Email là gì? Tổng hợp kiến thức từ A - Z về công cụ giao tiếp hiện đại

Email là một trong những công cụ giao tiếp không thể thiếu đối với cả cá nhân và doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng thực sự hiểu email là gì, cách thức hoạt động và tầm quan trọng của nó trong cuộc sống hiện nay. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về email, đồng thời khám phá cách sử dụng email hiệu quả và những lợi ích mà email mang lại.

1. Email là gì?

Email, viết tắt của “Electronic Mail” hay còn được gọi thư điện tử. Email là một phương thức gửi và nhận tin nhắn, trao đổi thông tin qua mạng Internet. Khác với thư tay truyền thống, email cho phép người dùng gửi nội dung dưới dạng văn bản, hình ảnh, tài liệu hoặc tệp đính kèm trong thời gian ngắn. Hệ thống thư điện tử sẽ tự động lưu trữ và hỗ trợ chuyển tiếp nếu cần thiết.

Email là gì được định nghĩa là thư điện tử - phương tiện để trao đổi thông tin

2. Cách hoạt động của email

Email được gửi và nhận thông qua một mạng lưới các máy chủ. Khi bạn soạn và gửi email, thư sẽ được truyền từ thiết bị của bạn đến máy chủ email của nhà cung cấp dịch vụ.

Từ đó, email được định tuyến qua các máy chủ trung gian đến máy chủ đích, nơi nó được lưu trữ. Người nhận có thể truy cập email qua ứng dụng hoặc trình duyệt web khi kết nối với hệ thống. Quá trình này đảm bảo email được chuyển đến đúng địa chỉ chỉ định.

3. Địa chỉ email là gì? Dùng làm gì?

Địa chỉ email chính là địa chỉ của thư điện tử, giống như một cái tên. Cụ thể, địa chỉ email được dùng để người khác gửi thư đến cho chúng ta. Bạn có thể đặt tên địa chỉ email thoải mái theo sở thích và nhu cầu của bạn, miễn là cái tên đó chưa có ai lựa chọn.

Ví dụ: nguyenthihuong123@gmail.com, maicontact@gmail.com

4. Cấu trúc của một địa chỉ email

Một địa chỉ email sẽ có 2 phần: Tên email và tên miền: [Tên email] @ [Tên miền]

• Tên email (mailbox name): Là tên xác định hộp thư của địa chỉ email đó, người dùng có thể tự tạo miễn là duy nhất, không bị trùng với người khác.
• Tên miền (domain): Là tên nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử, phần này bắt đầu sau dấu @.

Địa chỉ email có cấu trúc như thế nào?

5. Những thành phần chính của địa chỉ email

Để viết email chuyên nghiệp và chính xác, ngoài việc hiểu rõ khái niệm email là gì, bạn cũng cần nắm bắt thành phần cơ bản của nội dung trong email.

• Tiêu đề (Subject): Phần này cần ngắn gọn và rõ ràng, thể hiện chính xác nội dung chính của email. Một tiêu đề hấp dẫn sẽ giúp người nhận nhanh chóng nắm được ý chính và quyết định mở email.
• Trường gửi từ (From): Đây là nơi hiển thị địa chỉ email của người gửi và là trường bắt buộc phải có.
• Trường tới (To): Chứa địa chỉ email của người nhận thông tin.
• Trường bản sao người nhận (CC - Carbon Copy): Cho phép gửi bản sao email đến những người khác. Cụ thể, tìm hiểu CC trong email là gì bạn sẽ thấy địa chỉ trong trường này sẽ hiển thị cho tất cả người nhận trong trường “To” và “CC”. Thường thì trường này không bắt buộc.
• Trường bản sao ẩn (BCC - Blind Carbon Copy): BCC trong email là gì sẽ cho phép bạn gửi bản sao email mà các địa chỉ trong trường này không hiển thị với người nhận trong trường “To” hoặc “CC”. Trường này cũng không bắt buộc, nhưng ít nhất phải sử dụng một trong ba trường “To”, “CC”, hoặc “BCC”.
• Nội dung: Phần nội dung của email bao gồm các thông tin mà người gửi muốn truyền tải, có thể là văn bản, hình ảnh, liên kết, hoặc tệp đính kèm. Mặc dù đây là phần chính, email vẫn có thể được gửi đi ngay cả khi trường nội dung để trống.

Những thành phần của địa chỉ email

6. Ưu và nhược điểm của email

Ưu điểm của email

• Tiết kiệm thời gian: Email giúp truyền tải thông tin gần như ngay lập tức, chỉ mất vài giây để người nhận nhận được, so với thư tay có thể mất từ vài ngày trở lên.
• Tiết kiệm chi phí: Không cần mua tem hay các chi phí khác. Chỉ cần soạn thảo trên thiết bị và gửi đi, không mất phí khi sử dụng các dịch vụ email miễn phí.
• Đa dạng nội dung: Email cho phép gửi kèm văn bản, hình ảnh, video, tệp âm thanh và các tài liệu khác, vượt xa giới hạn của thư tay truyền thống.
• Bảo mật cao: Mỗi email được bảo vệ bằng mật khẩu riêng, chỉ người có thông tin đăng nhập mới có thể truy cập.

Email giúp truyền tải thông tin nhanh chóng chỉ trong vài giây

Nhược điểm của email

• Nguy cơ virus: Một số email chứa tệp đính kèm độc hại hoặc liên kết nguy hiểm. Người dùng cần cẩn trọng khi mở email từ nguồn không rõ ràng.
• Quảng cáo và thư rác: Spam và quảng cáo không mong muốn thường xuyên làm phiền người dùng, đôi khi khiến thư quan trọng bị thất lạc trong mục thư rác.
• Hạn chế lưu trữ: Các dịch vụ email miễn phí thường giới hạn dung lượng, khiến bạn phải xóa thư hoặc gặp khó khăn khi hộp thư đầy.

Không cảnh giác có thể bị “lừa” đánh cắp thông tin qua email

7. Các loại thư điện tử phổ biến hiện nay

Hiện nay, thư điện tử được chia thành 3 loại chính: Email cá nhân, email doanh nghiệp và Email Marketing.

Email cá nhân

Đây là loại tài khoản email mà bất kỳ cá nhân nào cũng có thể dễ dàng tạo và sử dụng. Thông tin và dữ liệu trao đổi qua email cá nhân được lưu trữ trong hộp thư riêng của người dùng. Hầu hết các email cá nhân đều sử dụng các phiên bản miễn phí từ các nhà cung cấp như Gmail, Outlook, Yahoo,... và có tên miền mặc định như @gmail.com, @outlook.com.

Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo tài khoản Gmail chi tiết từ A đến Z

Email doanh nghiệp

Loại email này sử dụng tên miền riêng của doanh nghiệp và thường được cung cấp dưới dạng trả phí. Email doanh nghiệp được quản lý bởi tổ chức và chỉ được cấp quyền sử dụng cho nhân viên nội bộ. Doanh nghiệp có thể thu hồi tài khoản này để đảm bảo bảo mật thông tin khi cần.

Email Marketing là một hình thức quảng bá thông qua email

Email Marketing

Khi tìm hiểu Email Marketing là gì, bạn sẽ thấy đây là công cụ hỗ trợ hoạt động tiếp thị trong doanh nghiệp. Email Marketing được gửi đến nhóm khách hàng tiềm năng với nội dung quảng cáo, giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ, nhằm tăng cường thu hút khách hàng và thúc đẩy doanh thu.

8. Một số thuật ngữ liên quan đến email là gì

Phishing email là gì?

Phishing email là một hình thức lừa đảo nhằm đánh cắp thông tin cá nhân như tài khoản hoặc mật khẩu. Chúng thường giả danh tổ chức uy tín và chứa liên kết độc hại. Chính vì vậy, người dùng cần kiểm tra kỹ nguồn gốc trước khi tương tác.

Confirm email là gì?

Confirm email là hành động trả lời thư điện tử nhằm xác nhận thông tin với người gửi. Việc này tạo ra bằng chứng dưới dạng văn bản, thể hiện sự đồng ý, từ chối, hoặc cung cấp thêm thông tin theo yêu cầu trong email.

Forward email là gì?

Forward email được hiểu là thao tác chuyển tiếp email mà bạn nhận được đến người khác. Khi forward, bạn có thể giữ nguyên nội dung gốc hoặc thêm ghi chú trước khi gửi. Chức năng này giúp chia sẻ thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Trên đây là tổng hợp những thông tin tổng quan nhất về email là gì. Hy vọng những chia sẻ của Đức Tín Group này, bạn đã có thêm nhiều cập nhật hữu ích để sử dụng phương tiện truyền tin một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian.