Brief là gì? 7 yếu tố cần thiết cho một bản brief chất lượng

Trong các chiến dịch tiếp thị hiện đại, việc có một kế hoạch chi tiết, rõ ràng là điều thiết yếu để đảm bảo thành công. Và tại đây, brief đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc tạo ra các chiến lược hiệu quả và đúng hướng. Vậy brief là gì? Làm thế nào để tạo ra một brief chuẩn, chất lượng và sử dụng nó một cách tối ưu trong marketing? Tất cả những thông tin này sẽ được Đức Tín Group chia sẻ qua nội dung bài viết sau.

1. Khái niệm brief là gì?

Trong marketing, brief tiếng anh là gì? Brief là một tài liệu hoặc bảng hướng dẫn ngắn gọn, được tạo ra để truyền tải mục tiêu, yêu cầu và kỳ vọng của một dự án marketing. Nó bao gồm tất cả các thông tin cần thiết từ khách hàng hoặc quản lý dự án để đảm bảo rằng đội ngũ thực hiện nắm rõ và làm việc theo một hướng nhất quán.

Về bản chất, brief giúp tránh sự mơ hồ và đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ những gì cần thực hiện, mục tiêu của chiến dịch là gì và kết quả mà tổ chức mong muốn đạt được. Một brief chất lượng sẽ là chìa khóa giúp các đội ngũ sáng tạo phát huy tối đa khả năng của mình mà không bị lệch hướng.

2. Các loại brief trong Marketing

Trong chiến lược marketing, có hai loại brief thường được sử dụng: Communication Brief và Creative Brief.

Communication Brief

Communication Brief là gì? Đây là bản tóm tắt nội dung ngắn gọn, giúp trao đổi thông tin giữa khách hàng (Client) và đội ngũ quảng cáo (Agency). Communication Brief tập trung vào việc xác định mục tiêu chính của chiến dịch, thông tin về thương hiệu, yêu cầu dự án, đối tượng mục tiêu và tình hình thương hiệu.

Communication Brief giúp đảm bảo mọi thành viên trong đội ngũ quảng cáo đều hiểu rõ các yêu cầu, mục tiêu và thông điệp của chiến dịch Marketing của Client.

Ví dụ về Communication Brief có thể bao gồm:

• Mục tiêu chính của chiến dịch.
• Thông tin về thương hiệu và tình hình hiện tại.
• Mô tả những yêu cầu chính của đối tượng.
• Tình hình thị trường và đối thủ cạnh tranh.

Tham khảo mẫu Communication Brief của RedBull

Tìm hiểu thêm:

• Digital Marketing là gì? Tầm quan trọng trong kỷ nguyên số
• PR là gì? Tổng quan thông tin về PR Marketing đầy đủ nhất

Creative Brief

Creative Brief được sử dụng bởi đội ngũ sáng tạo để phát triển các ý tưởng sáng tạo cho chiến dịch quảng cáo. Creative Brief tập trung vào công việc của bộ phận sáng tạo, thông tin chi tiết về khách hàng, sản phẩm và mong muốn sau chiến dịch.

Bên cạnh đó, Creative Brief cũng nêu rõ cách mà sản phẩm có thể tác động đến khách hàng mục tiêu và mong muốn đạt được như tăng doanh số hoặc tăng cường nhận diện thương hiệu.

Ví dụ về Creative Brief có thể bao gồm:

• Công việc cụ thể của đội sáng tạo
• Thông tin về khách hàng và yêu cầu đặc biệt
• Điểm nổi bật của sản phẩm và cách nó ảnh hưởng đến hành vi người tiêu dùng
• Mục tiêu mong muốn sau chiến dịch

Cả hai loại brief đều đóng vai trò quan trọng trong việc định hình chiến dịch quảng cáo và đảm bảo sự nhất quán trong thông điệp, slogan và mục tiêu.

Tham khảo mẫu Creative Brief của PayPal

3. Tại sao brief lại quan trọng trong Marketing?

Khi tìm hiểu Brief nghĩa là gì, nhiều bạn cũng thắc mắc tại sao phải chuẩn bị Brief trước khi xây dựng bất kỳ chiến lược marketing nào. Không chỉ được coi là một tài liệu tham khảo mà còn đóng vai trò như một kim chỉ nam cho toàn bộ chiến dịch, giúp tất cả các bên liên quan hiểu rõ mục tiêu, chiến lược và kế hoạch thực hiện.

Những lợi ích quan trọng của một bản brief là gì?

Xác định mục tiêu rõ ràng

• Tạo nền tảng cho chiến lược: Khi tìm hiểu Brief là gì, bạn cần xác định mục tiêu chính của chiến dịch, từ đó tạo nền tảng cho một chiến lược sáng tạo hiệu quả.
• Giải quyết đúng vấn đề: Mục tiêu rõ ràng giúp đội ngũ marketing có thể tập trung vào việc giải quyết đúng vấn đề và hướng tới kết quả cuối cùng mong muốn.
• Tránh sự mơ hồ: Nếu không có mục tiêu cụ thể, chiến dịch có thể trở nên mơ hồ và không hiệu quả.

Rõ ràng trong thời gian và trách nhiệm

• Nắm rõ nhiệm vụ: Các bên thực hiện biết rõ nhiệm vụ của brief là gì và thời gian cần hoàn thành chúng.
• Theo dõi tiến độ: Sự rõ ràng trong thời gian và trách nhiệm giúp theo dõi tiến độ thực hiện một cách dễ dàng.
• Ngăn ngừa hiểu lầm: Đảm bảo mọi người hiểu rõ vai trò của mình, giúp ngăn ngừa những hiểu lầm và trễ hẹn.

Ước tính rủi ro trong chiến dịch marketing

• Ước tính rủi ro: Vai trò của brief là gì còn thể hiện ở khía cạnh ước tính rủi ro và cách thức quản lý những rủi ro đó.

Đánh giá hiệu quả

• Cơ sở so sánh: Một trong những lợi ích quan trọng của brief là cung cấp cơ sở để đánh giá hiệu quả của chiến dịch.
• Nhận diện điểm mạnh và yếu: So sánh kết quả thực tế với mục tiêu đã đề ra giúp nhận diện các lĩnh vực cần cải thiện.
• Học hỏi từ kinh nghiệm: Việc có một tiêu chuẩn để đánh giá hiệu quả giúp các doanh nghiệp học hỏi và phát triển từ những kinh nghiệm đã có.

4. 7 yếu tố quan trọng tạo nên một bản brief hoàn hảo

Bản brief đóng vai trò rất thiết yếu trong việc định hướng các dự án marketing. Để nắm rõ hơn về khái niệm brief là gì, bạn cần hiểu những yếu tố cốt lõi để xây dựng một bản brief hiệu quả. Dưới đây là 7 yếu tố quan trọng mà bạn không thể bỏ qua:

Thông tin súc tích và dễ hiểu

Khi khám phá brief là gì, bạn cần trình bày các thông tin một cách ngắn gọn và dễ hiểu. Điều này có nghĩa là bạn không nên nhồi nhét quá nhiều chi tiết, mà phải biết sắp xếp thông tin một cách khoa học và có hệ thống. Một bản brief hiệu quả sẽ giúp các bên liên quan nhanh chóng hiểu được các vấn đề cốt lõi mà dự án đang hướng tới.

Câu hỏi cần trả lời:

• Vấn đề cần giải quyết trong brief là gì?
• Ai là đối tượng mục tiêu của dự án?
• Giải pháp cốt lõi để giải quyết vấn đề là gì?

Việc trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn xây dựng nội dung rõ ràng và tập trung hơn, từ đó tiết kiệm thời gian cho những lần chỉnh sửa sau này.

Làm rõ mục tiêu của dự án

Sau khi đã liệt kê các thông tin quan trọng, việc tiếp theo là phân tích và xác định rõ ràng mục tiêu của chiến dịch. Câu trả lời cho các câu hỏi sau sẽ giúp làm rõ mục tiêu:

• Tại sao dự án này lại quan trọng?
• Bạn kỳ vọng gì từ dự án này?
• Các tiêu chí của người tiêu dùng đã được xem xét chưa?
• Cách đo lường thành công của dự án brief là gì?

Việc làm rõ mục tiêu của brief là gì sẽ giúp bạn có định hướng chiến lược Marketing đúng đắn, đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức cho việc chỉnh sửa.

Làm rõ mục tiêu trong brief sẽ giúp đối tác hiểu đúng chiến lược dự án

Liệt kê các bên liên quan

Một phần không thể thiếu trong bất kỳ brief nào là việc xác định các bên liên quan. Thông tin này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về brief trong marketing la gì trong bối cảnh của dự án.

• Agency: Đây là đơn vị cung cấp dịch vụ marketing, quảng cáo. Bản brief dành cho họ cần phải chi tiết và thể hiện rõ các bộ phận tham gia vào dự án, bao gồm người phụ trách nội dung, hình ảnh và truyền thông. Bạn cũng cần nêu rõ người dẫn dắt dự án và người kết nối trực tiếp trong trường hợp có sự cố xảy ra.
• Client: Đây là khách hàng của Agency, có thể là doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân. Bản brief cho Client cần làm rõ vai trò của từng thành viên trong dự án, ai là người chủ trì và ai sẽ giải quyết các vấn đề phát sinh.

Việc xác định rõ các bên liên quan không chỉ làm cho bản brief trở nên chuyên nghiệp hơn mà còn giúp các bên chủ động hơn khi có sự cố xảy ra.

Brief phải thể hiện đầy đủ thông tin của các bên liên quan trong dự án

Cung cấp thông tin về tình trạng sản phẩm

Để xây dựng một chiến lược marketing hiệu quả, việc hiểu rõ tình trạng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn là điều cần thiết. Các thông tin cần xem xét bao gồm:

• Số lượng và loại sản phẩm có trong brief là gì?
• Phản hồi từ khách hàng.
• Các vấn đề hiện tại của sản phẩm.

Dựa trên những thông tin này, bạn sẽ có cơ sở để tư vấn và xây dựng chiến lược marketing phù hợp nhằm thuyết phục khách hàng mục tiêu.

Phân tích đối thủ cạnh tranh

Một trong những thiếu sót lớn khi xây dựng bản brief là không mô tả rõ ràng về đối thủ cạnh tranh. Hiểu rõ đối thủ không chỉ giúp bạn xác định điểm mạnh, điểm yếu của sản phẩm mình, mà còn cung cấp cái nhìn tổng thể về bối cảnh thị trường.

Việc phân tích đối thủ sẽ giúp bạn nhận diện cơ hội và thách thức, từ đó đưa ra chiến lược phù hợp để giành thị phần. Nếu không có sự phân tích này, bạn có thể bỏ lỡ nhiều cơ hội quý giá.

Đặt thời gian hợp lý

Thời gian (deadline) được coi là xương sống của một dự án. Bạn cần xác định các mốc thời gian cụ thể, từ thời điểm báo cáo từng hạng mục cho đến thời gian gặp mặt để trao đổi ý tưởng lần đầu.

Khi có deadline cụ thể, bạn và nhóm của mình có thể tận dụng hiệu quả các nguồn lực và giải quyết các vấn đề phát sinh kịp thời, đảm bảo rằng dự án luôn đi đúng theo tiến độ đã đề ra ban đầu.

Chủ động dự toán ngân sách

Ngân sách là yếu tố quyết định đến sự thành công của một dự án marketing. Để đảm bảo rằng bạn có thể triển khai chiến lược hiệu quả, hãy thiết lập ngân sách cho dự án ngay từ đầu và trao đổi với đối tác của bạn về điều này.

Hãy chắc chắn rằng kỳ vọng của Client cân đối với ngân sách có thể chi trả. Việc chủ động trong việc dự toán ngân sách sẽ giúp Creative Team của Agency chuẩn bị kỹ lưỡng và đưa ra những chiến lược phù hợp, từ đó tối ưu hóa hiệu quả đầu tư.

Hãy đàm phán với các bên liên quan về ngân sách cho chiến dịch Marketing

Bằng cách nắm vững 7 yếu tố này, bạn có thể hiểu rõ hơn về brief là gì và cách tạo ra một bản brief hoàn hảo cho dự án của mình. Các yếu tố này không chỉ đảm bảo chiến dịch đạt kết quả cao mà còn tăng tính chuyên nghiệp trong mối quan hệ giữa Agency và Client.

Qua bài viết này của Đức Tín Group, hy vọng bạn đã hiểu rõ brief là gì và vai trò quan trọng của nó trong ngành marketing. Brief là công cụ không thể thiếu để đảm bảo rằng mọi người đều có cùng nhận thức về mục tiêu, yêu cầu và hướng đi của chiến dịch. Một bản brief rõ ràng và chi tiết sẽ tối ưu hóa quy trình làm việc, giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên, đồng thời đảm bảo sự thành công cho chiến dịch marketing.