Thông tin chuyên ngành
TIN TỨC MỚI NHẤT
2024-10-30 02:16:03
Cách giải nén file trên máy tính và điện thoại đầy đủ nhất
2024-10-30 01:58:30
Hướng dẫn cách nén file cực đơn giản và hiệu quả
2024-10-30 01:45:00
Hướng dẫn các bước lưu video pinterest cho điện thoại và máy tính
2024-10-29 09:59:20
Tổng hợp cách tải video trên youtube về máy tính nhanh và an toàn 2024
2024-10-29 06:15:07
Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ phép chuẩn nhất hiện nay
2024-08-07 06:52:19
Onboarding là gì? Tại sao doanh nghiệp cần có giai đoạn Onboarding
Onboarding ra đời là bước đệm để đội ngũ nhân sự mới hòa nhập với văn hóa công ty, quy trình làm việc, cũng như tạo dựng mối quan hệ gắn kết giữa đội ngũ nhân viên. Vậy thực chất Onboarding là gì và cách triển khai giai đoạn này như thế nào? Đức Tín sẽ cung cấp trả lời tốt nhất ngay trong bài viết dưới đây.1. Onboarding là gì?Onboarding là gì? Onboarding theo nghĩa tiếng Việt được hiểu là giai đoạn công ty giúp đội ngũ nhân sự của mình có thể làm quen, hòa nhập với môi trường làm việc, các đầu công việc mà vị trí của mình cần đảm nhận. Trong quá trình này, người mới sẽ được hỗ trợ, đào tạo các kiến thức, kỹ năng, thông tin cần thiết cho quá trình tác nghiệp sau này. Quá trình này sẽ bắt đầu từ ngày đầu tiên nhân việc đến vài ngày hoặc 1-2 tuần sau tùy thuộc vào đặc thù công việc và kế hoạch của công ty. Trong thời gian này, công ty sẽ hỗ trợ nhân sự mới có thể nhanh chóng và thích nghi với công việc và xây dựng các mối quan hệ làm việc tích cực, thân thiện, hiệu quả cho quá trình làm việc sau này. Ngoài ra, quy trình chào đón và đào tạo nhân sự mới ở mỗi tổ chức, doanh nghiệp sẽ khác nhau do quy mô cũng như văn hóa công ty. Có nhiều doanh nghiệp sẽ ưa thích quy trình làm việc chuyên nghiệp, chặt chẽ với hệ thống đầu việc rõ ràng, bài bản. Song cũng có doanh nghiệp lại không có quy chuẩn cụ thể mà sẽ giao việc để nhân viên tự nỗ lực, khám phá tiềm năng của mình. Dù theo cách nào, việc hiểu onboarding là gì và xây dựng một quy trình hiệu quả là điều cần thiết. Bởi không ai có thể tự mình khám phá ra tất cả các quy tắc và kỳ vọng của công ty mà nên có người hướng dẫn bài bản để đi đúng lộ trình.Onboarding là gì - Giai đoạn hội nhập giữa nhân viên mới và doanh nghiệp2. Lợi ích của Onboarding trong công tyLợi ích của Onboarding là gì trong việc để nhân sự làm quen với công ty, cùng tìm hiểu dưới đây:2.1. Rút ngắn khoảng cách nhân viên mới và nhân viên cũQuá trình onboarding là cơ hội để nhận sự mới làm quen với công việc và văn hóa doanh nghiệp, mà còn là thời điểm quan trọng để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp. Một chương trình onboarding được thiết kế tốt sẽ tạo cho nhân sự cảm giác được chào đón, quan tâm cho nhân viên mới, từ đó khơi dậy động lực làm việc và tinh thần cống hiến. Điều này không chỉ có lợi cho cá nhân nhân sự mà còn góp phần vào thành công chung của tổ chức.Bên cạnh đó, chương trình đào tạo dành cho nhân viên mới còn giúp tăng cường sự tự tin, giảm bớt lo lắng và áp lực khi bắt đầu công việc mới. Thông qua việc cung cấp kiến thức, kỹ năng cần thiết và tạo môi trường làm việc thoải mái, nhân viên mới có thể nhanh chóng thích nghi với vai trò, hiểu rõ trách nhiệm của mình và phát huy tối đa tiềm năng. Rút ngắn khoảng cách nhân viên mới và nhân viên cũ2.2. Tạo quy trình tuyển dụng đồng bộ Hiểu Onboarding là gì và áp dụng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đồng bộ là một chuỗi liên kết chặt chẽ từ khâu tuyển chọn ứng viên đến đào tạo nhân sự, trong đó onboarding đóng vai trò then chốt như một cầu nối. Onboarding không chỉ đơn thuần là việc giới thiệu công việc và môi trường làm việc cho nhân viên mới, mà còn là quá xây dựng mối quan hệ với công ty, giúp họ nắm bắt rõ vai trò, trách nhiệm và kỳ vọng của tổ chức. Để tạo ra một quy trình tuyển dụng đồng bộ, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược onboarding chi tiết, bao gồm các hoạt động như định hướng công việc, giới thiệu về văn hóa công ty, đào tạo kỹ năng cần thiết, và thiết lập các mục tiêu ngắn hạn. Điều này giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và phát huy năng lực, đồng thời tạo nền tảng vững chắc cho giai đoạn đào tạo chuyên sâu tiếp theo. 2.3. Xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng cho nhân viênXây dựng lộ trình phát triển rõ ràng cho nhân viên qua Onboarding là gì. Đây là quá trình onboarding là cơ hội để người quản lý, ban lãnh đạo có thể hiểu hơn về nhân sự của mình. Thông qua các hoạt động đào tạo và tương tác, doanh nghiệp có thể nắm bắt được nguyện vọng, mục tiêu cá nhân và định hướng phát triển của từng nhân viên, từ đó xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp phù hợp cho họ.Bên cạnh đó, quá trình onboarding còn giúp doanh nghiệp đánh giá sơ bộ năng lực thực tế của nhân viên mới. Qua đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân viên, đồng thời tạo động lực và cơ hội phát triển cho họ trong suốt quá trình làm việc tại công ty. Việc xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng không chỉ giúp nhân viên thấy được triển vọng tương lai của mình, mà còn tăng cường sự gắn kết và lòng tin, độ trung thành của nhân sự với doanh nghiệp.Xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng cho nhân viên đảm bảo sự gắn bó lâu dài2.4. Giảm tỷ lệ nghỉ việc giữa chừngTheo một vài nghiên cứu gần đây, công ty có quy trình nắm được khái niệm Onboarding là gì và chuẩn hóa, bài bản quy trình sẽ giúp nhân viên tăng năng suất lao động lên 54% và cũng tăng tỉ lệ giữ chân nhân sự mới cao hơn 50%.Tỷ lệ nghỉ việc cũng một phần dựa dựa trên Onboarding là gì? Quá trình tuyển dụng sẽ tập trung vào việc thu hút và chọn lọc ứng viên tiềm năng, onboarding đóng vai trò như bước "chốt sales" cuối cùng, biến nhân viên thử việc thành nhân viên chính thức gắn bó lâu dài. Đây là giai đoạn quyết định, nơi nhân viên mới đánh giá sự phù hợp của họ với văn hóa và công việc của doanh nghiệp. Một giai đoạn onboarding có kế hoạch tốt sẽ tạo điều kiện hòa nhập tốt nhân cho nhân sự, giúp họ hiểu rõ được công việc, vai trò và các cơ hội phát triển trong công ty. Ngược lại, nếu onboarding không hiệu quả, nhân viên có thể cảm thấy bị bỏ rơi, thiếu định hướng, và dễ dàng quyết định rời đi trong giai đoạn đầu này.2.5. Giảm chi chi phí và thời gian training thông qua Onboarding là gì?Quy trình onboarding sẽ bao gồm việc hướng dẫn về văn hóa công ty, giới thiệu đồng nghiệp, cung cấp tài liệu cần thiết và đào tạo các kỹ năng cốt lõi. Khi được hướng dẫn đầy đủ và có hệ thống, nhân viên mới sẽ tự tin hơn, hiểu rõ trách nhiệm của mình và có thể đóng góp hiệu quả cho tổ chức ngay từ những ngày đầu.Bên cạnh đó, nhân viên được đào tạo bài bản sẽ ít mắc lỗi hơn, giảm nhu cầu đào tạo bổ sung và có khả năng làm việc độc lập nhanh hơn, tăng năng suất chung của tổ chức, tạo ra môi trường làm việc tích cực và giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên mới. Giảm chi chi phí và thời gian training cho doanh nghiệpXem thêm: Các phương pháp phỏng vấn trong doanh nghiệpCác chức năng của quản trị doanh nghiệp3. Quy trình Onboarding là gì, gồm mấy bướcQuy trình Onboarding là gì. Đây được coi là quá trình giúp người lao động mới hòa nhập với môi trường làm việc, văn hóa công ty và công việc cần làm nên cần có quy trình rõ ràng, rành mạch.Tùy theo quy mô và đặc thù của từng doanh nghiệp, quy trình Onboarding có thể khác nhau về độ phức tạp và thời gian thực hiện. Đối với các công ty lớn, thường có bộ phận chuyên trách về đào tạo và phát triển nhân sự để đảm bảo quá trình này diễn ra hiệu quả.3.1. Chuẩn bị trước khi OnboardingGiai đoạn chuẩn bị Onboarding là gì? Giai đoạn này sẽ đảm bảo hiệu quả của quá trình này cũng như hạn chế những sai sót có thể xảy ra. Dưới đây là một số việc nhân sự cần làm trước khi bắt đầu onboard cho nhân viên mới:Gửi thư chào mừng/ email nhân việc: Viết một bức thư chào mừng chân thành, thể hiện sự nhiệt tình chào đón của công ty và đội ngũ nhân sự.Sắp xếp vị trí làm việc: Đảm bảo bàn làm việc, ghế ngồi, và các thiết bị văn phòng phẩm đã được sắp xếp gọn gàng, sẵn sàng sử dụng.Chuẩn bị các giấy tờ: Chuẩn bị đầy đủ các mẫu hợp đồng, biểu mẫu, và hướng dẫn điền thông tin rõ ràng, dễ hiểu.Thu thập thông tin: Liên hệ với nhân viên để thu thập thông tin cá nhân, thông tin ngân hàng, và các thông tin cần thiết khác để hoàn thiện hồ sơ.Gửi tài liệu về văn hóa công ty, quy trình làm việc trước: Gửi cho nhân viên mới các tài liệu giới thiệu về công ty, văn hóa công ty, các chính sách, quy định, và các thông tin liên quan đến công việc.Phân công người hướng dẫn: Phân công một người có kinh nghiệm trong đội ngũ để hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên mới trong những ngày đầu.Lịch trình chi tiết: Lập một lịch trình chi tiết cho ngày đầu tiên và những ngày tiếp theo, bao gồm các hoạt động, người tham gia, và mục tiêu cụ thể.Buổi giới thiệu chi tiết: Nên có một cuộc họp ngắn để giới thiệu nhân sự với các nhân viên khác trong bộ phận để mọi người làm quen nhau.Ngoài ra, để đảm bảo quá trình làm việc không bị gián đoạn, hãy thông báo cho toàn bộ đội ngũ về việc sắp có thêm thành viên mới. Việc này cũng sẽ tạo được sự phối hợp nhịp nhàng trong việc hỗ trợ, phân bố công việc cho người mới. 3.2. Ngày đầu tiên nhận việcNgày đầu tiên làm việc là thời điểm quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình onboarding. Đây là một bước vô cùng quan trọng để giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc mới, hiểu rõ hơn về công ty và tự tin bắt đầu công việc.Đối với mỗi phòng ban Onboarding là gì và cần làm những việc gì?Phòng Nhân sự: Phòng Nhân sự sẽ giới thiệu nhân viên mới đến các phòng ban khác, cung cấp thông tin chi tiết về lịch sử, văn hóa, cơ cấu tổ chức và các quy định của công ty. Đồng thời, phòng Nhân sự cũng chịu trách nhiệm thu thập đầy đủ hồ sơ cá nhân và các giấy tờ liên quan để hoàn tất thủ tục nhập việc.Bộ phận Đào tạo: Xây dựng và triển khai chương trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới. Chương trình này bao gồm các nội dung như giới thiệu về sản phẩm/dịch vụ, quy trình làm việc, các công cụ hỗ trợ và kỹ năng cần thiết cho vị trí công việc. Bộ phận Đào tạo cũng sẽ tổ chức các bài kiểm tra để đánh giá mức độ hiểu biết của nhân viên mới.Người Quản lý trực tiếp: Là người có trách nhiệm gắn kết giữa nhân viên mới và đội ngũ. Người quản lý sẽ giới thiệu nhân viên mới với các thành viên trong nhóm, chia sẻ kỳ vọng về công việc, hỗ trợ nhân viên mới trong việc làm quen với công việc hàng ngày và giải đáp các thắc mắc.Đồng nghiệp: Sắp xếp nhân sự mới ngồi cạnh nhân viên đã có kinh nghiệm để hỗ trợ nhân viên mới trong thời gian đầu. Đồng nghiệp sẽ giúp nhân viên mới làm quen với môi trường làm việc, giới thiệu các nhân viên khác trong đội, hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh và chia sẻ những kinh nghiệm làm việc.Xây dựng môi trường làm việc thân thiện, hòa đồng để nhân sự gắn bó lâu dài hơn3.3. Sau khi nhân sự bắt đầu làm việc Onboarding là gì - Đây không chỉ là một giai đoạn ngắn hạn mà nó có thể theo suốt quá trình thử việc của nhân sự. Sau một vài ngày nhận việc ban đầu, doanh nghiệp nên theo dõi, đánh giá quá trình, thái độ, hiệu quả công việc của nhân sự mới. Việc cung cấp những phản hồi kịp thời sẽ giúp họ nhận biết được điểm mạnh, điểm yếu và có cơ hội cải thiện bản thân.Khi trải qua giai đoạn làm quen với môi trường làm việc mới, việc duy trì sự gắn kết và tạo điều kiện để nhân viên phát triển là vô cùng quan trọng. Trong khoảng 3 tháng đầu, việc cập nhật nhưng khó khăn, những khúc mắc trong quá trình làm việc của nhân sự mới là vô cùng cần thiết.. Việc cung cấp những đánh giá thường xuyên về hiệu quả công việc sẽ giúp nhân viên tự tin hơn và có động lực để hoàn thiện bản thân.Như vậy Onboarding là gì - nó là một quá trình trước, trong và sau giai đoạn nhận việc của nhân sự. Quá trình này giúp doanh nghiệp sẽ có một bức tranh rõ nét hơn về sự phù hợp của nhân viên với công việc và văn hóa công ty. Đối với những nhân viên tiềm năng, hãy cùng nhau xây dựng lộ trình phát triển sự nghiệp để họ có thể đóng góp nhiều hơn cho doanh nghiệp. Ngược lại, nếu có sự bất đồng, hãy thẳng thắn trao đổi để tìm ra giải pháp tốt nhất.Nên theo dõi, đánh giá, hỗ trợ nhân sự các kỹ năng, KPI để nhân sự nhanh chóng làm việc hiệu quả hơn4. Áp dụng Onboarding như thế nào để đạt hiệu quả tốt nhấtVậy bí quyết áp dụng hiệu quả Onboarding là gì. Quy trình này đòi hỏi doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng mới có thể đảm bảo được hiệu quả và truyền tải hết được những mong muốn mà doanh nghiệp muốn cung cấp cho nhân sự. Vậy làm cách nào để Onboarding hiệu quả hơn, dưới đây là một số kinh nghiệm khi làm Onboarding mà nhân sự nên biết:Xác định giá trị cốt lõi trước khi làm onboardingXác định giá trị cốt lõi trước khi làm onboarding là gì, đây được coi là nền tảng để xây dựng một chương trình hiệu quả và tạo ra ấn tượng sâu sắc cho nhân viên mới. Bằng cách trả lời các câu hỏi dưới đây, doanh nghiệp sẽ có một bức tranh rõ nét về những gì cần làm để đạt được mục tiêu của mình.Doanh nghiệp muốn truyền đạt nội dung gì cho nhân sự. Thông tin liên quan đến văn hóa làm việc, quy trình thực hiện hay các kỹ năng cần thiết,...Đâu là những thông tin cần đặt trong tâm và tạo hứng thú cho nhân sựCác thông tin mà doanh nghiệp sẽ cung cấp cho nhân sự là gì? Các thông tin nào sẽ khiến họ hứng thú.Cần tạo ấn tượng như thế nào cho nhân sự ngày đầu nhận việcNhân sự mới sẽ cảm nhận được những giá trị gì khi được chia sẻ kinh nghiệm làm việc.Người hướng dẫn, quản lý mới cho nhân viên là ai?Tổ chức chào đón với nhiều chương trình hấp dẫnThay vì những hình thức truyền thống, bạn có thể tổ chức các hoạt động thú vị như tặng quà ý nghĩa, trò chơi team building, cơ hội chia sẻ bản thân, nhằm tạo ra một không khí cởi mở, thân thiện và giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón và trân trọng ngay từ những ngày đầu tiên.Chương trình đào tạo bài bản, chi tiết dành cho nhân sự mớiChương trình đào tạo bài bản, chi tiết dành cho nhân sự mới qua Onboarding là gì. Đây là quá trình đào tạo là một phần không thể thiếu trong việc chào đón và làm quen nhân viên mới với công ty. Để đảm bảo nhân viên nhanh chóng hòa nhập và đạt được hiệu quả công việc cao, doanh nghiệp cần đầu tư vào các buổi đào tạo sản phẩm/ dịch vụ, kỹ năng, nghiệp vụ,... cần thiết để nhân sự tự tin hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả nhất. Có thể xây dựng một quy trình Onboarding cá nhân hóaThay vì áp dụng một quy trình onboarding chung cho tất cả nhân viên, doanh nghiệp nên thiết kế những trải nghiệm onboarding riêng biệt, được điều chỉnh phù hợp với từng cá nhân, từng vị trí công việc và những mục tiêu cụ thể của họ.Khuyến khích nhân sự chủ động tham giaQuá trình onboarding không chỉ là việc doanh nghiệp truyền đạt thông tin một chiều, mà còn là cơ hội để nhân viên mới chủ động tham gia, đặt câu hỏi, chia sẻ quan điểm và đóng góp ý kiến để giải đáp các khúc mắc trong lòng về công việc, công ty.Doanh nghiệp nên có các chương trình đào tạo bài bản, chi tiết dành cho nhân sự mới5. Lưu ý gì khi Onboarding trong doanh nghiệpNhưng lưu ý khi Onboarding là gì. Đâu là những lưu ý cần quan tâm để giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, thiếu sự trơn tru khi Onboarding, cùng tìm hiểu chi tiết dưới đây:Chuẩn bị kỹ lưỡng từ những chi tiết nhỏ nhất: Trước ngày nhân viên nhận việc, cần đảm bảo chuẩn bị đầy đủ các tài liệu, thiết bị cần thiết, phù hợp cho buổi đào tạo.Thời gian onboard không nên quá dài: Tùy thuộc vào phòng ban và chức vụ, tổ chức cần điều chỉnh thời gian Onboarding sao cho phù hợp và đảm bảo sự hiệu quả.Theo dõi và hỗ trợ sau Onboarding: Hãy đảm bảo rằng nhân viên mới tiếp tục được hỗ trợ và giúp đỡ trong quá trình thích nghi với công việc và môi trường làm việc mới sau khi hoàn thành quá trình Onboarding.Cung cấp nội dung đầy đủ, chính xác: Đưa ra thông tin, nội dung cụ thể, chính xác, tránh những hiểu lầm không đáng có về doanh nghiệp, làm mất cơ hội hợp tác giữa đôi bền.Đưa ra mục tiêu, kế hoạch phát triển cho từng nhân sự: Thay vì đặt ra những mục tiêu chung chung, hãy cùng với mỗi nhân viên mới xác định những mục tiêu cụ thể mà họ muốn đạt được trong thời gian ngắn hạn và dài hạn. Dựa trên mục tiêu cá nhân, xây dựng một kế hoạch phát triển chi tiết, bao gồm các hoạt động đào tạo, các dự án cần tham gia và các tiêu chí đánh giá.Xác định rõ nhưng ấn tượng mà doanh nghiệp muốn để lại cho nhân viên: Truyền đạt một cách rõ ràng về văn hóa công ty, bao gồm các giá trị cốt lõi, phong cách làm việc, và cách đối xử với đồng nghiệp của doanh nghiệp để nhân viên có thể dễ dàng thích ứngBài viết trên Đức Tín Group đã giúp bạn hiểu Onboarding là gì và quy trình cũng như lợi ích khi doanh nghiệp thực hiện công việc này để chào đón nhân sự mới. Mong rằng với những chia sẻ trên, các bạn nhân sự, hành chính đã định hướng được và lên kế hoạch Onboarding phù hợp nhất với văn hóa công ty của mình. 
2024-08-07 04:26:12
Payroll là gì? Hướng dẫn cách tính Payroll hiệu quả và chính xác nhất
Payroll là một thuật ngữ quen thuộc trong giới kinh doanh, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về khái niệm và tầm quan trọng của nó. Khi nghe đến “Payroll”, nhiều người chỉ nghĩ đến việc trả lương cho nhân viên, nhưng thực tế thì đây là một hệ thống bao gồm nhiều quy trình nhằm đảm bảo trả lương đúng hạn, đúng số tiền cho tất cả mọi người trong công ty dựa trên tuân thủ các quy định pháp luật. Để hiểu chi tiết, đầy đủ hơn về Payroll, hãy theo dõi nội dung có trong bài viết dưới đây.Payroll chỉ bảng tính lương - một phần không thể thiếu trong doanh nghiệp1. Định nghĩa Payroll là gì?Payroll trong tiếng Việt là một thuật ngữ được sử dụng để chỉ bảng lương hoặc tổng số tiền mà một doanh nghiệp phải chi trả cho tất cả nhân viên theo đúng cam kết dựa trên hợp đồng lao động đã thỏa thuận.Như vậy, bạn đã nắm được payroll là gì, khi nhìn vào bảng tính lương hàng tháng của doanh nghiệp bạn sẽ biết được danh sách nhân viên nhận lương bao gồm những ai và những khoản thu nhập, chi phí liên quan tới tiền lương của mỗi nhân viên.2. Một Payroll đầy đủ thường gồm những gì?Một bảng Payroll đầy đủ, chính xác và theo đúng quy định cần cung cấp đầy đủ những thông tin quan trọng sau đây:- Danh sách toàn bộ nhân viên làm việc của doanh nghiệp và các thông tin liên quan.- Thông tin về tổng số ngày làm việc, số ngày nghỉ có phép, không phép, số giờ tăng ca, số giờ đi làm đêm…- Mức lương cơ bản theo tháng, theo ngày, lương làm thêm giờ và các khoản thu nhập khác như trợ cấp, phụ cấp, chuyên cần, thưởng doanh KPI, thưởng lễ, Tết của nhân viên,…- Khoản khấu trừ vào lương như bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, lương tạm ứng, các khoản phạt, bồi thường,…3. Chức năng của Payroll trong doanh nghiệp?Payroll là bảng tính lương nhân viên được sử dụng ở hầu hết mọi doanh nghiệp tại Việt Nam nói riêng và ở toàn thế giới nói chung. Payroll được đánh giá là một công cụ có ý nghĩa vô cùng quan trọng góp phần trong sự phát triển của doanh nghiệp. Cụ thể hơn, chức năng Payroll trong một doanh nghiệp như sau:Tính toán lương và khấu trừCông ty sẽ tiến hành tính lương dựa trên hợp đồng lao động và những chính sách của công ty căn cứ vào định biên nhân sự. Sau đó, các khoản khấu trừ như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và những khoản vay hoặc ứng trước sẽ được áp dụng.Quản lý dữ liệu nhân viênMột phần quan trọng trong hệ thống Payroll của doanh nghiệp cũng chính là quản lý dữ liệu nhân viên. Điều này bao gồm lưu trữ thông tin cá nhân như tên, tuổi, địa chỉ, số điện thoại, email, tình trạng hôn nhân và số căn cước công dân. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải theo dõi lịch sử làm việc của nhân viên, bao gồm vị trí công việc, thời gian làm việc và nghỉ phép của nhân viên.Quản lý phúc lợi và chế độ đãi ngộQuản lý các phúc lợi và chế độ đãi ngộ cũng là một chức năng quan trọng của hệ thống Payroll. Điều này bao gồm cung cấp các gói bảo hiểm sức khỏe và các phúc lợi khác như thưởng lễ, quà tặng,... Đồng thời, dựa trên hiệu suất kết quả làm việc, xem xét thưởng thành tích, thưởng sáng kiến, tăng lương,... Các chương trình phúc lợi này không chỉ giúp cải thiện đời sống và sức khỏe của nhân viên mà còn tạo động lực làm việc và giữ chân nhân viên lâu dài, giảm tỷ lệ nghỉ việc.Tuân thủ pháp luật và quy địnhMột trong những chức năng quan trọng của một hệ thống Payroll chính là đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về thuế, bảo hiểm xã hội và các quy định lao động khác. Tuân thủ các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những vấn đề pháp lý mà còn tạo điều kiện làm việc tốt hơn, đảm bảo sự hài lòng của nhân viên.Lập báo cáo chi phí của doanh nghiệpChức năng Payroll là cơ sở để tạo ra các báo cáo tài chính về lương, bao gồm các báo cáo được tổng hợp hàng tháng, hàng quý và hàng năm. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý được chi phí lương hiệu quả nhất. Báo cáo giúp doanh nghiệp chuẩn bị và nộp các báo cáo thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội và các khoản khấu trừ khác đúng hạn.Phân tích những dữ liệu để đưa ra quyết địnhPayroll cung cấp dữ liệu quan trọng cho việc phân tích và đưa ra quyết định trong doanh nghiệp. Phân tích chi phí nhân sự này giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác được chi phí lương và phúc lợi để tối ưu hóa ngân sách. Đồng thời cũng dựa vào Payroll để lập kế hoạch tài chính và dự báo ngân sách, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính hiệu quả.Kết luận: Các chức năng của Payroll trong doanh nghiệp không chỉ giúp quản lý lương và phúc lợi hiệu quả mà còn đóng góp quan trọng vào sự phát triển và duy trì nguồn nhân lực chất lượng. Việc thực hiện tốt các chức năng này sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tuân thủ theo đúng pháp luật và tạo điều kiện làm việc tốt hơn cho nhân viên.4. Các căn cứ để có cách tính Payroll hiệu quả cho doanh nghiệpSau khi đã nắm rõ Payroll là gì cũng như những chức năng của Payroll trong doanh nghiệp, để xây dựng được một bảng lương hoàn thiện cần dựa trên những yếu tố sau đây:Lương tối thiểu vùngKể từ 1.7.2022 mức lương tối thiểu vùng chính thức được thay đổiMức lương tối thiểu vùng là dữ liệu cần thiết để hình thành nên bảng lương chuẩn xác tại bất kỳ một doanh nghiệp nào. Theo Nghị định 38/2022/NĐ-CP từ ngày 01/01/2024 đến 30/6/2024, mức lương tối thiểu vùng được áp dụng là:Lương tối thiểu vùng 1 là 4.680.000 đồng/tháng; 22.500 đồng/giờ.Lương tối thiểu vùng 2 là 4.160.000 đồng/tháng; 20.000 đồng/giờ.Lương tối thiểu vùng 3 là 3.640.000 đồng/tháng; 17.500 đồng/giờ.Lương tối thiểu vùng 4 là 3.250.000 đồng/tháng. 15.600 đồng/giờ.Các doanh nghiệp sẽ căn cứ dựa vào mức lương tối thiểu vùng để điều chỉnh mức lương phù hợp với từng vị trí công việc dựa trên tình hình tài chính của công ty và đảm bảo tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật.Lương bình quân trên thị trườngHầu hết mọi doanh nghiệp đều xây dựng mức lương thực tế chi trả cho người lao động cao hơn mức lương tối thiểu vùng. Thông thường, mức lương này được thỏa thuận giữa hai bên là người lao động và người sử dụng lao động. Dựa vào kinh nghiệm, năng lực và yêu cầu của từng vị trí tuyển dụng và mặt bằng mức lương trung bình của vị trí này trên thị trường lao động.Quy định các khoản trích theo lươngCác khoản trích theo lương bắt buộc đảm bảo mọi quyền lợi cho người lao động Theo quy định, các khoản trích theo lương bắt buộc gồm có BHXH, BHYT, BHTN và kinh phí công đoàn với số tiền là 34% của tổng lương. Trong đó, người lao động phải chịu 10,5% số lương và doanh nghiệp hay còn gọi là người sử dụng lao động phải chi 23,5% số lương.Ngoài những khoản nêu trên thì doanh nghiệp phải đảm bảo cung cấp đầy đủ các quyền lợi khác theo từng vị trí công tác như: Tiền lương, trợ cấp, phụ cấp phù hợp từng cấp bậc, vị trí và ngành nghề. Điều này đảm bảo mọi quyền lợi cho người lao động và giúp doanh nghiệp trong việc thu hút và giữ chân nhân tài.Quy chế lươngQuy chế lương trong doanh nghiệp được quy định dưới dạng văn bản, bao gồm những vấn đề liên quan đến lương và các khoản chi trả cho người lao động. Mục tiêu là để giảm thiểu các tranh chấp có thể phát sinh trong nội bộ của doanh nghiệp.Nội quy về quy chế lương được hình thành và hoàn thiện song song với quá trình phát triển của doanh nghiệp. Dù có sự khác biệt thì tất cả các quy chế lương đều bao gồm những nội dung cơ bản sau:Tên chức danhQuy định về tiền lương, thưởng cho từng cấp bậc và vị tríThưởng doanh số KPICông thức tính lươngMục khấu trừ như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp...Các vấn đề khác liên quan tới phúc lợi và đãi ngộ của nhân viên.Bảng chấm côngBảng chấm công là một dữ liệu vô cùng quan trọng khi lên bảng tính lương. Nó cung cấp đầy đủ các thông tin về số ngày làm việc thực tế của nhân viên, số giờ làm, số ngày nghỉ có phép, không phép, số ngày đi công tác (nếu có),… Bảng chấm công giúp cho quá trình tính lương được chính xác hơn.Bảng chấm công là căn cứ để tính bảng lương hàng tháng5. Các bước tính Payroll cụ thể và hiệu quảQuản lý Payroll là một quy trình đầy phức tạp và đòi hỏi sự chính xác cao, không chỉ đảm bảo nhân viên được trả lương đúng hạn và đúng mức, mà còn để phải tuân thủ các quy định pháp luật và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. Để thực hiện điều này một cách hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần tuân thủ một loạt các bước cụ thể và chặt chẽ sau: Bước 1: Thu thập dữ liệuQuá trình thu thập dữ liệu là bước đầu tiên và quan trọng nhất để tính Payroll hiệu quả. Dữ liệu cần thu thập bao gồm thông tin sau:- Giờ làm việc: Ghi nhận giờ vào, giờ ra, số giờ làm thêm việc và thời gian nghỉ.- Phụ cấp và thưởng: Bao gồm những khoản phụ cấp như phụ cấp ăn trưa, xăng xe, nhà ở và các khoản thưởng theo hiệu suất và doanh số.- Nghỉ phép: Theo dõi số ngày nghỉ phép có lương, nghỉ thai sản và các loại nghỉ khác.- Khấu trừ: Thu thập thông tin về những khoản cần khấu trừ như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các khoản ứng trước.Mục tiêu: Đảm bảo rằng tất cả thông tin dữ liệu cần thiết được thu thập phải đầy đủ và chính xác để quá trình tính toán lương diễn ra một cách chính xác.Bước 2: Tính toán phần lương và các khoản bị khấu trừSau khi dữ liệu được thu thập, bước tiếp theo chính là tính toán lương và những khoản bị khấu trừ. Đây là giai đoạn quan trọng để đảm bảo nhân viên nhận được đúng mức lương và tuân thủ các quy định về khấu trừ. Cụ thể:- Tính lương cơ bản: Căn cứ dựa trên hợp đồng lao động và chính sách của công ty.- Phụ cấp và thưởng: Cộng các khoản phụ cấp và thưởng vào cùng mức lương cơ bản.- Khấu trừ: Áp dụng những khoản khấu trừ như thuế bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thu nhập cá nhân và các khoản ứng trước.- Lương thực nhận: Tổng lương cơ bản + khoản phụ cấp + thưởng - (các khoản bị khấu trừ).Mục tiêu: Đảm bảo việc tính toán lương chính xác, phản ánh đúng năng lực của nhân viên và tuân thủ các quy định của pháp luật về tiền lương.Bước 3: Kiểm tra và xác nhậnSau khi tính toán lương và khấu trừ, cần kiểm tra lại toàn bộ quá trình này để đảm bảo không có vấn đề sai sót, tránh những sai lầm có thể gây ra tranh chấp giữa hai bên là người lao động và người sử dụng lao động. Cụ thể, quy trình kiểm tra và xác nhận bao gồm những bước sau:- Kiểm tra lại dữ liệu: Đảm bảo rằng mọi các số liệu trong bảng tính lương như thời gian làm việc, mức lương cơ bản, khoản phụ cấp,... đều là chính xác.- Xác nhận với quản lý: Trình bày các kết quả tính toán lương cho bộ phận quản lý hoặc phòng nhân sự để xác nhận, nhằm đảm bảo rằng mọi tính toán đều đúng và nhận được sự đồng ý của các cấp quản lý liên quan.- Sửa chữa sai sót: Nếu trong quá trình kiểm tra phát hiện sai sót, cần tiến hành chỉnh sửa ngay. Những sai sót này có thể là lỗi nhập liệu, sai lệch khi tính thời gian làm việc hoặc khoản thưởng và khấu trừ chưa được chính xác.Mục tiêu: Bước kiểm tra và xác nhận đảm bảo không để xảy ra bất cứ sai sót nào trong quá trình tính lương, thông tin chính xác và đáng tin cậy, xây dựng niềm tin của nhân viên đối với doanh nghiệp và tránh xảy ra các tranh chấp không đáng có.Bước 4: Lập báo cáo và lưu trữTrong quy trình tính Payroll, bước cuối cùng là lập báo cáo và lưu trữ thông tin. Báo cáo lương này giúp cho doanh nghiệp nắm được tổng quan về chi phí lương cho nhân viên và tuân thủ những yêu cầu pháp lý. Cụ thể:- Lập báo cáo lương: Báo cáo tổng hợp về lương, chi phí bảo hiểm, thuế thu nhập và các khoản khấu trừ.- Báo cáo thuế: Chuẩn bị những báo cáo thuế liên quan để nộp cho cơ quan chức năng.- Lưu trữ thông tin: Lưu trữ tất cả các dữ liệu và báo cáo lương theo đúng quy định của công ty và pháp luật để có thể truy xuất khi cần.Mục tiêu: Tạo ra các báo cáo chính xác và lưu trữ thông tin an toàn, giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp lý và có dữ liệu để phân tích và cải thiện quy trình tính toán lương.Kết luận: Quy trình tính Payroll hiệu quả sẽ bao gồm bốn bước chính: Thu thập dữ liệu, tính toán phần lương và khấu trừ, kiểm tra và xác nhận và lập báo cáo - lưu trữ. Mỗi một bước trong quy trình tính Payroll đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ theo đúng pháp luật trong quy trình trả lương của doanh nghiệp.6. Giải pháp giúp doanh nghiệp tạo ra một Payroll chuẩn xácĐể đảm bảo việc tạo ra một hệ thống Payroll chuẩn xác và hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra, doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng một số giải pháp cụ thể được gợi ý dưới đây nhằm nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong quy trình tính lương:Giải pháp payroll (quản lý tiền lương) hiệu quả cho doanh nghiệpĐào tạo nhân viên phụ trách tính PayrollĐể tính Payroll được chính xác thì nhân viên phụ trách cần được đào tạo bài bản và chuyên sâu về các quy định pháp luật liên quan đến thuế thu nhập, bảo hiểm xã hội và những khoản khấu trừ khác. Sự hiểu biết và kỹ năng chuyên môn sẽ giúp họ xử lý các tình huống phức tạp và đảm bảo tính chính xác.Thiết lập quy trình kiểm tra và đối chiếuĐể đảm bảo tính chính xác trong một Payroll thì doanh nghiệp cần có một quy trình kiểm tra và đối chiếu dữ liệu một cách định kỳ. Việc này giúp phát hiện và khắc phục kịp thời những sai sót trong quá trình tính lương.Cập nhật các quy định pháp luật liên tụcCác quy định về thuế và bảo hiểm có thể thay đổi theo thời gian. Doanh nghiệp cần cập nhật kịp thời những thay đổi này để đảm bảo việc tính Payroll tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.Tạo ra quy trình trả lương cố địnhViệc thiết lập quy trình cố định cho tất cả các khâu trong một quy trình Payroll rõ ràng, chuyên nghiệp như thời gian nhập liệu, kiểm tra và thời điểm phát lương sẽ giúp đảm bảo mọi việc được diễn ra theo đúng tiến độ và hạn chế tình trạng bị lộn xộn.Tìm kiếm tự tư vấn từ chuyên giaNếu cơ chế trả lương của doanh nghiệp còn nhiều điểm chưa khả quan và hiệu quả thì bạn nên tham khảo sự tư vấn từ các chuyên gia. Những chuyên gia về Payroll là người có trình độ kiến thức chuyên môn sâu nên họ sẽ đưa cho bạn những lời khuyên hữu hiệu để xây dựng thành công chính sách tiền lương hữu hiệu. Giúp bạn quản lý Payroll của doanh nghiệp đúng đắn nhất.Sử dụng dịch vụ bên ngoàiNếu trường hợp doanh nghiệp không có đủ nguồn lực hoặc chuyên môn nội bộ, việc thuê dịch vụ Payroll từ các công ty chuyên nghiệp là một lựa chọn hợp lý. Các dịch vụ này thường có hệ thống và quy trình tiêu chuẩn, giúp đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật.Doanh nghiệp của bạn nếu kết hợp những giải pháp được tư vấn trên sẽ xây dựng được một hệ thống Payroll vô cùng hiệu quả và chính xác. Điều này góp phần quan trọng vào việc quản lý tài chính được tốt hơn, cũng như tạo ra môi trường làm việc đáng tin cậy cho toàn bộ nhân viên.Payroll không chỉ là một công cụ quản lý lương bổng hiệu quả mà còn là một yếu tố quan trọng để duy trì sự hài lòng và gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp. Một hệ thống Payroll chính xác giúp tối ưu hóa được quy trình quản lý nhân sự, giảm thiểu những rủi ro. Hy vọng rằng, qua bài viết này Đức Tín Group đã giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về tầm quan trọng của Payroll và cách thức để triển khai một hệ thống tính lương hiệu quả trong tổ chức của mình.
2024-08-06 08:45:32
Turnover rate là gì - Tổng hợp những thông tin nhà quản trị cần biết
Turnover rate là gì và có ảnh hưởng như thế nào đến quá trình quản trị nhân sự và doanh nghiệp. Bài viết dưới đây, Đức Tín Group sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết các vấn đề xoay quanh tỉ lệ này cũng như các biện pháp có thể hỗ trợ khắc phục được tình trạng nhân sự nghỉ việc nhiều, tăng cách giữ chân người lao động. 1. Turnover rate là gì?Turnover rate là gì? Turnover rate có thể hiểu đơn giản số chỉ số để đo lường số lượng nhân viên nghỉ việc/ chuyển công ty trên tổng số nhân sự đang còn làm việc trong một tháng, một quý hoặc một năm. Dựa vào chỉ số này, doanh nghiệp có thể nhìn nhận rõ những vấn đề tiềm ẩn trong việc quản trị con người, đưa ra những chiến lược, định biên nhân sự phù hợp để kịp thời giữ chân nhân tài.Doanh nghiệp có thể phân chia turnover rate thành hai loại khác nhau để có giải pháp cho từng vấn đề như:Nghỉ việc tự nguyện (voluntary): Nguyên nhân nghỉ việc trong trường hợp này chủ yếu là do nhân sự không hài lòng với môi trường làm việc, với công ty, với đồng nghiệp, chế độ đãi ngộ,... Nghỉ việc không tự nguyên (involuntary): Với các nhân sự này, nguyên nhân nghỉ việc chủ yếu do các yếu tố khách quan như đau ốm, bệnh tật, thay đổi nơi làm việc,...Turnover rate là gì2. Cách tính tỷ lệ TurnoverTỷ lệ Turnover thường không được các doanh nghiệp vừa và nhỏ quan tâm. Tuy nhiên với các doanh nghiệp lớn thì tỷ lệ nhân sự thôi việc rất được quan tâm và được đánh giá sát sao. Dưới đây là 2 cách tính phổ biến của thống số này mà các nhà quản trị, nhân sự có thể tham khảo:2.1. Cách tính tỷ lệ đi làmTrái ngược với turnover rate là gì, tỷ lệ nhân sự đi làm là một chỉ số để đánh giá sự ổn định của lực lượng lao động trong doanh nghiệp. Nó cho biết phần trăm số lượng nhân viên thực tế đi làm so với tổng số nhân viên trong danh sách. Tỷ lệ nhân sự đi làm = (Số lượng nhân viên đi làm / Tổng số nhân viên) x 100%Ví dụ, một công ty có 100 nhân viên và có 92 nhân viên đi làm trong một ngày cụ thể. Tỷ lệ nhân sự đi làm của công ty này sẽ là 92.00%.2.2. Cách tính tỷ lệ nghỉ việcPhần trên, chúng tôi đã giúp bạn hiểu rõ turnover rate là gì. Dưới đây là hướng dẫn cách tính chính xác tỉ lệ nhân viên nghỉ việc chi tiết theo từng giai đoạn thời gian.Công thức chung để tính chỉ số turnover rate làTỷ lệ nghỉ việc = (Số nhân viên nghỉ việc/ Số nhân sự trung bình)*100Trong đó:Số nhân sự trung bình = (Số lượng nhân viên cuối tháng + số lượng nhân viên đầu tháng)/2Công thức tính tỉ lệ nhân sự nghỉ việc 2.2.1. Tỷ lệ nghỉ việc hàng thángVới số lượng nhân viên nghỉ việc hàng tháng thì bạn cần biết các thông số về số lượng nhân sự đi làm đầu tháng, lượng nhân sự mới và lượng nhân sự đã nghỉ việc.Công thức tính sẽ giống với công thức chung là lấy tổng số đã nghỉ chia cho tổng số nhân sự bình quân.Ví dụ: Đầu tháng này công ty tuyên bổ sung và có 60 nhân sự đi làm, tuy nhiên vì nhiều lý do mà 10 người đã nghỉ làm, nên cuối tháng chỉ còn 50 người lao động. Vậy tỉ lệ turnover rate là gì?Vậy tỷ lệ thất nghiệp của tháng đó là [10/(60+50)/2]*100 =18,18%2.2.2. Tỷ lệ nghỉ việc hàng quýTương tự với số nhân sự nghỉ việc trong quý bạn cần xác định số lượng nhân sự đã và đang đi làm, số nhân sự mới và số nhân sự đã xin nghỉ của công ty trong quý đó. Để có số lượng chuẩn nhất thì mỗi tháng bạn nên thống kê và theo dõi số lượng chi tiết.Ví dụ: Số lao động trong quý (6 tháng) là 100 người, trong giai đoạn này công ty có 6 nhân sự xin nghỉ việc. Vậy tỉ lệ turnover rate là gì?Tỉ lệ nhân sự nghỉ việc trong quý của công ty khá ổn định: [6/(100+94)/2]*100 =6,18%2.2.3. Tỷ lệ nghỉ việc hàng nămTrong một năm hoạt động doanh nghiệp nên tổng kết lại xem một năm đó tỷ lệ thất nghiệp của doanh nghiệp là bao nhiêu để có sự cân đối, thay đổi sao cho số lượng nhân sự được ổn định, tạo cơ hội phát triển bền vững hơn.Ví dụ: Công ty Công nghệ XYZ đã có 15 nhân sự nghỉ việc trong năm 2023 và số lượng nhân viên trung bình của công ty là 145. Do đó ta tính được tỷ lệ nhân viên nghỉ việc và số lượng nhân viên trung bình năm 2023 là 130 nhân viên, ta tính được tỷ lệ là: (15/145) x 100 = 10,34%.3. Tỷ lệ nghỉ việc bao nhiêu là tốt?Tỷ lệ nhân sự lý tưởng nhất là mức 0%, tuy nhiên điều này hoàn toàn không thể xảy ra vì chắc chắn nhân viên luôn có sự biến động, có người ra, người vào thường xuyên và đây là vấn đề mà đơn vị nào cũng sẽ đối mặt. Vậy tỉ lệ tốt trong turnover rate là gì.Nhà nghiên cứu Dr. John Sullivan đã đưa ra một số nhận định về Turnover rate như sau:Tỷ lệ dưới 3%: Công ty đang có một môi trường làm việc ổn định, nhân viên hài lòng và gắn bó. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên duy trì và không ngừng cải thiện các chính sách đãi ngộ, môi trường làm việc để giữ chân nhân tài.Tỷ lệ từ 3% - 5%: Mặc dù tình hình nhìn chung khá ổn, nhưng doanh nghiệp cần chú ý đến các vấn đề nhỏ như hệ thống lương thưởng, mối quan hệ đồng nghiệp, nhân viên với sếpTỷ lệ từ 5% - 8%: Đây là tín hiệu báo động. Công ty cần tiến hành khảo sát để tìm ra nguyên nhân chính xác, có thể là do chính sách lương chưa hấp dẫn, cơ hội thăng tiến hạn chế hoặc môi trường làm việc không phù hợp.Tỷ lệ từ 8% - 10%: Tình hình trở nên nghiêm trọng. Văn hóa công ty có thể đang tồn tại những vấn đề cần được giải quyết ngay lập tức. Doanh nghiệp cần rà soát lại các quy trình làm việc, xây dựng một môi trường làm việc minh bạch, công bằng và khuyến khích sự sáng tạo.Tỷ lệ trên 10%: Đây là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang gặp rất nhiều khó khăn. Ngoài các vấn đề nội bộ, có thể còn do yếu tố bên ngoài như tình hình kinh tế chung, sự cạnh tranh của thị trường. Doanh nghiệp cần cân đối vấn đề này để thích nghi, thay đổi sao cho phù hợp nhất.Turnover rate là gì - Tỷ lệ nhân sự nghỉ việc lý tưởng là từ 4 - 6%Như vậy, tỷ lệ nghỉ việc nhân sự ổn định nhất là nằm trong khoảng từ 4 - 6%.Tuy nhiên, tỷ lệ trung bình này chỉ đúng với một số ngành cũng như trong một vài thời điểm kinh tế ổn định. Còn tại Việt Nam trong tình hình hiện tại thì có thể thấy nhân sự có sự biến động khá lớn với tỉ lệ trên 10%, thậm chí nhiều doanh nghiệp con số này còn lên đến 30 - 40%. Sự không ổn định về nhân sự, thiếu nhân viên chất lượng, có năng lực làm việc khiến cho các hoạt động phát triển, kinh doanh của doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn.Ngoài ra, tỉ lệ này còn phụ thuộc khá nhiều vào tính chất công việc, mức độ cạnh tranh, tính đặc thù của ngành. Vậy một số ngành có sự khác biệt trong Turnover rate là gì và tại sao lại có sự khác biệt này? Ngành bán lẻ: Đây là ngành có thời gian làm việc không ổn định, dài, mức lương thường cũng không cao, trong khi công việc lại đòi hỏi sức khỏe thể chất tốt do phải đứng nhiều giờ và tương tác liên tục với khách hàng. Thêm vào đó, xu hướng chuyển đổi từ mô hình cửa hàng truyền thống sang thương mại điện tử đang làm thay đổi cấu trúc nhân sự trong ngành, góp phần làm tăng tỷ lệ biến động.Lĩnh vực khách sạn và du lịch: Tương tự như ngành bán lẻ, ngành khách sạn cũng đối mặt với tỷ lệ nghỉ việc cao do có điều kiện làm việc đặc thù. Nhân viên trong lĩnh vực này thường phải đối mặt với giờ làm việc không ổn định, áp lực từ yêu cầu cao của khách hàng, và công việc đòi hỏi thể lực tốt. Sự biến động theo mùa của ngành du lịch cũng góp phần làm tăng tỷ lệ nghỉ việc.Lĩnh vực Công nghệ Thông tin (CNTT): Mặc dù là ngành có mức lương cao, CNTT vẫn đối mặt với tỷ lệ nghỉ việc do ngành yêu cầu kỹ năng cao nên việc cạnh tranh để thu hút nhân tài, tạo ra một thị trường lao động năng động nhưng cũng rất biến động.Ngành Sales: Đặc thù của công việc bán hàng là dựa nhiều vào kỹ năng cá nhân và khả năng tạo ra doanh số. Nhân viên bán hàng xuất sắc thường có xu hướng di chuyển đến những nơi có cơ hội kiếm được thu nhập cao hơn. Điều này dẫn đến tỷ lệ thay đổi nhân viên cao trong ngành, đặc biệt là ở những vị trí đòi hỏi kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp.Turnover rate là gì? - Tỷ lệ này có phần trăm cao tại các sale, bán hàng4. Lý do khiến nhân sự trong công ty nghỉ việcCâu trả lời cho câu hỏi “Turnover rate là gì” đã được giải đáp chi tiết phía trên. Việc hiểu rõ tỉ lệ này cũng như cách tính sẽ đảm bảo doanh nghiệp duy trì tỷ lệ tốt nhất. Ngoài ra để hạn chế tình trạng nhân sự nghỉ việc, công ty cần hiểu rõ nguyên nhân do đầu khiến người lao động không gắn bó với công ty. 4.1. Thành tích của nhân viên không được công nhậnCá nhân nào đi làm cũng mong muốn kết quả của mình sẽ được công nhận và đóng góp vào sự phát triển của công ty, doanh nghiệp. Bởi vậy, nếu một nhân sự đi làm 8 tiếng tại công ty, cố gắng hoàn thành công việc tốt đúng hạn, hiệu quả nhất nhưng không được quản lý hay tổ chức công nhân hoặc sự ghi nhận đó không xứng đáng với những gì họ đã cống hiến thì việc nhân sự rời đi là điều hiển nhiên. Cách để khắc phục vấn đề này và giảm tỉ lệ Turnover rate là gì?Chế độ lương thưởng phù hợp: Để thu hút và giữ chân nhân tài, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống lương thưởng cạnh tranh, dựa trên khảo sát thị trường và so sánh với các đối thủ.Khen thưởng và công nhận kịp thời: Khen thưởng tuy không tốn nhiều chi phí, công sức nhưng nó là động lực khích lệ lớn cho tinh thần làm việc của nhân viên. Người quản lý nên có cái nhìn khách quan, sẵn sàng ghi nhân, khen thưởng khi nhân viên hoàn thành tốt công việc, từ đó tạo động lực cho nhân viên đi làm hơn. Làm việc mà không nhận được sự công nhận khiến nhiều nhân sự bỏ cuộcXem thêm:Onboarding là gì? Tại sao doanh nghiệp cần có giai đoạn OnboardingNguyên tắc Smart và cách đặt mục tiêu hiệu quả cho nhân viên4.2. Không có định hướng phát triển lâu dài tại công ty Theo một bài báo của Vnexpress năm 2022 về lý do nghỉ việc, việc thiếu cơ hội phát triển là một trong 5 nguyên nhân khiến nhân sự nghỉ việc. Khi nhân viên cảm thấy sự nghiệp của mình đi vào ngõ cụt, họ sẽ dễ dàng tìm kiếm những môi trường làm việc mới nơi họ có thể khai thác tối đa tiềm năngĐể giải quyết vấn đề này, người quản lý trực tiếp nên cân đối một số điều sau:Đưa ra lộ trình phát triển rõ ràng: Người lao động sẽ thực sự có nỗ lực phấn đấu, phát triển nếu người ta biết được rằng từ 1 - 2 năm làm việc tại đây họ thực sự nhận được gì, được học tập nâng cao kỹ năng gì, lộ trình phát triển ra sao. Nếu nhân viên cảm nhận được bản thân mình đang tốt nên mỗi ngày họ sẽ làm việc chăm chỉ, tích cực hơn.Thường xuyên lắng nghe: Là một người cấp, bạn hãy thỉnh thoảng lắng nghe và trò chuyện với nhân sự để biết mục tiêu, định hướng tương lai để có những giải pháp phù hợp cho từng nhân viên.4.3. Công việc quá nhiều áp lực Nguyên nhân khiến tăng Turnover rate là gì. Đó chính là việc công việc quá áp lực khiến nhân sự muốn nghỉ việc. Có 49% người lao động cho rằng nguyên nhân khiến họ muốn nghỉ việc là do áp lực khi làm việc. Đặc biệt với một số ngành đặc thù như Sale, sản xuất, ngân hàng,..., yêu cầu KPI, doanh số cao dễ khiến cho người lao động chán nản, mệt mỏi.Để hạn chế áp lực từ công việc cho người lao động, giúp họ cân bằng giữa công việc và cuộc sống, doanh nghiệp có thể:Đưa ra các chế độ đãi ngộ sức khỏe, cho phép nhân viên làm việc từ xa, linh hoạt giờ giấc để phù hợp với nhu cầu cá nhân.Đưa ra từng mốc thưởng cho KPI hoặc doanh số của công ty, giảm bớt một phần áp lực.Không cân bằng được gia đình, công việc là nguyên nhân khiến nhân sự nghỉ việc4.4. Không phù hợp với văn hóa công ty, đồng nghiệp, sếpTrong một tập thể thì việc giữa các cá nhân, tập thể có sự xích mích là điều khó tránh khỏi. Nhưng nếu xảy ra thường xuyên và ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc, doanh nghiệp cần xem xét lại văn hóa công ty và phong cách quản lý của cấp trênCách giải quyết vấn đề này và giảm tỉ lệ Turnover rate là gì:Xem xét xem người quản lý trực tiếp đã và đang vận hành doanh nghiệp, cũng như hỗ trợ, theo dõi, đánh giá đội ngũ nhân viên của mình như thế nào? Nếu nhiều hơn một nhân viên nghỉ việc thì do mâu thuẫn giữa sếp và nhân viên thì đó chính là vấn đề tư xếp.Nếu vấn đề xảy ra giữa các nhân viên, người làm sếp cần giải quyết mâu thuẫn giữa các nhân viên, cần đánh giá lại hệ thống KPI và lợi ích của đôi bên để có cách cân bằng hiệu quả nhất.5. Phương án giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân sự công tyVậy cách để cải thiện turnover rate là gì? Dưới đây là cách giúp doanh nghiệp cải thiện tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên hiệu quả mà bạn không nên bỏ qua. 5.1. Tuyển dụng chất lượng thay vì số lượngĐể giảm thiểu tình trạng nhân sự không phù hợp và rời bỏ công ty, doanh nghiệp cần có một chiến lược tuyển dụng rõ ràng, tập trung vào việc tìm kiếm những ứng viên có năng lực, kỹ năng và giá trị quan phù hợp với văn hóa và mục tiêu của công ty.Một ứng viên phù hợp có thể giúp giảm chỉ số Turnover rate là gì. Dưới đây là một số tiêu chí doanh nghiệp có thể dùng đánh giá ứng viên (lưu ý, các tiêu chí này chỉ mang tính chất tham khảo và có thể thay đổi tùy thuộc vào nhu cầu và mong muốn của công ty):Ứng viên nên có kinh nghiệm ít nhất từ 6 - 1 năm hoặc cũng cần có kinh nghiệm cho vị trí mà mình ứng tuyển.Hiểu các công việc mà vị trí mình sẽ làm trong tương laiHiểu về công ty và các giá trị văn hóa mà công ty đem lại Sẵn sàng học hỏi và thích ứng với những thay đổi của môi trường làm việc.Ứng viên có tinh thần học hỏi, chủ động, giao tiếp tốt.Ứng viên thể hiện được mong muốn, nguyện vọng, định hướng phát triển từ 1 - 3 năm tới. Ngoài ra, khi tuyển dụng, doanh nghiệp nên có cái nhìn toàn diện, không chỉ đánh giá dựa trên kinh nghiệm và kỹ năng mà còn quan tâm đến thái độ và tiềm năng phát triển của ứng viên.Tuyển dụng nhân sự chất lượng thay vì tập trung vào số lượng 5.2.Thường xuyên lắng nghe nhân sựCách hiệu quả nhất để giảm tỷ lệ turnover rate là gì - chắc chắn là việc thường xuyên tìm hiểu mức độ hài lòng cũng như nguyên nhân dẫn đến sự không hài lòng của nhân viên, doanh nghiệp có thể đưa ra các biện pháp phù hợp để cải thiện môi trường làm việc và chính sách nhân sự. Kết quả là các chính sách quản lý và nhân sự được xem xét, điều chỉnh và truyền đạt kịp thời đến nhân viên, đảm bảo tính nhất quán trong toàn tổ chức.Việc lắng nghe nhu cầu phát triển của nhân viên giúp doanh nghiệp xác định chính xác những kỹ năng còn thiếu và từ đó xây dựng các chương trình đào tạo phù hợp. Các chương trình đào tạo đa dạng đã giúp tăng cường sự gắn bó của nhân viên với công ty, giảm tỷ lệ rời tổ chức xuống còn 21% trong vòng 5 năm.Ngoài ra, cách này cũng giúp xây dựng văn hóa học tập liên tục, thúc đẩy sự đổi mới và giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh trong thị trường lao động ngày càng cạnh tranh.5.3. Xây dựng kế hoạch phát triển cho mỗi nhân viênXây dựng kế hoạch phát triển cho mỗi nhân viên là việc vừa đảm bảo hiệu quả công việc, mục tiêu của mỗi cá nhân, đồng thời vừa đảm bảo nâng cao kỹ năng cho mỗi nhân viên, từ đó đóng góp vào sự thành công của doanh nghiệp.Để có một bản kế hoạch thực sự chất lượng, hiệu quả, các nhà lãnh đạo cần chú trọng xem xét các mục tiêu kinh doanh để đưa ra mức KPI phù hợp cho tiềm năng của từng nhân viên. Ngoài ra, việc thường xuyên kiểm soát, đo lường hiệu quả cũng là công việc mà người quản lý nên làm thường xuyên để có những điều chỉnh phù hợp, kịp thời nhất cho bản kế hoạch phát triển. 5.4. Có chế độ đãi ngộ xứng đángNhư ở phần trên Đức Tín đã giải đáp cho câu hỏi nguyên nhân của tăng tỷ lệ turnover rate là gì thì câu trả lời không thể thiếu đó là các chế độ lương thưởng cho người lao động. Ngay từ đầu doanh nghiệp lên xây dựng một cơ chế lương thưởng minh bạch, công khai, rõ ràng khi trao đổi với nhân viên. Đồng thời cần đảm bảo cơ thế lương đó cần đảm bảo cả quyền lợi cho cả người lao động và công ty, không để bên nào phải chịu thiệt thòi.Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc tổ chức kỳ đánh giá tăng lương ít nhất 6 tháng/ năm để thúc đẩy sự phát triển của người lao động.Ngoài các chế độ lượng, thưởng KPI, hoa hồng thì vơi những nhân viên có kết quả vượt kỳ vọng, doanh nghiệp có thể tạo ra những giải thưởng nhỏ khuyến khích, tạo động lực cho nhân sự phát triển. Ví dụ, Nhân viên xuất sắc tháng, nhân viên có doanh thu cao nhất, nhân viên làm việc hiệu quả nhất,...Có chế độ đãi ngộ xứng đáng sẽ giúp nhân sự tin tưởng, gắn bó lâu dài hơn5.5. Tìm hiểu nguyên nhân nghỉ việcKhi một nhân sự rời đi đây cũng là thời điểm mà doanh nghiệp có cơ hội nhìn nhận, đánh giá xem doanh nghiệp đang thiếu điều gì và lúc doanh nghiệp hiểu nhân tăng chỉ số Turnover rate là gì.Bên cạnh đó, nhân viên cũng đã xóa bỏ phần nào về rào cản tâm lý trước đó, nên sẵn sàng chia sẻ, nói ra những vấn đề khúc mắc trong lòng hơn. Bởi nhiều khi lý do nghỉ việc không phải các vấn đề lợi ích, lương thưởng mà nó có thể từ chính nội bộ công ty, từ sếp hoặc từ các đồng nghiệp xung quanh.Chính vì thế, người tìm hiểu (HR cũ) nên chủ động liên hệ với nhân sự sắp nghỉ để làm bảng khảo sát. Một số câu hỏi nên được đưa ra trong buổi chia sẻ như:Cảm nhận của bạn về quá trình làm việc của công ty, văn hóa công ty như thế nào?Bạn hài lòng nhất điểm gì trong quá trình công tác doanh nghiệp?Có điều gì về công ty mà bạn muốn mình biết sớm hơn?Bạn cảm thấy người quản lý, các đồng nghiệp đối xử với bạn như thế nào?Bạn có thấy những đóng góp của mình được ghi nhận và được trả công xứng đáng không?Bạn có thể chia sẻ về nguyên nhân khiến bạn quyết định nghỉ việc không?Trên đây là toàn bộ những thông tin liên quan đến câu hỏi “ turnover rate là gì” mà Đức Tín Group đã tổng hợp cho quý bạn đọc. Có thế thấy, một tỷ lệ nghỉ việc cao không chỉ gây tốn kém cho việc tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Do đó, việc nắm vững khái niệm này và có những giải pháp phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu tăng trưởng và phát triển.
2024-08-06 08:31:59
Hóa đơn điện tử là gì? 6 thông tin doanh nghiệp cần biết khi dùng HĐĐT
Trước kia hóa đơn thường xuất hiện dưới dạng giấy. Tuy nhiên, kể từ ngày 01/07/2022 nhà nước nước yêu cầu bắt buộc chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Vậy hóa đơn điện tử là gì, các quy định của pháp luật liên quan đến HĐĐT như thế nào? Cùng Đức Tín Group cập nhật những thông tin mới nhất về HĐĐT trong bài viết dưới đây.Hóa đơn điện tử là gì?Khái niệm hóa đơn điện tử là gì đã được quy định rõ ràng trong Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính. Theo đó, hóa đơn điện tử được hiểu là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý dựa trên các phương tiện điện tử. Thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống, HĐĐT được lưu trữ và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức, đảm bảo an toàn, bảo mật và tính pháp lý theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.Hóa đơn điện tử là gì - Công cụ hỗ trợ tiện lợi, an toàn và bảo mật hơnCác loại hóa đơn điện tử đang được lưu hành hiện nayCăn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bạn có thể hiểu được hóa đơn điện tử là gì và các loại HĐĐT hiện nay. Cụ thể, nhà nước đang phát hành 2 dạng HĐĐT là loại không có mã và có mã của cơ quan thuế nhà nước.Hóa đơn điện tử có mã: Là dạng hóa đơn được cơ quan nhà nước cấp mã số và được quản lý trực tiếp bởi cơ quan thuế. Mã số hóa đơn do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra, đảm bảo tính duy nhất và xác thực của nội dung trong hóa đơn Hóa đơn điện tử không có mã: Đây là dạng hóa đơn mà doanh nghiệp từ tạo lập, quản lý mà không cần xin cấp mã số từ cơ quan thuế.Cách sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy địnhĐể sử dụng hóa đơn điện tử đúng theo quy định của nhà nước, người bán cần hiểu rõ hóa đơn điện tử là gì và hoàn thiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử và gửi cho cơ quan thuế (Gồm các giấy tờ sau: Quyết định áp dụng HĐĐT, mẫu khởi tạo HĐĐT, lập thông báo phát hành HĐ dự theo TT số 32/2011/TT-BTC). Người bán có thể gửi bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử qua cổng thông tin của cơ quan thuế.Sau khi hoàn thiện thủ tục đăng ký, người bán có thể sử dụng hóa đơn điện tử với ba bước đơn giản sau:Bước 1: Lập thông tin hóa đơn điện tửNgười bán hàng có thể khởi tạo hóa đơn điện tử. Cách lập hóa đơn điện tử là gì? Dưới đây là 2 cách chính:Lập hóa đơn thông qua hệ thống phần mềm lập hoá đơn có sẵn của người bán (Các doanh nghiệp mạnh, lớn có hệ thống phần mềm kế toán).Lập hóa đơn thông qua hệ thống lập hoá đơn điện tử của các tổ chức trung gian cung cấp các giải pháp hóa đơn điện tử (Thường gặp tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ).Bước 2: Gửi hóa đơn điện tử cho người mua hàng hóa/ dịch vụSau khi đã tạo lập và hoàn thiện hóa đơn điện tử, người bán sẽ gửi hóa đơn điện tử cho người mua thông qua phần mềm có sẵn hoặc thông qua các hệ thống trung gian.Mẫu hóa đơn điện tử sau khi xuấtXem thêm:Truyền thông nội bộ là gì? Quy trình truyền thông nội bộ hiệu quảĐánh giá ưu nhược điểm khi thành lập công ty với số vốn nhỏBước 3: Xử lý đối với các trường hợp hóa đơn sai sótViệc sử dụng hóa đơn điện tử vẫn sẽ có xảy ra các sai sót trong quá trình làm việc, vậy các sai sót khi dùng hóa đơn điện tử là gì? Hiện nay thường có hai trường hợp chính như sau:Trường hợp 1: Người bán đã gửi hóa đơn cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, dịch vụ mà phát hiện ra sai sót trong hóa đơn điện tử sẽ được xử lý như sau:Hai bên cùng ngồi lại, thỏa thuận hủy hóa đơn sai và hóa đơn chỉ được hủy khi có sự đồng ý của cả hai bên và được công nhận hủy khi hóa đơn được người bán hủy công thông tin điện tử hoặc trên phần mềm kế toán. Hệ thống sẽ lưu trữ thông tin về hóa đơn đã hủy và người bán có thể tra cứu lại khi cần thiết.Trường hợp 2: Người bán đã gửi hóa đơn cho người mua, hàng hóa, dịch vụ đều đã được giao và cung ứng đủ. Cả người bán và người mua đều đã thực hiện kê khai thuế sau đó phát hiện sai sót. Vậy cách xử lý trường hợp hóa đơn điện tử là gì? Cụ thể:Hai bên cùng tiến hành lập văn bản ghi rõ thông tin sai sót trên hóa đơn điện tử (số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng,…) và nội dung sẽ điều chỉnh trong hóa đơn . Lưu ý, văn bản cần đó đủ chữ ký điện tử của cả hai bên.Người bán sẽ tạo một hóa đơn mới dựa trên thỏa thuận của cả hai bên. Sau khi đã xuất hóa đơn, người bán và người mua thực hiện kê khai thuế điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.Hóa đơn điện tử sai và được điều chỉnh theo quy định của pháp luật Ưu nhược điểm của hóa đơn điện tử là gì so với hóa đơn giấy truyền thốngCả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử đều có mục đích sử dụng là ghi nhận thông tin bán hàng và cung cấp dịch vụ của các tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên sự ra đời và thay thế của hóa đơn điện tử đã đem đến nhiều ưu điểm vượt trội. Vậy ưu điểm của hóa đơn điện tử là gì?Ưu nhược điểm với người bánTrong thời đại số hóa ngày nay, hóa đơn điện tử đang dần thay thế hóa đơn giấy truyền thống, mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp, những ưu điểm từ hóa đơn điện tử là gì, cụ thể:Tiết kiệm tối đa thời gian và công sức: Với hóa đơn điện tử, bạn có thể tiết kiệm tới 70% thời gian trong quá trình phát hành. Không còn cảnh ghi chép thủ công, đánh máy, ký tên và đóng dấu tốn kém thời gian.Loại bỏ chi phí vận chuyển: Tiết kiệm tới 80% chi phí cho mỗi hóa đơn nhờ việc gửi trực tiếp qua hệ thống, thay vì phải vận chuyển bản giấy đến tay khách hàng.Thích hợp cho những doanh nghiệp nhiều chi nhánh: Hóa đơn điện tử trên hệ thống trung tâm cho phép quản lý tập trung toàn bộ hoạt động hóa đơn của các chi nhánh trực thuộc, giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát và điều hành.Bảo mật thông tin tốt, dễ dàng truy xuất: HĐĐT được lưu trữ trên hệ thống quá các phương tiện điện từ nên giảm nguy cơ nhàu nát, thất lạc như hóa đơn giấy. Bên cạnh đó, nếu sau này cần kiểm tra đối chiếu hóa đơn cũng dễ dàng tìm kiếm, truy xuất hơn, tiết kiệm thời gian, công sức hơn. Hạn chế sai sót và giảm nguy cơ giả mạo: Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giảm thiểu rủi ro sai lệch thông tin do nhập liệu thủ công. Ngoài ra, qua hệ thống quản lý trực tuyến, cũng sẽ hạn chế tình trạng làm giả hóa đơn hay in ấn trùng lặp, đảm bảo tính xác thực của tài liệu.Tăng tính chuyên nghiệp, linh hoạt của doanh nghiệp: Việc sử dụng hóa đơn điện tử cho thấy doanh nghiệp đang bắt kịp xu hướng công nghệ hiện đại. Khách hàng và đối tác sẽ cảm thấy an tâm hơn khi làm việc với doanh nghiệp có hệ thống quản lý tài chính minh bạch và bảo mật.Vậy ngoài những ưu điểm trên, HĐĐT còn có những hạn chế, Vậy nhược điểm của hóa đơn điện tử là gì?Doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống cơ sở hạ tầng như máy tính, mạng, máy tính để triển khai hệ thống.Đội ngũ kế toán, nhân viên bán hàng cần có hiểu biết về công nghệThời gian đầu doanh nghiệp cần bỏ ra một khoản chi phí lớn để đầu từ phần mềm, các thiết bị, máy tính. Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tiền bạc Ưu nhược điểm với người mua/ người tiêu dùngĐối với người tiêu dùng việc hiểu và biết cách sử dụng của hóa đơn điện tử là gì sẽ giúp mang lại nhiều ưu điểm như:Dễ dàng tra cứu, đối chiếu thông tin: Hóa đơn được công khai trên hệ thống tra cứu của cơ quan thuế, vì vậy người mua hoàn toàn có thể tự tra cứu thông qua mã số xác định hóa đơn hoặc QR.An toàn và bảo mật hơn: Hóa đơn điện tử được ký tên điện tử bằng Chứng thư số, đảm bảo tính an toàn và bảo mật cho thông tin. Việc lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống điện tử của cơ quan thuế giúp giảm thiểu nguy cơ mất mát, hỏng hóc hay bị làm giả mạo.Ưu nhược điểm đối với cơ quan thuếƯu điểm cho cơ quan thuế khi sử dụng hóa đơn điện tử là gì?Nâng cao hiệu quả quản lý thuế: Hóa đơn điện tử giúp tự động hóa việc thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu hóa đơn, giúp cơ quan thuế tiết kiệm thời gian và nhân lực. Việc kiểm tra tính chính xác và hợp lệ của hóa đơn điện tử được thực hiện tự động, giúp giảm thiểu nguy cơ gian lận thuế.Giảm thiểu chi phí: Hóa đơn điện tử giúp giảm chi phí cho việc in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn giấy.Đảm bảo tính minh bạch của thông tin: Các HĐĐT đều được lưu trữ trên hệ thống lưu trữ của cơ quan thuế và cả người mua, người bán đều có thể tra cứu, theo dõi nên giúp gia tăng hiệu quả giảm sát, tránh việc gian lận thuế.Các quy định của pháp luật về việc sử dụng hóa đơn điện tửHiểu hóa đơn điện tử là gì là điều quan trong nhưng sử dụng HĐĐT như thế nào theo đúng quy định pháp luật thì không phải ai cũng biết. Dưới đây là những thông tin người đọc cần nắm vững để hạn chế những sai sót trong quá trình áp dụng.Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là gì? Theo nghị định 123/2020/NĐ-CP được ban hành ngày 19-10-2021 và Thông tư hướng dẫn 78-2021-TT-BTC ban hành ngày 17-9-2021 đã nêu rõ quy định về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện từ trên toàn quốc. Theo đó, trước ngày 1/7/2022 các hóa đơn điện tử chỉ áp dụng với những cơ sở kinh doanh được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi. Còn sau ngày 1/7/2022, bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử trên toàn quốc. Trừ một số trường hợp của các đơn vị (doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân) đang kinh doanh trên địa bàn khu vực có điều kiện kinh tế khó khăn, đặc biệt khó khăn, khó thực hiện các giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có phần mềm kế toán hỗ trợ,...Hóa đơn điện tử là gì? - HĐ ĐT thay thế hóa đơn giấy từ ngày 01/07/2022Hình thức của hóa đơn điện tử là gì theo quy định pháp luật Hình thức của hóa đơn điện tử là gì? Theo quy định của pháp luật hóa đơn điện tử đúng là hóa đơn đáp ứng được tất cả các yêu cầu về tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Quyết định 1450/QĐ-TCT. Ngoài ra, một hóa đơn được tính là hợp pháp và có thể ban hành thì phải đáp ứng được yêu cầu hình thức, nội dung sau (theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)1. Thông tin chung về hóa đơn:Tên hóa đơn: Hóa đơn điện tử (HĐĐT)Ký hiệu hóa đơn: Theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chínhKý hiệu mẫu: Theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chínhSố thứ tự hóa đơn: Số thứ tự liên tục, đảm bảo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian2. Thông tin về người bán trong hóa đơn điện tử là gì?Tên: Tên đầy đủ của tổ chức, doanh nghiệp theo đăng ký kinh doanhĐịa chỉ: Địa chỉ trụ sở chính của tổ chức, doanh nghiệp theo đăng ký kinh doanhMã số thuế: Mã số thuế do cơ quan thuế cấp cho tổ chức, doanh nghiệp3. Thông tin về người mua:Tên: Tên đầy đủ của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụĐịa chỉ: Địa chỉ của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụMã số thuế: Mã số thuế của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (nếu có)4. Thông tin về hàng hóa, dịch vụ:Tên hàng hóa, dịch vụ: Mô tả chi tiết tên hàng hóa, dịch vụ được mua bánĐơn vị tính: Đơn vị tính sử dụng để đo lường số lượng hàng hóa, dịch vụSố lượng: Số lượng hàng hóa, dịch vụ được mua bánĐơn giá: Giá bán của một đơn vị hàng hóa, dịch vụ (chưa bao gồm thuế GTGT)Thành tiền: Tổng số tiền thanh toán của đơn hàng5. Thông tin về thuế giá trị gia tăng (GTGT):Thuế suất thuế GTGT: Mức thuế GTGT áp dụng cho hàng hóa, dịch vụ (ví dụ: 10%, 5%)Tiền thuế GTGT: Số tiền thuế GTGT cần thanh toán (tính theo thành tiền nhân thuế suất thuế GTGT)6. Thông tin thanh toán:Tổng số tiền thanh toán: Tổng số tiền cần thanh toán cho toàn bộ hàng hóa, dịch vụ (bao gồm thành tiền và tiền thuế GTGT)Hình thức thanh toán: Hình thức thanh toán được sử dụng (ví dụ: tiền mặt, chuyển khoản, thẻ ATM...)7. Thông tin khác:Chữ ký số điện tử của người bán: Chữ ký số hợp lệ của người bán theo quy định của pháp luậtNgày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn: Ngày tháng năm lập hóa đơn và ngày tháng năm gửi hóa đơn cho người muaChữ ký số điện tử của người mua (nếu có): Chữ ký số hợp lệ của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán theo quy định của pháp luậtLưu ý:HĐĐT được viết bằng tiếng Việt.Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài, chữ nước ngoài phải được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên từ 0 đến 9.Dấu chấm (.) được đặt sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ: dấu phẩy (,) được đặt sau chữ số hàng đơn vị. Mẫu hóa đơn điện tử đúng theo quy định của pháp luật Điều kiện để các tổ chức/ doanh nghiệp lập HĐĐT Điều kiện để các tổ chức/ doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử là gì? Người bán cần đáp ứng các điều kiện sau để được lập HĐĐT (Theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC):Tư cách pháp lý: Là tổ chức kinh tế có giao dịch điện tử với cơ quan thuế hoặc ngân hàng.Hạ tầng kỹ thuật: Có địa điểm, mạng và thiết bị đáp ứng yêu cầu xử lý hóa đơn điện tử.Nhân sự: Đội ngũ có trình độ phù hợp để thực hiện các quy trình liên quan.Chữ ký điện tử: Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luậtPhần mềm tích hợp: Có hệ thống phần mềm kế toán, bán hàng tự đồng chuyển đổi dữ liệu đơn hàng.Quản lý dữ liệu: Có quy trình, hệ thống sao lưu, khôi phục và lưu trữ đạt chuẩn, đảm bảo an toàn thông tinHướng dẫn đăng ký chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tửNhững thắc mắc thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử là gì?Hóa đơn điện tử có mã xác thực là loại hóa đơn nào?Như khái niệm hóa đơn điện tử là gì phía trên, có thể hiểu hóa đơn điện tử có mã xác thực là loại hóa đơn do cơ quan thuế cấp mã xác thực và có số hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC). Số hóa đơn xác thực là chuỗi ký tự được mã hóa, do Tổng cục Thuế cung cấp.Đối với hóa đơn có mã xác thực, khi xuất hóa đơn người bán cần phải có chữ ký điện từ trên hóa đơn khi cơ quan cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Với HĐĐT này người bán sẽ giảm được công đoạn lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế.Người mua có thể nhận HĐĐT bằng cách nào?Hiểu hóa đơn điện tử là gì, bạn sẽ hiểu rằng người mua khi muốn nhận HĐĐT, có thể yêu cầu người bán gửi hóa đơn điện tử trực tiếp qua Email hoặc SMS. Trường hợp hóa đơn không cần chữ ký số trên HĐĐTDựa trên Khoản 7, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP hóa đơn điện tử không cần chữ ký số nếu là ,một trong các trường hợp sau:Các hóa đơn phát theo từng lần của cơ quan thuế.Các hóa đơn bán hàng thường được cấp tại các cửa hàng, các trung tâm thương mại, siêu thị,...Hóa đơn điện tử cho các loại vé xe, tàu, máy bay, thẻ, tem. Phiếu.Các chứng từ, hóa đơn được xuất qua Website, hệ thống thương mại về dịch vụ vận tải hàng khôngLàm thế nào để kiểm tra hóa đơn điện tử đã hợp lệ chưa?Để xác định xem hóa đơn điện tử của bạn đã hợp lệ chưa bạn có thể tra cứu cứu trên website của hệ thống hóa đơn điện điện tử của tổng cục thuế TCT. Để kiểm tra, bạn thực hiện ba bước sau:Bước 1: Nhấp theo đường link của Hệ thống Hóa Đơn Điện Tử Quốc Gia.Bước 2: Nhập các thông tin liên quan đến mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu, số lượng hóa đơn, tổng tổng tiền thuế, tổng tiền cần thanh toán, nhập mã captcha rồi nhấn vào mục “ tìm kiếm”Sự khác nhau giữa kế khai giấy và kế khai hóa đơn điện tử là gì?Việc kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử không có sự khác biệt so với hóa đơn giấy. Thậm chí sử dụng hóa đơn điện từ còn tiện lời, hiệu quả và nhanh chóng hơn.Hóa đơn điện tử có sai sót khi đơn hàng chưa hoàn thành/dịch vụ chưa được thực hiện, và người mua, người bán chưa kê khai thuế thì có thể xử lý như thế nào?Trong trường hợp này, người bán và người mua sẽ thỏa thuận xóa bỏ hóa đơn sai. Sau đó người bán sẽ thực hiện lập một HĐĐT mới thay thế thế cho hóa đơn sai.Lưu ý, hóa đơn thay thế phải được ghi kèm dòng chữ “ hóa đơn thay thế hóa đơn số… ký hiệu, gửi ngày/tháng/năm) và hóa đơn đã xóa bỏ sẽ vẫn được lưu trữ để đối chứng sau này.Hóa đơn điện tử đã phát hành, hàng hóa đã được giao thành công, dịch vụ đã hoàn tất, cả hai bên đều kê khai thuế, nhưng sau đó phát hiện sai sót thì xử lý như thế nào?Với trường hợp này, người bán và người mua sẽ cùng nhau viết thỏa thuận ghi rõ sai sót và thông tin điều chỉnh có chữ ký của hai bên. Sau đó bên bán sẽ lập HĐĐT điều chỉnh sai sót đó, ghi rõ các điều chỉnh trong thỏa thuận.Dựa vào hóa đơn đã điều chỉnh, hai bên sẽ thực hiện kê khai theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn điện tử.Với hóa đơn điện tử, nếu hàng hóa trong quá trình giao hàng cần chứng minh nguồn gốc với lực lượng chức năng thì làm như thế nào?Để đảm bảo quá trình vận chuyển, lưu thông hàng hóa, người bán cần chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để bên vận chuyển cầm trên đường. Các lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì?Đảm bảo nội dung hóa đơn giấy trùng khớp với hóa đơn điện tử.Hóa đơn giấy cần có chữ “ Hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”Hóa đơn có đầy đủ chữ ký, con dấu, họ tên của người bán và người chuyển đổi hóa đơnBài viết trên Đức Tín Group đã giải đáp toàn bộ những vấn đề xoay quanh câu hỏi “Hóa đơn điện tử là gì?”. Hy vọng rằng với những thông tin mới nhất về các quy định của HĐĐT, bạn đọc giải đáp được những vấn đề xoay quanh loại giấy tờ này và biết cách sử dụng thông minh, hiệu quả.
2024-08-06 08:18:33
