Workshop là gì? 7 bước để tổ chức 1 buổi Workshop thành công

Dạo gần đây hay nổi lên các sự kiện workshop, được rất nhiều người hào hứng đón nhận và tham gia. Vậy Workshop là gì và việc tham gia chương trình có ý nghĩa như thế nào, cũng như cách để tự tổ chức một workshop có khó không. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ cho bạn những câu trả lời chi tiết nhất. 

1. Workshop là gì?

Workshop có thể hiểu là một buổi hội thảo quy mô nhỏ, tập trung vào một chủ đề cụ thể, nơi mà những người tham gia có mong muốn học hỏi, chia sẻ và trao đổi kiến thức trong lĩnh vực đó. Mục tiêu chính của Workshop là cung cấp cho người tham gia các kiến thức cả lý thuyết và thực hành, từ đó, tạo điều kiện để họ áp dụng ngay những gì học được vào công việc hoặc cuộc sống hàng ngày. 

Như vậy khi bạn thắc mắc Workshop là gì thì có thể hiểu đây là sự kiến trao đổi giữa diễn giả và người tham dự về một chủ đề. Thời gian diễn ra một buổi workshop thường kéo dài từ 2-4 tiếng. Trong khoảng thời gian đó giữa diễn giả và người tham dự sẽ cùng trao đổi, trò chuyện, giải đáp, cung cấp cho nhau những vấn đề quan trọng của chủ đề. Số lượng tham gia workshop có thể không gian hạn và tùy thuộc vào nhu cầu tổ chức, địa điểm cũng như sự quan tâm của mọi người về chủ đề của buổi workshop. 

Hiểu cụm từ Workshop tiếng anh là gì giúp bạn triển khai hình thức hội thảo này tốt hơn

2. Ưu điểm của hình thức tổ chức Workshop

Workshop đã trở thành một hình thức tổ chức sự kiện được yêu thích nhờ vào nhiều lợi ích mà nó mang lại. Vậy ưu điểm việc tổ chức Workshop là gì, xem chi tiết dưới đây. 

• Nâng cao kỹ năng hợp tác nhóm: Workshop được tổ chức với nội dung không chỉ gồm các kiến thức trên giấy mà còn có cả các bài thực hành đi kèm. Người tham gia phải hợp tác, thảo luận và cùng nhau giải quyết các nhiệm vụ, giúp cải thiện khả năng làm việc nhóm, giao tiếp và hợp tác với những người khác, thậm chí là người mới quen. 

• Phát triển tư duy và sự sáng tạo: Hiểu khái niệm Workshop là gì, có thể thấy, tham gia workshop không chỉ đơn thuần là lắng nghe, mà còn tham gia vào các hoạt động thực tế. Bạn sẽ được thúc đẩy đóng góp ý kiến và chia sẻ quan điểm cá nhân về các vấn đề, từ đó giúp họ rèn luyện khả năng tư duy phản biện và có cơ hội phát triển các kỹ năng phân tích và tìm kiếm giải pháp hiệu quả.

• Xây dựng mạng lưới kết nối: Một lợi ích khác của workshop là khả năng tạo ra các kết nối mới. Tại đây, bạn sẽ tham gia giao lưu, trao đổi với những người cùng sở thích, mở ra cơ hội hợp tác và phát triển nghề nghiệp trong tương lai.

• Tăng cường nhận diện thương hiệu doanh nghiệp: Đối với các doanh nghiệp, workshop là một phương thức marketing hiệu quả với chi phí thấp. Đây là cơ hội tiếp cận với khách hàng, đồng thời giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ và thu thập về nhu cầu, mong muốn của người tiêu dùng để có những thay đổi phù hợp hơn

• Phát triển kỹ năng cá nhân: Workshop kết hợp giữa việc chia sẻ kiến thức và thực hành, giúp người tham gia rèn luyện nhiều kỹ năng cá nhân. Bạn sẽ có cơ hội cải thiện kỹ năng làm việc nhóm, tư duy logic, kỹ năng sáng tạo, phản biện, lắng nghe và khả năng giải quyết vấn đề một cách thực tế. Những kỹ năng này rất quan trọng cho sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp.

Hiểu khái niệm Workshop là gì sẽ thấy nó có rất nhiều lợi ích tích cực cho người tham gia

3. Sự khác nhau giữa hội thảo và workshop là gì?

Khái niệm workshop là gì cũng đưa ra thông tin đây là một buổi hội thảo. Song nhận định này chưa bao hàm được tất cả khiến cho nhiều người hiểu lầm hội thảo và workshop là một. 

Bảng so sánh sự khác nhau giữa Workshop và hội thảo

Xem thêm:

• Target là gì? 4 bước đặt target giúp doanh thu tăng đột phá
• Affiliate là gì? Cách làm và sai lầm phổ biến cần tránh

4. Các loại workshop?

Để hiểu chi tiết workshop là gì bạn cần nắm rõ được các hình thức tổ chức workshop. Theo Đức Tín Group, workshop có thể được tổ chức dưới 3 kiểu sau:

4. 1. Workshop chia sẻ kiến thức

Workshop chia sẻ kiến thức là hình thức phổ biến nhất, nơi các chuyên gia trong một lĩnh vực cụ thể sẽ chia sẻ thông tin, kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn với người tham dự. Mục tiêu của loại workshop này là giúp người tham gia nắm được các lý thuyết hoặc kiến thức mới, cập nhật về một chủ đề nào đó.

• Đặc điểm: Workshop chủ yếu cung cấp các kiến thức chuyên sâu với các chủ đề như công nghệ, kinh doanh, và học thuật, có độ dài mối sự kiện kéo dài từ  3 - 4 giờ. 
• Đối tượng tham gia: Những người có nhu cầu tìm hiểu sâu về 1 linh vực.
• Ví dụ: Workshop về Digital Marketing, công nghệ mới trong ngành CNTT, hoặc chia sẻ kiến thức về khởi nghiệp.

Workshop chia sẻ kiến thức thiên về học thuật hơn 

2. Workshop thực hành

Workshop thực hành thường diễn ra trong các lĩnh vực như nghệ thuật, thiết kế, lập trình, và những khóa học yêu cầu kỹ năng thực tế. Trong một buổi workshop thực hành, người tham gia sẽ được hướng dẫn chi tiết bởi các chuyên gia hoặc những người có kinh nghiệm, từ đó có thể trực tiếp làm và cải thiện kỹ năng. 

• Đặc điểm: Truyền tải kiến thức qua việc thực hành, có nhiều sự giao lưu giữa diễn giả và học viên hoặc giữa các học viên với nhau. 
• Đối tượng tham gia: Những người muốn nâng cao kỹ năng thực tế và ứng dụng chúng ngay lập tức.
• Ví dụ: Workshop học vẽ, thiết kế đồ họa, lập trình Python cơ bản hoặc học kỹ năng viết content.

Workshop thực hành sẽ xen kẽ các hoạt động làm bài tập 

3. Workshop với mục đích Marketing

Khi đọc qua khái niệm workshop là gì, sẽ có nhiều người nghĩ Workshop với mục đích marketing không phải là 1 workshop. Nhưng đây là sự kiện để các doanh nghiệp tổ chức để giới thiệu sản phẩm đến với công chúng. Đây là một chiến lược tiếp thị thông qua việc tổ chức các buổi hội thảo nhằm cung cấp thông tin về sản phẩm, dịch vụ hoặc giải pháp của doanh nghiệp, đồng thời tạo cơ hội để người tham gia tương tác trực tiếp với sản phẩm.

Mặc dù mục đích chính là marketing, những buổi workshop này thường cung cấp giá trị cho người tham dự thông qua việc chia sẻ kiến thức liên quan đến sản phẩm, dịch vụ hoặc cách giải quyết các vấn đề mà khách hàng gặp phải.

• Đặc điểm: Kết hợp giữa quảng bá sản phẩm và cung cấp thông tin hữu ích.
• Đối tượng tham gia: Khách hàng tiềm năng hoặc những người quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
• Ví dụ: Workshop ra mắt iPhone của Apple, hội thảo về các công cụ phần mềm hỗ trợ quản lý doanh nghiệp.         

Workshop marketing có thiên hướng là giới thiệu sản phẩm                   

5. Quy trình tổ chức workshop

Hiểu và biết được khái niệm Workshop là gì những việc tự lên kế hoạch để tổ chức một buổi workshop không hề đơn giản. Chính vì thế, bạn cần có một kế hoạch chi tiết từ lúc chuẩn bị cho đến khi sự kiện kết thúc.

Bước 1: Nhận định mục đích tổ chức sự kiện

Khi chọn chủ đề cho buổi workshop, bạn cần đảm bảo rằng chủ đề đó không chỉ phù hợp với nhu cầu của người tham gia mà còn có tính ứng dụng cao và thực tiễn

Khi tìm kiếm chủ để bạn có thể đặt ra các câu hỏi như:

• Mục tiêu chính của buổi workshop là gì?
• Đối tượng tham dự là ai?
• Kiến thức nhận được khi tham gia workshop là gì?

Bước 2: Dự trù kinh phí

Kinh phí là yếu tố quan trọng cần được lên kế hoạch chi tiết khi tổ chức một buổi workshop. Dưới đây là các khoản chi phí bạn cần tính toán kỹ lưỡng:

• Chi phí địa điểm:  Lựa chọn địa điểm phù hợp với số lượng người tham gia và yêu cầu về trang thiết bị và có thể thay đổi tùy vào vị trí tổ chức.
• Chi phí quảng bá: Dự toán cho việc chạy quảng cáo, thiết kế banner, hoặc các chi phí in ấn nếu cần.
• Chi phí cho diễn giả:  Bao gồm chi phí thuê diễn giả (nếu có), hoặc chi phí đi lại, ăn ở, và các nhu cầu khác liên quan đến diễn giả hoặc các chuyên gia tham gia.
• Chi phí hậu cần: Nước uống, đồ ăn nhẹ, tài liệu, vật dụng cần thiết cho người tham gia.
• Các chi phí phát sinh: Dự phòng một khoản ngân sách cho các chi phí ngoài kế hoạch.

Cần có kế hoạch tài chính rõ ràng trước khi tổ chức workshop

Bước 3: Lập kế hoạch chi tiết cho workshop

Hiểu workshop là gì bạn sẽ thấy nó yêu cầu một kế hoạch tỉ mỉ, do đó khi bắt đầu một dự án workshop bạn cần lên kế hoạch tỉ mỉ. Dưới đây là 3 điểm bạn cần chú ý. 

• Lịch trình chi tiết: Xây dựng timeline cụ thể cho từng phần của workshop, bao gồm giờ bắt đầu, nghỉ giải lao, phần trình bày của diễn giả, và thời gian giao lưu.
• Phân công nhiệm vụ: Xác định rõ ai sẽ phụ trách các nhiệm vụ quan trọng như đón tiếp khách, âm thanh, ánh sáng, chụp ảnh, quay video, v.v.
• Dự kiến kịch bản: Dự trù các tình huống có thể xảy ra như diễn giả đến muộn, thiết bị gặp sự cố, và có phương án giải quyết.

Bước 4: Quảng cáo cho workshop

Bạn sử dụng các kênh truyền thông như Facebook, Instagram, và LinkedIn để quảng bá sự kiến đến những đối tượng khách hàng quan tâm. Đồng thời, tạo nội dung quảng cáo hấp dẫn như bài đăng, video, hoặc blog để giới thiệu về workshop, đặc biệt là nhấn mạnh những giá trị mà người tham gia sẽ nhận được từ sự kiện, nhằm tăng cường sự thu hút và tương tác.

Quảng cáo cho workshop để tăng độ nhận diện 

Bước 5: Chuẩn bị trước sự kiện

Hãy chuẩn bị kỹ thuật của chương trình 1 cách kỹ lượng để đảm bảo buổi sự kiện diễn ra suôn sẻ. Đồng thời, các tài liệu dành cho người tham gia như handout, bài thuyết trình, hoặc thông tin chi tiết về workshop cần được in ấn đầy đủ trước khi phát

Ban tổ chức cần dảm bảo bố trí ghế ngồi, bàn và các khu vực tiện nghi như nơi để đồ ăn, nước uống, đảm bảo không gian sự kiện được thiết lập chuyên nghiệp và thoải mái.

Bước 6: Tổ chức Workshop

Tổ chức Workshop sẽ gồm các giai đoạn sau:

• Đón tiếp người tham gia: Đội ngũ hậu cần nên có mặt sớm để đón khách, phát tài liệu, hướng dẫn chỗ ngồi, và giải quyết những thắc mắc ban đầu. Điều này tạo không khí chào đón và chuyên nghiệp cho buổi workshop.
• Giới thiệu và khai mạc: MC hoặc người tổ chức giới thiệu ngắn gọn về nội dung buổi workshop và giới thiệu diễn giả.
• Phần trình bày của diễn giả: Phần này cần có đủ thời gian để truyền tải nội dung một cách chi tiết, đồng thời tạo không gian để người tham gia đặt câu hỏi và nhận phản hồi.
• Nghỉ giải lao: Sau một phần trình bày dài, có thể bố trí một khoảng nghỉ ngắn để mọi người có thời gian thư giãn, nạp năng lượng và tương tác với nhau
• Giao lưu và hỏi đáp: Diễn giả và các người tham gia sẽ cùng trao đổi, giải đáp các vấn đề xoay quay chủ đề của buổi workshop và tổng kết lại nội dung, 

Bước 7: Tổng kết

Gần cuối sự kiện, hãy chủ động thu thập các bài khảo sát về phản ứng của người tham gia sự kiện để có những cải thiện sau này. Gửi tài liệu tham khảo, video ghi lại buổi workshop cho những người tham dự (nếu có). Ngoài ra, bạn cũng đừng quên gửi lời cảm ơn đến người tham dự qua email hoặc các kênh mạng xã hội.

Workshop là gì đã được Đức Tín Group tổng hợp thông tin và trả lời trong bài viết trên. Tham gia hoặc tự mình tổ chức 1 Workshop sẽ giúp bạn năng cao và cải thiện được nhiều kỹ năng của bản thân. Chính vì thế, nếu có cơ hội đừng ngần ngại đăng ký tham gia một buổi workshop nhé