Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ phép chuẩn nhất hiện nay

Nghỉ phép là một quyền lợi quan trọng của người lao động, giúp cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Để đảm bảo rằng quá trình xin nghỉ diễn ra thuận lợi và đúng quy định, bạn cần viết đơn xin nghỉ phép chính xác và đầy đủ. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết đơn xin nghỉ phép hiệu quả, đồng thời cung cấp những lưu ý quan trọng với một số mẫu đơn xin nghỉ phép phù hợp.

1. Đơn xin nghỉ phép là gì?

Đơn xin nghỉ phép là một loại văn bản mà người lao động sử dụng để xin phép nghỉ việc trong một khoảng thời gian nhất định: phép năm, nghỉ có việc đột xuất, nghỉ ốm đau,... Nội dung chính của đơn bao gồm lý do xin nghỉ, thời gian dự kiến nghỉ và cam kết hoàn thành công việc trước hoặc sau thời gian nghỉ. 

Đơn xin nghỉ phép giúp người quản lý và công ty hiểu rõ yêu cầu của nhân viên. Từ đó sắp xếp công việc phù hợp cho nhân viên khác đảm nhận để tránh ảnh hưởng đến hoạt động chung của công ty.

Đơn xin nghỉ phép là văn bản cho người lao động khi có nhu cầu nghỉ tạm thời

2. Tầm quan trọng của đơn xin nghỉ phép

Khi gửi đơn xin nghỉ phép đúng quy trình, bạn không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng đối với công ty mà còn đảm bảo quyền lợi nghỉ phép của mình. Đơn xin nghỉ phép giúp:

• Tạo sự thông suốt trong công việc: Khi bạn thông báo lý do và thời gian nghỉ rõ ràng, quản lý sẽ dễ dàng lên kế hoạch thay thế nhân sự trong thời gian bạn vắng mặt.
• Đảm bảo tính pháp lý: Đơn xin nghỉ phép là minh chứng cho việc bạn đã xin phép và được sự chấp thuận của quản lý.
• Tạo điều kiện thuận lợi để sắp xếp công việc: Khi bạn viết đơn xin nghỉ phép sớm, bạn và đồng nghiệp có đủ thời gian để chuẩn bị, sắp xếp công việc sao cho không ảnh hưởng đến tiến độ chung.

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết biên bản bàn giao công việc

3. Cách viết đơn xin nghỉ phép chuẩn

Mỗi doanh nghiệp thường có mẫu đơn xin nghỉ phép riêng. Vì vậy, nhân viên nên liên hệ trước với phòng nhân sự để nhận mẫu phù hợp và thực hiện đúng quy trình. Thông thường một đơn xin nghỉ phép đầy đủ thường có các thành phần chính như sau:

Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ phép

Phần mở đầu

• Quốc ngữ, tiêu ngữ: In đậm và căn giữa, ghi rõ: Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam – Độc Lập Tự Do Hạnh Phúc
• Tên đơn: Đơn Xin Nghỉ Phép – chữ in đậm, kích thước lớn.
• Thời gian viết đơn: Có thể đặt ở đầu hoặc cuối đơn, tùy chọn theo mẫu.
• Kính gửi: Ghi cụ thể tên phòng hoặc người nhận đơn, thường là trưởng bộ phận và phòng nhân sự.
• Thông tin cá nhân: Ghi rõ họ tên, mã nhân viên (nếu có), chức danh và phòng ban.

Phần nội dung chính

• Lý do viết đơn: “Tôi viết đơn này để đề nghị nghỉ phép…”
• Lý do nghỉ phép: Ghi rõ lý do xin nghỉ phép, vì lý do cá nhân, gia đình, nghỉ ốm, đi du lịch, tổ chức đám cưới, nghỉ thai sản…
• Thời gian nghỉ: Xác định số ngày nghỉ và thời gian từ ngày nào đến ngày nào.
• Bàn giao công việc: Ghi rõ công việc sẽ bàn giao việc cho ai và những công việc cụ thể.
• Liên hệ khẩn cấp: Cung cấp số điện thoại hoặc phương thức liên hệ trong trường hợp cần thiết.

Phần kết đơn

Thể hiện sự cảm ơn cấp lãnh đạo và quản lý đã xem xét đơn xin nghỉ. Đơn xin nghỉ phép cần có chữ ký của người làm đơn, chữ ký của trưởng bộ trưởng hay trưởng bộ phận hành chính nhân sự.

4. Những lưu ý khi viết đơn xin nghỉ phép

Viết đơn xin nghỉ phép một cách chuẩn mực không chỉ giúp tăng khả năng được chấp thuận mà còn để lại ấn tượng tích cực với quản lý. Dưới đây là một số lưu ý khi viết đơn xin nghỉ phép:

Viết đơn xin nghỉ phép rõ ràng với lý do hợp lý

Viết đơn đúng ngữ pháp, câu từ rõ ràng

Tránh viết tắt hoặc dùng từ ngữ không chính xác trong đơn xin nghỉ phép. Hãy sử dụng ngôn từ lịch sự, văn phong rõ ràng, tránh những lỗi ngữ pháp cơ bản.

Đưa ra lý do hợp lý

Lý do nghỉ phép nên được trình bày trung thực và ngắn gọn. Bạn không cần phải viết quá chi tiết, nhưng lý do cần đủ để người quản lý hiểu rõ tình huống của bạn.

Thông báo thời gian trước khi nghỉ

Nếu có thể, hãy gửi đơn xin nghỉ phép trước ít nhất 1 tuần để quản lý có thời gian sắp xếp. Điều này giúp cho việc tổ chức công việc trở nên thuận lợi hơn khi bạn vắng mặt.

Cam kết hoàn thành công việc

Trong đơn xin nghỉ phép, bạn nên cam kết về việc hoàn thành công việc trước hoặc sau thời gian nghỉ, hoặc bàn giao công việc cho đồng nghiệp khác. Điều này thể hiện trách nhiệm và tinh thần làm việc của bạn.

5. Một số mẫu đơn xin nghỉ phép

Dưới đây là một số mẫu đơn xin nghỉ phép thường dùng:

Mẫu đơn xin nghỉ phép năm

Với mẫu đơn xin nghỉ phép năm, đảo đảm có đầy đủ thông tin người nộp đơn, bộ phận tiếp nhận và phương thức liên hệ trong trường hợp gấp. Xác định ngày bắt đầu và kết thúc nghỉ phép năm, ký xác nhận cấp trên. Tải xuống miễn phí tại đây.

Mẫu đơn xin nghỉ phép dài ngày (không hưởng lương)

Với trường hợp nghỉ dài ngày khi đã hết phép; xác định rõ lý do và công việc của người bàn. Trình bày chi tiết công việc cần bàn giao nếu nghỉ việc trong 10 ngày. Tải miễn phí tại đây.

Mẫu đơn xin nghỉ phép đơn giản

Sử dụng cho các lý do cá nhân như nghỉ đám cưới, khám bệnh; ghi đầy đủ thời gian nghỉ và ngày quay lại ngày. Nên viết đơn trước ít nhất 1 ngày để sắp xếp công việc. Tải miễn phí tại đây.

Mẫu đơn xin nghỉ phép dành riêng cho giáo viên/giảng viên

Đối với mẫu đơn xin nghỉ phép đối với giảng viên hoặc giáo viên, hãy bổ sung thông tin thời khóa biểu, người dạy thay thế để hỗ trợ quá trình nghỉ phép. Tải miễn phí tại đây.

Như vậy, đơn xin nghỉ phép là công cụ quan trọng giúp bạn có những ngày nghỉ chính đáng và hợp pháp. Việc viết đơn xin nghỉ phép đúng cách không chỉ đảm bảo quyền lợi cá nhân mà còn tạo điều kiện cho sự ổn định và phát triển của công việc. Hy vọng rằng qua bài viết này của Đức Tín Group, bạn đã hiểu rõ hơn về cách viết đơn xin nghỉ phép và những lưu ý cần thiết khi làm đơn.