Thông tin chuyên ngành
TIN TỨC MỚI NHẤT
2024-08-10 05:54:06
Khám phá sơ đồ PERT: Công cụ quản lý dự án hiệu quả
2024-08-10 05:43:22
Tìm hiểu định biên nhân sự là gì và những thông tin cần biết
2024-08-10 03:37:56
Mô hình DiSC: Hệ thống đánh giá tính cách hàng đầu thế giới
2024-08-10 03:24:04
Checklist là gì? Tại sao lại quan trọng trong doanh nghiệp?
2024-08-10 02:08:01
Tối ưu hiệu quả với nguyên tắc Pareto: Bí quyết thành công 80/20
2024-08-09 03:31:16
Tuyển dụng nhân sự là gì? Vai trò và quy trình tuyển dụng nhân sự?
Tuyển dụng nhân sự là quá trình không thể thiếu của một tổ chức hay doanh nghiệp nào. Để tìm kiếm và thu hút được những ứng viên có kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp với từng vị trí công việc luôn đòi hỏi doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Vậy tuyển dụng nhân sự là gì? Quy trình tuyển dụng được nhân sự chất lượng bao gồm những bước nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết thông tin từ nội dung trong bài viết dưới đây!1. Tuyển dụng nhân sự là gì?Nhân sự là một trong những nguồn lực quan trọng và quý giá nhất của doanh nghiệp bởi vì con người được coi là trung tâm của mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Con người tạo ra vốn, đề xuất những ý tưởng có giá trị, đồng thời cũng trực tiếp đảm nhận công việc để thực thi các mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp.Chính vì thế, điều kiện tiên quyết để có được một đội ngũ nhân sự chất lượng, đáp ứng yêu cầu chiến lược, mục tiêu của doanh nghiệp là cần phải thực hiện tốt công tác tuyển dụng nhân sự ngay từ ban đầu.Vậy, tuyển dụng nhân sự là gì? Tuyển dụng nhân sự chính là một quá trình tìm kiếm và lựa chọn được nhân sự để thỏa mãn nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp và bổ sung lực lượng lao động cần thiết nhằm hướng đến thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.Tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm và lựa chọn ứng viên phù hợpNếu phân tích chi tiết hơn về khái niệm tuyển dụng nhân sự sẽ bao gồm hai nội dung, đó là tuyển mộ và tuyển chọn nhân sự.Tuyển mộ nhân sự là quá trình thu hút những ứng viên tiềm năng về phía tổ chức để nhà tuyển dụng lựa chọn và sàng lọc những ứng viên xem có đáp ứng đủ điều kiện của tổ chức, doanh nghiệp hay không.Tuyển chọn nhân sự là quá trình đánh giá những ứng viên đã thu hút qua tuyển mộ theo nhiều khía cạnh khác nhau, dựa vào yêu cầu cụ thể của công việc và vị trí tương đương.2. Những vai trò quan trọng của tuyển dụng nhân sựNhân viên được coi là huyết mạch của doanh nghiệp, vì vậy tuyển dụng nhân sự tìm kiếm và thu hút những ứng viên tốt nhất là điều có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Việc tuyển dụng không hiệu quả có thể dẫn đến việc bị trống những vị trí chủ chốt và giảm doanh thu, trong khi tuyển dụng thành công sẽ mang lại những ứng viên phù hợp một cách kịp thời, đảm bảo doanh nghiệp tiếp tục vận hành và phát triển.Mục đích chính của tuyển dụng nhân sự chính là thu hút, chọn lọc và tuyển chọn được những ứng viên có kỹ năng và năng lực phù hợp, đáp ứng được yêu cầu vị trí công việc còn trống trong tổ chức. Cụ thể vai trò của tuyển dụng nhân sự được thể hiện qua 3 khía cạnh sau:Tuyển dụng nhân sự giúp doanh nghiệp tìm được những ứng viên phù hợpVai trò đối với doanh nghiệpĐáp ứng nhu cầu về nguồn nhân sự: Tuyển dụng nhân sự giúp tìm kiếm những nhân viên có năng lực, trình độ, kinh nghiệm phù hợp với vị trí tuyển dụng và nhu cầu của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra liên tục, không bị trì trệ.Nâng cao khả năng cạnh tranh: Một đội ngũ nhân sự chất lượng là yếu tố quan trọng quyết định đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Công tác tuyển dụng nhân sự mà hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tìm kiếm và có được đội ngũ nhân viên chuyên môn giỏi, giàu kinh nghiệm và thái độ làm việc tốt, từ đó nâng cao năng lực, khả năng cạnh tranh.Tiết kiệm chi phí: Tuyển dụng được những ứng viên phù hợp giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí tuyển dụng, thử việc và đào tạo... Đồng thời tăng hiệu suất làm việc của nguồn lực và giảm thiểu những rủi ro.Vai trò đối với lực lượng lao độngThông qua quá trình tuyển dụng, người lao động có thể tìm được việc làm phù hợp với trình độ, năng lực và sở thích của bản thân. Đồng thời, khi có việc làm, người lao động sẽ có thu nhập ổn định, chất lượng cuộc sống được nâng cao. Khi được tham gia lao động, họ được cọ xát với thực tế, kinh nghiệm được tích lũy dần dần. Đây chính là cơ hội học hỏi, phát triển bản thân, có thêm kỹ năng và nghiệp vụ hơn.Vai trò đối với xã hộiKhi lực lượng lao động trong xã hội có việc làm thì tỷ lệ thất nghiệp suy giảm, góp phần ổn định xã hội. Tuyển dụng nhân sự tạo ra nhiều việc làm, từ đó đóng góp cho sự phát triển kinh tế của đất nước. Đồng thời thông qua hoạt động này cũng giúp nâng cao dân trí, góp phần vào xây dựng một xã hội văn minh và giàu đẹp.3. Một quy trình tuyển dụng nhân sự gồm những bước nào?Quy trình tuyển dụng là một chuỗi các bước thực hiện để thu hút nhân tài, đánh giá, chọn lọc và tuyển dụng được các ứng viên phù hợp để bổ sung vào các vị trí mà doanh nghiệp đang trống. Mục tiêu của quy trình tuyển dụng là tìm được ứng viên phù hợp với vị trí công việc.Sẽ rất khó “lấp đầy” khoảng trống nhân sự còn đang thiếu nếu doanh nghiệp không có một quy trình tuyển dụng đúng chuẩn. Đồng thời, điều này cũng làm gián đoạn, ảnh hưởng tiêu cực đến tình hình hoạt động chung của doanh nghiệp.Vì thế, doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình tuyển dụng đầy đủ để rút ngắn thời gian tìm được những ứng viên phù hợp nhất. Điều này, giảm thiểu rủi ro về việc tuyển dụng nhân sự không phù hợp, gây mất thời gian và lãng phí chi phí chung cho việc tuyển dụng cũng như gián đoạn hoạt động kinh doanh.Do đó, để quá trình tuyển dụng nhân sự đạt được kết quả cao nhất, sớm chọn được những ứng viên phù hợp thì bộ phận tuyển dụng nên thực hiện theo những bước dưới đây:Xác định nhu cầu tuyển dụngXác định vị trí cần tuyển dụngĐể bắt đầu quá trình tuyển dụng, nhà tuyển dụng cần thực hiện đánh giá tổng quan tình hình nhân sự hiện tại. Điều này bao gồm việc xem xét số lượng nhân viên, các vị trí hiện có và số lượng vị trí đang thiếu cần bổ sung thêm nhân lực.Đưa ra các tiêu chí tuyển dụngDựa trên phân tích công việc, doanh nghiệp xác định các tiêu chí tuyển dụng cho từng vị trí công việc cụ thể như kỹ năng mềm, kỹ năng chuyên môn và những yêu cầu khác mà ứng viên cần có. Các tiêu chí này nên rõ ràng và cụ thể để quá trình tuyển dụng diễn ra thuận lợi.Đưa ra những tiêu chí tuyển dụng cho từng vị trí cụ thểChuẩn bị quá trình tuyển dụngSoạn thảo mô tả công việc và tiêu chuẩn công việcBản mô tả công việc là một văn bản tóm tắt một vị trí đang tuyển dụng cần có yêu cầu và trách nhiệm nào. Bản tiêu chuẩn công việc là tài liệu xây dựng các tiêu chuẩn công việc cụ thể, bao gồm tiêu chí đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất cá nhân. Cả hai bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc cần rõ ràng để ứng viên hiểu được yêu cầu của vị trí, tránh sự hiểu lầm.Xây dựng kế hoạch tuyển dụngKế hoạch tuyển dụng được xây dựng cần xác định rõ những mốc thời gian quan trọng và các hoạt động cần thực hiện. Điều này giúp đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra thuận lợi, hạn chế sai sót. Trong kế hoạch tuyển dụng cần dự toán ngân sách tuyển dụng để đảm bảo rằng ngân sách được chi là tối ưu nhất.Tìm kiếm ứng viênLựa chọn kênh tuyển dụngDựa trên số lượng và tình hình nhân sự hiện tại trong doanh nghiệp, nhà tuyển dụng có thể đề xuất chuyển ban; tăng cấp bậc hoặc liên hệ các nhân viên cũ (đề cử nội bộ). Đăng tin tuyển dụng lên Website của công ty, các trang Website tuyển dụng, mạng xã hội, hội chợ việc làm,... Mỗi kênh có ưu điểm và hạn chế riêng, cần lựa chọn kênh phù hợp để tiếp cận đúng đối tượng ứng viên tiềm năng phù hợp với công ty.Lựa chọn kênh tuyển dụng phù hợp cho từng đối tượngSoạn thảo và đăng tin tuyển dụngSoạn thảo thông tin tuyển dụng chính xác và hấp dẫn, nêu rõ các lợi ích và cơ hội phát triển khi làm việc tại công ty để thu hút được sự quan tâm của nhiều ứng viên tiềm năng. Tin tuyển dụng được đăng tải trên đúng kênh để thu hút sự quan tâm của ứng viên thích hợp.Thực hiện sàng lọc hồ sơ ứng viênLọc hồ sơ cơ bảnTiến hành sắp xếp hồ sơ dựa trên các tiêu chí cơ bản như kinh nghiệm và kỹ năng làm việc, trình độ học vấn, bằng cấp. Loại bỏ những hồ sơ không đáp ứng các yêu cầu theo bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Điều này giúp quá trình tuyển dụng tiết kiệm thời gian và tập trung vào những hồ sơ tiềm năng.Đánh giá chi tiếtĐánh giá chi tiết hơn những hồ sơ tiềm năng để xác định được các ứng viên phù hợp nhất theo mục tiêu tuyển dụng. Việc đánh giá chi tiết giúp nhận diện những ứng viên có năng lực và phù hợp với doanh nghiệp và tổ chức.Phỏng vấn và đánh giá ứng viênLên lịch phỏng vấnLiên hệ với các ứng viên phù hợp để lên lịch phỏng vấn. Đảm bảo rằng lịch phỏng vấn được sắp xếp một cách hợp lý để tạo điều kiện thuận lợi cho cả ứng viên và nhà tuyển dụng. Nên chuẩn bị các câu hỏi và bài kiểm tra trước để quá trình phỏng vấn diễn ra suôn sẻ. Sự chuyên nghiệp trong tổ chức phỏng vấn giúp tạo niềm tin và sự tin tưởng từ phía ứng viên.Thực hiện phỏng vấnThường phỏng vấn gồm 2 bước là phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn chuyên sâu. Trong đó, phỏng vấn sơ bộ ngắn gọn và tập trung vào việc xác nhận thông tin trong hồ sơ để để đánh giá tổng quát về kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên. Trong khi thực hiện phỏng vấn chuyên sâu để đánh giá chuyên sâu về năng lực của ứng viên. Phỏng vấn này có thể kéo dài thời gian hơn giúp cho nhà tuyển dụng hiểu rõ về năng lực thực sự của ứng viên.Nhà tuyển dụng cũng có thể thực hiện các phương pháp phỏng vấn để đánh giá ứng viên chuyên sâu như:Kiểm tra kỹ năng: Thực hiện các bài kiểm tra kỹ năng để đánh giá khả năng chuyên môn của ứng viên. Các bài kiểm tra này có thể bao gồm bài tập thực hành, bài kiểm tra kỹ thuật hoặc bài kiểm tra viết.Bài tập tình huống: Sử dụng các tình huống thực tế để xem xét khả năng giải quyết vấn đề và ra quyết định của ứng viên. Bài tập tình huống giúp đánh giá khả năng ứng phó với các tình huống cụ thể trong công việc.Kiểm tra tâm lý: Sử dụng các bài kiểm tra tâm lý để đánh giá tính cách và phẩm chất cá nhân của ứng viên. Kiểm tra tâm lý giúp xác định mức độ phù hợp của ứng viên với văn hóa công ty và môi trường làm việc.Đưa ra quyết định tuyển dụngĐánh giá tổng thể mọi ứng viên sau phỏng vấnTổng hợp kết quả từ các vòng phỏng vấn và bài kiểm tra để đánh giá toàn diện về ứng viên. Xem xét các điểm mạnh, điểm yếu của từng ứng viên để đưa ra đánh giá chính xác. Thực hiện so sánh các ứng viên để chọn ra người phù hợp nhất cho vị trí tuyển dụng. Đánh giá các tiêu chí quan trọng nhất và xem xét mức độ phù hợp của ứng viên với yêu cầu công việc và văn hóa công ty.Đưa ra quyết địnhRa quyết định tuyển dụng là một quá trình quan trọng, đòi hỏi sự thận trọng và cân nhắc kỹ lưỡng. Quyết định này cần được đưa ra dựa trên sự đồng thuận của các bên liên quan, bao gồm nhà quản lý trực tiếp, bộ phận nhân sự và các thành viên khác trong hội đồng tuyển dụng. Điều này đảm bảo ứng viên được chọn đáp ứng đủ những yêu cầu về kỹ năng chuyên môn và phù hợp với văn hóa, giá trị của công ty.Đưa ra quyết định tuyển dụng dựa trên các tiêu chí phù hợpThông báo kết quảThông báo kết quả cho ứng viên được chọn và gửi thư mời làm việc chi tiết. Thư mời cần nêu rõ các điều khoản hợp đồng, quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên, bao gồm tổng mức lương, thời gian, địa điểm làm việc và các thông tin cần thiết khác. Đồng thời tiến hành thực hiện Onboarding tại công ty. Quá trình này bao gồm những bước chuẩn bị cho ứng viên trước ngày đầu đi làm, giới thiệu nhân viên mới đến bộ phận, cung cấp thông tin về chính sách, và văn hóa công ty.5. Bí quyết tuyển dụng nhân sự hiệu quả, thu hút nhân tài thành côngTuyển dụng nhân sự và thu hút nhân tài luôn là một trong những thách thức lớn nhất đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh thị trường lao động ngày càng cạnh tranh khốc liệt. Để thành công khi thực hiện công tác này, các doanh nghiệp cần có chiến lược tuyển dụng rõ ràng và hiệu quả. Cụ thể:Tận dụng nguồn lực hiện cóDoanh nghiệp có thể tận dụng hình ảnh và trải nghiệm của nhân viên để quảng bá thương hiệu và thu hút nhân tài. Một đội ngũ nhân viên đoàn kết giúp cho các ứng viên tiềm năng có ấn tượng tốt về doanh nghiệp. Việc khảo sát mức độ hài lòng và chia sẻ trải nghiệm thực tế của nhân viên cũng giúp làm nổi bật văn hóa công ty một cách sinh động.Tạo dựng văn hóa công ty tích cựcMôi trường làm việc lành mạnh và tích cực không chỉ giúp thu hút mà còn giữ chân nhân tài. Khi văn hóa công ty thúc đẩy sự đoàn kết và cùng hướng đến các mục tiêu chung, nhân viên sẽ cảm thấy gắn bó và muốn cống hiến lâu dài cho doanh nghiệp.Có chế độ đãi ngộ hấp dẫn và được đào tạo rõ ràngChính sách lương thưởng và phúc lợi hấp dẫn doanh nghiệp nên có để thu hút nhân tài, tương xứng với giá trị mà họ mang lại. Đồng thời, hoạt động đào tạo giúp nhân viên phát triển tốt kỹ năng chuyên môn, từ đó tăng cường hấp dẫn các ứng viên với doanh nghiệp.Xây dựng thương hiệu doanh nghiệpXây dựng thương hiệu mạnh mẽ là yếu tố quan trọng để thu hút nhân tài. Doanh nghiệp nổi tiếng với mức lương cao, môi trường làm việc tích cực và văn hóa tốt sẽ dễ dàng thu hút các ứng viên giỏi. Việc tạo ra nhiều lợi thế cạnh tranh sẽ giúp ứng viên quyết định gia nhập doanh nghiệp của bạn.Mở rộng các nguồn tiếp cận ứng viênTham gia các buổi gặp gỡ đối tác, hội thảo và các sự kiện doanh nghiệp là cách hiệu quả để mở rộng mối quan hệ và tiếp cận đa dạng ứng viên tiềm năng. Đây là cơ hội tốt để doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ và thu hút nhân tài từ nhiều nguồn khác nhau.Tối ưu dữ liệu để thu hút nhân tàiDoanh nghiệp nên sử dụng dữ liệu để tối ưu hóa các chiến lược tuyển dụng. Phân tích các nguồn dữ liệu như video giới thiệu doanh nghiệp và các nền tảng truyền thông xã hội sẽ giúp tiếp cận đúng đối tượng. Điều này giúp tạo ra trải nghiệm tích cực cho ứng viên, giống như việc thuyết phục khách hàng mua sản phẩm.Sử dụng kênh tuyển dụng trực tuyếnTrong thời buổi 4.0, các phương tiện truyền thông kỹ thuật số là công cụ hiệu quả để c cho doanh nghiệp. Các trang mạng và nền tảng trực tuyến là phương tiện hữu hiệu để quảng bá cơ hội việc làm và tiếp cận được nhiều ứng viên tiềm năng. Doanh nghiệp cần tận dụng tốt những kênh này để tiếp cận và thu hút nhân tài tiềm năng.Như vậy, để công tác tuyển dụng nhân sự và thu hút nhân tài được thành công, doanh nghiệp cần có một chiến lược toàn diện. Bằng cách áp dụng những bí quyết trên, doanh nghiệp không chỉ thu hút được những ứng viên tiềm năng mà còn xây dựng được một đội ngũ nhân sự vững mạnh, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.Tuyển dụng nhân sự là một quá trình tưởng chừng như đơn giản nhưng lại rất phức tạp, đòi hỏi các nhà quản lý nguồn nhân lực phải nghiên cứu sâu rộng. Hy vọng qua nội dung bài viết trên, Đức Tín Group đã giúp bạn và doanh nghiệp chuẩn bị các thủ tục kỹ càng và sự khéo léo để tạo ra những ứng viên tiềm năng và chất lượng.
2024-08-09 02:30:36
Truyền thông nội bộ là gì? Quy trình truyền thông nội bộ hiệu quả
Truyền thông nội bộ được đánh giá là một hoạt động vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong mọi tổ chức, giữ vị trí then chốt trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp và tăng cường sự gắn kết của nhân viên. Vì vậy, trong bài viết này, Đức Tín Group sẽ giúp bạn hiểu và áp dụng đúng đắn quy trình truyền thông nội bộ. Từ đó quản lý nhân viên hiệu quả và góp phần vào sự phát triển, thành công của doanh nghiệp mình.1. Truyền thông nội bộ là gì?Truyền thông nội bộ là quá trình truyền đạt, trao đổi và tương tác thông tin giữa các nhân viên hay phòng ban trong một tổ chức doanh nghiệp. Mục đích của hoạt động truyền thông nội bộ là xây dựng, duy trì mối quan hệ tốt giữa nhân viên với nhau và giữa nhân viên với ban lãnh đạo.Truyền thông nội bộ không chỉ đơn thuần là việc cung cấp những thông tin mà còn bao gồm việc truyền tải thông điệp, tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược của ban lãnh đạo đến tất cả nhân viên. Hoạt động truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc gắn kết và phát triển mối quan hệ giữa nhân viên và doanh nghiệp. Khi truyền thông nội bộ được thực hiện hiệu quả, nó giúp nhân viên hiểu rõ được yêu cầu công việc, quyền lợi của mình, từ đó cống hiến vào sự phát triển của doanh nghiệp.Truyền thông nội bộ nhằm mục đích duy trì mối quan hệ giữa nhân viên và doanh nghiệpNgược lại, nếu công tác truyền thông nội bộ của doanh nghiệp mà không đạt hiệu quả, nhân viên không nhận được đầy đủ thông tin, không nhận thức rõ về vai trò, trách nhiệm của mình. Từ đó, dẫn đến làm việc không đạt hiệu quả và khó gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.Bên cạnh đó, truyền thông nội bộ cũng giúp ban lãnh đạo nắm bắt tình hình thực tế của nhân viên, từ đó lập ra các kế hoạch kinh doanh, chiến lược quản lý công ty một cách hiệu quả. Việc lắng nghe và phản hồi từ phía nhân viên không chỉ giúp cải thiện môi trường làm việc mà còn tạo điều kiện để nhân viên cảm thấy bản thân được đánh giá cao, từ đó có thêm động lực làm việc.Tóm lại, truyền thông nội bộ là một hoạt động quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào. Nó không chỉ giúp truyền tải thông tin mà còn góp phần xây dựng một mối quan hệ chặt chẽ giữa nhân viên và lãnh đạo, thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Việc đầu tư vào truyền thông nội bộ hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích lâu dài, giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã vạch ra.2. Vai trò của truyền thông nội bộ trong một doanh nghiệpTruyền thông nội bộ đóng vai trò không thể thiếu trong môi trường doanh nghiệp. Đây là cầu nối quan trọng giữa ban lãnh đạo và nhân viên, giúp xây dựng và duy trì một môi trường làm việc hiệu quả. Xây dựng và duy trì văn hóa của doanh nghiệpTruyền thông nội bộ giúp xác định và tôn vinh giá trị, mục tiêu, và phương châm hoạt động của tổ chức. Những thông điệp này giúp hình thành và củng cố văn hóa tổ chức, tạo nên sự nhất quán và sự hòa nhập giữa các thành viên trong tổ chức.Tăng cường sự gắn bó lâu dài của nhân viênTruyền thông nội bộ giúp nhân viên gắn bó lâu dài với doanh nghiệpTruyền thông nội bộ giúp nhân viên hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của bản thân trong tổ chức, thấy được bản thân đóng góp một phần quan trọng cho tổ chức. Từ đó tăng cường sự gắn kết lâu dài của nhân viên đối với tổ chức, doanh nghiệp đó. Điều này có thể bao gồm thông tin về thành tích cá nhân hoặc những nỗ lực và thành tựu cá nhân được công nhận.Truyền tải tất cả thông tin một cách chính xácTruyền thông nội bộ đảm bảo rằng mọi thông tin quan trọng từ cấp ban lãnh đạo, như chiến lược, mục tiêu kinh doanh đến các chính sách, thay đổi tổ chức được truyền tải một cách chính xác và kịp thời đến từng thành viên trong tổ chức. Điều này giúp tránh được sự hiểu lầm, đồng thời thúc đẩy sự chung tay làm việc hiệu quả hơn.Tạo ra môi trường làm việc tích cực và động viên sự nghiệpBằng cách truyền tải đi những câu chuyện thành công của cá nhân đến tất cả nhân viên, truyền thông nội bộ giúp tạo ra một môi trường có hướng phấn đầu làm việc, thúc đẩy sự nghiệp của nhân viên và khuyến khích chủ động đóng góp hơn nữa vào sự thành công chung của doanh nghiệp.Tăng cường sự tham gia của nhân viên vào tổ chứcKhuyến khích sự tương tác và phản hồi từ phía nhân viên, hoạt động truyền thông nội bộ giúp tăng cường sự tham gia, đóng góp của nhân viên đối với các vấn đề của tổ chức. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng các buổi họp, cuộc thảo luận hoặc các nền tảng kết nối nội bộ cho phép nhân viên có cơ hội được đóng góp ý kiến cá nhân và nhận được góp ý phản hồi từ ban lãnh đạo.Giữ vững được sự uy tín của doanh nghiệpSự duy trì và củng cố hình ảnh, uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp cũng là một phần của hoạt động truyền thông nội bộ. Bằng cách chia sẻ những thông tin chính xác và tích cực, doanh nghiệp có thể xây dựng được hình ảnh đẹp trong lòng mọi nhân viên, từ đó lan tỏa ra đến khách hàng, đối tác và cộng đồng bên ngoài.Đo lường và đánh giá hiệu quả truyền thôngCuối cùng, truyền thông nội bộ cần được đo lường để đánh giá hiệu quả của các hoạt động truyền thông. Việc này giúp cho các nhà quản lý và người làm truyền thông nội bộ có thể điều chỉnh và cải thiện chiến lược truyền thông để đáp ứng thật tối, hài hòa nhu cầu của nhân viên và doanh nghiệp.Vai trò của truyền thông nội bộ không chỉ đơn thuần là truyền tải thông tin mà còn giữ vị trí vô cùng quan trọng trong việc xây dựng một môi trường làm việc tích cực, nâng cao sự gắn kết của nhân viên. Đây là một hoạt động hướng đến thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức doanh nghiệp.3. Quy trình truyền thông nội bộ đạt được hiệu quả caoTruyền thông nội bộ là chìa khóa giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và xây dựng một môi trường làm việc tích cực. Để đạt được sự gắn kết và đồng thuận từ nhân viên, doanh nghiệp cần một quy trình truyền thông rõ ràng và mạch lạc. Quy trình này đảm bảo thông tin được truyền tải chính xác và kịp thời, đồng thời giúp nhân viên cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng.Dưới đây là các bước cụ thể để triển khai một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả:Xác định mục tiêu chính làm truyền thông nội bộMục tiêu làm truyền thông nội bộ phù hợp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệpTrước khi triển khai bất kỳ chiến lược truyền thông nào, doanh nghiệp cần xác định rõ các mục tiêu cụ thể và đo lường được. Mục tiêu này phải phù hợp với chiến lược kinh doanh và tầm nhìn tổng thể của doanh nghiệp. Cụ thể, các mục tiêu truyền thông nội bộ có thể bao gồm:Nâng cao nhận thức:Trước tiên, việc đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều nhận thức rõ về mục tiêu, giá trị cốt lõi, tầm nhìn - sứ mệnh và các hoạt động chính của doanh nghiệp là rất quan trọng. Điều này giúp xây dựng sự đồng nhất và cùng hướng đến mục tiêu chung trong tổ chức.Gắn kết nhân viên:Việc tăng cường sự gắn kết, động lực và tinh thần làm việc của nhân viên là một mục tiêu quan trọng của truyền thông nội bộ. Người làm truyền thông nội bộ cần biết cách sử dụng các kênh truyền thông để tạo ra một môi trường làm việc tích cực và động viên nhân viên. Đây là cơ hội để họ xây dựng và thúc đẩy các hoạt động nhóm, tạo ra sự hòa nhập và thúc đẩy sự phát triển cá nhân.Xây dựng kế hoạch truyền thôngKênh truyền thông nội bộ:Người làm truyền thông nội bộ cần lựa chọn các kênh truyền thông phù hợp để đảm bảo thông tin được truyền tải một cách hiệu quả nhất. Các kênh có thể bao gồm email, intranet, mạng xã hội nội bộ, video, podcast, radio, họp mặt trực tiếp và bản tin nội bộ. Mỗi kênh sẽ có từng ưu điểm riêng biệt đảm bảo phù hợp với mục đích làm truyền thông nội bộ khác nhau.Thông điệp truyền thông nội bộ:Xác định và xây dựng các thông điệp chính cần được truyền tải. Các thông điệp này phải phản ánh chính sách, chiến lược và giá trị của tổ chức một cách rõ ràng và nhất quán. Việc sử dụng ngôn từ phù hợp và khả năng tái chế thông điệp theo các kênh khác nhau là rất quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả của truyền thông.Đối tượng truyền thông nội bộ:Người làm truyền thông nội bộ cần phải xác định rõ ràng đối tượng được hướng đến là ai, như toàn thể nhân viên của doanh nghiệp hay nhân viên của từng bộ phận. Điều này giúp họ chọn lựa kênh truyền thông thích hợp để đáp ứng nhu cầu của từng nhóm nhân viên.Thời gian và tần suất truyền thông nội bộ:Việc lên kế hoạch thời gian và tần suất truyền thông là rất quan trọng để đảm bảo thông tin luôn được cập nhật đến đối tượng nhận truyền thông nội bộ một cách đầy đủ và đúng thời gian. Người làm truyền thông nội bộ cần cân nhắc các yếu tố như thời điểm hoạt động của tổ chức, nhịp độ làm việc của nhân viên và tính liên tục của thông tin.Xem thêm:Bật mí 5 chức năng của quản trị quan trọng khi điều hành doanh nghiệpOnboarding là gì? Tại sao doanh nghiệp cần có giai đoạn Onboarding?Triển khai và thực hiện hoạt động truyền thông nội bộThực hiện các hoạt động truyền thông:Sau khi kế hoạch đã được xây dựng, người làm truyền thông nội bộ tiến hành triển khai các hoạt động truyền thông theo đúng lịch trình và kế hoạch đã đề ra. Điều này bao gồm việc sử dụng các kênh đã chọn để truyền tải thông điệp đến đối tượng mục tiêu một cách hiệu quả.Đảm bảo tính liên tục và nhất quán của thông tin:Thông tin cần được truyền tải một cách liên tục và nhất quán để duy trì sự tin tưởng và gắn kết của nhân viên với tổ chức. Việc thường xuyên cập nhật và tái chế thông điệp giúp người làm truyền thông nội bộ duy trì sự chú ý và cam kết của nhân viên.Tương tác và phản hồi:Khuyến khích sự tương tác từ phía nhân viên và tạo điều kiện cho họ đưa ra phản hồi, ý kiến và đề xuất là một phần quan trọng của quá trình truyền thông nội bộ. Điều này giúp tăng cường sự tham gia và tạo ra một môi trường làm việc mở và trao đổi ý kiến.Đo lường hiệu quả và đánh giáĐo lường hiệu quả truyền thông nội bộ để điều chỉnh chiến lượcPhương pháp đo lường:Cuối cùng, việc đo lường hiệu quả của chiến lược truyền thông là rất quan trọng để đánh giá sự thành công và điều chỉnh chiến lược nếu cần thiết. Các phương pháp đo lường có thể bao gồm khảo sát nhân viên để thu thập ý kiến và phản hồi, sử dụng công cụ phân tích để đánh giá chính xác những thông điệp truyền thông có thực sự hiệu quả không.Điều chỉnh chiến lược:Dựa trên kết quả đo lường và đánh giá, người làm truyền thông nội bộ cần điều chỉnh chiến lược truyền thông để cải thiện và tối ưu hóa hiệu quả. Điều này có thể bao gồm việc điều chỉnh nội dung, kênh truyền thông hoặc thay đổi cách tiếp cận để đạt được sự hiệu quả cao nhất.Chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả không chỉ giúp tăng cường sự hiểu biết và gắn kết giữa các nhân viên mà còn nâng cao hiệu quả làm việc và sự hài lòng trong công việc. Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu truyền thông nội bộ rõ ràng, xây dựng kế hoạch chi tiết, triển khai thực hiện một cách nhất quán và liên tục kiểm tra, đo lường và đánh giá hiệu quả để biện pháp kịp thời cải thiện.4. Trách nhiệm truyền thông nội bộ là của ai trong doanh nghiệp?Trách nhiệm truyền thông nội bộ trong một tổ chức là một khía cạnh quan trọng của quản lý tổ chức và góp phần quan trọng vào việc xây dựng văn hóa tổ chức, tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên trong công ty và giúp đẩy mạnh hiệu suất làm việc. Đây là một quá trình phức tạp và cần sự đồng thuận và tham gia từ nhiều bên khác nhau trong tổ chức.Bộ phận nhân sựĐược giao trách nhiệm xây dựng chính sách và quy trình liên quan đến truyền thông nội bộ. Họ cần đảm bảo rằng mọi thông tin liên quan đến nhân viên, từ các chính sách phúc lợi, quy trình tuyển dụng, đến việc đào tạo và phát triển, đều được truyền tải một cách đầy đủ và rõ ràng.Bộ phận truyền thông và marketingĐể nhân viên nắm bắt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả thì bộ phận truyền thông và marketing hỗ trợ việc truyền thông nội bộ bằng cách cung cấp công cụ và nền tảng.Bộ phận truyền thông và marketing quản lý các kênh giao tiếp như intranet, newsletter và các sự kiện nội bộ để tăng cường sự tương tác và hiểu biết trong tổ chức.Ban lãnh đạo và quản lý cấp caoCác nhà quản trị cấp cao của doanh nghiệp thường chịu trách nhiệm cuối cùng trong việc quản lý và hỗ trợ hoạt động truyền thông nội bộ. Họ thường cung cấp sự hỗ trợ và tài trợ cho những chiến dịch truyền thông nội bộ và đảm bảo rằng các thông điệp quan trọng được truyền đạt một cách chính xác.Đồng thời, nhà quản trị cấp cao của doanh nghiệp cũng là người đưa ra những đánh giá, nhận xét để đảm bảo thông tin trong hoạt động truyền thông nội bộ tác động hai chiều qua lại.Nhân viênTruyền thông nội bộ khuyến khích sự tương tác hai chiều giữa nhân viên và nhà quản trị. Do đó, những thông tin từ nhân viên muốn truyền đạt đến ban lãnh đạo bao gồm ý kiến, góp ý, phản hồi, đề xuất, báo cáo,...Chính vì thế những điều này giúp nhân viên được trình bày quan điểm cá nhân, cũng như bày tỏ những tâm tư, nguyện vọng, đảm bảo quyền hạn cá nhân khi làm việc.Việc quản lý và triển khai chiến dịch hoạt động truyền thông nội bộ đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận và nhiều vị trí khác nhau. Mục đích chính là để đảm bảo rằng các thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả và đúng đắn nhất, tác động qua lại giữa các đối tượng truyền thông nội bộ với nhau.5. Người làm truyền thông nội bộ cần có những kỹ năng nào?Những kỹ năng cần có của người làm truyền thông nội bộĐể thực hiện công việc truyền thông nội bộ một cách hiệu quả và mang lại giá trị cho tổ chức doanh nghiệp và cả quyền lợi của nhân viên, những người làm truyền thông nội bộ cần có những kỹ năng cần thiết sau đây:Kỹ năng giao tiếpNgười làm công tác truyền thông nội bộ cần có kỹ năng giao tiếp tốt. Điều này bao gồm khả năng giao tiếp một cách rõ ràng, dễ hiểu và thúc đẩy sự tương tác tích cực trong tổ chức. Điều này bao gồm việc biết cách sử dụng từ ngữ phù hợp, phản hồi nhanh chóng và xử lý các tình huống giao tiếp khó khăn một cách chuyên nghiệp.Kỹ năng viếtViết là một phần quan trọng của truyền thông nội bộ, bao gồm việc soạn thảo email, bản tin, thông điệp, hay nội dung cho intranet và các nền tảng truyền thông nội bộ khác. Việc viết phải rõ ràng, logic và hấp dẫn để có thể truyền tải thông điệp một cách chính xác và hiệu quả.Hiểu biết về công nghệ thông tinĐể quản lý và phát triển các nền tảng truyền thông nội bộ như intranet, hệ thống email, các phần mềm hỗ trợ truyền thông, người làm truyền thông nội bộ cần có hiểu biết về công nghệ thông tin và khả năng làm việc với các công cụ số.Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gianVì công việc truyền thông nội bộ thường đòi hỏi phải xử lý nhiều dự án và thông tin đồng thời, người làm truyền thông nội bộ cần có khả năng tổ chức công việc và quản lý thời gian tốt để đảm bảo các hoạt động được thực hiện đúng hạn.Kỹ năng phân tích và đánh giáĐể đo lường hiệu quả của các chiến dịch truyền thông nội bộ và đưa ra các cải tiến, người làm truyền thông nội bộ cần có khả năng phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm những ý kiến phản hồi của nhân viên, tỷ lệ tham gia, mức độ tương tác và sự hiểu biết về các thông điệp được truyền tải. Quá trình phân tích này không chỉ dừng lại ở việc thu thập và tổng hợp số liệu, mà còn đòi hỏi người làm truyền thông nội bộ có khả năng đánh giá sâu sắc để hiểu rõ những yếu tố nào đang hoạt động hiệu quả và những yếu tố nào cần phải cải thiện.Kỹ năng quản lý mối quan hệNgười làm truyền thông nội bộ cần có kỹ năng quản lý mối quan hệ với các bộ phận khác trong doanh nghiệp để đạt được sự hợp tác trong các dự án truyền thông nội bộ. Ngoài ra, kỹ năng giải quyết xung đột cũng là điều cần thiết để giải quyết các mâu thuẫn hay bất đồng quan điểm trong quá trình làm việc.Có kiến thức đúng về văn hóa doanh nghiệpĐể có thể phù hợp với văn hóa của tổ chức và truyền tải đúng thông điệp đến đối tượng truyền thông nội bộ thì người làm công tác truyền thông nội bộ cần phải hiểu rõ về tầm nhìn, sứ mệnh, chiến lược của tổ chức, không gây hiểu lầm hoặc mâu thuẫn với các giá trị cốt lõi của tổ chức.Kỹ năng sáng tạo và khả năng thích ứngTruyền thông nội bộ đòi hỏi sự sáng tạo trong việc đưa ra các ý tưởng mới và khả năng thích ứng với những thay đổi và thách thức trong tổ chức. Những kỹ năng này giúp người làm truyền thông nội bộ kịp thời nắm bắt được những thông tin để triển khai chiến lược và hoạt động truyền thông được hiệu quả.Tóm lại, người làm truyền thông nội bộ cần có đầy đủ các kỹ năng kết hợp giữa giao tiếp hiệu quả, kỹ năng viết tốt, hiểu biết về công nghệ, khả năng tổ chức và quản lý thời gian, kỹ năng phân tích và đánh giá, kỹ năng quản lý những mối quan hệ, có kiến thức về văn hóa doanh nghiệp, kỹ năng sáng tạo và khả năng thích ứng nhanh để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ khi triển khai hoạt động này.Hy vọng qua những thông tin mà Đức Tín Group chia sẻ trên đã giúp doanh nghiệp bạn xây dựng quy trình truyền thông nội bộ hiệu quả. Đây không chỉ là công cụ để trao đổi thông tin trong doanh nghiệp mà còn là nền tảng xây dựng văn hóa, gắn kết nhân viên và thúc đẩy hiệu suất làm việc.
2024-08-08 09:04:53
Chi Phí Cơ Hội Là Gì? Cách Tính Chi Phí Cơ Hội và cách sử dụng hiệu quả
Để doanh nghiệp có thể tối ưu được chi phí cũng như nguồn lực, không thể nào bỏ qua được chi phí cơ hội khi tính toán tổng chi phí. Cùng tìm hiểu và tính toán về chi phí cơ hội của một doanh nghiệp trong bài viết dưới đây.Chi phí cơ hội là gì?Đầu tiên khi tính chi phí cơ hội, chúng ta phải hiểu được chi phí cơ hội là gì?Trong cuộc sống hàng ngày, con người luôn luôn phải đối mặt với các lựa chọn trong nhiều lĩnh vực, với nhiều mục đích phù hợp với hoàn cảnh cũng như lợi ích của mỗi cá nhân, các lựa chọn bao giờ cũng kèm theo những lựa chọn khác được bỏ qua. Đối chiếu với doanh nghiệp, khi đưa ra một lựa chọn, doanh nghiệp sẽ bỏ qua những cơ hội, những lựa chọn khác, và những cơ hội hay lựa chọn bị bỏ qua đó được tính vào phần chi phí cơ hội của doanh nghiệp.Một cách khái quát, chi phí cơ hội là những lợi ích bị bỏ qua mà đáng ra doanh nghiệp nhận được khi lựa chọn một phương án này thay vì một phương án khác. Ví dụ: Doanh nghiệp có hai lựa chọn kinh doanh, mở rộng mặt hàng thực phẩm hoặc mặt hàng quần áo với số vốn ban đầu 5 tỷ. Trong đó:Mặt hàng thực phẩm: Lợi nhuận 500 triệu/nămMặt hàng quần áo: Đem lại lợi nhuận 600 triệu/năm nhưng cần thêm chi phí logistics.Nếu doanh nghiệp lựa chọn đầu tư vào mặt hàng thực phẩm thì chi phí cơ hội mà doanh nghiệp phải bỏ ra là 100 triệu/năm. Chi phí cơ hội là gì? Công thức tính chi phí cơ hộiVì sao cần tính chi phí cơ hội?Như đã nêu trong khái niệm, chi phí cơ hội giúp doanh nghiệp có cái nhìn khái quát về cơ hội được, mất khi lựa chọn một phương án. Vì vậy khi có chi phí cơ hội, doanh nghiệp cũng như cá nhân người kinh doanh có thể nắm được và cân nhắc trước những lựa chọn quyết định đến lợi ích chung doanh nghiệp.Khi đã tính được chi tiết chi phí cơ hội, doanh nghiệp có thể tính toán được phương án có lợi nhất cũng như tối ưu nhất được chi phí cũng như nguồn lực đã bỏ ra.Hiểu và sử dụng nguồn lực một cách thông minh qua các quy luật của chi phí cơ hội Khi đã nắm được khái niệm của chi phí cơ hội, doanh nghiệp cần hiểu thêm các quy luật về chi phí cơ hội để tính toán và xác định rõ hơn mục tiêu kinh doanh.Các quy luật của chi phí cơ hội:Chi phí cơ hội có quy luật tăng dần: Khi doanh nghiệp sử dụng nguồn lực hạn chế càng nhiều, chi phí cơ hội tính trên mỗi nguồn lực bổ sung sẽ tăng dần. Ví dụ: khi bạn thuê một nhân viên với chi phí giá rẻ hơn thì doanh số của quán cũng như hiệu quả công việc cũng sẽ giảm theo và ngược lại.Chi phí cơ hội không được xác định là các chi phí đã phát sinh.Chi phí cơ hội xác định chắc chắn bằng một số liệu cụ thể.Chi phí cơ hội là là cơ sở cho người kinh doanh hay doanh nghiệp quyết định phương án đầu tưChi phí cơ hội không được thể hiện trên các báo cáo tài chính.Các quy luật bổ sung của chi phí cơ hội giúp doanh nghiệp nói chung và người kinh doanh nói riêng có cái nhìn toàn diện, giúp đưa ra các lựa chọn tối ưu, thông minh và hiệu quả nhất.Ý nghĩa của chi phí cơ hội. Vì sao doanh nghiệp cần quan tâm đến chi phí cơ hội?Việc xác định rõ chi phí cơ hội giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn trước khi đưa ra các lựa chọn, các quyết định kinh doanh. Khi xác định rõ chi phí cơ hội, doanh nghiệp có thể thấy được các tiềm năng của các quyết định khác, từ đó cân nhắc và đưa ra được lựa chọn tối ưu nhất về chi phí cũng như về nguồn lực doanh nghiệp.Ngoài ra, chi phí cơ hội cũng giúp doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa rủi ro về mặt tài chính cũng như về mặt hiệu quả trong kinh doanh.So sánh - phân tích chi phí cơ hội và chi phí chìmCác chi phí khác doanh nghiệp cần lưu ýNgoài chi phí cơ hội ra, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến các loại chi phí khác cũng có tác động đến quyết định kinh doanh.Chi phí ẩn: Là những chi phí không được liệt kê rõ trong quá trình kinh doanh, thường là các chi phí chi nội bộ, các khoản chi lưu thông trong doanh nghiệp không được công khai.Chi phí sản xuất: Đây là loại chi phí cần được chú trọng và là nguồn chi phí chính trong một doanh nghiệp, chi phí này doanh nghiệp dùng để đầu tư dây chuyền thiết bị, nhân sự, máy móc,...Chi phí biến đổi: Là chi phí không cố định, luôn có sự biến đổi khi giá thành nguyên liệu đầu vào có sự thay đổi theo thời gian, chi phí dùng cho vận chuyển, …Chi phí kinh doanh: Là chi phí doanh nghiệp trả cho các danh mục tạo nên doanh thu cho doanh nghiệp như tiền mặt bằng, tiền lương cho nhân viên,...Chi phí chìm: Là chi phí bị tiêu tốn trong quá trình vận hành và không thể thu hồi lại được, thoạt nhìn thì mục chi phí này khá giống với chi phí cơ hội đã được nêu bên trên, tuy nhiên về bản chất hai loại chi phí này hoàn toàn khác nhau.So sánh chi phí cơ hội và chi phí chìmHai loại chi phí này cần được phân biệt rõ ràng, tránh nhầm lẫn để doanh nghiệp có thể tính toán chính xác chi phí mà mình đã bỏ ra trong quá trình vận hành.Điểm giống nhau: Cả hai loại chi phí đều thể hiện sự tiêu tốn, các lợi ích mà doanh nghiệp đã đánh mất khi lựa chọn các phương án kinh doanh.Điểm khác nhau: Chi phí cơ hộiChi phí chìmKhái niệmLà lợi ích tốt nhất doanh nghiệp phải bỏ ra khi lựa chọn một phương án thay cho một phương án khácChi phí doanh nghiệp phải bỏ ra trong quá khứ, không thu hồi lại đượcBản chấtChi phí ngầm đã đánh mất khi lựa chọn một quyết định thay cho một quyết định khácChi phí bỏ ra trong quá trình vận hành, doanh nghiệp đương nhiên phải chịuVí dụ:Chi phí một shop phải bỏ ra khi nhập hàng thực phẩm thay cho hàng hóa mỹ phẩm được tính toán dựa trên lợi nhuận cũng như chi phí của cả hai lĩnh vựcChi phí đào tạo cán bộ nhân viên, chi phí dùng phát triển sản phẩmCông thức tính chi phí cơ hội chi tiết nhất và cách sử dụng hiệu quảĐể có cái nhìn trực quan nhất về loại chi phí này, doanh nghiệp cần có công thức tính chi phí cơ hội và cách sử dụng hiệu quả nhất sau khi tính được.Tổng quát, chi phí cơ hội là chi phí được tính tốt nhất đã được bỏ qua khi đưa ra một lựa chọn nào đó.Công thức tính chi phí cơ hội:OC = FO - CO Trong đó:OC: Chi phí cơ hội doanh nghiệp bỏ raFO: Lợi ích tốt nhất của sự lựa chọn đã bỏ quaCO: Lợi ích nhận được của phương án đã chọnTrở lại với ví dụ về việc lựa chọn kinh doanh mặt hàng thực phẩm hay quần áo, với lợi nhuận của mặt hàng thực phẩm là 500 triệu/năm, mặt hàng quần áo là 600 triệu/năm nhưng cần chi phí logistics, chi phí cơ hội mà doanh nghiệp bỏ ra là:OC = FO - CO = 600 - 500 = 100 (triệu/năm)Tính chi phí cơ hội trong doanh nghiệp và cách sử dụng hiệu quảTrước khi đưa ra một quyết định nào đó, doanh nghiệp cần ngồi lại tính toán kỹ càng chi phí cơ hội để tìm ra phương hướng tối ưu nhất, bởi chi phí cơ hội thể hiện những lợi ích bị mất đi khi ra quyết định. Vì vậy doanh nghiệp cần cân nhắc cẩn thận tất cả chi phí cơ hội của các lựa chọn khác.Tuy nhiên, chi phí cơ hội cũng có một số nhược điểm như cần có thời gian để nghiên cứu về lợi ích đạt được khi lựa chọn cơ hội đó, khó có thể xác định được chi phí này bằng tiền, gây khó khăn khi đưa ra quyết định cho doanh nghiệp. Nhiều chi phí cơ hội có lợi ích về mặt hữu hình, tuy nhiên cũng có trường hợp đạt lợi ích vô hình. Do đó doanh nghiệp cần kết hợp các phương pháp tính toán chi phí cũng như xem xét các mặt của các loại chi phí khác để đưa ra được phương án kinh doanh tối ưu và hiệu quả nhất. Chi phí cơ hội là một thuật ngữ rất hay trong kinh tế, giúp doanh nghiệp và người kinh doanh xác định tốt hơn những mục tiêu và phương án kinh doanh của mình, tránh bỏ qua những lợi ích tốt trong việc quyết định các phương hướng cũng như các mục tiêu quan trọng của doanh nghiệp. Hiểu được chi phí cơ hội là gì giúp các nhà kinh doanh tìm ra hướng đi tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.
2024-08-07 07:52:11
Six Sigma là gì? Quy trình áp dụng Six Sigma đầy đủ trong doanh nghiệp
Six Sigma là một hệ thống quản lý chất lượng được nhiều doanh nghiệp đang áp dụng rộng rãi hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ nguyên lý cơ bản của phương pháp này và quy trình áp dụng nó trong thực tế doanh nghiệp. Bài viết sau đây, Đức Tín Group sẽ cung cấp đầy đủ thông tin hữu ích và chi tiết nhất về Six Sigma, giúp bạn nắm vững và áp dụng hiệu quả phương pháp này trong tổ chức doanh nghiệp.1. Six Sigma là gì?Khái niệm về Six SigmaSix Sigma là một phương pháp quản lý chất lượng nhằm cải thiện quy trình sản xuất và hoạt động kinh doanh bằng cách giảm thiểu sự biến động, loại bỏ sai sót và khuyết tật. Six Sigma là gì, nó hướng đến việc đạt được chất lượng cao bằng cách sử dụng những công cụ thống kê để phân tích và cải tiến quy trình hoạt động của các tổ chức doanh nghiệp.Six Sigma là gì - phương pháp đo đường và quản lý hiệu suất trong quy trình sản xuấtLịch sử hình thành và sự phát triển của Six SigmaSix Sigma có nguồn gốc bắt đầu từ một khái niệm về tiêu chuẩn đo lường của một nhà toán học người Đức Carl Friedrich Gauss (1777-1855). Đến sau này khi một kỹ sư cơ khí của tập đoàn Motorola - Bill Smith áp dụng và tổng hợp những chỉ tiêu đo lường, đó là “Six Sigma”. Sau này phương pháp Six Sigma đăng ký thương hiệu cấp liên bang của Motorola. Cụ thể, lịch sử hình thành của phương pháp Six Sigma như sau:Vào những năm 1980, Motorola cũng giống như nhiều tập đoàn của Mỹ và châu Âu khác, đối mặt với sự cạnh tranh mạnh mẽ từ các đối thủ Nhật Bản, đặc biệt về chất lượng sản phẩm. Lúc này, hầu hết các công ty Mỹ, bao gồm cả Motorola, thường cho rằng sản phẩm chất lượng cao đòi hỏi chi phí lớn, nên họ chỉ thực hiện được một vài hoạt động mang tính đơn lẻ mà không có chương trình nào chất lượng toàn diện.Bill Smith là nhà kỹ sư của Motorola đã nghiên cứu vòng đời sản phẩm và số lần cần phải sửa chữa lại trong suốt quá trình sản xuất. Và đến năm 1985, ông đưa ra kết luận, nếu khuyết tật được phát hiện và sửa chữa ngay trong quá trình sản xuất, nó có thể xuất hiện lại trong quá trình sử dụng. Ngược lại, một sản phẩm không mắc khuyết tật trong sản xuất thì cũng hiếm bị lỗi khi sử dụng.Từ đó, nhà kỹ sư Bill Smith đã đưa ra quan điểm rằng, nên phòng ngừa sai lỗi ngay từ ban đầu thông qua việc thiết kế sản phẩm và kiểm soát quy trình sản xuất và hơn nữa có sự liên hệ giữa chất lượng sản phẩm cao và chi phí thấp hơn. Đây chính là nền tảng cho sự ra đời và phát triển của Six Sigma.Ban đầu, Six Sigma được sử dụng trong ngành sản xuất, nhưng sau đó đã áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau như dịch vụ và tài chính ngân hàng. Six Sigma đã được nhiều công ty hàng đầu thế giới như General Electric (GE), Honeywell, Citigroup, Starwood Hotels áp dụng thành công, góp phần giảm chi phí sản xuất, quản lý, nâng cao chất lượng và hiệu quả kinh doanh, gia tăng sự hài lòng của khách hàng.2. Những lợi ích của Six Sigma trong một doanh nghiệpỨng dụng Six Sigma là gì mang đến nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, bao gồm chất lượng sản phẩm và dịch vụ được cải thiện tốt để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp và cả sự hài lòng của khách hàng. Dưới đây là một phân tích đầy đủ và chi tiết hơn về các lợi ích của phương pháp Six Sigma:Cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ:Six Sigma tập trung vào việc giảm thiểu những sai sót và biến động trong quy trình sản xuất và cung cấp dịch vụ, điều này góp phần nâng cao đáng kể chất lượng sản phẩm và dịch vụ.Bằng cách sử dụng các công cụ thống kê, doanh nghiệp xác định nguyên nhân của các vấn đề về chất lượng và thực hiện các biện pháp khắc phục hiệu quả. Kết quả là sản phẩm và dịch vụ không chỉ đáp ứng tiêu chuẩn mà còn vượt qua sự kỳ vọng, mong đợi của khách hàng, doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ trên thị trường. Nâng cao sự hài lòng của mọi khách hàngÁp dụng Six Sigma hiệu quả giúp gia tăng sự hài lòng của khách hàng Quy tắc của phương pháp Six Sigma giúp đảm bảo mọi dịch vụ hay sản phẩm được cung cấp ra luôn đạt được chất lượng cao. Điều này tăng sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng. Khi khách hàng được cung cấp sản phẩm và dịch vụ đáng tin cậy, họ có xu hướng quay lại và tiếp tục mua hàng, đồng thời giới thiệu cho bạn bè và người thân của họ. Sự hài lòng của khách hàng không chỉ làm tăng trưởng doanh thu mà còn tạo ra một lượng khách hàng trung thành, giúp cho doanh nghiệp phát triển bền vững.Giảm thiểu chi phí và sự lãng phíMột trong những lợi ích quan trọng nhất của Six Sigma là giảm thiểu tối đa chi phí và lãng phí trong quy trình sản xuất cũng như vận hàng. Chính vì vậy, xác định và loại bỏ nguyên nhân gây sai sót và lãng phí ngay từ ban đầu giúp cho doanh nghiệp có thể giảm thiểu những chi phí liên quan đến việc sửa chữa, thay thế và bảo hành sản phẩm.Tăng cường hiệu quả hoạt độngỨng dụng phương pháp Six Sigma giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó hiệu quả hơn. Việc chuẩn hóa quy trình này giảm thiểu sự sai sót, đồng thời làm tăng tốc độ sản xuất và cung cấp dịch vụ. Đồng thời cũng dẫn đến tăng năng suất lao động và giảm thiểu thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc.Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xácSix Sigma khuyến khích sử dụng dữ liệu dựa trên phân tích thống kê để đưa ra mọi quyết định kinh doanh. Điều này đảm bảo rằng, những quyết định được đưa ra căn cứ vào những bằng chứng thực tế, không dựa vào giả định hay cảm tính. Chính vì thế, giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và sai sót, cũng như tối ưu hóa quy trình sản xuất và cung ứng.Nâng cao năng lực cạnh tranhViệc áp dụng phương pháp Six Sigma giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Từ đó, nâng cao sự uy tín và năng lực khả năng cạnh tranh trên thị trường. Doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn và đối mặt với sự cạnh tranh từ các đối thủ khác trong ngành. Cải thiện liên tục trong quy trình sản xuất giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi với thị trường biến động và duy trì vị thế cạnh tranh.Phát triển kỹ năng và năng lực nhân viênSix Sigma đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên, từ đó nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng giải quyết vấn đề. Điều này không chỉ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn mà còn đóng góp tích cực vào sự phát triển bền vững chung của doanh nghiệp.Tạo ra văn hóa được cải tiến liên tụcSix Sigma thúc đẩy môi trường văn hóa trong doanh nghiệp, khuyến khích nhân viên không ngừng tìm kiếm những cách để cải thiện quy trình và chất lượng. Như vậy, văn hóa này giúp doanh nghiệp duy trì tính linh hoạt và sẵn sàng thích nghi với mọi thay đổi, trở nên sáng tạo và hiệu quả hơn, từ đó hiệu suất làm việc của nhân viên được nâng cao.Tăng cường sự hợp tác và giao tiếp nội bộCác dự án Six Sigma thường yêu cầu sự phối hợp giữa những bộ phận làm việc khác nhau. Điều này tăng cường sự hợp tác và giao tiếp nội bộ, giúp các nhân viên hiểu rõ hơn về công việc của nhau và cùng nhau đạt được mục tiêu chung. Sự hợp tác và giao tiếp hiệu quả giúp giảm thiểu xung đột, tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau và cùng tạo ra một môi trường làm việc tích cực và đoàn kết.Đáp ứng yêu cầu và tuân thủ pháp luậtSix Sigma giúp doanh nghiệp tuân thủ những tiêu chuẩn chất lượng và quy định pháp luật. Từ đó giảm thiểu rủi ro pháp lý và tăng cường sự tin cậy từ phía khách hàng và cả đối tác. Ngoài ra, việc tuân thủ các quy định pháp luật cũng giúp đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụ luôn đạt chất lượng cao và an toàn với người sử dụng.Tổng kết: Six Sigma không chỉ giúp cho doanh nghiệp cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ mà còn mang đến nhiều lợi ích khác như tăng hiệu quả hoạt động, giảm thiểu chi phí, phát triển kỹ năng nhân viên và tạo ra môi trường văn hóa được cải tiến liên tục. Những lợi ích này góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trên thị trường.3. Nguyên tắc của phương pháp Six SigmaÁp dụng phương pháp Six Sigma trong kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu nhất định. Tuy nhiên, để có được kết quả như mong đợi thì doanh nghiệp cần áp dụng theo các nguyên tắc sau đây của Six Sigma:Những nguyên tắc quan trọng khi áp dụng Six SigmaThứ nhất: Lấy khách hàng làm trọng tâmTrong Six Sigma, định hướng khách hàng là nguyên tắc cốt lõi và ưu tiên hàng đầu của tiến trình kinh doanh. Phương pháp này đặt khách hàng ở trung tâm của mọi hoạt động cải tiến, nhằm đảm bảo rằng mọi quy trình và sản phẩm đều hướng đến việc thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.Bằng cách hiểu rõ những yêu cầu của khách hàng, cải tiến quy trình dựa trên những yêu cầu, đánh giá và phản hồi từ khách hàng và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng. Six Sigma giúp doanh nghiệp xây dựng được sự hài lòng và trung thành của khách hàng.Thứ 2: Đề cao yếu tố dữ liệuSix Sigma khuyến khích sử dụng dữ liệu thực tế để đưa ra các quyết định thay vì dựa vào cảm tính hoặc giả định. Chính vì vậy, các doanh nghiệp thường sử dụng công cụ thống kê và phân tích để thu thập, xử lý dữ liệu. Điều này cho thấy sử dụng nhiều nguồn khác nhau để thu thập dữ liệu để xác định chính xác nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Việc đề cao yếu tố dữ liệu đảm bảo rằng các quyết định được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và sai sót.Thứ 3: Quản trị một cách chủ độngHệ phương pháp Six Sigma này sẽ chú trọng vào việc chủ động tìm kiếm và xử lý những khiếm khuyết. Mục đích là hướng đến độ chính xác cao của quy trình. Doanh nghiệp cần phải chủ động ngăn ngừa và giải quyết nguyên nhân gốc rễ những vấn đề gây lãng phí, sai hỏng, không đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng. Thứ 4: Sự cộng tác không giới hạnSix Sigma khuyến khích sự tham gia từ tất cả các cấp độ trong doanh nghiệp, từ lãnh đạo đến mọi nhân viên. Khuyến khích tất cả mọi người trong tổ chức đều có thể tham gia đóng góp ý tưởng vào các hoạt động cải tiến. Điều này cung cấp cho nhân viên được đào tạo và phát triển những kỹ năng, từ đó nâng cao năng suất lao động và hoàn thành tốt những mục tiêu.Thứ 5: Hướng đến mức độ hoàn thiện nhưng vẫn cho phép mắc sai lầmSix Sigma không ngừng hướng đến sự hoàn thiện, tuy nhiên mức độ lệch chuẩn cho phép của Six Sigma là 3 - 4 lỗi trên một triệu cơ hội, tức nó không bắt buộc tính tuyệt đối. Vì thế, doanh nghiệp ban đầu cũng không nên hướng đến sự hoàn hảo tuyệt đối 100%. Miễn phải giới hạn được hậu quả vấn đề cũng như rút ra bài học để có hướng cải thiện trong tương lai.Bằng cách áp dụng và tuân thủ 5 nguyên tắc Six Sigma này sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện được hiệu suất làm việc, giảm thiểu chi phí và tăng cường sự hài lòng của khách hàng. Từ đó nhanh chóng đạt được mục tiêu đề ra và cả lợi thế cạnh tranh bền vững.4. Phân biệt Lean Sigma vs Six Sigma thông qua những yếu tố nào?Lean Sigma và Six Sigma đều là phương pháp quản lý chất lượng và cải tiến quy trình sản xuất, cung ứng nhưng chúng có những điểm khác biệt quan trọng về mục tiêu, sử dụng công cụ và phương pháp. Dưới đây là những yếu tố giúp bạn phân biệt được hai phương pháp này:Những nguyên tắc quan trọng khi áp dụng Six Sigma là gì?Khởi nguồnSix Sigma: Được phát triển bởi tập đoàn Motorola vào những năm 1980.Lean Sigma: Được phát triển bởi Toyota vào những năm 1990.Mục tiêu chínhSix Sigma: Tập trung vào việc giảm thiểu sai sót và biến động trong quy trình sản xuất để cải thiện chất lượng. Mục tiêu của Six Sigma chính là đạt được mức chất lượng cao, nghĩa là số lượng sai sót phải rất thấp (dưới 3 - 4 lỗi trên một triệu cơ hội).Lean Sigma: Kết hợp mục tiêu Six Sigma. Lean Sigma tập trung vào việc loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa quy trình sản xuất để tăng tốc độ và hiệu quả, trong khi Six Sigma tập trung vào giảm thiểu những sai sót. Lean Sigma nhằm đạt được sự cải tiến tổng thể hơn bằng cách sử dụng kết hợp cả hai phương pháp.Phương pháp và công cụSix Sigma: Sử dụng công cụ thống kê và phương pháp DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control), các biểu đồ kiểm soát, phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề để phân tích và đo lường chất lượng.Lean Sigma: Kết hợp các công cụ đa dạng và phương pháp của Lean (như Kaizen, 5S, Value Stream Mapping, Just-In-Time) với cả 5 công cụ của Six Sigma (DMAIC- Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Lean Sigma thường bắt đầu bằng việc áp dụng Lean để loại bỏ sự lãng phí và sau đó sử dụng Six Sigma để kiểm soát và cải tiến chất lượng.Tập trung vào quy trìnhSix Sigma: Tập trung vào việc cải tiến các quy trình hiện đang có bằng cách giảm thiểu sự biến động và sai sót. Nó thường liên quan đến việc phân tích sâu về số liệu và dữ liệu để tìm ra chính xác nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.Lean Sigma: Tập trung vào cải thiện dòng chảy của quy trình, loại đi các bước không cần thiết để tăng tốc độ sản xuất. Phương pháp Lean Sigma không chỉ chú trọng vào việc giảm thiểu đi những sai sót mà còn tối ưu hóa được toàn bộ quy trình để đạt được hiệu quả tốt hơn.Ứng dụng và phạm viSix Sigma: Thường áp dụng vào ngành nghề đòi hỏi mức độ chính xác cao như sản xuất, hàng không, y tế và tài chính. Nó đòi hỏi sự phân tích kỹ lưỡng, chính xác và có thể áp dụng cho cả các quy trình sản xuất và cả dịch vụ.Lean Sigma: Được áp dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề khác nhau, từ sản xuất, dịch vụ đến y tế, giáo dục và chính phủ. Phương pháp Lean Sigma linh hoạt hơn trong việc cải tiến cả quy trình, loại bỏ sự lãng phí và phù hợp với môi trường kinh doanh đa dạng.Tóm lại, Lean Sigma và Six Sigma đều nhằm mục đích hướng tới sự cải tiến quy trình và chất lượng, nhưng cách chúng tiếp cận vấn đề từ các góc độ khác nhau. Six Sigma tập trung vào giảm thiểu những sai sót và biến động, trong khi Lean Sigma kết hợp việc loại bỏ sự lãng phí để đạt được hiệu quả tối ưu.Vậy giữa Lean Sigma vs Six Sigma, nên chọn phương pháp nào?Việc lựa chọn giữa Six Sigma và Lean Sigma, doanh nghiệp đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu, mục tiêu cụ thể và những hạn chế của tổ chức/ doanh nghiệp.Chọn phương pháp Six Sigma nếu:Tổ chức hay doanh nghiệp của bạn đặt ưu tiên cao vào việc cải thiện nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.Quy trình của tổ chức có nhiều khiếm khuyết cần được khắc phục.Tổ chức đã triển khai và áp dụng nguyên tắc Lean nhưng không hiệu quả.Chọn phương pháp Lean Sigma nếu:Tổ chức muốn cải thiện cả chất lượng và hiệu quả của quy trình.Tổ chức đang gặp phải các vấn đề về sự lãng phí, chậm trễ và kém hiệu quả trong quy trình tổ chức sản xuất.Tổ chức mong muốn xây dựng một nền văn hóa liên tục cải tiến trong toàn bộ doanh nghiệp.5. Quy trình áp dụng Six Sigma trong doanh nghiệp5 bước áp dụng Six Sigma vào doanh nghiệp bằng quy trình DMAIC truyền thốngĐể áp dụng phương pháp Six Sigma được hiệu quả, doanh nghiệp nên thông qua một quy trình cơ bản nhất, được gọi tắt là DMAIC. Cụ thể, quy trình này gồm 5 bước được tóm tắt theo trình tự như sau:Bước 1: D - Define (Xác định):Trong giai đoạn khởi đầu của quy trình cải tiến, doanh nghiệp sẽ nhận định đối tượng khách hàng mục tiêu của của mình là ai và các yêu cầu chất lượng cần có ở sản phẩm, dịch vụ (chỉ số năng suất). Tiếp đó, doanh nghiệp cần xác định phạm vi của dự án muốn triển khai hệ phương pháp Six Sigma. Bước 2: M - Measure (Đo lường):Đây là bước thu thập và phân tích các dữ liệu hoạt động, giúp đánh giá được chính xác năng lực của quá trình hay nói một cách khác, biết được quá trình hoạt động đang ở mức độ nào. Đồng thời, tính toán các giá trị trung bình của từng chỉ tiêu chất lượng và những biến động có thể tác động vào quá trình hoạt động này.Bước 3: A - Analyze (Phân tích):Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu kế hoạch kinh doanh với tình hình kết quả công việc hiện tại. Các giải pháp lúc này cũng được đưa ra cùng với biện pháp dự phòng đầy đủ. Quá trình này bao gồm việc phân tích tất cả các dữ liệu đã thu thập, xác định nguyên nhân nguồn gốc của biến động quá trình và tổng kết lại các kết quả.Bước 4: I - Improve (Cải tiến)Giai đoạn này tập trung vào việc thực hiện những phương án cải tiến đã được đề ra trong bước phân tích. Doanh nghiệp cần phải theo dõi sát sao tiến độ công việc để kịp thời đưa ra quyết định phù hợp hoặc có giải pháp thay thế nếu cần thiết.Bước 5: C - Control (Kiểm soát)Bước này tập trung vào việc đảm bảo những giải pháp đã triển khai có phải đạt được mục tiêu hiệu quả và giữ được tính ổn định trong quá trình sản xuất. Điều này có thể căn cứ vào các chỉ số hiệu suất, giám sát và kiểm soát mục tiêu, đảm bảo không mắc lại sai lầm cũ hay đi sai định hướng ban đầu.Six Sigma là một phương pháp quản lý chất lượng mạnh mẽ, mang những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp trong việc nâng cao chất lượng của sản phẩm và dịch vụ. Hy vọng rằng qua nội dung chia sẻ trên của Đức Tín Group đã giúp doanh nghiệp bạn áp dụng mô hình Six Sigma hiệu quả, giảm thiểu những sai sót và nâng cao sự hài lòng cho khách hàng, cũng như tăng cường lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
2024-08-07 06:52:19
