PM là gì? Tìm hiểu đầy đủ thông tin về vị trí PM

Trong bối cảnh doanh nghiệp không ngừng phát triển và chuyên nghiệp hóa, vai trò của vị trí PM ngày càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Vậy PM là gì? Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ khái niệm về PM, vai trò cốt lõi, cũng như những kỹ năng quan trọng để trở thành một PM xuất sắc.

1. PM là gì?

Để bắt đầu, chúng ta cần làm rõ PM là gì trong tiếng Anh. PM là viết tắt của Project Manager, người quản lý và giám sát toàn bộ các hoạt động của một dự án, bao gồm lập kế hoạch, triển khai, kiểm tra và đánh giá. Nhiệm vụ chính của một PM là đảm bảo dự án diễn ra theo đúng kế hoạch đã đặt ra, với chất lượng tốt nhất và trong phạm vi ngân sách được phê duyệt.

Trong một tổ chức, khi nhắc đến PM là gì, chúng ta thường nghĩ ngay đến người chịu trách nhiệm tối cao về thành công hay thất bại của dự án. PM thường phải phối hợp với nhiều bộ phận khác nhau trong công ty, từ đội kỹ thuật, tài chính, đến bộ phận nhân sự, để đảm bảo các nguồn lực được phân bổ hợp lý và dự án được thực hiện suôn sẻ.

PM là gì, được hiểu là người quản lý hoặc giám sát toàn bộ dự án

2. Vai trò và trách nhiệm của PM (Project Manager)

Sau khi hiểu rõ PM là nghề gì, chúng ta hãy tìm hiểu về vai trò và trách nhiệm của một PM. Đây là vị trí có trách nhiệm rất lớn đối với việc đảm bảo sự thành công của một dự án. Cụ thể:

Lập kế hoạch dự án

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của PM là lập kế hoạch dự án. Vậy việc lập kế hoạch dự án trong công việc của PM là gì? Đó là việc xác định mục tiêu, phạm vi công việc, các bước triển khai, phân bổ nguồn lực và đặt ra lịch trình cụ thể cho từng giai đoạn của dự án.

Lập kế hoạch là bước đầu tiên và cực kỳ quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ quá trình thực hiện dự án. Do đó, trong quá trình lập kế hoạch dự án, có ba yếu tố ràng buộc quan trọng nhất cần được ưu tiên hàng đầu:

• Chi phí: Ngân sách dành cho dự án, bao gồm mọi chi tiêu cần thiết.
• Phạm vi: Tất cả các nhiệm vụ và yêu cầu để đạt được mục tiêu dự án.
• Thời gian: Tiến độ và lịch trình để hoàn thành các công việc trong dự án.

Lập kế hoạch dự án là một nhiệm vụ quan trọng của PM

Quản lý nguồn lực

Quản lý nguồn lực đòi hỏi PM phải đảm bảo rằng mọi nguồn lực được sử dụng hiệu quả và hợp lý. PM cần phối hợp với các phòng ban khác nhau để đảm bảo đủ nhân sự và vật tư cho từng giai đoạn của dự án, đồng thời kiểm soát chi phí để tránh lãng phí.

Nguồn lực trong dự án có thể bao gồm:

• Nhân lực: Bao gồm đội ngũ thực hiện dự án như Project Manager và các chuyên gia liên quan.
• Tài chính: Ngân sách và các nguồn tiền cần thiết để thực hiện dự án.
• Vật tư: Bao gồm thiết bị, máy móc và các vật liệu cần thiết trong quá trình dự án.
• Thông tin: Dữ liệu, kiến thức và tài liệu quan trọng để dự án vận hành.
• Công nghệ và công cụ: Phần mềm, phần cứng và các công cụ kỹ thuật hỗ trợ dự án.

PM trực tiếp quản lý các nguồn lực của dự án

Theo dõi và đánh giá tiến độ

Nhiệm vụ quan trọng tiếp theo của PM là theo dõi và đánh giá tiến độ. PM cần phải liên tục cập nhật tình hình thực hiện dự án, so sánh giữa kế hoạch và thực tế, từ đó điều chỉnh kịp thời nếu có vấn đề phát sinh.

PM sử dụng các công cụ quản lý dự án như Gantt chart, Kanban, hoặc phần mềm chuyên dụng để theo dõi tiến độ. Điều này giúp họ nắm bắt được những điểm tắc nghẽn trong quá trình triển khai và nhanh chóng tìm ra giải pháp.

Quản lý rủi ro

Dự án luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro. Do vậy, một phần quan trọng trong công việc của PM là quản lý rủi ro. PM cần dự đoán trước những rủi ro có thể xảy ra và lập kế hoạch đối phó, nhằm đảm bảo rằng dự án sẽ không bị gián đoạn hoặc thất bại do các vấn đề không lường trước.

Các rủi ro có thể bao gồm thay đổi yêu cầu từ khách hàng, thiếu hụt nguồn lực, trễ tiến độ, hoặc các vấn đề kỹ thuật. PM cần liên tục đánh giá và điều chỉnh chiến lược để giảm thiểu tác động của các rủi ro này.

Giao dự án đúng thời hạn và ngân sách

Bàn giao dự án đúng hạn và ngân sách là trách nhiệm quan trọng của PM (Project Manager). Để đạt được điều này, họ phải quản lý hiệu quả các yếu tố như kế hoạch, tài nguyên và quản lý nhóm.

Báo cáo và phân tích sau dự án

Project Manager cần tổ chức họp để tổng kết dự án nhằm rút kinh nghiệm, bài học và tối ưu quy trình cho các dự án trong tương lai. Đồng thời, sau dự án PM càn theo dõi các feedback của khách hàng, khả năng mở rộng và phát triển của dự án.

Xem thêm:

• CFO là gì? Toàn bộ thông tin về vị trí giám đốc tài chính trong doanh nghiệp
• Chức năng quản trị là gì? 4 Chức năng quản trị doanh nghiệp hiệu quả

3. Các kỹ năng cần thiết để trở thành Project Manager

Để trở thành một PM thành công, ngoài việc hiểu rõ PM là gì, bạn cần sở hữu nhiều kỹ năng khác nhau. Những kỹ năng này không chỉ giúp bạn quản lý dự án một cách hiệu quả mà còn nâng cao khả năng xử lý các tình huống khó khăn.

Kỹ năng lãnh đạo

PM cần có khả năng dẫn dắt, khích lệ và định hướng cho các thành viên trong nhóm. Một Project Manager giỏi không chỉ biết phân công công việc mà còn cần tạo điều kiện để các thành viên phát huy tối đa năng lực của mình.

Một PM giỏi cần có khả năng lãnh đạo dẫn dắt đội nhóm

Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng đầu tiên và quan trọng mà một PM cần có là quản lý thời gian. PM cần sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên, đảm bảo rằng các nhiệm vụ quan trọng được hoàn thành đúng thời hạn, không làm ảnh hưởng đến tiến độ của dự án.

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là yếu tố cốt lõi giúp PM kết nối các thành viên trong nhóm và các bên liên quan. Một PM cần có khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, chính xác và tạo dựng được lòng tin từ mọi người. Vậy yêu cầu cụ thể về giao tiếp đối với PM là gì? Đó là khả năng lắng nghe, xử lý thông tin và giải thích các vấn đề phức tạp một cách dễ hiểu.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Bất kỳ dự án nào cũng có thể gặp phải các vấn đề không lường trước. PM cần nhanh chóng nhận ra vấn đề, đánh giá mức độ ảnh hưởng và đưa ra giải pháp kịp thời để khắc phục hoặc giảm thiểu tác động của các vấn đề này.

Kỹ năng quản lý tài chính

Một phần quan trọng trong công việc của PM là quản lý ngân sách. PM cần đảm bảo rằng các khoản chi phí được kiểm soát và không vượt quá giới hạn ngân sách đã đề ra. Điều này đòi hỏi PM phải có kiến thức về tài chính cơ bản và khả năng lập dự toán, theo dõi chi phí trong suốt quá trình thực hiện dự án.

Kỹ năng tổ chức

Kỹ năng tổ chức giúp Project Manager sắp xếp, phân chia và quản lý công việc một cách hiệu quả, đảm bảo mọi nhiệm vụ được triển khai suôn sẻ. Đây là yếu tố quan trọng để dự án vận hành mượt mà, tối ưu hóa các nguồn lực sẵn có.

Kỹ năng thành thạo công cụ quản lý dự án

Việc sử dụng tốt các công cụ quản lý dự án giúp Project Manager tối ưu quy trình làm việc và đạt được các mục tiêu đã đề ra. Mỗi phần mềm quản lý dự án có tính năng khác nhau, từ lập kế hoạch, theo dõi tiến độ đến báo cáo. Một số công cụ quản lý dự án phổ biến gồm:

• Asana
• Monday.com
• Jira
• Adobe Workfront
• Smartsheet
• ClickUp
• Airtable

4. Những thách thức mà PM phải đối mặt

Công việc của một PM không chỉ đòi hỏi sự chuyên nghiệp mà còn phải đối mặt với nhiều thách thức. Vậy các thách thức mà PM thường đối mặt là gì?

Những thách thức mà PM thường đối mặt khi quản lý dự án

Thay đổi yêu cầu từ khách hàng

Một trong những thách thức lớn nhất mà PM phải đối mặt là việc khách hàng thay đổi yêu cầu giữa chừng. Điều này có thể làm ảnh hưởng đến tiến độ và ngân sách của dự án. Do vậy, PM cần linh hoạt trong việc điều chỉnh kế hoạch và thảo luận với khách hàng để tìm ra giải pháp phù hợp.

Quản lý đội ngũ đa dạng

Thách thức trong việc quản lý đội ngũ đa dạng đối với PM là gì? Đội ngũ dự án thường bao gồm những người có trình độ, kỹ năng và văn hóa làm việc khác nhau. Vì thế, PM phải biết cách điều hòa, giải quyết xung đột và tạo ra môi trường làm việc hiệu quả để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên.

Áp lực về thời gian và ngân sách

Một trong những thách thức không thể tránh khỏi đối với PM chính là áp lực từ thời gian và ngân sách. PM cần đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng tiến độ mà không vượt quá ngân sách. Điều này đòi hỏi PM phải có khả năng dự đoán, lập kế hoạch và điều chỉnh kịp thời khi cần.

5. Lộ trình phát triển của PM (Project Manager)

Nhiều PM bắt đầu từ các vị trí không phải quản lý và dần thăng tiến lên vai trò này. Ví dụ, một PM phần mềm có thể khởi đầu là lập trình viên, trong khi PM xây dựng có thể xuất phát từ kỹ sư xây dựng.

Do vậy, lộ trình phát triển của vị trí PM như sau:

• Bắt đầu từ vị trí quản lý dự án cấp thấp: Ví dụ: Project Coordinator, Assistant Project Manager, Scrum Master giúp xây dựng nền tảng kinh nghiệm.
• Tiến lên vị trí Project Manager: Vị trí này giúp hiểu rõ lĩnh vực và nâng cao kỹ năng quản lý.
• Trở thành Senior Project Manager: Quản lý các dự án có phạm vi lớn hơn, thời gian dài hơn và quy mô phức tạp.
• Tiến lên Giám đốc quản lý dự án: Giám sát chiến lược, đảm bảo các dự án phù hợp với mục tiêu lớn của doanh nghiệp.
• Trở thành Giám đốc điều hành (COO): Tích lũy kinh nghiệm quản lý dự án có thể giúp bạn thăng tiến lên các vị trí điều hành cấp cao trong doanh nghiệp.

Qua bài viết trên của Đức Tín Group, hy vọng bạn đã hiểu rõ PM là gì và vai trò quan trọng của Project Manager trong quản lý dự án. Nếu bạn quan tâm đến việc trở thành một Project Manager, hãy bắt đầu bằng việc rèn luyện những kỹ năng cần thiết và tìm kiếm cơ hội để thực hiện các dự án nhỏ trước khi tiến đến những thử thách lớn hơn. Chúc bạn thành công trên con đường phát triển sự nghiệp của mình!