Budget là gì? 6 bước lập kế hoạch budget hiệu quả

Quản lý tài chính hiệu quả là yếu tố quyết định đến sự thành công của cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức. Một trong những công cụ quan trọng nhất giúp kiểm soát tài chính chính là budget (ngân sách). Vậy budget là gì và làm thế nào để lập ngân sách hiệu quả? Hãy cùng Đức Tín Group tìm hiểu qua nội dung bài viết dưới đây.

1. Định nghĩa budget là gì?

Budget (ngân sách) là kế hoạch tài chính được lập ra để xác định thu nhập, chi tiêu và cách phân bổ tài chính trong một khoảng thời gian nhất định. Ngân sách có thể được áp dụng ở nhiều cấp độ khác nhau, từ cá nhân, gia đình đến doanh nghiệp và chính phủ.

Hiểu đơn giản, budget giúp bạn:

• Xác định số tiền bạn có thể chi tiêu
• Kiểm soát tài chính để không chi tiêu quá mức
• Đảm bảo tài chính luôn trong tầm kiểm soát và đạt được mục tiêu đã đề ra.

Budget là gì chính là kế hoạch thu chi được đề ra của cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp

Xem thêm: On a budget là gì? Cụm từ “on a budget” có nghĩa là “với ngân sách hạn chế” hoặc “tiết kiệm”. Khi ai đó nói rằng họ đang “on a budget” thì điều đó có thể hiểu là họ đang phải quản lý chi tiêu một cách chặt chẽ, hạn chế việc tiêu tiền và phải đưa ra các quyết định tài chính cẩn thận để không vượt quá khả năng tài chính của mình.

2. Vì sao cần quản lý budget theo kế hoạch rõ ràng?

Bạn có bao giờ tự hỏi vì sao nhiều người dù có thu nhập cao vẫn gặp khó khăn về tài chính, trong khi những người có thu nhập trung bình vẫn có thể tiết kiệm và đầu tư hiệu quả? Câu trả lời chính là có kế hoạch budget phù hợp. Vậy đối với doanh nghiệp, việc lập budget có vai trò như thế nào?

Phân bổ nguồn lực hợp lý

Quá trình lập kế hoạch ngân sách đòi hỏi các bộ phận cần bao nhiêu nguồn lực để thực hiện các hoạt động trong chiến lược kế hoạch kinh doanh. Cụ thể như dự báo về số lượng nhân sự, khối lượng nguyên vật liệu. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp được phân bổ ngân sách budget (Budget allocation) cân đối và hiệu quả giữa các bộ phận với nhau. Như vậy bạn đã hiểu được budget allocation là gì và vai trò quan trọng như thế nào trong doanh nghiệp. 

Phân bổ cân đối ngân sách budget giữa các bộ phận trong doanh nghiệp

Kiểm soát chi phí

Khi tìm hiểu budget là gì có thể thấy một bản ngân sách - Budget cụ thể sẽ giúp bạn dễ dàng chủ động hơn trong các quyết định kinh doanh. Khi thường xuyên đối chiếu chi phí thực tế và dự kiến trong ngân sách, doanh nghiệp của bạn sẽ xác định được vấn đề và có hướng điều chỉnh thích hợp, tránh trường hợp budget deficit.

Vậy budget deficit là gì? Thâm hụt ngân sách (Budget Deficit) hay được biết đến là bội chi ngân sách, chỉ tình trạng khi tổng chi tiêu quá so với các khoản thu. Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

Tạo động lực cho nhân viên

Một budget rõ ràng giúp cho toàn bộ nhân sự hiểu rõ mục tiêu và kế hoạch của doanh nghiệp mình. Từ đó, nhân viên sẽ tạo động lực hơn khi làm việc, khuyến khích nhân viên nỗ lực hơn để đạt mục tiêu.

3. Nguyên tắc lập Budget hiệu quả

Nguyên tắc xây dựng budget là gì? Khi lập kế hoạch ngân sách, có một số nguyên tắc quan trọng doanh nghiệp cần tuân thủ để đảm bảo tính hiệu quả và thành công trong quá trình này:

Các nguyên tắc cần xem xét khi lập budget cho doanh nghiệp

Liên kết với kế hoạch kinh doanh

Ngân sách cần phải gắn chặt với kế hoạch kinh doanh và mục tiêu chiến lược doanh nghiệp. Nếu không, ngân sách sẽ chỉ là sự sao chép của năm trước và không có giá trị thực tiễn cho tương lai.

Cân đối giữa các bộ phận

Ngân sách phải được phân bổ hợp lý giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần thiết lập các tiêu chuẩn quản lý tài chính chung để đảm bảo sự phối hợp đồng nhất giữa các bộ phận.

Sự tham gia của các cấp quản lý

Quá trình lập ngân sách không chỉ diễn ra trong các cuộc họp của ban lãnh đạo cấp cao Giám đốc điều hành CEO, CCO mà cần có sự tham gia của các nhà quản lý ở các cấp thấp hơn. Cụ thể như Giám đốc Tài chính CFO, Giám đốc kinh doanh SM,... bởi họ hiểu rõ nhất về thực tế và nguồn lực sẵn có.

Xem thêm: Timeline là gì? Hướng dẫn các bước xây dựng timeline hiệu quả

Khuyến khích sự chủ động trong việc lập ngân sách

Mọi nhân sự trong doanh nghiệp nên được khuyến khích đóng góp vào việc xây dựng và điều chỉnh ngân sách, thay vì chỉ chấp nhận ngân sách được đưa ra. Ngân sách cũng cần được coi là công cụ giúp cải thiện hiệu quả công việc, không chỉ là công cụ kiểm soát và đánh giá trách nhiệm.

Tính linh hoạt

Kế hoạch ngân sách cần được theo dõi và điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với thực tế. Doanh nghiệp không nên quá phụ thuộc vào một bản ngân sách cứng nhắc không còn phù hợp với điều kiện hiện tại.

Minh bạch rõ ràng

Các thông tin trong kế hoạch ngân sách cần có cơ sở rõ ràng và được giải trình cụ thể. Quá trình thảo luận, điều chỉnh và phê duyệt ngân sách cần tuân thủ quy trình minh bạch và chặt chẽ.

4. 6 bước lập ngân sách quản lý tài chính hiệu quả cho doanh nghiệp

Lập ngân sách cho doanh nghiệp là một công đoạn quan trọng nhằm xây dựng chiến lược tài chính vững chắc và đảm bảo sự ổn định trong việc quản lý nguồn lực. Sau đây là các bước thực hiện:

Phân tích tình hình doanh nghiệp và xác định kế hoạch phù hợp

Bước đầu tiên trong việc lập budget là gì chính là phân tích tình trạng tài chính hiện tại của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc xem xét các báo cáo tài chính như:

• Bảng cân đối kế toán.
• Báo cáo kết quả kinh doanh.
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
• Các chỉ số tài chính quan trọng

Việc đánh giá này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tình hình thu chi. Từ đó đề xuất một kế hoạch budget phù hợp với chiến lược và mục tiêu dài hạn.

Căn cứ vào tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và thiết lập budget phù hợp

Xác định các hoạt động cần triển khai

Sau khi phân tích tình hình tài chính, doanh nghiệp cần lập danh sách các hoạt động quan trọng sẽ được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ như:

• Nâng cấp chất lượng sản phẩm.
• Mở rộng thị trường.
• Nghiên cứu và phát triển sản phẩm.
• Hoặc tái cơ cấu tổ chức.

Việc xác định rõ các hoạt động giúp doanh nghiệp lên kế hoạch chi tiết và đảm bảo sự phân bổ nguồn lực hợp lý.

Phân bổ ngân sách cho từng hoạt động

Dựa trên danh sách các hoạt động đã được xác định, doanh nghiệp sẽ phải lập ngân sách cho từng hoạt động cụ thể. Mỗi hoạt động cần có một khoản đầu tư riêng biệt và việc phân bổ này cần phải được tính toán kỹ lưỡng để không vượt quá nguồn tài chính có sẵn.

Kiểm tra và đánh giá ngân sách

Một điều quan trọng khi tìm hiểu budget nghĩa là gì chính là trước khi ngân sách được áp dụng chính thức, cần phải được xem xét và đánh giá một cách chi tiết.

Cụ thể, các nhà lập kế hoạch cần kiểm tra lại toàn bộ ngân sách để đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào, xem xét lại các ước tính để đảm bảo rằng mọi yếu tố quan trọng đều đã được tính đến.

Căn cứ vào tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và thiết lập budget phù hợp

Được sự phê duyệt của ban lãnh đạo

Khi đã hoàn chỉnh, budget sẽ được gửi lên ban lãnh đạo để được xem xét và phê duyệt. Việc có sự chấp thuận từ cấp trên là vô cùng quan trọng để đảm bảo rằng mọi bộ phận trong doanh nghiệp đều đồng lòng và hiểu rõ mục tiêu tài chính chung. Đồng thời, các ý kiến đóng góp từ các phòng ban cũng sẽ được tích hợp vào kế hoạch cuối cùng.

Triển khai kế hoạch ngân sách

Khi budget đã được duyệt, doanh nghiệp sẽ bắt đầu triển khai các hoạt động dựa trên kế hoạch budget. Quá trình này gồm: Theo dõi, quản lý chi phí và thu nhập trong suốt thời gian thực hiện. Báo cáo tài chính định kỳ là cần thiết để theo dõi hiệu suất và điều chỉnh ngân sách khi cần thiết.

Qua bài viết này, Đức Tín Group đã tìm hiểu chi tiết về budget là gì và cách lập ngân sách hiệu quả. Đây chính là một bước quan trọng để kiểm soát tài chính và hướng tới những mục tiêu dài hạn.