KPI là gì? Cách lập KPI đúng chuẩn nhất hiện nay

KPI là một khái niệm quan trọng trong quản lý doanh nghiệp hiện đại. Nó được các nhà quản trị áp dụng để đo lường chất lượng công việc, cũng như sự tiến triển của doanh nghiệp trong việc đạt được các mục tiêu chiến lược. Bài viết này sẽ giải thích chi tiết về khái niệm KPI là gì, các bước xây dựng KPI hiệu quả, cũng như một số sai lầm cần tránh khi thiết lập KPI trong doanh nghiệp.

1. KPI là gì?

KPI là viết tắt của từ tiếng Anh Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá hiệu suất của một tổ chức, bộ phận, hoặc cá nhân đối với các mục tiêu cụ thể. Nó giúp xác định xem doanh nghiệp có đang đạt được mục tiêu đã đề ra hay không, đồng thời cung cấp cái nhìn sâu sắc về những khía cạnh cần cải thiện.

Một ví dụ để hiểu KPI là gì, nếu doanh nghiệp của bạn đặt mục tiêu tăng doanh thu lên 20% trong năm nay, một KPI có thể là “tỷ lệ tăng trưởng doanh thu hàng tháng”. KPI này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và điều chỉnh chiến lược để đảm bảo đạt được mục tiêu doanh thu.

Một khái niệm song song với chỉ số KPI là gì đó là chạy KPI. Vậy chạy KPI nghĩa là gì? Có thể hiểu đây là một việc mà người được giao nhiệm vụ cố gắng hoàn thành các đầu mục công việc để đáp ứng mức KPI mà cấp trên đã đề ra.

KPI là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc

2. Vai trò của KPI trong doanh nghiệp và người lao động

Nắm vững khái niệm KPI là gì không chỉ giúp bạn hiểu rõ về chỉ số này, mà còn giúp nhận thức được tầm quan trọng của nó đối với doanh nghiệp. Để có cái nhìn sâu sắc hơn về KPI, Đức Tín Group sẽ phân tích rõ ràng vai trò và ý nghĩa của chỉ số này đối với cả doanh nghiệp và nhân viên trong môi trường làm việc:

Vai trò của KPI trong quản lý doanh nghiệp

• Đo lường hiệu suất: KPI giúp doanh nghiệp xác định và đo lường hiệu suất của các hoạt động, từ đó có cái nhìn rõ ràng về mức độ hoàn thành mục tiêu. Các chỉ số KPI giúp lãnh đạo theo dõi tiến độ công việc, từ đó điều chỉnh chiến lược kịp thời.
• Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu: Sử dụng KPI giúp doanh nghiệp ra quyết định dựa trên các số liệu và phân tích cụ thể, thay vì dựa vào cảm tính. Điều này nâng cao độ chính xác trong quản lý và phát triển chiến lược.
• Tối ưu hóa quy trình: Các chỉ số KPI cho phép doanh nghiệp phát hiện những điểm yếu trong quy trình làm việc. Qua việc phân tích và hiểu chỉ số KPI là gì, doanh nghiệp có thể cải thiện quy trình để tối ưu hóa hiệu quả và giảm chi phí.
• Khuyến khích sự phối hợp: KPI khuyến khích các phòng ban và cá nhân trong doanh nghiệp làm việc cùng nhau hướng tới các mục tiêu chung. Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn tạo ra sự gắn kết giữa các thành viên.

Vai trò của KPI đối với nhân viên

• Xác định mục tiêu cá nhân: KPI giúp nhân viên hiểu rõ các mục tiêu cá nhân của họ trong bối cảnh chung của doanh nghiệp. Điều này giúp họ nhận thức được vai trò và trách nhiệm của mình, từ đó tạo động lực làm việc hiệu quả hơn.
• Đánh giá hiệu suất làm việc: KPI là công cụ chính để đánh giá hiệu suất của nhân viên. Qua các chỉ số này, nhân viên có thể nhận phản hồi cụ thể về kết quả công việc của mình, từ đó điều chỉnh phương pháp làm việc cho phù hợp.
• Thúc đẩy phát triển nghề nghiệp: KPI không chỉ giúp nhân viên đánh giá hiệu suất hiện tại mà còn chỉ ra những lĩnh vực cần cải thiện. Điều này khuyến khích họ tìm kiếm cơ hội học hỏi và phát triển bản thân, từ đó thăng tiến trong sự nghiệp.
• Tăng cường tính minh bạch: Việc sử dụng KPI giúp tăng cường tính minh bạch trong đánh giá hiệu suất. Nhân viên biết rõ những gì được kỳ vọng từ họ, và điều này giúp giảm thiểu sự mơ hồ và lo ngại về việc đánh giá công bằng.

3. Các loại KPI phổ biến hiện nay

Để hiểu rõ hơn về KPI là gì, chúng ta có thể phân loại KPI theo từng chức năng cụ thể trong doanh nghiệp. Dưới đây là các loại KPI phổ biến:

Phân loại KPI theo từng chức năng riêng biệt

KPI Kinh doanh

Đây là các chỉ số giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả kinh doanh cả ngắn hạn lẫn dài hạn. Qua các chỉ số này, doanh nghiệp có thể xác định hiệu quả của dự án, cũng như nhận biết được các điểm cần cải thiện trong quy trình kinh doanh.

Ví dụ về KPI kinh doanh phổ biến hiện nay bao gồm:

• Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu hàng tháng
• Số lượng đơn hàng trong tháng
• Tỷ lệ chốt đơn
• Tỷ suất lợi nhuận chung

KPI Tiếp thị

Đối với lĩnh vực tiếp thị, hiểu KPI là gì giúp nhà quản trị có thể đánh giá chính xác hiệu quả của các chiến dịch marketing. Các chỉ số KPI này giúp xác định chính xác mức độ hiệu quả của chiến dịch và tối ưu hóa các kênh tiếp thị để đạt kết quả tốt hơn.

Một số chỉ số KPI cho bộ phận Marketing:

• Tổng ngân sách chạy quảng cáo
• Chi phí Marketing truyền thông
• Tổng lượt traffic truy cập trang Web
• Số lượng người theo dõi trên các nền tảng xã hội

KPI Quản lý dự án

Nhà quản lý sử dụng các chỉ số KPI này để theo dõi tiến độ và hiệu quả từng dự án. Thông qua đó, họ dễ dàng đánh giá các giai đoạn khác nhau của dự án, hiệu suất làm việc của nhân viên, và hiệu quả tổng thể so với mục tiêu ban đầu.

Các KPI quản lý dự án phổ biến bao gồm:

• Giá trị theo kế hoạch (PV)
• Chi phí thực tế (AC)
• Giá trị thu được (EV)
• Biến động chi phí (CV)
• Sự khác biệt lịch biểu (SV)

KPI Bán hàng

KPI bán hàng giúp đo lường hiệu suất của đội ngũ bán hàng và khả năng đánh giá sản phẩm. KPI góp phần theo dõi doanh thu hàng tuần, tháng, quý, và năm. Các chỉ số này không chỉ áp dụng cho lĩnh vực bán lẻ mà còn có thể áp dụng cho việc bán các sản phẩm và dịch vụ trong nhiều ngành khác nhau.

Một số chỉ số KPI của bộ phận Sale bán hàng:

• Doanh thu bán hàng hàng tháng
• Số lượng hàng hóa bán ra
• Giá trị đơn hàng
• Chỉ tiêu doanh số bán hàng
• Doanh thu bán hàng theo từng nhóm sản phẩm

Xem thêm: Sale là gì? Những kỹ năng quan trọng nhất để thành công

KPI Tài chính

Khi giải thích KPI là gì trong tài chính, đây là công cụ để các nhà quản lý đo lường tình hình tài chính của công ty. Các chỉ số như doanh thu, lợi nhuận, và dòng tiền đều nằm trong KPI tài chính, giúp theo dõi sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.

Các chỉ số KPI trong lĩnh vực tài chính thường tập trung vào:

• Tỷ suất lợi nhuận gộp
• Lợi nhuận ròng
• Tỷ suất lợi nhuận ròng
• Hệ số vòng quay các khoản phải thu
• Hệ số thanh toán hiện hành
• Tỷ suất sinh lời trên vốn chủ sở hữu

4. Quy trình thiết lập chỉ số KPI trong doanh nghiệp

Biết KPI là gì là bước đầu tiên, nhưng việc thiết lập và triển khai KPI hiệu quả đòi hỏi nhiều kỹ năng và kiến thức hơn. Dưới đây là một số bước cơ bản để thiết lập các chỉ số KPI mạnh mẽ và khả thi:

Cách xây dựng KPI là gì?

Bước 1: Xác định người thiết lập KPI

Người chịu trách nhiệm xây dựng KPIs cần là người nắm rõ bức tranh toàn cảnh và mục tiêu đề ra. Thường là trưởng phòng hoặc quản lý, họ sẽ vạch ra KPIs cho phòng ban mình dựa trên những mục tiêu đã đề ra. Nhân viên có thể thảo luận và góp ý với người đề xuất để hiểu rõ KPI là gì, đảm bảo KPI phù hợp và khả thi, từ đó nâng cao tính minh bạch và hiệu quả.

Bước 2: Áp dụng nguyên tắc SMART để xác định các chỉ số KPI

Trong quá trình thiết lập KPI, mô hình SMART là một trong những phương pháp phổ biến và hiệu quả nhất để đảm bảo rằng các chỉ số được xây dựng rõ ràng và có khả năng thực thi. Để hiểu sâu hơn về KPI là gì trong kinh doanh thì việc áp dụng mô hình SMART sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình thiết lập KPI và đảm bảo kết quả tích cực.

Áp dụng nguyên tắc SMART khi thiết lập KPI

Specific (Cụ thể)

KPI cần phải rõ ràng, cụ thể để mọi người hiểu được mục tiêu cần đạt. Ví dụ, thay vì nói “tăng doanh thu”, hãy cụ thể “tăng 15% doanh thu so với năm trước”. Điều này giúp tất cả nhân viên cùng hướng về một mục tiêu chung dễ hiểu.

Measurable (Có thể đo lường)

KPI phải đo lường được bằng các con số cụ thể để theo dõi tiến trình. Thay vì “cải thiện dịch vụ”, hãy đo lường bằng “tăng tỷ lệ hài lòng khách hàng lên 90%”. Điều này giúp dễ dàng đánh giá mức độ thành công.

Achievable (Có thể đạt được)

KPI cần phải khả thi, không quá khó hay dễ để đảm bảo sự thách thức và động lực. Đặt mục tiêu phù hợp với năng lực và nguồn lực giúp tạo niềm tin cho nhân viên. Nếu quá khó, nó dễ gây nản chí, còn nếu quá dễ sẽ không phát huy hết tiềm năng.

Relevant (Liên quan)

KPI phải liên quan chặt chẽ đến mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo rằng các chỉ số góp phần vào sự phát triển chung, không làm lãng phí tài nguyên vào những hoạt động không cần thiết.

Time-bound (Có thời hạn)

KPI cần có thời hạn cụ thể để theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả. Ví dụ, đặt mục tiêu “tăng 15% khách hàng mới trong 6 tháng” giúp doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ và điều chỉnh chiến lược nếu cần.

Bước 3: Áp dụng KPI và theo dõi tiến độ

Sau khi xác định chính xác KPI là gì và lựa chọn các chỉ số phù hợp, bước tiếp theo là triển khai nhiệm vụ cho các phòng ban hoặc cá nhân chịu trách nhiệm. Trong suốt quá trình này, cần theo dõi thường xuyên tình hình thực hiện KPI để đánh giá mức độ hoàn thành và hiệu quả công việc.

Bước 4: Đánh giá KPIs và xem xét với lương thưởng

KPI không chỉ giúp đo lường hiệu suất mà còn liên quan mật thiết đến bảng tính payroll lương thưởng. Nhà quản lý cần dựa vào kết quả KPI để tính toán mức lương thưởng phù hợp cho từng nhân viên, dựa trên mức độ hoàn thành các chỉ số KPI được giao.

Đánh giá KPI để tính mức lương thưởng phù hợp

Bước 5: Điều chỉnh KPI theo thực tế

Khi triển khai KPI, sẽ có những tình huống mà KPI cần được xem xét và điều chỉnh. Thay đổi này chỉ nên diễn ra sau khi đã theo dõi hiệu quả làm việc trong một thời gian, đảm bảo KPI vẫn phản ánh đúng năng lực của nhân viên và mục tiêu chung của doanh nghiệp.

5. Một số sai lầm thường gặp khi thiết lập chỉ số KPI

Khi nhắc đến KPI là gì, một trong những yếu tố quan trọng cần lưu ý là các sai lầm thường gặp khi thiết lập chỉ tiêu KPI. Dưới đây là một số sai lầm mà doanh nghiệp cần tránh để tối ưu hóa hiệu quả của KPI:

Thiết lập KPI không rõ ràng

Sai lầm lớn nhất khi thiết lập KPI là không xác định rõ ràng các chỉ tiêu. KPI nếu không cụ thể và dễ hiểu sẽ ra sao? Nhân viên sẽ khó lòng thực hiện nếu không biết mục tiêu mình cần đạt là gì.

Thiếu tính khả thi

Doanh nghiệp thường mắc lỗi khi đặt KPI quá cao hoặc không sát với thực tế. KPI cần phải khả thi để động viên nhân viên. Nếu không, họ sẽ cảm thấy áp lực trong khi làm việc và dễ bị nản lòng, từ bỏ công việc.

Không đồng bộ với mục tiêu chiến lược

Nhiều doanh nghiệp thiết lập KPI mà không liên kết với mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Để hiểu KPI là gì, cần phải biết rằng chúng phải hỗ trợ chiến lược dài hạn, nếu không sẽ dẫn đến sự lãng phí tài nguyên.

Bỏ qua ý kiến của nhân viên

Một sai lầm nghiêm trọng khác là không tham khảo ý kiến của nhân viên trong quá trình thiết lập KPI. Khi nhân viên không tham gia vào quá trình này, họ có thể không hiểu hoặc không đồng thuận với mục tiêu.

Quá nhiều KPI

Nhiều doanh nghiệp đặt ra quá nhiều chỉ tiêu KPI, khiến nhân viên cảm thấy choáng ngợp và khó hiểu. Để KPI thực sự hiệu quả, cần tập trung vào những chỉ tiêu quan trọng nhất. Điều này cũng giúp nhân viên hiểu rõ KPI là gì và tại sao chúng lại quan trọng.

Không theo dõi và điều chỉnh

Một số doanh nghiệp thiết lập KPI nhưng không thực hiện việc theo dõi thường xuyên. Việc không đánh giá và điều chỉnh KPI khi cần thiết có thể khiến chúng trở nên lỗi thời và khó tiếp tục thực hiện.

Thiếu phản hồi và đánh giá định kỳ

Cuối cùng, không cung cấp phản hồi cho nhân viên về hiệu suất đạt được so với KPI đã đặt ra có thể khiến họ cảm thấy thiếu động lực. Đánh giá định kỳ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về KPI là gì và vai trò của nó trong công việc hàng ngày.

Hy vọng nội dung trong bài viết đã giúp bạn hiểu cơ bản về KPI là gì? Không chỉ là chỉ số quan trọng đối với cấp quản lý, KPI còn là chỉ số mà bất cứ ai đi làm cũng đều nên biết vì nó quyết định lượng công việc hàng ngày và ảnh hưởng đến mức lương thưởng của chúng ta. Đừng quên theo các bài viết khác của Đức Tín Group để biết thêm nhiều thông tin hữu ích khác!