Agenda là gì? 6 bước xây dựng và lưu ý khi triển khai

Bạn thường xuyên thấy cụm từ Agenda trong các bài báo, các chương trình truyền hình nhưng bạn không hiểu Agenda nghĩa là gì và tại sao cụm từ đó được nhắc nhiều như thế. Đừng lo lắng! Trong bài viết này, Đức Tín Group sẽ giúp bạn giải đáp câu hỏi Agenda là gì và cách xây dựng một Agenda chuyên nghiệp.

1. Agenda nghĩa là gì?

Agenda là một từ tiếng Anh, khi dịch sang tiếng Việt có nghĩa là chương trình nghị sự hoặc thứ tự chương trình. Agenda cung cấp một danh sách các chủ đề, công việc, hoặc nhiệm vụ cần phải hoàn thành trong một khung thời gian cụ thể, giúp người tham gia có cái nhìn rõ ràng về các mục tiêu và nội dung của sự kiện.

Hiểu bản chất cụm từ Agenda là gì bạn sẽ thấy nó được sử dụng trong nhiều hoàn cảnh khác nhau như trong các cuộc họp, các cuộc hội thảo, sự kiện, trong chính trị, xã hội hoặc thậm chí trong các công việc hàng ngày. Cụm từ này được sử dụng phổ biến vì nó đem lại nhiều lợi ích như:

Hướng dẫn cuộc họp: Agenda giúp mọi người biết rõ những gì sẽ được thảo luận, tránh tình trạng lạc đề hoặc bỏ sót vấn đề quan trọng.
Quản lý thời gian: Bằng cách lập trước agenda, người tổ chức có thể phân bổ thời gian hợp lý cho từng phần của cuộc họp, đảm bảo hiệu quả.
Tăng tính chuyên nghiệp: Một agenda rõ ràng thể hiện sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chuyên nghiệp của người tổ chức.
Tạo sự đồng thuận: Khi mọi người đều biết rõ mục tiêu của cuộc họp, họ sẽ dễ dàng đóng góp ý kiến và đạt được sự đồng thuận cao hơn.

Hiểu agenda là gì bạn sẽ dễ dàng tự thiết kế một thứ tự chương trình hiệu quả cho chính mình

2. Phân biệt Agenda với một số từ khác gần nghĩa khác

Nắm được bản chất Agenda là gì bạn sẽ nhận ra rằng từ này có nghĩa khá giống với các thuật ngữ khác tiếng anh khác và nhiều người thường bị sử dụng nhầm lẫn. Dưới đây là một số thuật ngữ mang tính tương đồng với Agenda mà bạn cần lưu ý khi sử dụng.

Schedule: Lịch trình có thời gian cụ thể cho từng hoạt động. Từ này thường được dùng khi cần xác định thời điểm bắt đầu, kết thúc một hoạt động cụ thể, thời gian di chuyển giữa các hoạt động. Lịch trình thường chi tiết, cụ thể từng thời gian, đầu mục hơn Agenda
Diary: Sổ nhật ký hoặc sổ ghi chép cá nhân, thường ghi lại lịch hẹn và mang tính các nhân, tự do hơn. Trong khi đó, Agenda thường được sử dụng như một công cụ lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi các cuộc hen, nhiệm vụ, deline.
Timetable: Thời gian biểu cố định, dùng nhiều trong giáo dục và giao thông và không tập trung chi tiết và các nội dung của hoạt động như Agenda

Ngoài ra, còn có một số từ động nghĩa khác có thể được sử dụng phổ biến như plan - kế hoạch, outline - đề cương, program - chương trình, schema - lược đồ, memo - ghi chú,... Tùy thuộc vào các trường hợp, ngữ cảnh mà bạn có thể sử dụng từ ngữ sao cho phù hợp.

Thuật ngữ Agenda thường bị nhầm lẫn với nhiều từ tương đồng nghĩa khác

Xem thêm:

3. Các bước để xây dựng một Agenda chuyên nghiệp

Để tạo ra một Agenda chuyên nghiệp, ngoài việc hiểu rõ bản chất Agenda là gì là chưa đủ, bạn còn cần nắm được quy trình các bước để xây dựng một Agenda. Dưới đây là các bước cụ thể:

Bước 1: Xác định chủ đề và tiêu đề của agenda

Trước khi viết chương trình cuộc họp, bạn cần xác định rõ chủ đề và loại hình cuộc họp (ví dụ: họp phòng ban, họp hội đồng quản trị, ra mắt sản phẩm mới). Việc làm rõ chủ đề không chỉ giúp bạn tạo ra tiêu đề hấp dẫn mà còn giúp người tham dự chuẩn bị tốt hơn. Tiêu đề agenda nên:

Ngắn gọn, dễ hiểu và thể hiện rõ nội dung chính.
Bao quát mục tiêu cuộc họp, ví dụ: "October 2024 Marketing Plan Meeting Agenda".
Được in hoa hoặc có kích thước chữ lớn hơn phần nội dung để tạo sự nổi bật.

Bước 2: Ghi đầy đủ thông tin về thành phần tham dự, thời gian, địa điểm

Các thông tin này cần đặt ngay dưới tiêu đề để người tham dự dễ dàng nắm bắt. Đảm bảo cung cấp đầy đủ và rõ ràng các chi tiết:

Thời gian: Nêu rõ giờ bắt đầu, ngày/tháng/năm.
Địa điểm: Cung cấp địa chỉ cụ thể, ví dụ: “Phòng họp 1, Công ty X, tầng 2, Tòa nhà ABC.”
Thành phần tham dự: Ghi đầy đủ họ tên, chức vụ và nêu riêng các cá nhân đặc biệt (như đối tác hoặc lãnh đạo) để làm rõ vai trò của họ.

Bước 3: Nêu được các mục đích của Agenda

Phần mục đích giúp tóm lược nội dung chính của cuộc họp. Agenda cần có một mục tiêu rõ ràng, súc tích (từ 1-5 câu), để người nhận dễ hiểu và có động lực tham gia.

Bước 4: Đưa ra các thông tin chính của Agenda

Đảm bảo agenda bao gồm các nội dung cụ thể sẽ thảo luận và giải quyết:

Tập trung vào các vấn đề trọng tâm: Không nên dàn trải quá nhiều nội dung trong một agenda.
Trình bày khoa học, ưu tiên các nội dung quan trọng: Liệt kê các mục trên từng dòng riêng và theo thứ tự ưu tiên.
Đặt giới hạn thời gian cho từng nội dung: Dự kiến thời gian cho mỗi phần để giữ cuộc họp đi đúng hướng và tránh bị gián đoạn.
Ghi rõ người phụ trách từng nội dung: Điều này giúp mọi người có sự chuẩn bị và ý thức trách nhiệm cao hơn.

Bước 5: Dành phần thảo luận, giải quyết các thắc mắc

Phân bổ thời gian hợp lý cho phần thảo luận, tùy vào độ dài cuộc họp:

Cuộc họp ngắn hạn: Dành khoảng 5 phút cho phần thảo luận.
Cuộc họp quan trọng: Có thể kéo dài 20-25 phút để mọi người đặt câu hỏi và cùng nhau giải quyết.
Gợi ý câu hỏi trước: Chuẩn bị trước các câu hỏi sẽ giúp phần thảo luận tập trung vào trọng tâm, đặc biệt khi có khách mời tham dự.

Bước 6: Rà soát và hoàn thiện

Rà soát lại agenda là bước cuối cùng để đảm bảo nội dung hoàn chỉnh trước khi gửi đến người tham dự. Bước này giúp bạn kiểm tra và chỉnh sửa các lỗi còn sót, đồng thời đảm bảo mọi thông tin cần thiết đều rõ ràng và chuyên nghiệp.

Hiểu Agenda là gì bạn có thể dễ dàng tự lên một bản thứ tự chương trình cho chính mình

4. Các lưu ý khi xây dựng một Agenda

Từ những hướng dẫn và thông tin phía trên của chúng tôi, chắc hẳn bạn đã hiểu Agenda là gì và có thể tự tạo một Agenda cho riêng mình. Tuy nhiên, khi thực hiện bạn cần lưu ý một số yếu tố sau để đảm bảo có thể cho ra một Agenda chuyên nghiệp, thu hút.

Bố cục rõ ràng, dễ đọc: Agenda nên được thiết kế với bố cục gọn gàng, chuẩn chỉnh, dễ nhìn. Các mục như tiêu đề, công việc, thời gian, địa điểm cần được sắp xếp hợp lý, có logic và theo thứ tự rõ ràng.
Thời gian hợp lý: Một Agenda được đánh giá là hiệu quả nếu nó có khả năng phân bố thời gian cho các mục tiêu, hoạt động một cách hợp lý. Ngoài ra, nó cũng cần có thời gian dự phòng, để xử lý các vấn đề đột xuất để tránh sự bất ngờ, bị động.
Chi tiết và đầy đủ thông tin: Agenda cần cung cấp đầy đủ thông tin để những người có liên quan có thể hiểu rõ các nhiệm vụ, hoạt động cần được thực hiện, gồm các thông tin quan trọng như địa điểm, người phụ trách, mục tiêu.
Thiết kế hấp dẫn và chuyên nghiệp: Agenda không phải yếu tố bắt buộc trong công việc nhưng khi được sử dụng nên được thiết kế với font chữ dễ đọc, màu sắc và hình ảnh hài hòa, hợp lý để làm nổi bật các thông tin, tạo sự chú ý và thu hút người đọc.
Linh hoạt và dễ điều chỉnh: Agenda cần có khả năng thay đổi, điều chỉnh nội dung một cách dễ dàng khi cần thiết. Điều này cho phép bạn có thể dễ dàng thêm mới hoặc thay đổi các mục tiêu trong quá trình họp nếu có sự thay đổi.
Đồng nhất trong thiết kế: Trong một sự kiện, dự án, nếu bạn chủ động sử dụng Agenda thì hãy chú ý đồng nhất các kiểu chữ, cách bố trí và các yếu tố thiết kế để tạo sự thống nhất và dễ theo dõi.
Ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng: Trong Agenda bạn không nên sử dụng các từ ngữ quá tối nghĩa, chuyên môn vì rất dễ gây ra sự mơ hồ, khó hiểu cho người đọc. Vì thế, hãy sử dụng các ngôn ngữ đơn giản, dễ nắm bắt để đảm bảo tất cả mọi người đều có thể hiểu được các thông tin, nội dung mà bạn cung cấp.

Khi viết Agenda không nên viết quá dài khoảng 1 - 2 trang A4 là phù hợp nhất

5. Mẫu Agenda chuyên nghiệp cho công việc

Bạn đã hiểu Agenda là gì và các bước để xây dựng một Agenda hiệu quả tuy nhiên, nếu bạn vẫn chưa hình dung được một Agenda chuẩn chỉnh là như thế nào thì hãy xem mẫu Agenda dưới đây của chúng tôi.

Hy vọng với những thông tin trên, bạn đã hiểu rõ "Agenda là gì" và tầm quan trọng của việc lập kế hoạch này trong công việc cũng như các sự kiện, cuộc họp. Một Agenda chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn tổ chức thời gian và nội dung hiệu quả mà còn đảm bảo mọi người tham gia đều nắm rõ mục tiêu và tiến trình.