trong bản SOP

Bước 5: Xem xét, thử nghiệm, chỉnh sửa

Sau khi đã viết xong quy trình tiêu chuẩn SOP cần gửi bản thảo này đến các thành viên trong nhóm xem xét để đảm bảo ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu và đảm bảo tính khả thi của bản SOP.

Từ những ý kiến đóng góp của các thành viên, chỉnh sửa để cải thiện bản SOP, đảm bảo tài liệu này được chấp thuận và chấp nhận. 

Bước cuối là cách triển khai SOP, gửi thông báo đến toàn bộ đối tượng áp dụng, để đảm bảo công việc được thực hiện theo bản quy định SOP.

Đồng thời cần xem xét lại bản SOP sau 6-12 tháng hoặc ngay khi cần thiết để đánh giá hạng mục cần cải thiện và sửa đổi theo tình hình kinh doanh và vận hành hiện tại.

Một số lưu ý khi viết SOP:

• Liệt kê tất cả những công việc bắt buộc phải có trong SOP.
• Nội dung cần trình này cụ thể, dễ hiểu để nhân viên dễ dàng làm theo.
• Các nội dung trong SOP cần xem xét kỹ lượng và phê duyệt trước khi ban hành.
• Hình thức và nội dung của quy trình SOP có thể thay đổi linh hoạt tùy phòng ban và bộ phận.

Như vậy bài viết trên của Đức Tín Group đã giúp bạn hiểu được SOP là gì. Đồng thời cũng nắm được việc đầu tư thời gian và nguyên nguyên để xây dựng tiêu chuẩn SOP sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm/ dịch vụ  và hoạt động được hiệu quả hơn.