Thông tin chuyên ngành
TIN TỨC MỚI NHẤT
2024-11-14 06:22:35
Sơ yếu lý lịch xin việc là gì? Hướng dẫn cách viết chuẩn xác
2024-11-13 01:57:52
Tổng hợp kỹ năng, các yếu tố cần thiết để trở thành một nhân viên kinh doanh xuất sắc
2024-11-13 01:40:51
ICT là gì? Tác động của ICT đối với con người trong thời đại 4.0
2024-11-13 01:33:25
Agenda là gì? 6 bước xây dựng và lưu ý khi triển khai
2024-11-13 01:26:02
Deal là gì? Các ý nghĩa phổ biến bạn nên biết của từ này
2024-08-08 09:04:53
Chi Phí Cơ Hội Là Gì? Cách Tính Chi Phí Cơ Hội và cách sử dụng hiệu quả
Để doanh nghiệp có thể tối ưu được chi phí cũng như nguồn lực, không thể nào bỏ qua được chi phí cơ hội khi tính toán tổng chi phí. Cùng tìm hiểu và tính toán về chi phí cơ hội của một doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.Chi phí cơ hội là gì?Đầu tiên khi tính chi phí cơ hội, chúng ta phải hiểu được chi phí cơ hội là gì?Trong cuộc sống hàng ngày, con người luôn luôn phải đối mặt với các lựa chọn trong nhiều lĩnh vực, với nhiều mục đích phù hợp với hoàn cảnh cũng như lợi ích của mỗi cá nhân, các lựa chọn bao giờ cũng kèm theo những lựa chọn khác được bỏ qua. Đối chiếu với doanh nghiệp, khi đưa ra một lựa chọn, doanh nghiệp sẽ bỏ qua những cơ hội, những lựa chọn khác, và những cơ hội hay lựa chọn bị bỏ qua đó được tính vào phần chi phí cơ hội của doanh nghiệp.Một cách khái quát, chi phí cơ hội là những lợi ích bị bỏ qua mà đáng ra doanh nghiệp nhận được khi lựa chọn một phương án này thay vì một phương án khác. Ví dụ: Doanh nghiệp có hai lựa chọn kinh doanh, mở rộng mặt hàng thực phẩm hoặc mặt hàng quần áo với số vốn ban đầu 5 tỷ. Trong đó:Mặt hàng thực phẩm: Lợi nhuận 500 triệu/nămMặt hàng quần áo: Đem lại lợi nhuận 600 triệu/năm nhưng cần thêm chi phí logistics.Nếu doanh nghiệp lựa chọn đầu tư vào mặt hàng thực phẩm thì chi phí cơ hội mà doanh nghiệp phải bỏ ra là 100 triệu/năm. Chi phí cơ hội là gì? Công thức tính chi phí cơ hộiVì sao cần tính chi phí cơ hội?Như đã nêu trong khái niệm, chi phí cơ hội giúp doanh nghiệp có cái nhìn khái quát về cơ hội được, mất khi lựa chọn một phương án. Vì vậy khi có chi phí cơ hội, doanh nghiệp cũng như cá nhân người kinh doanh có thể nắm được và cân nhắc trước những lựa chọn quyết định đến lợi ích chung doanh nghiệp.Khi đã tính được chi tiết chi phí cơ hội, doanh nghiệp có thể tính toán được phương án có lợi nhất cũng như tối ưu nhất được chi phí cũng như nguồn lực đã bỏ ra.Hiểu và sử dụng nguồn lực một cách thông minh qua các quy luật của chi phí cơ hội Khi đã nắm được khái niệm của chi phí cơ hội, doanh nghiệp cần hiểu thêm các quy luật về chi phí cơ hội để tính toán và xác định rõ hơn mục tiêu kinh doanh.Các quy luật của chi phí cơ hội:Chi phí cơ hội có quy luật tăng dần: Khi doanh nghiệp sử dụng nguồn lực hạn chế càng nhiều, chi phí cơ hội tính trên mỗi nguồn lực bổ sung sẽ tăng dần. Ví dụ: khi bạn thuê một nhân viên với chi phí giá rẻ hơn thì doanh số của quán cũng như hiệu quả công việc cũng sẽ giảm theo và ngược lại.Chi phí cơ hội không được xác định là các chi phí đã phát sinh.Chi phí cơ hội xác định chắc chắn bằng một số liệu cụ thể.Chi phí cơ hội là là cơ sở cho người kinh doanh hay doanh nghiệp quyết định phương án đầu tưChi phí cơ hội không được thể hiện trên các báo cáo tài chính.Các quy luật bổ sung của chi phí cơ hội giúp doanh nghiệp nói chung và người kinh doanh nói riêng có cái nhìn toàn diện, giúp đưa ra các lựa chọn tối ưu, thông minh và hiệu quả nhất.Ý nghĩa của chi phí cơ hội. Vì sao doanh nghiệp cần quan tâm đến chi phí cơ hội?Việc xác định rõ chi phí cơ hội giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn trước khi đưa ra các lựa chọn, các quyết định kinh doanh. Khi xác định rõ chi phí cơ hội, doanh nghiệp có thể thấy được các tiềm năng của các quyết định khác, từ đó cân nhắc và đưa ra được lựa chọn tối ưu nhất về chi phí cũng như về nguồn lực doanh nghiệp.Ngoài ra, chi phí cơ hội cũng giúp doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa rủi ro về mặt tài chính cũng như về mặt hiệu quả trong kinh doanh.So sánh - phân tích chi phí cơ hội và chi phí chìmCác chi phí khác doanh nghiệp cần lưu ýNgoài chi phí cơ hội ra, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến các loại chi phí khác cũng có tác động đến quyết định kinh doanh.Chi phí ẩn: Là những chi phí không được liệt kê rõ trong quá trình kinh doanh, thường là các chi phí chi nội bộ, các khoản chi lưu thông trong doanh nghiệp không được công khai.Chi phí sản xuất: Đây là loại chi phí cần được chú trọng và là nguồn chi phí chính trong một doanh nghiệp, chi phí này doanh nghiệp dùng để đầu tư dây chuyền thiết bị, nhân sự, máy móc,...Chi phí biến đổi: Là chi phí không cố định, luôn có sự biến đổi khi giá thành nguyên liệu đầu vào có sự thay đổi theo thời gian, chi phí dùng cho vận chuyển, …Chi phí kinh doanh: Là chi phí doanh nghiệp trả cho các danh mục tạo nên doanh thu cho doanh nghiệp như tiền mặt bằng, tiền lương cho nhân viên,...Chi phí chìm: Là chi phí bị tiêu tốn trong quá trình vận hành và không thể thu hồi lại được, thoạt nhìn thì mục chi phí này khá giống với chi phí cơ hội đã được nêu bên trên, tuy nhiên về bản chất hai loại chi phí này hoàn toàn khác nhau.So sánh chi phí cơ hội và chi phí chìmHai loại chi phí này cần được phân biệt rõ ràng, tránh nhầm lẫn để doanh nghiệp có thể tính toán chính xác chi phí mà mình đã bỏ ra trong quá trình vận hành.Điểm giống nhau: Cả hai loại chi phí đều thể hiện sự tiêu tốn, các lợi ích mà doanh nghiệp đã đánh mất khi lựa chọn các phương án kinh doanh.Điểm khác nhau: Chi phí cơ hộiChi phí chìmKhái niệmLà lợi ích tốt nhất doanh nghiệp phải bỏ ra khi lựa chọn một phương án thay cho một phương án khácChi phí doanh nghiệp phải bỏ ra trong quá khứ, không thu hồi lại đượcBản chấtChi phí ngầm đã đánh mất khi lựa chọn một quyết định thay cho một quyết định khácChi phí bỏ ra trong quá trình vận hành, doanh nghiệp đương nhiên phải chịuVí dụ:Chi phí một shop phải bỏ ra khi nhập hàng thực phẩm thay cho hàng hóa mỹ phẩm được tính toán dựa trên lợi nhuận cũng như chi phí của cả hai lĩnh vựcChi phí đào tạo cán bộ nhân viên, chi phí dùng phát triển sản phẩmCông thức tính chi phí cơ hội chi tiết nhất và cách sử dụng hiệu quảĐể có cái nhìn trực quan nhất về loại chi phí này, doanh nghiệp cần có công thức tính chi phí cơ hội và cách sử dụng hiệu quả nhất sau khi tính được.Tổng quát, chi phí cơ hội là chi phí được tính tốt nhất đã được bỏ qua khi đưa ra một lựa chọn nào đó.Công thức tính chi phí cơ hội:OC = FO - CO Trong đó:OC: Chi phí cơ hội doanh nghiệp bỏ raFO: Lợi ích tốt nhất của sự lựa chọn đã bỏ quaCO: Lợi ích nhận được của phương án đã chọnTrở lại với ví dụ về việc lựa chọn kinh doanh mặt hàng thực phẩm hay quần áo, với lợi nhuận của mặt hàng thực phẩm là 500 triệu/năm, mặt hàng quần áo là 600 triệu/năm nhưng cần chi phí logistics, chi phí cơ hội mà doanh nghiệp bỏ ra là:OC = FO - CO = 600 - 500 = 100 (triệu/năm)Tính chi phí cơ hội trong doanh nghiệp và cách sử dụng hiệu quảTrước khi đưa ra một quyết định nào đó, doanh nghiệp cần ngồi lại tính toán kỹ càng chi phí cơ hội để tìm ra phương hướng tối ưu nhất, bởi chi phí cơ hội thể hiện những lợi ích bị mất đi khi ra quyết định. Vì vậy doanh nghiệp cần cân nhắc cẩn thận tất cả chi phí cơ hội của các lựa chọn khác.Tuy nhiên, chi phí cơ hội cũng có một số nhược điểm như cần có thời gian để nghiên cứu về lợi ích đạt được khi lựa chọn cơ hội đó, khó có thể xác định được chi phí này bằng tiền, gây khó khăn khi đưa ra quyết định cho doanh nghiệp. Nhiều chi phí cơ hội có lợi ích về mặt hữu hình, tuy nhiên cũng có trường hợp đạt lợi ích vô hình. Do đó doanh nghiệp cần kết hợp các phương pháp tính toán chi phí cũng như xem xét các mặt của các loại chi phí khác để đưa ra được phương án kinh doanh tối ưu và hiệu quả nhất. Chi phí cơ hội là một thuật ngữ rất hay trong kinh tế, giúp doanh nghiệp và người kinh doanh xác định tốt hơn những mục tiêu và phương án kinh doanh của mình, tránh bỏ qua những lợi ích tốt trong việc quyết định các phương hướng cũng như các mục tiêu quan trọng của doanh nghiệp. Hiểu được chi phí cơ hội là gì giúp các nhà kinh doanh tìm ra hướng đi tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.
2024-08-07 07:52:11
Six Sigma là gì? Quy trình áp dụng Six Sigma đầy đủ trong doanh nghiệp
Six Sigma là một hệ thống quản lý chất lượng được nhiều doanh nghiệp đang áp dụng rộng rãi hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ nguyên lý cơ bản của phương pháp này và quy trình áp dụng nó trong thực tế doanh nghiệp. Bài viết sau đây, Đức Tín Group sẽ cung cấp đầy đủ thông tin hữu ích và chi tiết nhất về Six Sigma, giúp bạn nắm vững và áp dụng hiệu quả phương pháp này trong tổ chức doanh nghiệp.1. Six Sigma là gì?Khái niệm về Six SigmaSix Sigma là một phương pháp quản lý chất lượng nhằm cải thiện quy trình sản xuất và hoạt động kinh doanh bằng cách giảm thiểu sự biến động, loại bỏ sai sót và khuyết tật. Six Sigma là gì, nó hướng đến việc đạt được chất lượng cao bằng cách sử dụng những công cụ thống kê để phân tích và cải tiến quy trình hoạt động của các tổ chức doanh nghiệp.Six Sigma là gì - phương pháp đo đường và quản lý hiệu suất trong quy trình sản xuấtLịch sử hình thành và sự phát triển của Six SigmaSix Sigma có nguồn gốc bắt đầu từ một khái niệm về tiêu chuẩn đo lường của một nhà toán học người Đức Carl Friedrich Gauss (1777-1855). Đến sau này khi một kỹ sư cơ khí của tập đoàn Motorola - Bill Smith áp dụng và tổng hợp những chỉ tiêu đo lường, đó là “Six Sigma”. Sau này phương pháp Six Sigma đăng ký thương hiệu cấp liên bang của Motorola. Cụ thể, lịch sử hình thành của phương pháp Six Sigma như sau:Vào những năm 1980, Motorola cũng giống như nhiều tập đoàn của Mỹ và châu Âu khác, đối mặt với sự cạnh tranh mạnh mẽ từ các đối thủ Nhật Bản, đặc biệt về chất lượng sản phẩm. Lúc này, hầu hết các công ty Mỹ, bao gồm cả Motorola, thường cho rằng sản phẩm chất lượng cao đòi hỏi chi phí lớn, nên họ chỉ thực hiện được một vài hoạt động mang tính đơn lẻ mà không có chương trình nào chất lượng toàn diện.Bill Smith là nhà kỹ sư của Motorola đã nghiên cứu vòng đời sản phẩm và số lần cần phải sửa chữa lại trong suốt quá trình sản xuất. Và đến năm 1985, ông đưa ra kết luận, nếu khuyết tật được phát hiện và sửa chữa ngay trong quá trình sản xuất, nó có thể xuất hiện lại trong quá trình sử dụng. Ngược lại, một sản phẩm không mắc khuyết tật trong sản xuất thì cũng hiếm bị lỗi khi sử dụng.Từ đó, nhà kỹ sư Bill Smith đã đưa ra quan điểm rằng, nên phòng ngừa sai lỗi ngay từ ban đầu thông qua việc thiết kế sản phẩm và kiểm soát quy trình sản xuất và hơn nữa có sự liên hệ giữa chất lượng sản phẩm cao và chi phí thấp hơn. Đây chính là nền tảng cho sự ra đời và phát triển của Six Sigma.Ban đầu, Six Sigma được sử dụng trong ngành sản xuất, nhưng sau đó đã áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau như dịch vụ và tài chính ngân hàng. Six Sigma đã được nhiều công ty hàng đầu thế giới như General Electric (GE), Honeywell, Citigroup, Starwood Hotels áp dụng thành công, góp phần giảm chi phí sản xuất, quản lý, nâng cao chất lượng và hiệu quả kinh doanh, gia tăng sự hài lòng của khách hàng.2. Những lợi ích của Six Sigma trong một doanh nghiệpỨng dụng Six Sigma là gì mang đến nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, bao gồm chất lượng sản phẩm và dịch vụ được cải thiện tốt để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp và cả sự hài lòng của khách hàng. Dưới đây là một phân tích đầy đủ và chi tiết hơn về các lợi ích của phương pháp Six Sigma:Cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ:Six Sigma tập trung vào việc giảm thiểu những sai sót và biến động trong quy trình sản xuất và cung cấp dịch vụ, điều này góp phần nâng cao đáng kể chất lượng sản phẩm và dịch vụ.Bằng cách sử dụng các công cụ thống kê, doanh nghiệp xác định nguyên nhân của các vấn đề về chất lượng và thực hiện các biện pháp khắc phục hiệu quả. Kết quả là sản phẩm và dịch vụ không chỉ đáp ứng tiêu chuẩn mà còn vượt qua sự kỳ vọng, mong đợi của khách hàng, doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ trên thị trường. Nâng cao sự hài lòng của mọi khách hàngÁp dụng Six Sigma hiệu quả giúp gia tăng sự hài lòng của khách hàng Quy tắc của phương pháp Six Sigma giúp đảm bảo mọi dịch vụ hay sản phẩm được cung cấp ra luôn đạt được chất lượng cao. Điều này tăng sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng. Khi khách hàng được cung cấp sản phẩm và dịch vụ đáng tin cậy, họ có xu hướng quay lại và tiếp tục mua hàng, đồng thời giới thiệu cho bạn bè và người thân của họ. Sự hài lòng của khách hàng không chỉ làm tăng trưởng doanh thu mà còn tạo ra một lượng khách hàng trung thành, giúp cho doanh nghiệp phát triển bền vững.Giảm thiểu chi phí và sự lãng phíMột trong những lợi ích quan trọng nhất của Six Sigma là giảm thiểu tối đa chi phí và lãng phí trong quy trình sản xuất cũng như vận hàng. Chính vì vậy, xác định và loại bỏ nguyên nhân gây sai sót và lãng phí ngay từ ban đầu giúp cho doanh nghiệp có thể giảm thiểu những chi phí liên quan đến việc sửa chữa, thay thế và bảo hành sản phẩm.Tăng cường hiệu quả hoạt độngỨng dụng phương pháp Six Sigma giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó hiệu quả hơn. Việc chuẩn hóa quy trình này giảm thiểu sự sai sót, đồng thời làm tăng tốc độ sản xuất và cung cấp dịch vụ. Đồng thời cũng dẫn đến tăng năng suất lao động và giảm thiểu thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc.Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xácSix Sigma khuyến khích sử dụng dữ liệu dựa trên phân tích thống kê để đưa ra mọi quyết định kinh doanh. Điều này đảm bảo rằng, những quyết định được đưa ra căn cứ vào những bằng chứng thực tế, không dựa vào giả định hay cảm tính. Chính vì thế, giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và sai sót, cũng như tối ưu hóa quy trình sản xuất và cung ứng.Nâng cao năng lực cạnh tranhViệc áp dụng phương pháp Six Sigma giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Từ đó, nâng cao sự uy tín và năng lực khả năng cạnh tranh trên thị trường. Doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn và đối mặt với sự cạnh tranh từ các đối thủ khác trong ngành. Cải thiện liên tục trong quy trình sản xuất giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi với thị trường biến động và duy trì vị thế cạnh tranh.Phát triển kỹ năng và năng lực nhân viênSix Sigma đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên, từ đó nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng giải quyết vấn đề. Điều này không chỉ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn mà còn đóng góp tích cực vào sự phát triển bền vững chung của doanh nghiệp.Tạo ra văn hóa được cải tiến liên tụcSix Sigma thúc đẩy môi trường văn hóa trong doanh nghiệp, khuyến khích nhân viên không ngừng tìm kiếm những cách để cải thiện quy trình và chất lượng. Như vậy, văn hóa này giúp doanh nghiệp duy trì tính linh hoạt và sẵn sàng thích nghi với mọi thay đổi, trở nên sáng tạo và hiệu quả hơn, từ đó hiệu suất làm việc của nhân viên được nâng cao.Tăng cường sự hợp tác và giao tiếp nội bộCác dự án Six Sigma thường yêu cầu sự phối hợp giữa những bộ phận làm việc khác nhau. Điều này tăng cường sự hợp tác và giao tiếp nội bộ, giúp các nhân viên hiểu rõ hơn về công việc của nhau và cùng nhau đạt được mục tiêu chung. Sự hợp tác và giao tiếp hiệu quả giúp giảm thiểu xung đột, tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau và cùng tạo ra một môi trường làm việc tích cực và đoàn kết.Đáp ứng yêu cầu và tuân thủ pháp luậtSix Sigma giúp doanh nghiệp tuân thủ những tiêu chuẩn chất lượng và quy định pháp luật. Từ đó giảm thiểu rủi ro pháp lý và tăng cường sự tin cậy từ phía khách hàng và cả đối tác. Ngoài ra, việc tuân thủ các quy định pháp luật cũng giúp đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụ luôn đạt chất lượng cao và an toàn với người sử dụng.Tổng kết: Six Sigma không chỉ giúp cho doanh nghiệp cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ mà còn mang đến nhiều lợi ích khác như tăng hiệu quả hoạt động, giảm thiểu chi phí, phát triển kỹ năng nhân viên và tạo ra môi trường văn hóa được cải tiến liên tục. Những lợi ích này góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trên thị trường.3. Nguyên tắc của phương pháp Six SigmaÁp dụng phương pháp Six Sigma trong kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu nhất định. Tuy nhiên, để có được kết quả như mong đợi thì doanh nghiệp cần áp dụng theo các nguyên tắc sau đây của Six Sigma:Những nguyên tắc quan trọng khi áp dụng Six SigmaThứ nhất: Lấy khách hàng làm trọng tâmTrong Six Sigma, định hướng khách hàng là nguyên tắc cốt lõi và ưu tiên hàng đầu của tiến trình kinh doanh. Phương pháp này đặt khách hàng ở trung tâm của mọi hoạt động cải tiến, nhằm đảm bảo rằng mọi quy trình và sản phẩm đều hướng đến việc thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.Bằng cách hiểu rõ những yêu cầu của khách hàng, cải tiến quy trình dựa trên những yêu cầu, đánh giá và phản hồi từ khách hàng và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng. Six Sigma giúp doanh nghiệp xây dựng được sự hài lòng và trung thành của khách hàng.Thứ 2: Đề cao yếu tố dữ liệuSix Sigma khuyến khích sử dụng dữ liệu thực tế để đưa ra các quyết định thay vì dựa vào cảm tính hoặc giả định. Chính vì vậy, các doanh nghiệp thường sử dụng công cụ thống kê và phân tích để thu thập, xử lý dữ liệu. Điều này cho thấy sử dụng nhiều nguồn khác nhau để thu thập dữ liệu để xác định chính xác nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Việc đề cao yếu tố dữ liệu đảm bảo rằng các quyết định được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và sai sót.Thứ 3: Quản trị một cách chủ độngHệ phương pháp Six Sigma này sẽ chú trọng vào việc chủ động tìm kiếm và xử lý những khiếm khuyết. Mục đích là hướng đến độ chính xác cao của quy trình. Doanh nghiệp cần phải chủ động ngăn ngừa và giải quyết nguyên nhân gốc rễ những vấn đề gây lãng phí, sai hỏng, không đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng. Thứ 4: Sự cộng tác không giới hạnSix Sigma khuyến khích sự tham gia từ tất cả các cấp độ trong doanh nghiệp, từ lãnh đạo đến mọi nhân viên. Khuyến khích tất cả mọi người trong tổ chức đều có thể tham gia đóng góp ý tưởng vào các hoạt động cải tiến. Điều này cung cấp cho nhân viên được đào tạo và phát triển những kỹ năng, từ đó nâng cao năng suất lao động và hoàn thành tốt những mục tiêu.Thứ 5: Hướng đến mức độ hoàn thiện nhưng vẫn cho phép mắc sai lầmSix Sigma không ngừng hướng đến sự hoàn thiện, tuy nhiên mức độ lệch chuẩn cho phép của Six Sigma là 3 - 4 lỗi trên một triệu cơ hội, tức nó không bắt buộc tính tuyệt đối. Vì thế, doanh nghiệp ban đầu cũng không nên hướng đến sự hoàn hảo tuyệt đối 100%. Miễn phải giới hạn được hậu quả vấn đề cũng như rút ra bài học để có hướng cải thiện trong tương lai.Bằng cách áp dụng và tuân thủ 5 nguyên tắc Six Sigma này sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện được hiệu suất làm việc, giảm thiểu chi phí và tăng cường sự hài lòng của khách hàng. Từ đó nhanh chóng đạt được mục tiêu đề ra và cả lợi thế cạnh tranh bền vững.4. Phân biệt Lean Sigma vs Six Sigma thông qua những yếu tố nào?Lean Sigma và Six Sigma đều là phương pháp quản lý chất lượng và cải tiến quy trình sản xuất, cung ứng nhưng chúng có những điểm khác biệt quan trọng về mục tiêu, sử dụng công cụ và phương pháp. Dưới đây là những yếu tố giúp bạn phân biệt được hai phương pháp này:Những nguyên tắc quan trọng khi áp dụng Six Sigma là gì?Khởi nguồnSix Sigma: Được phát triển bởi tập đoàn Motorola vào những năm 1980.Lean Sigma: Được phát triển bởi Toyota vào những năm 1990.Mục tiêu chínhSix Sigma: Tập trung vào việc giảm thiểu sai sót và biến động trong quy trình sản xuất để cải thiện chất lượng. Mục tiêu của Six Sigma chính là đạt được mức chất lượng cao, nghĩa là số lượng sai sót phải rất thấp (dưới 3 - 4 lỗi trên một triệu cơ hội).Lean Sigma: Kết hợp mục tiêu Six Sigma. Lean Sigma tập trung vào việc loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa quy trình sản xuất để tăng tốc độ và hiệu quả, trong khi Six Sigma tập trung vào giảm thiểu những sai sót. Lean Sigma nhằm đạt được sự cải tiến tổng thể hơn bằng cách sử dụng kết hợp cả hai phương pháp.Phương pháp và công cụSix Sigma: Sử dụng công cụ thống kê và phương pháp DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control), các biểu đồ kiểm soát, phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề để phân tích và đo lường chất lượng.Lean Sigma: Kết hợp các công cụ đa dạng và phương pháp của Lean (như Kaizen, 5S, Value Stream Mapping, Just-In-Time) với cả 5 công cụ của Six Sigma (DMAIC- Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Lean Sigma thường bắt đầu bằng việc áp dụng Lean để loại bỏ sự lãng phí và sau đó sử dụng Six Sigma để kiểm soát và cải tiến chất lượng.Tập trung vào quy trìnhSix Sigma: Tập trung vào việc cải tiến các quy trình hiện đang có bằng cách giảm thiểu sự biến động và sai sót. Nó thường liên quan đến việc phân tích sâu về số liệu và dữ liệu để tìm ra chính xác nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.Lean Sigma: Tập trung vào cải thiện dòng chảy của quy trình, loại đi các bước không cần thiết để tăng tốc độ sản xuất. Phương pháp Lean Sigma không chỉ chú trọng vào việc giảm thiểu đi những sai sót mà còn tối ưu hóa được toàn bộ quy trình để đạt được hiệu quả tốt hơn.Ứng dụng và phạm viSix Sigma: Thường áp dụng vào ngành nghề đòi hỏi mức độ chính xác cao như sản xuất, hàng không, y tế và tài chính. Nó đòi hỏi sự phân tích kỹ lưỡng, chính xác và có thể áp dụng cho cả các quy trình sản xuất và cả dịch vụ.Lean Sigma: Được áp dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề khác nhau, từ sản xuất, dịch vụ đến y tế, giáo dục và chính phủ. Phương pháp Lean Sigma linh hoạt hơn trong việc cải tiến cả quy trình, loại bỏ sự lãng phí và phù hợp với môi trường kinh doanh đa dạng.Tóm lại, Lean Sigma và Six Sigma đều nhằm mục đích hướng tới sự cải tiến quy trình và chất lượng, nhưng cách chúng tiếp cận vấn đề từ các góc độ khác nhau. Six Sigma tập trung vào giảm thiểu những sai sót và biến động, trong khi Lean Sigma kết hợp việc loại bỏ sự lãng phí để đạt được hiệu quả tối ưu.Vậy giữa Lean Sigma vs Six Sigma, nên chọn phương pháp nào?Việc lựa chọn giữa Six Sigma và Lean Sigma, doanh nghiệp đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu, mục tiêu cụ thể và những hạn chế của tổ chức/ doanh nghiệp.Chọn phương pháp Six Sigma nếu:Tổ chức hay doanh nghiệp của bạn đặt ưu tiên cao vào việc cải thiện nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.Quy trình của tổ chức có nhiều khiếm khuyết cần được khắc phục.Tổ chức đã triển khai và áp dụng nguyên tắc Lean nhưng không hiệu quả.Chọn phương pháp Lean Sigma nếu:Tổ chức muốn cải thiện cả chất lượng và hiệu quả của quy trình.Tổ chức đang gặp phải các vấn đề về sự lãng phí, chậm trễ và kém hiệu quả trong quy trình tổ chức sản xuất.Tổ chức mong muốn xây dựng một nền văn hóa liên tục cải tiến trong toàn bộ doanh nghiệp.5. Quy trình áp dụng Six Sigma trong doanh nghiệp5 bước áp dụng Six Sigma vào doanh nghiệp bằng quy trình DMAIC truyền thốngĐể áp dụng phương pháp Six Sigma được hiệu quả, doanh nghiệp nên thông qua một quy trình cơ bản nhất, được gọi tắt là DMAIC. Cụ thể, quy trình này gồm 5 bước được tóm tắt theo trình tự như sau:Bước 1: D - Define (Xác định):Trong giai đoạn khởi đầu của quy trình cải tiến, doanh nghiệp sẽ nhận định đối tượng khách hàng mục tiêu của của mình là ai và các yêu cầu chất lượng cần có ở sản phẩm, dịch vụ (chỉ số năng suất). Tiếp đó, doanh nghiệp cần xác định phạm vi của dự án muốn triển khai hệ phương pháp Six Sigma. Bước 2: M - Measure (Đo lường):Đây là bước thu thập và phân tích các dữ liệu hoạt động, giúp đánh giá được chính xác năng lực của quá trình hay nói một cách khác, biết được quá trình hoạt động đang ở mức độ nào. Đồng thời, tính toán các giá trị trung bình của từng chỉ tiêu chất lượng và những biến động có thể tác động vào quá trình hoạt động này.Bước 3: A - Analyze (Phân tích):Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu kế hoạch kinh doanh với tình hình kết quả công việc hiện tại. Các giải pháp lúc này cũng được đưa ra cùng với biện pháp dự phòng đầy đủ. Quá trình này bao gồm việc phân tích tất cả các dữ liệu đã thu thập, xác định nguyên nhân nguồn gốc của biến động quá trình và tổng kết lại các kết quả.Bước 4: I - Improve (Cải tiến)Giai đoạn này tập trung vào việc thực hiện những phương án cải tiến đã được đề ra trong bước phân tích. Doanh nghiệp cần phải theo dõi sát sao tiến độ công việc để kịp thời đưa ra quyết định phù hợp hoặc có giải pháp thay thế nếu cần thiết.Bước 5: C - Control (Kiểm soát)Bước này tập trung vào việc đảm bảo những giải pháp đã triển khai có phải đạt được mục tiêu hiệu quả và giữ được tính ổn định trong quá trình sản xuất. Điều này có thể căn cứ vào các chỉ số hiệu suất, giám sát và kiểm soát mục tiêu, đảm bảo không mắc lại sai lầm cũ hay đi sai định hướng ban đầu.Six Sigma là một phương pháp quản lý chất lượng mạnh mẽ, mang những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp trong việc nâng cao chất lượng của sản phẩm và dịch vụ. Hy vọng rằng qua nội dung chia sẻ trên của Đức Tín Group đã giúp doanh nghiệp bạn áp dụng mô hình Six Sigma hiệu quả, giảm thiểu những sai sót và nâng cao sự hài lòng cho khách hàng, cũng như tăng cường lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
2024-08-07 06:52:19
Onboarding là gì? Tại sao doanh nghiệp cần có giai đoạn Onboarding
Onboarding ra đời là bước đệm để đội ngũ nhân sự mới hòa nhập với văn hóa công ty, quy trình làm việc, cũng như tạo dựng mối quan hệ gắn kết giữa đội ngũ nhân viên. Vậy thực chất Onboarding là gì và cách triển khai giai đoạn này như thế nào? Đức Tín sẽ cung cấp trả lời tốt nhất ngay trong bài viết dưới đây.1. Onboarding là gì?Onboarding là gì? Onboarding theo nghĩa tiếng Việt được hiểu là giai đoạn công ty giúp đội ngũ nhân sự của mình có thể làm quen, hòa nhập với môi trường làm việc, các đầu công việc mà vị trí của mình cần đảm nhận. Trong quá trình này, người mới sẽ được hỗ trợ, đào tạo các kiến thức, kỹ năng, thông tin cần thiết cho quá trình tác nghiệp sau này. Quá trình này sẽ bắt đầu từ ngày đầu tiên nhân việc đến vài ngày hoặc 1-2 tuần sau tùy thuộc vào đặc thù công việc và kế hoạch của công ty. Trong thời gian này, công ty sẽ hỗ trợ nhân sự mới có thể nhanh chóng và thích nghi với công việc và xây dựng các mối quan hệ làm việc tích cực, thân thiện, hiệu quả cho quá trình làm việc sau này. Ngoài ra, quy trình chào đón và đào tạo nhân sự mới ở mỗi tổ chức, doanh nghiệp sẽ khác nhau do quy mô cũng như văn hóa công ty. Có nhiều doanh nghiệp sẽ ưa thích quy trình làm việc chuyên nghiệp, chặt chẽ với hệ thống đầu việc rõ ràng, bài bản. Song cũng có doanh nghiệp lại không có quy chuẩn cụ thể mà sẽ giao việc để nhân viên tự nỗ lực, khám phá tiềm năng của mình. Dù theo cách nào, việc hiểu onboarding là gì và xây dựng một quy trình hiệu quả là điều cần thiết. Bởi không ai có thể tự mình khám phá ra tất cả các quy tắc và kỳ vọng của công ty mà nên có người hướng dẫn bài bản để đi đúng lộ trình.Onboarding là gì - Giai đoạn hội nhập giữa nhân viên mới và doanh nghiệp2. Lợi ích của Onboarding trong công tyLợi ích của Onboarding là gì trong việc để nhân sự làm quen với công ty, cùng tìm hiểu dưới đây:2.1. Rút ngắn khoảng cách nhân viên mới và nhân viên cũQuá trình onboarding là cơ hội để nhận sự mới làm quen với công việc và văn hóa doanh nghiệp, mà còn là thời điểm quan trọng để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp. Một chương trình onboarding được thiết kế tốt sẽ tạo cho nhân sự cảm giác được chào đón, quan tâm cho nhân viên mới, từ đó khơi dậy động lực làm việc và tinh thần cống hiến. Điều này không chỉ có lợi cho cá nhân nhân sự mà còn góp phần vào thành công chung của tổ chức.Bên cạnh đó, chương trình đào tạo dành cho nhân viên mới còn giúp tăng cường sự tự tin, giảm bớt lo lắng và áp lực khi bắt đầu công việc mới. Thông qua việc cung cấp kiến thức, kỹ năng cần thiết và tạo môi trường làm việc thoải mái, nhân viên mới có thể nhanh chóng thích nghi với vai trò, hiểu rõ trách nhiệm của mình và phát huy tối đa tiềm năng. Rút ngắn khoảng cách nhân viên mới và nhân viên cũ2.2. Tạo quy trình tuyển dụng đồng bộ Hiểu Onboarding là gì và áp dụng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đồng bộ là một chuỗi liên kết chặt chẽ từ khâu tuyển chọn ứng viên đến đào tạo nhân sự, trong đó onboarding đóng vai trò then chốt như một cầu nối. Onboarding không chỉ đơn thuần là việc giới thiệu công việc và môi trường làm việc cho nhân viên mới, mà còn là quá xây dựng mối quan hệ với công ty, giúp họ nắm bắt rõ vai trò, trách nhiệm và kỳ vọng của tổ chức. Để tạo ra một quy trình tuyển dụng đồng bộ, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược onboarding chi tiết, bao gồm các hoạt động như định hướng công việc, giới thiệu về văn hóa công ty, đào tạo kỹ năng cần thiết, và thiết lập các mục tiêu ngắn hạn. Điều này giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và phát huy năng lực, đồng thời tạo nền tảng vững chắc cho giai đoạn đào tạo chuyên sâu tiếp theo. 2.3. Xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng cho nhân viênXây dựng lộ trình phát triển rõ ràng cho nhân viên qua Onboarding là gì. Đây là quá trình onboarding là cơ hội để người quản lý, ban lãnh đạo có thể hiểu hơn về nhân sự của mình. Thông qua các hoạt động đào tạo và tương tác, doanh nghiệp có thể nắm bắt được nguyện vọng, mục tiêu cá nhân và định hướng phát triển của từng nhân viên, từ đó xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp phù hợp cho họ.Bên cạnh đó, quá trình onboarding còn giúp doanh nghiệp đánh giá sơ bộ năng lực thực tế của nhân viên mới. Qua đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân viên, đồng thời tạo động lực và cơ hội phát triển cho họ trong suốt quá trình làm việc tại công ty. Việc xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng không chỉ giúp nhân viên thấy được triển vọng tương lai của mình, mà còn tăng cường sự gắn kết và lòng tin, độ trung thành của nhân sự với doanh nghiệp.Xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng cho nhân viên đảm bảo sự gắn bó lâu dài2.4. Giảm tỷ lệ nghỉ việc giữa chừngTheo một vài nghiên cứu gần đây, công ty có quy trình nắm được khái niệm Onboarding là gì và chuẩn hóa, bài bản quy trình sẽ giúp nhân viên tăng năng suất lao động lên 54% và cũng tăng tỉ lệ giữ chân nhân sự mới cao hơn 50%.Tỷ lệ nghỉ việc cũng một phần dựa dựa trên Onboarding là gì? Quá trình tuyển dụng sẽ tập trung vào việc thu hút và chọn lọc ứng viên tiềm năng, onboarding đóng vai trò như bước "chốt sales" cuối cùng, biến nhân viên thử việc thành nhân viên chính thức gắn bó lâu dài. Đây là giai đoạn quyết định, nơi nhân viên mới đánh giá sự phù hợp của họ với văn hóa và công việc của doanh nghiệp. Một giai đoạn onboarding có kế hoạch tốt sẽ tạo điều kiện hòa nhập tốt nhân cho nhân sự, giúp họ hiểu rõ được công việc, vai trò và các cơ hội phát triển trong công ty. Ngược lại, nếu onboarding không hiệu quả, nhân viên có thể cảm thấy bị bỏ rơi, thiếu định hướng, và dễ dàng quyết định rời đi trong giai đoạn đầu này.2.5. Giảm chi chi phí và thời gian training thông qua Onboarding là gì?Quy trình onboarding sẽ bao gồm việc hướng dẫn về văn hóa công ty, giới thiệu đồng nghiệp, cung cấp tài liệu cần thiết và đào tạo các kỹ năng cốt lõi. Khi được hướng dẫn đầy đủ và có hệ thống, nhân viên mới sẽ tự tin hơn, hiểu rõ trách nhiệm của mình và có thể đóng góp hiệu quả cho tổ chức ngay từ những ngày đầu.Bên cạnh đó, nhân viên được đào tạo bài bản sẽ ít mắc lỗi hơn, giảm nhu cầu đào tạo bổ sung và có khả năng làm việc độc lập nhanh hơn, tăng năng suất chung của tổ chức, tạo ra môi trường làm việc tích cực và giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên mới. Giảm chi chi phí và thời gian training cho doanh nghiệpXem thêm: Các phương pháp phỏng vấn trong doanh nghiệpCác chức năng của quản trị doanh nghiệp3. Quy trình Onboarding là gì, gồm mấy bướcQuy trình Onboarding là gì. Đây được coi là quá trình giúp người lao động mới hòa nhập với môi trường làm việc, văn hóa công ty và công việc cần làm nên cần có quy trình rõ ràng, rành mạch.Tùy theo quy mô và đặc thù của từng doanh nghiệp, quy trình Onboarding có thể khác nhau về độ phức tạp và thời gian thực hiện. Đối với các công ty lớn, thường có bộ phận chuyên trách về đào tạo và phát triển nhân sự để đảm bảo quá trình này diễn ra hiệu quả.3.1. Chuẩn bị trước khi OnboardingGiai đoạn chuẩn bị Onboarding là gì? Giai đoạn này sẽ đảm bảo hiệu quả của quá trình này cũng như hạn chế những sai sót có thể xảy ra. Dưới đây là một số việc nhân sự cần làm trước khi bắt đầu onboard cho nhân viên mới:Gửi thư chào mừng/ email nhân việc: Viết một bức thư chào mừng chân thành, thể hiện sự nhiệt tình chào đón của công ty và đội ngũ nhân sự.Sắp xếp vị trí làm việc: Đảm bảo bàn làm việc, ghế ngồi, và các thiết bị văn phòng phẩm đã được sắp xếp gọn gàng, sẵn sàng sử dụng.Chuẩn bị các giấy tờ: Chuẩn bị đầy đủ các mẫu hợp đồng, biểu mẫu, và hướng dẫn điền thông tin rõ ràng, dễ hiểu.Thu thập thông tin: Liên hệ với nhân viên để thu thập thông tin cá nhân, thông tin ngân hàng, và các thông tin cần thiết khác để hoàn thiện hồ sơ.Gửi tài liệu về văn hóa công ty, quy trình làm việc trước: Gửi cho nhân viên mới các tài liệu giới thiệu về công ty, văn hóa công ty, các chính sách, quy định, và các thông tin liên quan đến công việc.Phân công người hướng dẫn: Phân công một người có kinh nghiệm trong đội ngũ để hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên mới trong những ngày đầu.Lịch trình chi tiết: Lập một lịch trình chi tiết cho ngày đầu tiên và những ngày tiếp theo, bao gồm các hoạt động, người tham gia, và mục tiêu cụ thể.Buổi giới thiệu chi tiết: Nên có một cuộc họp ngắn để giới thiệu nhân sự với các nhân viên khác trong bộ phận để mọi người làm quen nhau.Ngoài ra, để đảm bảo quá trình làm việc không bị gián đoạn, hãy thông báo cho toàn bộ đội ngũ về việc sắp có thêm thành viên mới. Việc này cũng sẽ tạo được sự phối hợp nhịp nhàng trong việc hỗ trợ, phân bố công việc cho người mới. 3.2. Ngày đầu tiên nhận việcNgày đầu tiên làm việc là thời điểm quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình onboarding. Đây là một bước vô cùng quan trọng để giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc mới, hiểu rõ hơn về công ty và tự tin bắt đầu công việc.Đối với mỗi phòng ban Onboarding là gì và cần làm những việc gì?Phòng Nhân sự: Phòng Nhân sự sẽ giới thiệu nhân viên mới đến các phòng ban khác, cung cấp thông tin chi tiết về lịch sử, văn hóa, cơ cấu tổ chức và các quy định của công ty. Đồng thời, phòng Nhân sự cũng chịu trách nhiệm thu thập đầy đủ hồ sơ cá nhân và các giấy tờ liên quan để hoàn tất thủ tục nhập việc.Bộ phận Đào tạo: Xây dựng và triển khai chương trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới. Chương trình này bao gồm các nội dung như giới thiệu về sản phẩm/dịch vụ, quy trình làm việc, các công cụ hỗ trợ và kỹ năng cần thiết cho vị trí công việc. Bộ phận Đào tạo cũng sẽ tổ chức các bài kiểm tra để đánh giá mức độ hiểu biết của nhân viên mới.Người Quản lý trực tiếp: Là người có trách nhiệm gắn kết giữa nhân viên mới và đội ngũ. Người quản lý sẽ giới thiệu nhân viên mới với các thành viên trong nhóm, chia sẻ kỳ vọng về công việc, hỗ trợ nhân viên mới trong việc làm quen với công việc hàng ngày và giải đáp các thắc mắc.Đồng nghiệp: Sắp xếp nhân sự mới ngồi cạnh nhân viên đã có kinh nghiệm để hỗ trợ nhân viên mới trong thời gian đầu. Đồng nghiệp sẽ giúp nhân viên mới làm quen với môi trường làm việc, giới thiệu các nhân viên khác trong đội, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh và chia sẻ những kinh nghiệm làm việc.Xây dựng môi trường làm việc thân thiện, hòa đồng để nhân sự gắn bó lâu dài hơn3.3. Sau khi nhân sự bắt đầu làm việc Onboarding là gì - Đây không chỉ là một giai đoạn ngắn hạn mà nó có thể theo suốt quá trình thử việc của nhân sự. Sau một vài ngày nhận việc ban đầu, doanh nghiệp nên theo dõi, đánh giá quá trình, thái độ, hiệu quả công việc của nhân sự mới. Việc cung cấp những phản hồi kịp thời sẽ giúp họ nhận biết được điểm mạnh, điểm yếu và có cơ hội cải thiện bản thân.Khi trải qua giai đoạn làm quen với môi trường làm việc mới, việc duy trì sự gắn kết và tạo điều kiện để nhân viên phát triển là vô cùng quan trọng. Trong khoảng 3 tháng đầu, việc cập nhật nhưng khó khăn, những khúc mắc trong quá trình làm việc của nhân sự mới là vô cùng cần thiết.. Việc cung cấp những đánh giá thường xuyên về hiệu quả công việc sẽ giúp nhân viên tự tin hơn và có động lực để hoàn thiện bản thân.Như vậy Onboarding là gì - nó là một quá trình trước, trong và sau giai đoạn nhận việc của nhân sự. Quá trình này giúp doanh nghiệp sẽ có một bức tranh rõ nét hơn về sự phù hợp của nhân viên với công việc và văn hóa công ty. Đối với những nhân viên tiềm năng, hãy cùng nhau xây dựng lộ trình phát triển sự nghiệp để họ có thể đóng góp nhiều hơn cho doanh nghiệp. Ngược lại, nếu có sự bất đồng, hãy thẳng thắn trao đổi để tìm ra giải pháp tốt nhất.Nên theo dõi, đánh giá, hỗ trợ nhân sự các kỹ năng, KPI để nhân sự nhanh chóng làm việc hiệu quả hơn4. Áp dụng Onboarding như thế nào để đạt hiệu quả tốt nhấtVậy bí quyết áp dụng hiệu quả Onboarding là gì. Quy trình này đòi hỏi doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng mới có thể đảm bảo được hiệu quả và truyền tải hết được những mong muốn mà doanh nghiệp muốn cung cấp cho nhân sự. Vậy làm cách nào để Onboarding hiệu quả hơn, dưới đây là một số kinh nghiệm khi làm Onboarding mà nhân sự nên biết:Xác định giá trị cốt lõi trước khi làm onboardingXác định giá trị cốt lõi trước khi làm onboarding là gì, đây được coi là nền tảng để xây dựng một chương trình hiệu quả và tạo ra ấn tượng sâu sắc cho nhân viên mới. Bằng cách trả lời các câu hỏi dưới đây, doanh nghiệp sẽ có một bức tranh rõ nét về những gì cần làm để đạt được mục tiêu của mình.Doanh nghiệp muốn truyền đạt nội dung gì cho nhân sự. Thông tin liên quan đến văn hóa làm việc, quy trình thực hiện hay các kỹ năng cần thiết,...Đâu là những thông tin cần đặt trong tâm và tạo hứng thú cho nhân sựCác thông tin mà doanh nghiệp sẽ cung cấp cho nhân sự là gì? Các thông tin nào sẽ khiến họ hứng thú.Cần tạo ấn tượng như thế nào cho nhân sự ngày đầu nhận việcNhân sự mới sẽ cảm nhận được những giá trị gì khi được chia sẻ kinh nghiệm làm việc.Người hướng dẫn, quản lý mới cho nhân viên là ai?Tổ chức chào đón với nhiều chương trình hấp dẫnThay vì những hình thức truyền thống, bạn có thể tổ chức các hoạt động thú vị như tặng quà ý nghĩa, trò chơi team building, cơ hội chia sẻ bản thân, nhằm tạo ra một không khí cởi mở, thân thiện và giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón và trân trọng ngay từ những ngày đầu tiên.Chương trình đào tạo bài bản, chi tiết dành cho nhân sự mớiChương trình đào tạo bài bản, chi tiết dành cho nhân sự mới qua Onboarding là gì. Đây là quá trình đào tạo là một phần không thể thiếu trong việc chào đón và làm quen nhân viên mới với công ty. Để đảm bảo nhân viên nhanh chóng hòa nhập và đạt được hiệu quả công việc cao, doanh nghiệp cần đầu tư vào các buổi đào tạo sản phẩm/ dịch vụ, kỹ năng, nghiệp vụ,... cần thiết để nhân sự tự tin hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả nhất. Có thể xây dựng một quy trình Onboarding cá nhân hóaThay vì áp dụng một quy trình onboarding chung cho tất cả nhân viên, doanh nghiệp nên thiết kế những trải nghiệm onboarding riêng biệt, được điều chỉnh phù hợp với từng cá nhân, từng vị trí công việc và những mục tiêu cụ thể của họ.Khuyến khích nhân sự chủ động tham giaQuá trình onboarding không chỉ là việc doanh nghiệp truyền đạt thông tin một chiều, mà còn là cơ hội để nhân viên mới chủ động tham gia, đặt câu hỏi, chia sẻ quan điểm và đóng góp ý kiến để giải đáp các khúc mắc trong lòng về công việc, công ty.Doanh nghiệp nên có các chương trình đào tạo bài bản, chi tiết dành cho nhân sự mới5. Lưu ý gì khi Onboarding trong doanh nghiệpNhưng lưu ý khi Onboarding là gì. Đâu là những lưu ý cần quan tâm để giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, thiếu sự trơn tru khi Onboarding, cùng tìm hiểu chi tiết dưới đây:Chuẩn bị kỹ lưỡng từ những chi tiết nhỏ nhất: Trước ngày nhân viên nhận việc, cần đảm bảo chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, thiết bị cần thiết, phù hợp cho buổi đào tạo.Thời gian onboard không nên quá dài: Tùy thuộc vào phòng ban và chức vụ, tổ chức cần điều chỉnh thời gian Onboarding sao cho phù hợp và đảm bảo sự hiệu quả.Theo dõi và hỗ trợ sau Onboarding: Hãy đảm bảo rằng nhân viên mới tiếp tục được hỗ trợ và giúp đỡ trong quá trình thích nghi với công việc và môi trường làm việc mới sau khi hoàn thành quá trình Onboarding.Cung cấp nội dung đầy đủ, chính xác: Đưa ra thông tin, nội dung cụ thể, chính xác, tránh những hiểu lầm không đáng có về doanh nghiệp, làm mất cơ hội hợp tác giữa đôi bền.Đưa ra mục tiêu, kế hoạch phát triển cho từng nhân sự: Thay vì đặt ra những mục tiêu chung chung, hãy cùng với mỗi nhân viên mới xác định những mục tiêu cụ thể mà họ muốn đạt được trong thời gian ngắn hạn và dài hạn. Dựa trên mục tiêu cá nhân, xây dựng một kế hoạch phát triển chi tiết, bao gồm các hoạt động đào tạo, các dự án cần tham gia và các tiêu chí đánh giá.Xác định rõ nhưng ấn tượng mà doanh nghiệp muốn để lại cho nhân viên: Truyền đạt một cách rõ ràng về văn hóa công ty, bao gồm các giá trị cốt lõi, phong cách làm việc, và cách đối xử với đồng nghiệp của doanh nghiệp để nhân viên có thể dễ dàng thích ứngBài viết trên Đức Tín Group đã giúp bạn hiểu Onboarding là gì và quy trình cũng như lợi ích khi doanh nghiệp thực hiện công việc này để chào đón nhân sự mới. Mong rằng với những chia sẻ trên, các bạn nhân sự, hành chính đã định hướng được và lên kế hoạch Onboarding phù hợp nhất với văn hóa công ty của mình. 
2024-08-07 04:26:12
Payroll là gì? Hướng dẫn cách tính Payroll hiệu quả và chính xác nhất
Payroll là một thuật ngữ quen thuộc trong giới kinh doanh, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về khái niệm và tầm quan trọng của nó. Khi nghe đến “Payroll”, nhiều người chỉ nghĩ đến việc trả lương cho nhân viên, nhưng thực tế thì đây là một hệ thống bao gồm nhiều quy trình nhằm đảm bảo trả lương đúng hạn, đúng số tiền cho tất cả mọi người trong công ty dựa trên tuân thủ các quy định pháp luật. Để hiểu chi tiết, đầy đủ hơn về Payroll, hãy theo dõi nội dung có trong bài viết dưới đây.Payroll chỉ bảng tính lương - một phần không thể thiếu trong doanh nghiệp1. Định nghĩa Payroll là gì?Payroll trong tiếng Việt là một thuật ngữ được sử dụng để chỉ bảng lương hoặc tổng số tiền mà một doanh nghiệp phải chi trả cho tất cả nhân viên theo đúng cam kết dựa trên hợp đồng lao động đã thỏa thuận.Như vậy, bạn đã nắm được payroll là gì, khi nhìn vào bảng tính lương hàng tháng của doanh nghiệp bạn sẽ biết được danh sách nhân viên nhận lương bao gồm những ai và những khoản thu nhập, chi phí liên quan tới tiền lương của mỗi nhân viên.2. Một Payroll đầy đủ thường gồm những gì?Một bảng Payroll đầy đủ, chính xác và theo đúng quy định cần cung cấp đầy đủ những thông tin quan trọng sau đây:- Danh sách toàn bộ nhân viên làm việc của doanh nghiệp và các thông tin liên quan.- Thông tin về tổng số ngày làm việc, số ngày nghỉ có phép, không phép, số giờ tăng ca, số giờ đi làm đêm…- Mức lương cơ bản theo tháng, theo ngày, lương làm thêm giờ và các khoản thu nhập khác như trợ cấp, phụ cấp, chuyên cần, thưởng doanh KPI, thưởng lễ, Tết của nhân viên,…- Khoản khấu trừ vào lương như bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, lương tạm ứng, các khoản phạt, bồi thường,…3. Chức năng của Payroll trong doanh nghiệp?Payroll là bảng tính lương nhân viên được sử dụng ở hầu hết mọi doanh nghiệp tại Việt Nam nói riêng và ở toàn thế giới nói chung. Payroll được đánh giá là một công cụ có ý nghĩa vô cùng quan trọng góp phần trong sự phát triển của doanh nghiệp. Cụ thể hơn, chức năng Payroll trong một doanh nghiệp như sau:Tính toán lương và khấu trừCông ty sẽ tiến hành tính lương dựa trên hợp đồng lao động và những chính sách của công ty căn cứ vào định biên nhân sự. Sau đó, các khoản khấu trừ như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và những khoản vay hoặc ứng trước sẽ được áp dụng.Quản lý dữ liệu nhân viênMột phần quan trọng trong hệ thống Payroll của doanh nghiệp cũng chính là quản lý dữ liệu nhân viên. Điều này bao gồm lưu trữ thông tin cá nhân như tên, tuổi, địa chỉ, số điện thoại, email, tình trạng hôn nhân và số căn cước công dân. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải theo dõi lịch sử làm việc của nhân viên, bao gồm vị trí công việc, thời gian làm việc và nghỉ phép của nhân viên.Quản lý phúc lợi và chế độ đãi ngộQuản lý các phúc lợi và chế độ đãi ngộ cũng là một chức năng quan trọng của hệ thống Payroll. Điều này bao gồm cung cấp các gói bảo hiểm sức khỏe và các phúc lợi khác như thưởng lễ, quà tặng,... Đồng thời, dựa trên hiệu suất kết quả làm việc, xem xét thưởng thành tích, thưởng sáng kiến, tăng lương,... Các chương trình phúc lợi này không chỉ giúp cải thiện đời sống và sức khỏe của nhân viên mà còn tạo động lực làm việc và giữ chân nhân viên lâu dài, giảm tỷ lệ nghỉ việc.Tuân thủ pháp luật và quy địnhMột trong những chức năng quan trọng của một hệ thống Payroll chính là đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về thuế, bảo hiểm xã hội và các quy định lao động khác. Tuân thủ các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những vấn đề pháp lý mà còn tạo điều kiện làm việc tốt hơn, đảm bảo sự hài lòng của nhân viên.Lập báo cáo chi phí của doanh nghiệpChức năng Payroll là cơ sở để tạo ra các báo cáo tài chính về lương, bao gồm các báo cáo được tổng hợp hàng tháng, hàng quý và hàng năm. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý được chi phí lương hiệu quả nhất. Báo cáo giúp doanh nghiệp chuẩn bị và nộp các báo cáo thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội và các khoản khấu trừ khác đúng hạn.Phân tích những dữ liệu để đưa ra quyết địnhPayroll cung cấp dữ liệu quan trọng cho việc phân tích và đưa ra quyết định trong doanh nghiệp. Phân tích chi phí nhân sự này giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác được chi phí lương và phúc lợi để tối ưu hóa ngân sách. Đồng thời cũng dựa vào Payroll để lập kế hoạch tài chính và dự báo ngân sách, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính hiệu quả.Kết luận: Các chức năng của Payroll trong doanh nghiệp không chỉ giúp quản lý lương và phúc lợi hiệu quả mà còn đóng góp quan trọng vào sự phát triển và duy trì nguồn nhân lực chất lượng. Việc thực hiện tốt các chức năng này sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tuân thủ theo đúng pháp luật và tạo điều kiện làm việc tốt hơn cho nhân viên.4. Các căn cứ để có cách tính Payroll hiệu quả cho doanh nghiệpSau khi đã nắm rõ Payroll là gì cũng như những chức năng của Payroll trong doanh nghiệp, để xây dựng được một bảng lương hoàn thiện cần dựa trên những yếu tố sau đây:Lương tối thiểu vùngKể từ 1.7.2022 mức lương tối thiểu vùng chính thức được thay đổiMức lương tối thiểu vùng là dữ liệu cần thiết để hình thành nên bảng lương chuẩn xác tại bất kỳ một doanh nghiệp nào. Theo Nghị định 38/2022/NĐ-CP từ ngày 01/01/2024 đến 30/6/2024, mức lương tối thiểu vùng được áp dụng là:Lương tối thiểu vùng 1 là 4.680.000 đồng/tháng; 22.500 đồng/giờ.Lương tối thiểu vùng 2 là 4.160.000 đồng/tháng; 20.000 đồng/giờ.Lương tối thiểu vùng 3 là 3.640.000 đồng/tháng; 17.500 đồng/giờ.Lương tối thiểu vùng 4 là 3.250.000 đồng/tháng. 15.600 đồng/giờ.Các doanh nghiệp sẽ căn cứ dựa vào mức lương tối thiểu vùng để điều chỉnh mức lương phù hợp với từng vị trí công việc dựa trên tình hình tài chính của công ty và đảm bảo tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật.Lương bình quân trên thị trườngHầu hết mọi doanh nghiệp đều xây dựng mức lương thực tế chi trả cho người lao động cao hơn mức lương tối thiểu vùng. Thông thường, mức lương này được thỏa thuận giữa hai bên là người lao động và người sử dụng lao động. Dựa vào kinh nghiệm, năng lực và yêu cầu của từng vị trí tuyển dụng và mặt bằng mức lương trung bình của vị trí này trên thị trường lao động.Quy định các khoản trích theo lươngCác khoản trích theo lương bắt buộc đảm bảo mọi quyền lợi cho người lao động Theo quy định, các khoản trích theo lương bắt buộc gồm có BHXH, BHYT, BHTN và kinh phí công đoàn với số tiền là 34% của tổng lương. Trong đó, người lao động phải chịu 10,5% số lương và doanh nghiệp hay còn gọi là người sử dụng lao động phải chi 23,5% số lương.Ngoài những khoản nêu trên thì doanh nghiệp phải đảm bảo cung cấp đầy đủ các quyền lợi khác theo từng vị trí công tác như: Tiền lương, trợ cấp, phụ cấp phù hợp từng cấp bậc, vị trí và ngành nghề. Điều này đảm bảo mọi quyền lợi cho người lao động và giúp doanh nghiệp trong việc thu hút và giữ chân nhân tài.Quy chế lươngQuy chế lương trong doanh nghiệp được quy định dưới dạng văn bản, bao gồm những vấn đề liên quan đến lương và các khoản chi trả cho người lao động. Mục tiêu là để giảm thiểu các tranh chấp có thể phát sinh trong nội bộ của doanh nghiệp.Nội quy về quy chế lương được hình thành và hoàn thiện song song với quá trình phát triển của doanh nghiệp. Dù có sự khác biệt thì tất cả các quy chế lương đều bao gồm những nội dung cơ bản sau:Tên chức danhQuy định về tiền lương, thưởng cho từng cấp bậc và vị tríThưởng doanh số KPICông thức tính lươngMục khấu trừ như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp...Các vấn đề khác liên quan tới phúc lợi và đãi ngộ của nhân viên.Bảng chấm côngBảng chấm công là một dữ liệu vô cùng quan trọng khi lên bảng tính lương. Nó cung cấp đầy đủ các thông tin về số ngày làm việc thực tế của nhân viên, số giờ làm, số ngày nghỉ có phép, không phép, số ngày đi công tác (nếu có),… Bảng chấm công giúp cho quá trình tính lương được chính xác hơn.Bảng chấm công là căn cứ để tính bảng lương hàng tháng5. Các bước tính Payroll cụ thể và hiệu quảQuản lý Payroll là một quy trình đầy phức tạp và đòi hỏi sự chính xác cao, không chỉ đảm bảo nhân viên được trả lương đúng hạn và đúng mức, mà còn để phải tuân thủ các quy định pháp luật và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. Để thực hiện điều này một cách hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần tuân thủ một loạt các bước cụ thể và chặt chẽ sau: Bước 1: Thu thập dữ liệuQuá trình thu thập dữ liệu là bước đầu tiên và quan trọng nhất để tính Payroll hiệu quả. Dữ liệu cần thu thập bao gồm thông tin sau:- Giờ làm việc: Ghi nhận giờ vào, giờ ra, số giờ làm thêm việc và thời gian nghỉ.- Phụ cấp và thưởng: Bao gồm những khoản phụ cấp như phụ cấp ăn trưa, xăng xe, nhà ở và các khoản thưởng theo hiệu suất và doanh số.- Nghỉ phép: Theo dõi số ngày nghỉ phép có lương, nghỉ thai sản và các loại nghỉ khác.- Khấu trừ: Thu thập thông tin về những khoản cần khấu trừ như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các khoản ứng trước.Mục tiêu: Đảm bảo rằng tất cả thông tin dữ liệu cần thiết được thu thập phải đầy đủ và chính xác để quá trình tính toán lương diễn ra một cách chính xác.Bước 2: Tính toán phần lương và các khoản bị khấu trừSau khi dữ liệu được thu thập, bước tiếp theo chính là tính toán lương và những khoản bị khấu trừ. Đây là giai đoạn quan trọng để đảm bảo nhân viên nhận được đúng mức lương và tuân thủ các quy định về khấu trừ. Cụ thể:- Tính lương cơ bản: Căn cứ dựa trên hợp đồng lao động và chính sách của công ty.- Phụ cấp và thưởng: Cộng các khoản phụ cấp và thưởng vào cùng mức lương cơ bản.- Khấu trừ: Áp dụng những khoản khấu trừ như thuế bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thu nhập cá nhân và các khoản ứng trước.- Lương thực nhận: Tổng lương cơ bản + khoản phụ cấp + thưởng - (các khoản bị khấu trừ).Mục tiêu: Đảm bảo việc tính toán lương chính xác, phản ánh đúng năng lực của nhân viên và tuân thủ các quy định của pháp luật về tiền lương.Bước 3: Kiểm tra và xác nhậnSau khi tính toán lương và khấu trừ, cần kiểm tra lại toàn bộ quá trình này để đảm bảo không có vấn đề sai sót, tránh những sai lầm có thể gây ra tranh chấp giữa hai bên là người lao động và người sử dụng lao động. Cụ thể, quy trình kiểm tra và xác nhận bao gồm những bước sau:- Kiểm tra lại dữ liệu: Đảm bảo rằng mọi các số liệu trong bảng tính lương như thời gian làm việc, mức lương cơ bản, khoản phụ cấp,... đều là chính xác.- Xác nhận với quản lý: Trình bày các kết quả tính toán lương cho bộ phận quản lý hoặc phòng nhân sự để xác nhận, nhằm đảm bảo rằng mọi tính toán đều đúng và nhận được sự đồng ý của các cấp quản lý liên quan.- Sửa chữa sai sót: Nếu trong quá trình kiểm tra phát hiện sai sót, cần tiến hành chỉnh sửa ngay. Những sai sót này có thể là lỗi nhập liệu, sai lệch khi tính thời gian làm việc hoặc khoản thưởng và khấu trừ chưa được chính xác.Mục tiêu: Bước kiểm tra và xác nhận đảm bảo không để xảy ra bất cứ sai sót nào trong quá trình tính lương, thông tin chính xác và đáng tin cậy, xây dựng niềm tin của nhân viên đối với doanh nghiệp và tránh xảy ra các tranh chấp không đáng có.Bước 4: Lập báo cáo và lưu trữTrong quy trình tính Payroll, bước cuối cùng là lập báo cáo và lưu trữ thông tin. Báo cáo lương này giúp cho doanh nghiệp nắm được tổng quan về chi phí lương cho nhân viên và tuân thủ những yêu cầu pháp lý. Cụ thể:- Lập báo cáo lương: Báo cáo tổng hợp về lương, chi phí bảo hiểm, thuế thu nhập và các khoản khấu trừ.- Báo cáo thuế: Chuẩn bị những báo cáo thuế liên quan để nộp cho cơ quan chức năng.- Lưu trữ thông tin: Lưu trữ tất cả các dữ liệu và báo cáo lương theo đúng quy định của công ty và pháp luật để có thể truy xuất khi cần.Mục tiêu: Tạo ra các báo cáo chính xác và lưu trữ thông tin an toàn, giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp lý và có dữ liệu để phân tích và cải thiện quy trình tính toán lương.Kết luận: Quy trình tính Payroll hiệu quả sẽ bao gồm bốn bước chính: Thu thập dữ liệu, tính toán phần lương và khấu trừ, kiểm tra và xác nhận và lập báo cáo - lưu trữ. Mỗi một bước trong quy trình tính Payroll đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ theo đúng pháp luật trong quy trình trả lương của doanh nghiệp.6. Giải pháp giúp doanh nghiệp tạo ra một Payroll chuẩn xácĐể đảm bảo việc tạo ra một hệ thống Payroll chuẩn xác và hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra, doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng một số giải pháp cụ thể được gợi ý dưới đây nhằm nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong quy trình tính lương:Giải pháp payroll (quản lý tiền lương) hiệu quả cho doanh nghiệpĐào tạo nhân viên phụ trách tính PayrollĐể tính Payroll được chính xác thì nhân viên phụ trách cần được đào tạo bài bản và chuyên sâu về các quy định pháp luật liên quan đến thuế thu nhập, bảo hiểm xã hội và những khoản khấu trừ khác. Sự hiểu biết và kỹ năng chuyên môn sẽ giúp họ xử lý các tình huống phức tạp và đảm bảo tính chính xác.Thiết lập quy trình kiểm tra và đối chiếuĐể đảm bảo tính chính xác trong một Payroll thì doanh nghiệp cần có một quy trình kiểm tra và đối chiếu dữ liệu một cách định kỳ. Việc này giúp phát hiện và khắc phục kịp thời những sai sót trong quá trình tính lương.Cập nhật các quy định pháp luật liên tụcCác quy định về thuế và bảo hiểm có thể thay đổi theo thời gian. Doanh nghiệp cần cập nhật kịp thời những thay đổi này để đảm bảo việc tính Payroll tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.Tạo ra quy trình trả lương cố địnhViệc thiết lập quy trình cố định cho tất cả các khâu trong một quy trình Payroll rõ ràng, chuyên nghiệp như thời gian nhập liệu, kiểm tra và thời điểm phát lương sẽ giúp đảm bảo mọi việc được diễn ra theo đúng tiến độ và hạn chế tình trạng bị lộn xộn.Tìm kiếm tự tư vấn từ chuyên giaNếu cơ chế trả lương của doanh nghiệp còn nhiều điểm chưa khả quan và hiệu quả thì bạn nên tham khảo sự tư vấn từ các chuyên gia. Những chuyên gia về Payroll là người có trình độ kiến thức chuyên môn sâu nên họ sẽ đưa cho bạn những lời khuyên hữu hiệu để xây dựng thành công chính sách tiền lương hữu hiệu. Giúp bạn quản lý Payroll của doanh nghiệp đúng đắn nhất.Sử dụng dịch vụ bên ngoàiNếu trường hợp doanh nghiệp không có đủ nguồn lực hoặc chuyên môn nội bộ, việc thuê dịch vụ Payroll từ các công ty chuyên nghiệp là một lựa chọn hợp lý. Các dịch vụ này thường có hệ thống và quy trình tiêu chuẩn, giúp đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật.Doanh nghiệp của bạn nếu kết hợp những giải pháp được tư vấn trên sẽ xây dựng được một hệ thống Payroll vô cùng hiệu quả và chính xác. Điều này góp phần quan trọng vào việc quản lý tài chính được tốt hơn, cũng như tạo ra môi trường làm việc đáng tin cậy cho toàn bộ nhân viên.Payroll không chỉ là một công cụ quản lý lương bổng hiệu quả mà còn là một yếu tố quan trọng để duy trì sự hài lòng và gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp. Một hệ thống Payroll chính xác giúp tối ưu hóa được quy trình quản lý nhân sự, giảm thiểu những rủi ro. Hy vọng rằng, qua bài viết này Đức Tín Group đã giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về tầm quan trọng của Payroll và cách thức để triển khai một hệ thống tính lương hiệu quả trong tổ chức của mình.
2024-08-06 08:45:32
