Khám phá sơ đồ PERT: Công cụ quản lý dự án hiệu quả

Nếu doanh nghiệp của bạn đang quản lý các dự án phức tạp và có quy mô lớn thì sơ đồ PERT chính là một công cụ không thể nào thiếu. PERT giúp doanh nghiệp định hướng và quản lý dự án một cách hiệu quả và tối ưu. Bằng cách này, sơ đồ PERT giúp dự báo thời gian hoàn thành và quản lý rủi ro, đảm bảo dự án diễn ra đúng tiến độ và hiệu quả. Hãy cùng khám phá chi tiết về cách vẽ và áp dụng sơ đồ PERT trong môi trường doanh nghiệp qua phần nội dung dưới đây.

1. Tìm hiểu về sơ đồ PERT là gì?

PERT - (tên tiếng Anh đầy đủ là Program Evaluation Review Technique) là một công cụ quản lý dự án giúp theo dõi tiến độ và hiển thị thời gian cần thiết để hoàn thành dự án. PERT sử dụng sơ đồ mạng để minh họa trình tự các hoạt động và mốc thời gian của dự án một cách trực quan.

Thông qua sơ đồ PERT, nhà quản lý có thể nắm bắt toàn bộ tiến trình của dự án, dự đoán các rủi ro và lập kế hoạch các phương án thay thế cần thiết. Điều này giúp mỗi thành viên trong nhóm hiểu rõ vai trò của mình trong tổng thể dự án, từ đó phối hợp nhịp nhàng hơn.

Nguồn gốc của Sơ đồ PERT từ Hoa Kỳ sử dụng nó để quản lý các dự án phức tạp của quốc phòng. Mục tiêu chính của sơ đồ PERT là cung cấp một phương pháp tiếp cận có cấu trúc cho việc lập kế hoạch dự án, cho phép các tổ chức đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên phân tích xác suất.

Sơ đồ PERT là gì? Công cụ theo dõi và quản lý tiến độ của dự án hiệu quả

2. Khi nào nên sử dụng sơ đồ PERT?

Phương pháp PERT là một công cụ quản lý dự án rất hữu ích trong nhiều tình huống khác nhau. Dưới đây là một số trường hợp cụ thể khi nên sử dụng PERT:

Dự án phức tạp và có nhiều công việc phụ thuộc

Khi dự án có nhiều đầu công việc và có sự phụ thuộc giữa các công việc khác nhau, sơ đồ PERT sẽ xác định và quản lý rõ ràng các mối quan hệ phụ thuộc này. Đây là công cụ hữu ích để phân tích và lập kế hoạch cho các dự án lớn và phức tạp.

Dự án có tính xác suất và rủi ro cao

Sơ đồ PERT sử dụng các kỹ thuật xác suất để dự đoán thời gian hoàn thành dự án và đánh giá các rủi ro. Nó phù hợp khi dự án đối diện với nhiều vấn đề không chắc chắn và có thể xảy ra những biến động về thời gian.

Đánh giá đường dẫn quan trọng và thời gian hoàn thành

Sơ đồ PERT giúp xác định các đường dẫn quan trọng của dự án, tức là chuỗi các công việc mà nếu có sự chậm trễ sẽ ảnh hưởng lớn đến thời gian hoàn thành dự án. Điều này giúp nhà quản lý dự án tập trung vào các hoạt động quan trọng nhất để đảm bảo tiến độ dự án được duy trì.

Cần phân tích chi tiết về thời gian và tài nguyên

Sơ đồ PERT cung cấp một cái nhìn chi tiết về thời gian dự kiến hoàn thành từng công việc và tổng thời gian dự án. Nó là công cụ hiệu quả để phân tích và phối hợp tài nguyên trong dự án.

Dự án yêu cầu sự đánh giá và phản hồi liên tục

Sơ đồ PERT không chỉ giúp lập kế hoạch kinh doanh ban đầu mà còn cho phép giám sát và điều chỉnh dự án trong suốt quá trình thực hiện. Điều này làm cho nó phù hợp với các dự án cần sự theo dõi và điều chỉnh liên tục để đáp ứng yêu cầu thay đổi của dự án.

Sơ đồ PERT là một công cụ mạnh mẽ trong quản lý dự án, đặc biệt là khi dự án có tính phức tạp và không chắc chắn cao. Nó giúp cho các nhà quản lý dự án có cái nhìn rõ ràng và chi tiết về quá trình thực hiện dự án để đưa ra các quyết định quản lý hiệu quả.

3. Tìm hiểu những ưu nhược điểm của sơ đồ PERT là gì?

Sơ đồ PERT là một công cụ mạnh mẽ trong quản lý dự án, giúp lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát các công việc. Tuy nhiên, như bất kỳ công cụ nào, PERT cũng sẽ có những ưu và nhược điểm riêng biệt:

Sơ đồ PERT là một công cụ mạnh mẽ trong quản lý dự án nhưng vẫn tồn tại nhược điểm

Ưu điểm của  Sơ đồ PERT

1. Quản lý thời gian hiệu quả:

Xác định công việc quan trọng: Một trong những lợi ích chính của sơ đồ PERT là khả năng xác định các công việc quan trọng nhất trong dự án. Việc nhận biết và tập trung vào các công việc này cho phép quản lý dự án ưu tiên nguồn lực và sự chú ý để đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ.

Ước tính thời gian thực tế: Sử dụng ba ước tính thời gian cho mỗi công việc: thời gian ngắn nhất có thể, thời gian dài nhất có thể và thời gian có khả năng là dễ hoàn thành công việc nhất. Cách tiếp cận này giúp tạo ra một khoảng thời gian dự đoán thực tế hơn, giảm thiểu rủi ro về việc không hoàn thành đúng hạn.

2. Nhận diện và kiểm soát rủi ro:

Bằng cách phân tích các đường dẫn và các công việc quan trọng, PERT giúp nhận diện các rủi ro tiềm ẩn trong dự án. Điều này cho phép quản lý lên kế hoạch dự phòng để giảm thiểu tác động của những rủi ro này. Việc kiểm soát tốt các yếu tố rủi ro chính vô cùng quan trọng giúp đảm bảo dự án được thực hiện thành công.

3. Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ:

Lập kế hoạch dự án chi tiết: Nhìn vào sơ đồ PERT có thể thấy được tổng thể tất cả các công việc và mối quan hệ giữa chúng. Điều này giúp nhà quản lý lập kế hoạch chi tiết, phân công công việc rõ ràng và xác định thứ tự thực hiện các công việc. Với sự rõ ràng này, các thành viên trong dự án sẽ hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình.

Theo dõi tiến độ: Sơ đồ PERT cho phép theo dõi tiến độ dự án bằng cách so sánh thời gian thực tế với thời gian dự kiến. Điều này giúp phát hiện kịp thời những vấn đề hoặc sự chậm trễ và đưa ra các điều chỉnh cần thiết để giữ dự án đi đúng hướng và kịp tiến độ.

4. Tối ưu hóa nguồn lực:

Sử dụng nguồn lực hiệu quả: Sơ đồ PERT giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực bằng cách xác định các điểm nghẽn tiềm năng trong dự án. Việc này cho phép điều chỉnh phân bổ nguồn lực để đảm bảo rằng các công việc quan trọng nhất được ưu tiên. Điều này không chỉ giúp duy trì tiến độ dự án mà còn cải thiện hiệu suất tổng thể.

5. Phân tích dự án dài hạn:

Quản lý các dự án dài hạn: PERT rất hữu ích cho các dự án dài hạn và phức tạp, nơi việc quản lý và kiểm soát tiến độ là rất quan trọng. Bằng cách sử dụng PERT, quản lý dự án có thể đảm bảo rằng các mục tiêu dài hạn được theo dõi một cách nhất quán và hiệu quả.

Nhược điểm của Sơ đồ PERT

1. Phức tạp và tốn thời gian:

Quá trình xây dựng phức tạp: Việc thiết lập biểu đồ PERT có thể phức tạp và đòi hỏi mất nhiều công sức và thời gian, đặc biệt là đối với các dự án lớn. Quá trình này bao gồm việc xác định tất cả các công việc, ước tính thời gian cho từng công việc và xác định mối quan hệ giữa các công việc này.

Khó khăn trong quản lý chi tiết: Đối với các dự án có rất nhiều công việc và mối quan hệ phức tạp, việc quản lý và cập nhật biểu đồ PERT có thể trở nên khó khăn. Điều này có thể làm cho việc tiếp tục sử dụng biểu đồ trở nên phức tạp và không còn hiệu quả.

2. Phụ thuộc vào ước tính chính xác:

Độ chính xác của ước tính: PERT dựa vào các ước tính thời gian, và nếu các ước tính này không chính xác, biểu đồ PERT có thể cung cấp thông tin sai lệch. Điều này có thể dẫn đến kế hoạch không thực tế và ảnh hưởng đến tiến độ và ngân sách của dự án.

Có sự biến động khó lường trước: Các yếu tố thay đổi bất ngờ hoặc không lường trước trong dự án có thể ảnh hưởng đến tính chính xác của sơ đồ PERT. Những biến động này có thể gây ra sự chậm trễ và yêu cầu điều chỉnh kế hoạch liên tục.

3. Khó khăn trong quản lý thay đổi:

Cập nhật biểu đồ: Khi có thay đổi trong dự án, việc cập nhật và điều chỉnh biểu đồ PERT có thể phức tạp và mất nhiều thời gian. Việc này đòi hỏi phải xem xét lại toàn bộ biểu đồ và điều chỉnh các công việc và mối quan hệ giữa chúng, điều này có thể làm tăng khối lượng công việc quản lý dự án.

Thích ứng với sự thay đổi: PERT không phải lúc nào cũng linh hoạt trong việc thích ứng với các thay đổi lớn hoặc bất ngờ trong dự án. Sự cứng nhắc này có thể là một hạn chế khi dự án cần phải điều chỉnh nhanh chóng để đáp ứng các yêu cầu mới hoặc thay đổi trong điều kiện hoạt động.

4. Không tập trung vào chi phí:

PERT chủ yếu tập trung vào quản lý thời gian và không tính đến yếu tố chi phí. Đây cũng có thể là một hạn chế trong việc quản lý ngân sách của dự án, nhất khi cần phải cân đối giữa thời gian và chi phí. Việc không tích hợp quản lý chi phí có thể dẫn đến việc vượt ngân sách hoặc thiếu hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực tài chính.

4. Các yếu tố chủ chốt khi vẽ sơ đồ PERT

Khi lập sơ đồ PERT thì một trong những điều quan trọng nhất cần hiểu rõ các yếu tố chủ chốt sẽ làm ảnh hưởng đến quy trình thực hiện công việc. Đặc biệt, cần chú ý đến bốn yếu tố quan trọng sau:

Sự kiện

Sự kiện trong sơ đồ PERT là các điểm đánh dấu bắt đầu hoặc kết thúc của một nhiệm vụ trong dự án. Mỗi sự kiện được biểu diễn dưới dạng một nút, thường là một hình tròn. Sự kiện giúp xác định các mốc quan trọng trong quá trình thực hiện dự án và đảm bảo rằng các nhiệm vụ được thực hiện đúng trình tự.

Các sự kiện cũng giúp người quản lý dự án theo dõi tiến độ và xác định các điểm kiểm soát. Khi một sự kiện được hoàn thành, điều đó cho thấy rằng tất cả các công việc liên quan đã được thực hiện, cho phép dự án tiếp tục tiến lên giai đoạn tiếp theo.

Công việc

Công việc trong sơ đồ PERT là các nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện để chuyển từ sự kiện này sang sự kiện khác. Mỗi công việc được biểu diễn bằng một mũi tên nối giữa hai sự kiện. Công việc xác định các hoạt động cần thiết và mối quan hệ phụ thuộc giữa chúng, từ đó giúp lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.

Việc xác định rõ ràng từng đầu mục công việc và mối quan hệ giữa chúng đảm bảo rằng mọi hoạt động đều được thực hiện đúng thời gian và thứ tự. Điều này giúp tránh sự chồng chéo và lãng phí tài nguyên trong quá trình thực hiện dự án.

Thời gian dự trữ

Thời gian dự trữ là khoảng thời gian mà một công việc có thể bị trì hoãn mà không ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành tiến độ chung của dự án. Việc xác định thời gian dự trữ giúp người quản lý dự án có biện pháp dự phòng và linh hoạt trong việc xử lý các tình huống bất ngờ xảy ra hay những thay đổi không lường trước.

Có hai loại thời gian dự trữ chính: thời gian dự trữ tự do và thời gian dự trữ tổng. Thời gian dự trữ tự do là khoảng thời gian mà một công việc có thể bị trì hoãn mà không ảnh hưởng đến các công việc kế tiếp, trong khi thời gian dự trữ tổng là khoảng thời gian mà một công việc có thể bị trì hoãn mà không ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành cuối cùng của dự án.

Xác định thời gian dự trữ trong sơ đồ PERT để dự phòng trường hợp xấu xảy ra

Đường găng

Đường găng là đường biểu diễn nối các công việc lại với nhau. Đường găng dài nhất được đo từ điểm đầu cho đến điểm cuối cùng trong sơ đồ PERT và cũng là yếu tố thể hiện tiến độ của công việc. Vậy nên nếu có một yếu tố nào trên đường găng bị trì hoãn được hiểu là tiến độ chung của công việc đang bị chậm so với kế hoạch.

Việc quản lý và theo dõi đường găng là vô cùng quan trọng, vì nó giúp xác định các điểm yếu trong kế hoạch và đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời. Bằng cách tập trung vào đường găng, người quản lý dự án có thể ưu tiên nguồn lực và nỗ lực để đảm bảo các công việc quan trọng này được hoàn thành đúng thời gian.

5. Cách vẽ sơ đồ PERT trong việc quản lý dự án

Bước 1: Thiết lập các công việc và hoạt động cần làm

Bắt đầu bằng việc liệt kê tất cả các công việc cần thiết để hoàn thành dự án. Mỗi công việc nên được mô tả ngắn gọn và rõ ràng. Đây là bước quan trọng để đảm bảo rằng mọi hoạt động đều được xác định và không có nhiệm vụ nào bị bỏ sót.

Bước 2: Thiết lập thứ tự ưu tiên và mối quan hệ phụ thuộc giữa công việc

Bạn cần nghiên cứu và sắp xếp những công việc cần làm trong dự án đã liệt kê ở bước trước theo thứ tự ưu tiên. Điều này sẽ bao gồm việc chỉ ra những công việc nào cần hoàn thành trước khi các công việc khác có thể bắt đầu. Điều này giúp việc xây dựng cơ cấu của sơ đồ PERT và đảm bảo rằng mọi công việc đều được sắp xếp hợp lý.

Bước 3: Vẽ các nút (sự kiện) và mũi tên (công việc)

Ở bước này, bạn cần vẽ các nút (sự kiện) và mũi tên (công việc). Cụ thể các giải thích như sau:

• Nút (sự kiện): Mỗi sự kiện đánh dấu sự bắt đầu hoặc kết thúc của một công việc. Sử dụng nút hình tròn hoặc hình bầu dục để biểu diễn những sự kiện. 
• Mũi tên (công việc): Mỗi mũi tên biểu diễn một công việc cần hoàn thành để chuyển từ sự kiện này sang sự kiện khác. Mũi tên chỉ ra hướng của sự tiến triển.

Bước 4: Ước tính thời gian dự kiến cho từng sự kiện

Sử dụng công thức PERT và phương pháp CPM (Critical Path Method) để tính toán thời gian dự kiến để thực hiện dự án dựa theo 3 ước lượng sau: Thời gian tối thiểu và thời gian tối đa cần thiết để hoàn thành công việc và thời gian có khả năng nhất hoàn thành xong công việc.

Công thức tính thời gian dự kiến = (O + 4*M + P)/ 6

Trong đó:

• O là thời gian tối thiểu cần để hoàn thành xong công việc.
• P là thời gian tối đa cần để hoàn thành xong công việc.
• M là thời gian trung bình để hoàn thành công việc trong điều kiện bình thường.

Trong công thức này, thời gian có khả năng hoàn thành tốt nhất được đánh giá cao hơn (với trọng số gấp 4 lần), nhằm phản ánh rằng khả năng công việc thường hoàn thành gần với mốc thời gian này hơn. Sau đó, lấy tổng các giá trị này chia cho 6 để tính giá trị thời gian dự kiến.

Bước 5: Xác định đường găng

Bạn cần xác định các điều kiện cần và đủ để nhận diện đường găng dài nhất, cũng như đường găng đi qua các sự kiện. Tiếp theo, xác định các sự kiện và cuối cùng, theo dõi đường găng đi qua các sự kiện để xác định đường găng dài nhất.

Bước 6. Vẽ sơ đồ PERT hoàn chỉnh

Kết hợp tất cả các yếu tố trên để vẽ sơ đồ PERT hoàn chỉnh. Đảm bảo rằng mọi công việc, sự kiện và mối quan hệ phụ thuộc đều được biểu diễn rõ ràng. Kiểm tra lại để đảm bảo rằng sơ đồ phản ánh chính xác tiến trình của dự án và các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc.

Nguyên tắc cần phải tuân thủ khi tạo sơ đồ PERT

Khi tạo sơ đồ PERT, có một số nguyên tắc quan trọng cần phải tuân thủ để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của sơ đồ. Dưới đây là một số nguyên tắc cơ bản cần tuân thủ khi thiết lập và tạo một sơ đồ PERT hiệu quả:

Xác định các công việc cần thiết:

Đầu tiên, cần phải xác định các công việc cụ thể mà dự án yêu cầu. Mỗi công việc nên được phân biệt rõ ràng và cụ thể, không để lại sự mơ hồ hay đa nghĩa.

Xác định thời gian dự kiến hoàn thành:

Với mỗi công việc, cần xác định thời gian dự kiến hoàn thành. Thời gian này thường được ước tính dựa trên kinh nghiệm, thông tin từ các chuyên gia hoặc các tài liệu tham khảo. Thường có ba mốc thời gian đáng chú ý: thời gian tối thiểu, thời gian tối đa và thời gian trung bình nhất có thể hoàn thành dự án.

Xác định sự phụ thuộc giữa các công việc:

Sơ đồ PERT nên minh họa rõ ràng các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc. Các mối quan hệ này có thể là tiền đề (precedence relationships), tức là một công việc phải hoàn thành trước khi công việc khác mới bắt đầu.

Xác định đường dẫn quan trọng:

Để đánh giá thời gian hoàn thành dự án và các yếu tố ảnh hưởng, cần xác định các đường dẫn quan trọng trong sơ đồ PERT. Đường dẫn quan trọng là chuỗi các công việc liên tiếp nhau mà nếu có bất kỳ sự chậm trễ nào trong chuỗi này đều sẽ làm chậm toàn bộ tiến độ dự án.

Sử dụng các kỹ thuật xác suất:

Sơ đồ PERT thường sử dụng các kỹ thuật xác suất để dự đoán thời gian mà dự án hoàn thành. Điều này bao gồm sử dụng các phân phối xác suất để ước tính thời gian dự kiến và đánh giá rủi ro.

Kiểm tra và đánh giá sự ràng buộc và sự thỏa mãn:

Sơ đồ PERT nên được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng các sự ràng buộc và các điều kiện thỏa mãn được định nghĩa rõ ràng và phù hợp với mục đích dự án.

Cập nhật và giám sát sơ đồ PERT:

Sơ đồ PERT nên được cập nhật thường xuyên để phản ánh các thay đổi trong dự án, bao gồm thay đổi về thời gian, phạm vi và nguồn lực. Việc giám sát sơ đồ PERT giúp đảm bảo rằng dự án diễn ra theo kế hoạch và giảm thiểu các rủi ro.

Tuân thủ các nguyên tắc này sẽ giúp cho sơ đồ PERT trở thành một công cụ hiệu quả để quản lý dự án, từ việc lập kế hoạch đến việc giám sát tiến độ và điều chỉnh nếu cần thiết. Để làm được điều này, nhà quản trị cần nắm được vai trò, chức năng quản trị quan trọng của mình, từ đó thiết lập, giám sát và quản lý dự án hiệu quả.

Sự khác biệt giữa 2 sơ đồ PERT và sơ đồ GANTT

Cả hai sơ đồ PERT và sơ đồ GANTT đều giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình quản lý thông qua cấu trúc phân chia dự án thành từng nhiệm vụ nhỏ hơn. Chúng cho phép theo dõi dự án hiệu quả, đảm bảo quản lý thời gian và tiến độ thực hiện. Tuy nhiên, vẫn có một vài điểm khác biệt nhất định giữa hai sơ đồ PERT và GANTT như sau:

Sơ đồ PERT là một công cụ quản lý dự án quan trọng và hiệu quả, đặc biệt là đối với các dự án có tính phức tạp và quy mô lớn. Nó không chỉ giúp định hướng và tối ưu hóa các công việc trong dự án mà còn cung cấp khả năng dự báo thời gian hoàn thành và quản lý rủi ro một cách chặt chẽ. Bằng cách sử dụng sơ đồ PERT hiệu quả từ thông tin chia sẻ của Đức Tín Group, các doanh nghiệp có thể đảm bảo tiến độ dự án được duy trì và các hoạt động được thực hiện một cách hiệu quả nhất.