Email là gì? Công cụ liên lạc an toàn, tiện lợi, phổ biến nhất hiện nay

Trong thời đại công nghệ số ngày nay, email đã trở thành một phần không thể thiếu trong giao tiếp hàng ngày, cả trong công việc lẫn trong cuộc sống cá nhân. Nhưng bạn có biết chính xác email là gì? Bài viết này của Đức Tín Group sẽ giúp bạn khám phá chi tiết về khái niệm email, cách thức hoạt động của nó và những lợi ích mà email mang lại cho người dùng.

1. Email là gì? 

Để hiểu rõ Email là gì bạn cần hiểu rõ Email tiếng việt là gì? Nó là từ viết tắt của cụm từ Electronic Mail, được dịch nghĩa là thư điện tử,  một phương thức truyền tải thông tin qua mạng Internet. Nghĩa là thay vì viết thư tay và gửi qua bưu điện, bạn có thể soạn thảo thư trên máy tính, điện thoại và gửi đi ngay lập tức đến bất kỳ địa chỉ email nào trên thế giới.

Hiện nay, email là phương thức liên lạc thiết yếu, đóng vai trò quan trọng trong công việc và học tập. Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật giúp giải đáp lý do tại sao email lại phổ biến như vậy:

• Nhanh chóng: Email được gửi và nhận gần như ngay lập tức, không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý.
• Tiện lợi: Bạn có thể gửi email bất cứ lúc nào, ở bất kỳ đâu chỉ cần có kết nối internet.
• Tiết kiệm chi phí: So với thư truyền thống, email hoàn toàn miễn phí hoặc với chi phí rất thấp.
• Đa năng: Email có thể gửi văn bản, hình ảnh, video, file đính kèm,...
• Lưu trữ dễ dàng: Bạn có thể lưu trữ email vô thời hạn, dễ dàng tìm kiếm lại khi cần.

Nắm rõ được công dụng của thư điện tử email là gì sẽ giúp bạn sử dụng nó được thuần thục hơn 

2. Cấu trúc cơ bản của một địa chỉ email là gì?

Để sử dụng Email một cách hiệu quả, ngoài việc hiểu rõ bản chất email là gì, bạn cũng cần nắm rõ cấu trúc của một email. Cụ thể như sau:

• Phần tên hiển thị, tên người dùng (username): Là phần đầu tiên của địa chỉ email trước ký hiệu @, có thể bao gồm tên, số, hoặc ký tự đặc biệt. Phần này giúp phân biệt người dùng với những người khác trên cùng một tên miền.
• Ký hiệu @: Ký hiệu này là dấu ngăn cách giữa tên người dùng và tên miền, được sử dụng trong mọi địa chỉ email.
• Tên miền (domain): Là phần sau ký hiệu @, dùng để xác định nhà cung cấp dịch vụ email (ví dụ: gmail.com, yahoo.com, company.com). Tên miền chỉ ra nơi quản lý và lưu trữ email của người dùng.

Ví dụ: Trong địa chỉ email nguyenhoang@example.com, phần "nguyenhoang" là tên người dùng, ký hiệu @ là dấu ngăn cách, và "example.com" là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ email.

Hiểu bản chất Email là gì bạn sẽ thấy cấu trúc Email không quá phức tạp

3. Những nội dung chính thường thấy trong Email

Để giúp bạn viết email chuẩn xác và chuyên nghiệp nhất, ngoài việc nắm rõ Email là gì bạn cũng cần hiểu được cấu trúc nội dung chính trong Email. 

• Tiêu đề (Subject): Đây là phần ngắn gọn, súc tích mô tả nội dung chính của email. Tiêu đề tốt sẽ giúp người nhận nhanh chóng hiểu được nội dung và quyết định có mở email hay không.
• Người gửi (From): Địa chỉ email của người gửi.
• Người nhận (To): Địa chỉ email của người nhận chính.
• CC (Carbon copy): Địa chỉ email của những người cần được thông báo nhưng không cần trực tiếp trả lời.
• BCC (Blind carbon copy): Địa chỉ email của những người nhận mà người nhận khác không nhìn thấy.
• Nội dung: Đây là phần chính của email, chứa thông tin chi tiết về mục đích gửi email, nội dung cần truyền đạt.
• Chữ ký: Phần cuối email, thường chứa tên, chức danh, thông tin liên hệ của người gửi.

Những nội dung chính thường thấy trong Email

4. Các loại email thường được sử dụng

Email được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, với nhiều mục đích khác nhau như:

• Email cá nhân: Dùng để giao tiếp với bạn bè, người thân, chia sẻ thông tin, hình ảnh, video.
• Email công việc: Dùng để trao đổi công việc, gửi báo cáo, họp trực tuyến, thông báo sự kiện,...
• Email marketing: Dùng để quảng bá sản phẩm, dịch vụ, xây dựng thương hiệu.
• Email xác thực: Dùng để xác minh thông tin cá nhân, tài khoản,...
• Email thông báo: Dùng để thông báo về các sự kiện, thay đổi, cập nhật mới nhất.
• Email hỗ trợ khách hàng: Dùng để giải đáp thắc mắc, hỗ trợ khách hàng về sản phẩm, dịch vụ.

Email có nhiều loại với hình thức và cách diễn đạt khác nhau

5. Một số dịch vụ Email thường được sử dụng hiện nay

Hiện nay, có nhiều dịch vụ email phổ biến được người dùng lựa chọn, mỗi dịch vụ đều có những tính năng và ưu điểm riêng. Dưới đây là một số dịch vụ email thường được sử dụng:

• Gmail: Gmail là một trong số các dịch vụ phổ biến nhất mà khi tìm hiểu Email là gì bạn nên biết. Nó cùng cấp nhiều tiện dịch, dịch vụ hữu ích như Google Drive, Google Calendar, và Google Meet. Gmail cung cấp dung lượng lưu trữ lớn và khả năng phân loại thư tự động.
• Outlook: Dịch vụ email của Microsoft, phù hợp với cả cá nhân và doanh nghiệp. Outlook nổi bật với tính năng tích hợp lịch (calendar), quản lý tác vụ (task management), và kết nối với các công cụ trong hệ sinh thái Microsoft như Word, Excel, và Teams.
• Yahoo Mail: Là một trong những dịch vụ email lâu đời, Yahoo Mail cung cấp dung lượng lưu trữ lớn và giao diện đơn giản. Dịch vụ này cũng tích hợp các tính năng như quản lý email, bộ lọc thư rác và tùy chỉnh giao diện.
• iCloud Mail: Dịch vụ email miễn phí từ Apple dành cho người dùng iPhone, iPad, và Mac. iCloud Mail được đồng bộ dễ dàng với các thiết bị trong hệ sinh thái của Apple và cung cấp bảo mật cao.

Email cung cấp nhiều tiện ích miễn phí cho người dùng 

Xem thêm:

• Thiết kế đồ họa là gì? Tổng hợp thông tin về ngành thiết kế đồ họa
• Tạo Gmail trên điện thoại đơn giản, nhanh chóng chỉ với 9 bước

6. Các bước để đăng ký tài khoản email

Cách đăng ký trên điện thoại

Việc đăng ký Email trên điện thoại cũng vô cùng đơn giản với các bước sau:

Bước 1: Mở trình duyệt và truy cập đường link: Đăng ký Gmail. Tại giao diện hiện ra, chọn “Thêm tài khoản vào thiết bị”.

Bước 2: Nhấn “Tạo tài khoản”, chọn “Tiếp theo”, sau đó chọn “Cho bản thân tôi” nếu bạn muốn tạo email cá nhân.

Bước 3: Nhập các thông tin về họ tên, ngày tháng năm sau đó nhấn chọn , sau đó nhấn “Tiếp theo”.

Nhấn “Tạo tài khoản”, chọn “Tiếp theo”

Bước 4: Nhập tên người dùng (username) và tạo một mật khẩu mới cho Email và chọn “Tiếp theo”.

Nhập tên người dùng (username) và tạo một mật khẩu mới

Bước 5: Thêm số điện thoại (có thể bỏ qua) và nhấn “Tôi đồng ý” để tiếp tục.

Mã code sẽ được gửi đến số điện thoại của bạn

Chọn Tôi đồng ý để hoàn tất thêm số điện thoại 

Bước 6: Cuối cùng, nhấn “Tôi đồng ý” khi chấp nhận các điều khoản. Quá trình đăng ký hoàn tất.

Nhấn “Tôi đồng ý” khi chấp nhận các điều khoản

Cách đăng ký trên máy tính

Việc tạo Email trên máy tính cũng không quá khó khăn khi bạn hiểu bản chất Email là gì và thực hiện theo các hướng dẫn dưới đây

Bước 1: Truy cập trang web đăng ký email tại Đăng ký Gmail.

Bước 2: Điền thông tin cần thiết theo yêu cầu và nhấn “Tiếp theo”.

Điền thông tin cần thiết theo yêu cầu và nhấn “Tiếp theo”

Bước 3: Nhập thông tin cá nhân như tên và ngày sinh (bỏ qua bước nhập số điện thoại nếu muốn), rồi chọn “Tiếp theo”.

Nhập thông tin cá nhân như tên và ngày sinh (bỏ qua bước nhập số điện thoại nếu muốn)

Bước 4: Đọc và chọn “Tôi đồng ý” để đồng ý với các điều khoản và hoàn tất việc đăng ký tài khoản email.

Chọn “Tôi đồng ý” để đồng ý với các điều khoản và hoàn tất việc đăng ký tài khoản email

Hiểu rõ email là gì, cấu trúc, và các thuật ngữ liên quan sẽ giúp bạn tận dụng tối đa những lợi ích mà nó mang lại. Hy vọng rằng bài viết này đã mang đến cho bạn một cái nhìn toàn diện và chi tiết hơn về email, giúp bạn áp dụng hiệu quả trong công việc và việc học của mình.