Access là gì? Chức năng nổi bật của phần mềm Microsoft Access

Access là một thành viên của bộ ứng dụng Microsoft Office hoặc Microsoft 365, bao gồm Word, Excel hay PowerPoint,... Microsoft Access nổi bật với khả năng giúp người dùng quản lý và xử lý dữ liệu một cách hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về access là gì và những chức năng nổi bật của phần mềm này.

1. Access là gì?

Đầu tiên cùng Đức Tín Group tìm hiểu khái niệm access tiếng Anh là gì? Trong tiếng Anh, access có nghĩa là truy cập, tuy nhiên trong bài viết này chúng ta cùng tìm hiểu khái niệm access theo phần mềm ứng dụng Microsoft Access.

Microsoft Access là một phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu (RDBMS - Relational Database Management System) của Microsoft, được phát triển như một phần của bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office. Với Access, người dùng có thể tạo, chỉnh sửa và quản lý cơ sở dữ liệu (database) một cách hiệu quả và dễ dàng.

Access hoạt động dựa trên hệ cơ sở dữ liệu quan hệ, cho phép người dùng tổ chức và liên kết các bảng dữ liệu khác nhau. Một số chức năng chính của Access bao gồm nhập dữ liệu, lưu trữ, xử lý và truy vấn dữ liệu theo nhu cầu cụ thể.

Access là gì?

2. Các yếu tố cấu thành Microsoft Access là gì?

Hiểu về access là gì cũng đồng nghĩa với việc hiểu về các thành phần cấu tạo nên phần mềm này. Microsoft Access bao gồm các thành phần chính như:

Bảng (Tables): Nơi lưu trữ dữ liệu dưới dạng hàng và cột. Trong đó mỗi hàng trong bảng đại diện cho một bản ghi và mỗi cột sẽ đại diện cho một trường dữ liệu. Cũng cần lưu ý rằng, thành phần cơ sở của access là gì chính là bảng.
Truy vấn (Query): Giúp truy xuất, cập nhật và xử lý dữ liệu theo yêu cầu từ bảng trong cơ sở dữ liệu.
Biểu mẫu (Forms): Giao diện nhập liệu, giúp người dùng dễ dàng thêm mới hoặc chỉnh sửa dữ liệu một cách dễ dàng.
Báo cáo (Reports): Công cụ tạo báo cáo, cho phép người dùng xem dữ liệu dưới dạng biểu mẫu dễ hiểu. Chúng có thể được tạo ra để in trên giấy hoặc hoặc hiển thị trên màn hình.
Các đối tượng khác (Other object?) Access chứa các đối tượng khác như Module (chứa mã VBA tạo chức năng tùy chỉnh), Macro (tạo các tác vụ tự động hóa) và Relationship (quản lý mối quan hệ giữa các bảng).

Các đối tượng chính trong Microsoft Access

3. Chức năng chính của Microsoft Access là gì?

Access có nhiều tính năng nổi bật giúp quản lý và truy xuất dữ liệu một cách hiệu quả. Một số tính năng tiêu biểu của access là:

Xây dựng cơ sở dữ liệu từ nhiều nguồn

Access hỗ trợ nhập liệu từ nhiều nguồn nên người dùng dễ dàng tổng hợp và quản lý dữ liệu từ nhiều nơi vào một cơ sở dữ liệu chung, giúp tạo báo cáo và phân tích nhanh chóng, hiệu quả.

Xuất dữ liệu ra các định dạng linh hoạt

Người dùng có thể xuất dữ liệu từ Access sang các định dạng khác như Excel, PDF hoặc giữ nguyên định dạng Access. Do vậy, hiểu access là gì, người dùng thấy vô cùng linh hoạt cho việc chia sẻ dữ liệu trong các báo cáo, phân tích và hệ thống quản lý khác.

Dễ dàng xuất dữ liệu từ Access sang các định dạng khác nhau

Tự động hóa với VBA

Ngôn ngữ lập trình VBA cho phép tùy chỉnh và tự động hóa các tác vụ phức tạp trong Access, giảm thiểu công việc thủ công và tiết kiệm thời gian. Người dùng có thể viết mã để tùy chỉnh báo cáo và tạo các thao tác tự động theo nhu cầu.

Dễ dàng chia sẻ và quản lý quyền truy cập

Access hỗ trợ chia sẻ cơ sở dữ liệu với quyền truy cập tùy chỉnh cho từng người dùng hoặc nhóm, đảm bảo tính bảo mật và phân quyền hiệu quả. Điều này cho phép nhiều người dùng cùng truy cập và làm việc trên cơ sở dữ liệu mà vẫn giữ được tính an toàn của dữ liệu.

Liên kết và truy xuất thông tin từ các bảng

Với trình truy vấn tích hợp, Access cho phép người dùng liên kết và lọc dữ liệu từ nhiều bảng khác nhau, tối ưu hóa việc truy xuất và phân tích thông tin cụ thể trong cơ sở dữ liệu.

Tạo mối quan hệ liên kết giữa nhiều bảng trong Access

4. Lợi ích của việc sử dụng Microsoft Access là gì?

Khi tìm hiểu Microsoft Access, bạn sẽ thấy ứng dụng này mang lại nhiều lợi ích to lớn cho người dùng, từ cá nhân đến tổ chức. Vậy những lợi ích cụ thể của access là gì?

Quản lý dữ liệu hiệu quả

Hiểu rõ access là phần mềm gì sẽ giúp người dùng dễ dàng tổ chức và quản lý dữ liệu qua các bảng, truy vấn, biểu mẫu, và báo cáo. Với giao diện thân thiện, Access hỗ trợ người mới nhanh chóng làm quen và thao tác dữ liệu hiệu quả.

Những lợi ích của Microsoft Access là gì?

Dễ dàng tạo mối quan hệ giữa các bảng

Khác với Excel, khi tìm hiểu access là gì bạn sẽ thấy ứng dụng này cho phép tạo các mối quan hệ (relationships) giữa các bảng, giúp người dùng dễ dàng kết nối và truy vấn dữ liệu từ nhiều bảng khác nhau. Việc này đặc biệt hữu ích khi cần lưu trữ và xử lý một lượng lớn dữ liệu liên quan đến nhau.

Phân tích và báo cáo dữ liệu dễ dàng

Access cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ, bao gồm truy vấn và báo cáo. Người dùng có thể tạo các báo cáo chi tiết và sắp xếp thông tin dễ dàng, hỗ trợ việc ra quyết định nhanh chóng.

Phiên bản Access miễn phí

Microsoft hiện cung cấp phiên bản Access miễn phí dành cho Web và thiết bị di động, hỗ trợ người dùng dễ dàng quản lý dữ liệu mọi lúc mọi nơi. Bạn có thể tải trực tiếp từ CH Play và App Store trên thiết bị di động để sử dụng ngay lập tức.

Xem thêm: Cách giải nén file trên máy tính và điện thoại đầy đủ nhất

5. So sánh hai phần mềm Microsoft Access và Microsoft Excel

Microsoft Access và Microsoft Excel đều là phần mềm quản lý dữ liệu phổ biến của Microsoft. Tuy nhiên, chúng phục vụ các mục đích và nhu cầu sử dụng khác nhau. Cụ thể dưới đây là những điểm tương đồng và khác biệt giữa 2 phần mềm:

Phân biệt Microsoft Access và Microsoft Excel

Điểm giống nhau

Chức năng quản lý và tổ chức dữ liệu: Cả Access và Excel đều giúp người dùng quản lý, phân tích, và sắp xếp dữ liệu.
Khả năng báo cáo và phân tích dữ liệu: Cả hai công cụ cung cấp các tính năng báo cáo và phân tích, phục vụ việc ra quyết định.

Điểm khác biệt

	Microsoft Access	Microsoft Excel
Loại dữ liệu xử lý	Xử lý đa dạng dữ liệu như số, văn bản và sắp xếp cơ sở dữ liệu phức tạp.	Chủ yếu xử lý dữ liệu số, hỗ trợ tính toán và phân tích.
Lưu trữ dữ liệu	Lưu trữ tập trung dữ liệu trong một tệp cơ sở dữ liệu duy nhất.	Lưu trữ dữ liệu trong nhiều bảng tính riêng lẻ.
Khả năng hợp tác	Khóa dữ liệu theo bản ghi, hỗ trợ làm việc nhóm.	Khóa toàn bộ bảng tính, hạn chế cho một người dùng tại một thời điểm.
Mục đích	Lưu trữ và quản lý lượng lớn dữ liệu, hỗ trợ truy xuất hiệu quả.	Dung lượng lưu trữ dữ liệu tương đối nhỏ hơn.
Xây dựng mẫu và nhập dữ liệu	Cho phép người dùng xây dựng mẫu dữ liệu chức năng và biểu mẫu nhập dữ liệu.	Người dùng chỉ có thể làm việc được với màn hình dữ liệu chính.
Kiểu mô hình	Hoạt động theo mô hình multiple relational table hoặc sheet.	Hoạt động theo mô hình dữ liệu Non-Relational hoặc flat worksheet.
Độ chính xác	Đảm bảo độ chính xác và hiệu quả khi xử lý dữ liệu lớn.	Tốc độ và độ chính xác có giới hạn khi xử lý tập dữ liệu lớn.
Phù hợp với quy mô	Thích hợp cho dự án lớn, dài hạn.	Phù hợp với dự án nhỏ, ngắn hạn.

Kết luận: Nếu bạn cần xử lý cơ sở dữ liệu đơn giản với dữ liệu ít và các tác vụ cơ bản, Excel sẽ đáp ứng tốt nhu cầu. Tuy nhiên, với các dự án đòi hỏi khả năng lưu trữ dữ liệu lớn, quản lý dữ liệu có liên kết và hỗ trợ nhiều người dùng cùng lúc, Access sẽ là công cụ phù hợp hơn nhờ khả năng quản lý dữ liệu phức tạp và hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả.

Hy vọng những chia sẻ trên của Đức Tín Group đã giúp bạn hiểu rõ hơn về access là gì và các tính năng hữu ích của nó trong quản lý dữ liệu. Access không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu hóa quy trình xử lý dữ liệu, đặc biệt phù hợp khi được tích hợp vào công việc thường ngày để đạt hiệu quả cao hơn.