Budget là gì? Hướng dẫn thiết lập và quản lý budget hiệu quả

Trong cuộc sống và kinh doanh, từ “budget” thường xuyên được nhắc đến và đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản lý tài chính. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ budget là gì và tầm quan trọng của nó trong việc đảm bảo cân đối tài chính và đạt được các mục tiêu dài hạn. Để nắm được toàn bộ thông tin về budget và cách thiết lập quản lý budget hiệu quả, cùng Đức Tín Group tìm hiểu nội dung bài viết dưới đây.

1. Budget là gì?

Nếu bạn đang không biết budget là gì trong tiếng Anh thì câu trả lời là ngân sách. Đây chính là một kế hoạch tài chính chi tiết được lập ra để quản lý thu nhập và chi tiêu trong một khoảng thời gian cụ thể, thường là hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Budget giúp doanh nghiệp dự đoán và phân bổ các nguồn tài chính nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra, đồng thời kiểm soát chi tiêu để tránh tình trạng thâm hụt.

Budget cũng có thể áp dụng trong nhiều khía cạnh của cuộc sống, từ việc quản lý tài chính cá nhân, gia đình cho đến các tổ chức, doanh nghiệp và thậm chí là quốc gia. Lập kế hoạch ngân sách giúp mọi người có cái nhìn tổng quan về tài chính hiện tại, dự đoán những biến động có thể xảy ra và từ đó đưa ra các quyết định hợp lý.

Budget là gì?

2. Các loại budget phổ biến hiện nay

Trong doanh nghiệp có nhiều loại budget được lập ra để kiểm soát tài chính hiệu quả, bao gồm:

Master budget (Ngân sách tổng thể)

Master budget là gì? Đây là một bản kế hoạch tài chính toàn diện, bao gồm ngân sách của từng phòng ban, giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về tình hình tài chính tổng quan và hỗ trợ trong việc đưa ra các quyết định chiến lược chính xác. Ngân sách tổng thể gồm hai phần chính:

• Operating budget (Ngân sách hoạt động ): Đây là ngân sách xác định nguồn lực cần thiết để thực hiện các hoạt động như sản xuất, bán hàng, dịch vụ và marketing. Ngân sách này giúp dự báo doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong kỳ kinh doanh.
• Financial budget (Ngân sách tài chính ): Loại ngân sách này quản lý nguồn vốn và cách sử dụng vốn, bao gồm thu nhập, chi phí, dòng tiền và chiến lược tài chính dài hạn. Nó bao gồm ngân sách tiền mặt, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng cân đối kế toán dự kiến và ngân sách chi tiêu vốn.

Cash flow budget (Ngân sách dự báo dòng tiền)

Loại ngân sách này dự đoán dòng tiền ra vào của doanh nghiệp, giúp xác định số vốn cần thiết và đảm bảo tính thanh khoản. Điều này giúp quản lý rủi ro tài chính và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.

Static budget (Ngân sách cố định)

Ngân sách này dựa trên các thông số không thay đổi, tạo điều kiện cho việc lập kế hoạch dễ dàng. Tuy nhiên, ngân sách cố định có nhược điểm là thiếu tính linh hoạt và không phù hợp với môi trường kinh doanh nhiều biến động.

3. Lý do doanh nghiệp cần thiết lập budget là gì?

Hiểu rõ budget nghĩa là gì và biết cách thiết lập kế hoạch ngân sách một cách hợp lý sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thiết thực sau:

Kiểm soát tài chính tốt hơn

Ngân sách giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý chi tiêu một cách chặt chẽ. Nhờ đó, tránh được việc tiêu vượt mức và bảo vệ nguồn lực tài chính. Điều này góp phần duy trì sự ổn định trong hoạt động.

Thiết lập ngân sách giúp quản lý và kiểm soát tình hình tài chính

Định hướng chiến lược

Lập ngân sách giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng mục tiêu tài chính và các bước để đạt được. Đây cũng chính là nền tảng cho việc ra quyết định chiến lược kinh doanh. Nó hỗ trợ doanh nghiệp phát triển theo lộ trình đã định, điều này vô cùng quan trọng khi tìm hiểu budget là gì.

Phân bổ nguồn lực hợp lý

Một ngân sách tốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc phân bổ tài nguyên giữa các bộ phận và dự án. Điều này giúp nâng cao hiệu suất hoạt động và giảm lãng phí. Mọi nguồn lực được sử dụng một cách hiệu quả hơn.

Đánh giá hiệu quả kinh doanh

Ngân sách cung cấp cơ sở để so sánh kết quả thực tế với kế hoạch. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động. Từ đó, điều chỉnh chiến lược để đạt hiệu suất tốt hơn.

Giảm thiểu rủi ro tài chính

Tìm hiểu đầy đủ budget là gì giúp doanh nghiệp dự đoán và quản lý rủi ro liên quan đến dòng tiền và thanh khoản. Điều này đảm bảo doanh nghiệp có đủ vốn để duy trì hoạt động liên tục. Đồng thời, giảm thiểu các khủng hoảng tài chính bất ngờ.

4. Các nguyên tắc khi thiết lập buget

Như vậy bạn đã hiểu budget là gì và tầm quan trọng của nó đối với doanh nghiệp. Sau đây, Đức Tín Group sẽ chia sẻ nguyên tắc khi thiết lập một ngân sách budget:

Liên kết với kế hoạch kinh doanh

Một ngân sách hiệu quả cần bắt nguồn từ kế hoạch kinh doanh và mục tiêu chiến lược. Nếu không, nó chỉ là một phiên bản cải tiến của năm trước, không thúc đẩy được sự phát triển dài hạn. Sự gắn kết budget với kế hoạch kinh doanh giúp đảm bảo tính thực tiễn và định hướng cho tương lai.

Đọc ngay: Hướng dẫn cách lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả cho doanh nghiệp

Cân đối giữa các bộ phận

Nguyên tắc tiếp theo khi thiết lập budget là gì? Đó chính là lập ngân sách cân đối giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Bởi mỗi bộ phận có lợi ích và ưu tiên khác nhau, như bộ phận kinh doanh muốn tăng doanh số, trong khi kế toán lại muốn hạn chế nợ khó đòi. Việc lập ngân sách phải hài hòa các mục tiêu này để đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả tài chính.

Sự tham gia của mọi cấp quản lý

Ngân sách không chỉ dành cho quản trị cấp cao mà cần có sự tham gia của các nhà quản lý cấp trung và dưới. Họ là những người hiểu rõ nhu cầu, khả năng và nguồn lực cần thiết để thực hiện kế hoạch, từ đó đảm bảo tính khả thi.

Thiết lập budget cần sự tham gia của nhà quản trị các cấp

Tính linh hoạt của ngân sách

Một kế hoạch ngân sách không thể cứng nhắc mà cần được điều chỉnh theo tình hình thực tế. Việc theo dõi và cập nhật ngân sách thường xuyên giúp doanh nghiệp đối phó linh hoạt với thay đổi và tận dụng các cơ hội phát sinh.

Minh bạch trong ngân sách

Tất cả các nội dung và tiêu chí trong kế hoạch ngân sách cần được giải thích rõ ràng và minh bạch. Quá trình phê duyệt và điều chỉnh ngân sách phải diễn ra đúng quy trình, giúp tăng tính minh bạch và tạo niềm tin trong tổ chức.

5. Các bước thiết lập budget hiệu quả cho doanh nghiệp

Việc hiểu budget là gì sẽ càng đầy đủ và quan trọng hơn nếu bạn biết cách lập ngân sách một cách hiệu quả. Dưới đây là các bước cơ bản để lập ngân sách hiệu quả cho doanh nghiệp:

Bước 1: Thành lập ủy ban ngân sách và mục tiêu cụ thể

Bước đầu tiên của việc thiết lập budget là gì? Chính là thành lập uy ban ngân sách, thường là sự có mặt của quản lý cấp cao như giám đốc điều hành (CEO) và giám đốc tài chính (CFO). Họ là những chuyên gia về chiến lược kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp.

Nhiệm vụ của ủy ban ngân sách bao gồm:

• Xây dựng quy trình và hướng dẫn cho các cá nhân, bộ phận liên quan thực hiện.
• Tổng hợp và xem xét thông tin cần thiết cho việc lập ngân sách từ ban lãnh đạo và các bộ phận.
• Xác định và đánh giá các cá nhân, bộ phận, hoạt động và dự án cần ưu tiên đầu tư.
• Đưa ra ước tính về doanh thu, chi phí và các chỉ số tài chính, đồng thời so sánh với nguồn lực hiện có.
• Hoàn thiện kế hoạch ngân sách tổng thể và thực hiện các bước phê duyệt cần thiết.
• Đánh giá và đảm bảo ngân sách được thực hiện theo kế hoạch, điều chỉnh khi cần thiết.

Xuất phát từ kế hoạch kinh doanh, ủy ban ngân sách sẽ đặt ra mục tiêu ngân sách cụ thể là gì. Ví dụ như tăng trưởng doanh thu, nâng cao lợi nhuận hoặc tỷ suất lợi nhuận, giảm chi phí, mở rộng thị trường, gia tăng giá trị cổ phiếu,…

Thiết lập mục tiêu và thành lập ủy ban ngân sách

Bước 2: Dự báo các chỉ số ngân sách

Dự báo các chỉ số ngân sách là bước thiết yếu trong lập kế hoạch budget, bao gồm các yếu tố như doanh số bán hàng, lợi nhuận, chi phí hoạt động và nguồn thu. Quá trình này yêu cầu dự đoán các yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến ngân sách như:

• Kế hoạch kinh doanh của tổ chức doanh nghiệp.
• Tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong quá khứ và hiện tại.
• Phân tích môi trường kinh doanh bên ngoài có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp như chính trị, nền kinh tế, xã hội, công nghệ, pháp lý.

Đưa ra những chỉ số dự báo cho ngân sách

Bước 3: Gửi đề xuất ngân sách

Đề xuất ngân sách là một phương pháp phổ biến trong lập kế hoạch ngân sách từ dưới lên (Bottom-up budget). Các bộ phận nhận hướng dẫn từ ủy ban ngân sách và chuẩn bị đề xuất dựa trên nhu cầu cụ thể. Đề xuất này sẽ bao gồm ước tính chi tiết về thu chi và được xem xét bởi các đơn vị cấp cao để điều chỉnh phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Bước 4: Đàm phán, thống nhất ngân sách  

Bước tiếp theo của lập kế hoạch budget là gì? Cụ thể, thực hiện đàm phán ngân sách đảm bảo các đề xuất phù hợp với quy định và mục tiêu doanh nghiệp. Các bộ phận sẽ thảo luận và điều chỉnh các khoản chi phí và nguồn thu để loại bỏ chi phí không cần thiết.

Bước 5: Phê duyệt ngân sách cuối cùng  

Sau khi thống nhất, bản dự thảo sẽ được trình lên ban lãnh đạo cấp cao để đánh giá và phê duyệt. Thông tin về ngân sách được công bố cho tất cả các bộ phận, giúp mọi người nắm rõ kế hoạch tài chính và triển khai hoạt động kinh doanh theo đúng dự định.

6. Hướng dẫn quản lý budget cho doanh nghiệp

Tìm hiểu nội dung budget là gì sẽ giúp doanh nghiệp phát triển đúng kế hoạch kinh doanh. Do đó, để quản lý budget hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện theo những bước sau:

Thường xuyên theo dõi và đánh giá tình hình sử dụng budget

Bước 1: Theo dõi budget

Bước này giúp theo theo tình hình tài chính của công ty, bao gồm các khoản chi của từng bộ phận. Dữ liệu sẽ được cập nhật cuối kỳ tài chính trên công cụ tài chính của doanh nghiệp.

Bước 2: Đánh giá việc sử dụng budget

Đánh giá việc sử dụng ngân sách dựa theo hai tiêu chí sau:

• Đạt mục tiêu: Chi phí thực tế có thể cao hơn so bugdet nhưng có thể chấp nhận nếu đạt mục tiêu.
• Kiểm soát: Các bộ phận chi tiêu không được vượt quá kế hoạch budget ban đầu.

Mỗi bộ phận cũng cần báo cáo việc sử dụng ngân sách và giải trình những yếu tố bất thường cho cấp quản lý cao hơn. Điều này giúp doanh nghiệp phát hiện sớm những yếu tố bất thường để có hướng điều chỉnh budget kịp thời.

Bước 3: Thực hiện điều chỉnh budget

Nếu vượt chi tiêu ngoài budget hoặc môi trường thay đổi đột ngột, ngân sách phải được điều chỉnh phù hợp. Lúc này, doanh nghiệp cần xem xét hai phương án là tạm hoãn hoạt động chờ nguồn lực tài chính mới hoặc phân bổ lại ngân sachs để bù đắp vào những khoản chi phí bị thiếu. Cần lưu ý rằng việc điều chỉnh budget không vượt quá 2 lần mỗi năm.

Hy vọng rằng, những thông tin mà Đức Tín Group chia sẻ trong bài biết trên đã giúp bạn đọc hiểu rõ budget là gì, cách thiết lập và quản lý ngân sách hiệu quả. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt tình hình tài chính mà còn là bước đệm vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.