FYI là gì? Cách sử dụng FYI sao cho chuyên nghiệp, hợp ngữ cảnh

Email được coi là hình thức trao đổi thường gặp trong công việc. Tuy nhiên, khi sử dụng email có khá nhiều thuật ngữ được sử dụng để thể hiện sự chuyên nghiệp, hạn chế dài dòng, đặc biệt là cụm từ FYI. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu FYI là gì và nên dùng khi nào. Bài viết dưới đây Đức Tín Group sẽ giúp bạn giải quyết các câu hỏi trên. 

1. FYI là gì?

Nếu bạn đang tìm hiểu FYI là viết tắt của từ gì, thì FYI có nghĩa là "For Your Information" hay được hiểu là "Thông tin dành cho bạn." Thuật ngữ này thường được sử dụng trong các email để thông báo cho người nhận về một thông tin nào đó mà không yêu cầu họ phản hồi hay thực hiện thêm bất kỳ hành động nào.

Khi tìm hiểu sâu FYI nghĩa là gì, bạn cũng có thể bắt gặp cụm từ FYI trên các tờ rơi, phiếu điều tra sức khỏe, hoặc trong những tin nhắn chuyển tiếp, với mục đích cung cấp thông tin cần thiết cho người đọc. 

Hiểu viết tắt FYI nghĩa là gì giúp bạn dễ dàng sử dụng cụm từ này hơn 

2. FYI thường được sử dụng trong trường hợp nào

Hiểu ý nghĩa FYI là gì bạn sẽ thấy sự tiện lợi của cụm từ này, tuy nhiên để áp dụng hiệu quả nhất bạn nên nhận biết được trường hợp nào nên sử dụng FYI. Dưới đây là các trường hợp thường dùng FYI trong email.

2.1. Chia sẻ thông tin hoặc các số liệu mới

FYI có thể sử dụng khi cần chia sẻ tài liệu hoặc cập nhật các thông số mới trong báo cáo. Điều này giúp người nhận nắm bắt được thông tin mà không yêu cầu phản hồi ngay lập tức. Một ví dụ diển hình để hiểu FYI là gì khi sử dụng chia sẻ thông tin hoặc tài liệu mới:

"FYI: Đính kèm là báo cáo doanh thu quý III, bao gồm các số liệu mới nhất và phân tích chi tiết. Vui lòng xem qua để cập nhật thông tin.”

Hiểu bản chất FYI là gì sẽ giúp làm việc chuyên nghiệp hiệu quả hơn 

2.2. Cập nhật tiến trình hoặc trạng thái của dự án

Trong quá trình làm việc nhóm hoặc quản lý dự án, việc cập nhật tiến độ là rất quan trọng để mọi người có thể theo dõi và điều chỉnh công việc của mình. Hiểu rõ cách sử dụng của FYI là gì, bạn có thể áp dụng nó để thông báo về tình trạng hiện tại của một dự án mà không yêu cầu bất kỳ hành động nào từ phía người nhận. Ví dụ:

"FYI: Dự án XYZ hiện đã hoàn thành 75% và dự kiến sẽ kết thúc đúng hạn. Tất cả các nhiệm vụ chính đang diễn ra theo kế hoạch.”

Xem thêm:

• Intern là gì? Lợi ích và quyền lợi khi làm thực tập sinh
• Freelancer là gì? TOP 6 nghề Freelancer đem lại thu nhập cao

2.3. Chuyển tiếp thông tin liên quan đến dự án hoặc sự kiện khác

Khi nhận được thông tin từ một nguồn khác liên quan đến dự án hoặc sự kiện mà bạn tham gia, bạn có thể sử dụng FYI để chuyển tiếp thông tin đó đến những người liên quan. Việc này giúp đảm bảo chie sẻ thông tin hiệu quả, minh bạch mọi người đều được cập nhật và không bỏ lỡ những chi tiết quan trọng. Ví dụ, bạn có thể chuyển tiếp email từ khách hàng hoặc đối tác với nội dung như:

FYI: Dưới đây là email từ khách hàng liên quan đến dự án ABC. Vui lòng xem xét các yêu cầu và phản hồi nếu cần thiết.

Hiểu cách sử dụng FYI là gì giúp bạn viết mail đơn giản hơn 

2.4. Thông báo về vấn đề hoặc sự cố có thể xảy ra

Khi đã nắm rõ khái niệm FYI là gì, bạn có thể sử dụng nó để thông báo trước về những vấn đề tiềm ẩn hoặc các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc. Điều này giúp người nhận có sự chuẩn bị hoặc ít nhất nắm được tình hình. Ví dụ, nếu bạn biết rằng có khả năng sẽ xảy ra sự cố kỹ thuật hoặc chậm trễ trong một quy trình, bạn có thể gửi email với nội dung như:

“FYI: Hệ thống quản lý gặp sự cố kỹ thuật trong vài giờ tới và có thể ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Đội ngũ kỹ thuật đang trong quá trình khắc phục sự cố.”

2.5. Chia sẻ tin tức ngành hoặc xu hướng thị trường

Khi bạn cần chia sẻ những thông tin mới liên quan đến ngành nghề hoặc xu hướng thị trường có thể sử dụng FYI, nó giúp mọi người luôn được cập nhật với những diễn biến mới và nắm bắt cơ hội hoặc điều chỉnh chiến lược nếu cần thiết. Ví dụ để hiểu FYI là gì khi sử dụng cho việc chia sẻ tin tức và xu hướng thị trường:

"FYI: Dưới đây báo cáo mới về thành phần sữa hạt hạnh nhân organic. Có những phân tích rất hữu ích mà chúng ta có thể áp dụng vào chiến lược phát triển sản phẩm."

FYI có thể dùng để chia sẻ tin tức ngành hoặc xu hướng thị trường

2.6. Gửi lời nhắc nhẹ nhàng

Khi biết cách sử dụng FYI là gì, bạn có thể sử dụng nó để nhắc nhở đồng nghiệp về một sự kiện hoặc deadline sắp tới một cách nhẹ nhàng mà không tạo áp lực. Điều này thường phù hợp khi bạn muốn nhắc lại một thông tin đã được đề cập trước đó mà không cần quá cứng nhắc hay mang tính yêu cầu. Ví dụ: 

"FYI: Chúng ta sẽ có cuộc họp đánh giá kết quả dự án sẽ diễn ra vào thứ Năm tới lúc 10 giờ sáng. Hãy chuẩn bị những điểm chính để thảo luận nhé!”

3. Phân biệt FYI và FYR

FYI (For Your Information) và FYR (For Your Reference) là hai thuật ngữ thường được sử dụng trong email để chia sẻ thông tin, nhưng chúng có những điểm khác biệt trong mục đích và ngữ cảnh sử dụng. Để biết chi tiết sự khác nhau giữa FYR và FYI là gì,  hãy tham khảo bảng so sánh dưới đây. 

Bảng phân biệt FYI và FYR 

4. Lưu ý khi sử dụng FYI

Hiểu rõ FYI là gì và các tình huống sử dụng cụm từ này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả. Tuy nhiên nên lưu ý một số điểm sau:

• Sử dụng có chọn lọc:  Tránh lạm dụng từ FYI cho mọi email. Chỉ nên áp dụng khi thông tin thực sự mang lại giá trị cho người nhận. 
• Xác định đúng đối tượng: Xác định đúng đối tượng là rất quan trọng khi sử dụng FYI. Hãy gửi thông tin chỉ đến những cá nhân hoặc nhóm thực sự cần biết, giúp tiết kiệm thời gian và tránh gây nhầm lẫn cho toàn bộ công ty. 
• Giữ ngắn gọn: Thông tin FYI nên được trình bày ngắn gọn, súc tích để người nhận có thể nắm bắt nhanh chóng.
• Không yêu cầu hành động: Nếu bạn cần người nhận thực hiện một hành động cụ thể, không nên sử dụng FYI.
• Kết hợp với các từ khóa khác: Trong một số trường hợp, bạn có thể kết hợp FYI với các từ khóa khác như "Urgent FYI" nếu thông tin cần được chú ý ngay lập tức.

Không nên làm dụng FYI vì có thể gây khó chịu cho người nhận mail

4. Một số thuật ngữ tiếng anh khác kviết email

Ngoài việc hiểu FYI là gì, khi viết email bạn cũng nên biết một số thuật ngữ viết tắt khác để tiện trong qua trình làm việc. Dưới đây là các thuật ngữ tiếng Anh thường dùng trong email bạn nên biết: 

• Re (Regarding): Dùng để nhắc đến một chủ đề cụ thể trong email. Ví dụ: Re: Meeting on Friday.
• ASAP (As Soon As Possible): Yêu cầu thực hiện công việc càng sớm càng tốt. Ví dụ: Please send me the updated report ASAP.
• EOD (End of Day): Hoàn thành công việc trước khi kết thúc ngày làm việc. Ví dụ: Please send the document by EOD.
• COB (Close of Business): Tương tự EOD, yêu cầu hoàn thành trước khi hết giờ làm việc. Ví dụ: I need the presentation ready by COB.
• OOO (Out of Office): Không có mặt tại văn phòng hoặc đang nghỉ phép. Ví dụ: I will be OOO next week.
• TBD (To Be Determined): Chưa xác định, sẽ được quyết định sau. Ví dụ: The date for the next meeting is TBD.
• TBA (To Be Announced): Sẽ có thông báo sau. Ví dụ: Details for the project launch are TBA.
• NRN (No Reply Necessary): Không cần phản hồi lại email. Ví dụ: FYI: The project has been approved. NRN.
• PFA (Please Find Attached): Gửi kèm tài liệu đính kèm. Ví dụ: PFA: The report you requested.
• AOB (Any Other Business): Các vấn đề khác cần thảo luận trong cuộc họp. Ví dụ: Is there any AOB before we conclude the meeting?
• Attn (Attention): Chuyển sự chú ý đến một cá nhân cụ thể. Ví dụ: Attn: Marketing Department.
• BCC (Blind Carbon Copy): Email không có xuất hiện địa chỉ mail. Ví dụ: Use BCC for sending information to multiple clients.

Hy vọng nội dung về khái niệm FYI là gì, các trường hợp và lưu ý khi sử dụng FYI đã giúp bạn hiểu rõ hơn cụm từ này. Biết cách viết FYI hiệu quả sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức cũng như đảm bảo email gửi đi được chuyên nghiệp, rành mạch, dễ hiểu hơn. Ngoài ra, đừng quên tham khảo thêm các bài viết khác hữu ích trên website Đức Tín Group nhé!