5S là gì? Nâng cao ý thức với không gian làm việc sạch đẹp

Chúng ta thường nghe thấy thuật ngữ 5S là gì trong sản xuất và kinh doanh. Đây chính là tiêu chuẩn về việc duy trì một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu rõ hơn về tiêu chuẩn 5S là gì, các bước triển khai và lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp.

1. 5S là gì?

5S là một phương pháp quản lý không gian làm việc của Nhật Bản dựa trên 5 nguyên tắc cơ bản:

1. Seiri (Sàng lọc) - Loại bỏ những vật dụng không cần thiết.
2. Seiton (Sắp xếp) - Bố trí các vật dụng một cách khoa học.
3. Seiso (Sạch sẽ) - Vệ sinh nơi làm việc thường xuyên.
4. Seiketsu (Săn sóc) - Duy trì sự sạch sẽ và tổ chức.
5. Shitsuke (Sẵn sàng) - Hình thành thói quen thực hiện 5S một cách tự giác.

Phương pháp 5S giúp nâng cao hiệu suất làm việc, giảm thời gian tìm kiếm dụng cụ và tài liệu, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc an toàn và hiệu quả hơn. Đồng thời áp dụng phương pháp này trong doanh nghiệp cũng giúp giảm thiểu sự lãng phí những vật dụng không cần thiết.

Tiêu chuẩn 5S là gì?

2. Mối quan hệ giữa 5S và Kaizen là gì?

Bên cạnh đó, 5S và Kaizen là hai từ thường đặt cạnh nhau, được gọi là 5S Kaizen. Vậy mối quan hệ 5S Kaizen là gì? Kaizen cũng là triết lý bắt nguồn từ Nhật Bản vào năm 1950 khi các vấn đề phát sinh trong việc quản lý và tình trạng thiếu hụt nguồn lao động. Kai (liên tục) và Zen (cải tiến) được hiểu là cải tiến liên tục hay thay đổi để tốt hơn.

Kaizen tập trung vào việc tích góp những cải tiến nhỏ để tạo ra sự thay đổi lớn, chú tâm vào việc giải quyết các vấn đề khi vừa phát sinh. Trong khi 5S thì tập trung vào việc đảm bảo việc gọn gàng, sạch sẽ trong môi trường làm việc.

Như vậy, Kaizen tìm kiếm sự cải tiến liên tục trong tất cả hoạt động để tạo nên cách thức làm việc hiệu quả nhất. 5S tạo tiền đề, điều kiện thuận lợi để tiến hành thực hiện Kaizen. Chúng tương tác và hỗ trợ tích cực cho nhau nhằm mang lại hiệu quả tối ưu nhất.

3. Ý nghĩa của từng bước trong phương pháp 5S là gì?

5S là một công cụ thực hành vô cùng thiết thực cho tất cả mọi người tại nơi làm việc đều có thể tham gia. Chúng ta cùng tìm hiểu sâu hơn về quy trình 5S là gì qua từng bước sau:

Seiri (Sàng lọc) - Loại bỏ những thứ không cần thiết

Sàng lọc trong tiêu chuẩn 5S

Bước đầu tiên trong phương pháp 5S là gì chính là Seiri, tức là sàng lọc và loại bỏ những thứ không còn giá trị hoặc không cần thiết trong không gian làm việc. Điều này giúp giải phóng không gian, giảm lãng phí và tạo sự thông thoáng.

Ví dụ, trong một văn phòng, bạn có thể sàng lọc các tài liệu cũ không còn sử dụng, loại bỏ những thiết bị hư hỏng hoặc đồ dùng không cần thiết. Trong nhà máy sản xuất, việc loại bỏ các nguyên vật liệu dư thừa hoặc không đạt tiêu chuẩn cũng là một phần quan trọng của quá trình Seiri.

Những câu hỏi dưới đây giúp bạn sàng lọc đồ dùng, thiết bị hiệu quả hơn:

• Mục đích của thiết bị, dụng cụ này là gì?
• Dụng cụ, thiết bị này được sử dụng lần cuối khi nào?
• Ai là người sử dụng thường xuyên nhất?
• Có nhất thiết phải đặt thiết bị, dụng cụ đó ở đây hay không?

Seiton (Sắp xếp) - Bố trí hợp lý các vật dụng cần thiết

Sắp xếp trong 5S

Sau khi đã loại bỏ những thứ không cần thiết thì các vật dụng cần được sắp xếp lại với 4 tiêu chí: Dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại. Các vật dụng sẽ được bố trí một cách khoa học để tăng hiệu quả sử dụng.

Cụ thể, với tiêu chuẩn sắp xếp này trong 5S thì loại vật dụng trong nơi làm việc phải có vị trí quy định riêng. Sẽ có những dấu hiệu giúp bạn để đúng chỗ của vật dụng đó.

Những câu hỏi cần cân nhắc trong bước này như:

• Những đối tượng nào (hoặc khu vực nào) cần sử dụng những vật dụng nào?
• Đâu là vật dụng được sử dụng thường xuyên nhất?
• Các vật dụng đó có nên nhóm theo loại không?
• Đâu là vị trí thuận tiện nhất để đặt vật dụng này?

Seiso (Sạch sẽ) - Vệ sinh không gian làm việc thường xuyên

Sạch sẽ là tiêu chuẩn thứ 3 trong 5S

Seiso là bước thứ 3 trong quy trình 5S tập trung vào việc làm không gian làm việc của bạn không bị lộn xộn hay lấm bẩn bằng cách dọn dẹp và lau chùi thường xuyên các vật dụng và không gian.

Lợi ích của vệ sinh 5S là gì chính là giữ gìn môi trường làm việc sạch sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và sảng khoái khi làm việc. Điều này giúp nâng cao tinh thần và hiệu quả công việc. Cùng với đó, seiso cũng đồng nghĩa với việc kiểm tra và bảo trì các thiết bị, máy móc làm việc để sớm phát hiện hỏng hóc và sửa chữa kịp thời.

Seiketsu (Săn sóc) - Duy trì các tiêu chuẩn đã thiết lập

Săn sóc, duy trì các tiêu chuẩn 5S trong môi trường làm việc

Bước 4 của nguyên tắc 5S là gì chính là việc duy trì và nâng cao 3 bước đã đề cập ở trên, bao gồm: Sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ. 

Cụ thể, trong giai đoạn đầu thực hiện 5S thì mọi thứ diễn ra suôn sẻ, nhân viên tích cực thực hiện theo đúng yêu cầu. Tuy nhiên, theo thời gian khó tránh việc sao nhãng, thực hiện sai lệch. Do vậy, bước Seiketsu (Săn sóc) này giúp kiểm tra, giám sát kỹ lưỡng giúp doanh nghiệp duy trì quy trình thực hiện 5S như ban đầu.

Shitsuke (Sẵn sàng) - Hình thành thói quen với văn hóa 5S

Sẵn sàng thực hiện tiêu chuẩn 5S một cách tự giác

Bước cuối cùng trong phương pháp 5S là Shitsuke, tức là tạo thói quen và duy trì tinh thần thực hiện 5S một cách tự giác. Khi mọi người đều nhận thức được tầm quan trọng của 5S và thực hiện nó một cách chủ động, môi trường làm việc sẽ luôn được duy trì ở trạng thái tốt nhất.

Doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi đào tạo, hội thảo hoặc chương trình thi đua để khuyến khích nhân viên thực hiện 5S một cách tích cực. Điều này sẽ giúp phương pháp 5S trở thành một phần của văn hóa doanh nghiệp.

4. Lợi ích của phương pháp 5S trong doanh nghiệp

Phương pháp 5S mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Tăng năng suất làm việc: Nhân viên làm việc trong một môi trường gọn gàng, sạch sẽ sẽ có tinh thần làm việc tốt hơn và năng suất cao hơn.
• Giảm thiểu lãng phí: Loại bỏ những thứ không cần thiết giúp tối ưu hóa không gian và tài nguyên.
• Nâng cao an toàn lao động: Một môi trường làm việc ngăn nắp sẽ giúp giảm nguy cơ tai nạn.
• Cải thiện hình ảnh doanh nghiệp: Một doanh nghiệp áp dụng tốt 5S sẽ tạo được ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác.

Đọc thêm: Checklist là gì? Tại sao lại quan trọng trong doanh nghiệp?

5. Quy trình thực hiện kiểm tra 5S diễn ra thế nào?

Sau khi đã hiểu các ý nghĩa của từng 5S là gì, vậy để quá trình thực hiện các tiêu chuẩn này được hiệu quả, doanh nghiệp nên áp dụng các bước dưới đây:

Bước 1: Khởi động dự án

• Xác định mục tiêu của việc triển khai kế hoạch thực hiện 5S.
• Thành lập Ban triển khai 5S, mỗi bộ phận hay chi nhánh nến chọn 1-2 người có tính kỷ luật cao và có tầm ảnh hưởng với người khác.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch và nhiệm vụ của Ban 5S

• Bổ nhiệm Trưởng ban, Phó ban và các cán bộ quản lý chủ chốt từng bộ phận.
• Thực hiện phân công nhiệm vụ của từng cá nhân một cách rõ ràng.
• Lập cách thức triển khai 5S tới từng bộ phận.

Bước 3: Phổ biến các tiêu chuẩn 5S trong đơn vị

Phổ biến các tiêu chuẩn 5S đến tất cả nhân viên

• Thông báo mục tiêu và quy trình thực hiện 5S đến toàn thể nhân viên trong tổ chức hoặc doanh nghiệp.
• Thiết kế các biểu ngữ hoặc hình ảnh để tuyên truyền thực hiện đầy đủ tiêu chuẩn 5S.
• Có thể cung cấp các khóa đào tạo 5S để tất cả các thành viên đều có thể nhận thức và nắm rõ quy trình thực hiện.

Bước 4: Thực hiện 5S

Tất cả các thành viên trong doanh nghiệp hay tổ chức cùng thực hiện từng bước một trong tiêu chuẩn 5S, từ Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng.

Bước 5: Đánh giá việc thực hiện 5S

• Dựa vào những tiêu chí đã đề ra, ban quản lý 5S đánh giá thực tế việc triển khai thực hiện 5S, bao gồm cả việc kiểm tra định kỳ và kiểm tra đột xuất.
• Thu thập những ý kiến đóng góp của nhiên viên, các vấn đề còn tồn đọng khi thực hiện kiểm tra 5S.
• Đề xuất giải pháp khắc phục để nâng cao hiệu quả thực hiện 5S tại không gian làm việc.
• Công bố các kết quả đánh giá và lưu lại những tài liệu để thực hiện đối chiếu trong những lần đánh giá tiếp theo.

Bước 6: Tuyên dương và khen thưởng

• Tuyên dương những bộ phận thực hiện tốt các tiêu chuẩn 5S.
• Trao bằng khen và phần thưởng cho đơn vị thực hiện tốt của tháng, của năm.
• Với đơn vị không đảm bảo các tiêu chuẩn 5S trong môi trường làm việc có thể nhắc nhở, phạt tùy theo từng lỗi cụ thể.

Hy vọng qua bài viết trên của Đức Tín Group, bạn đã nắm được tiêu chuẩn 5S là gì. Đây là một phương pháp quản lý đơn giản nhưng hiệu quả, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa không gian làm việc, nâng cao năng suất và giảm thiểu lãng phí.